Fünf Aufgabenbereiche verlangen in einer Therapiepraxis nicht automatisch fünf getrennte Softwarekäufe. Bei der Auswahl digitaler Tools zählt, ob der vorhandene Bestand den konkreten Arbeitsweg abdeckt. In easymed verbindet das Team Online-Terminbuchung und Kalender, digitale Anamnese und Patientenakte, Dokumentation und eigene Praxisrechnung. Online gebuchte Termine erscheinen im gemeinsamen Kalender; vorab beantwortete Aufnahmefragen stehen in der Patientenakte bereit. Das Team legt die angebotenen Zeiten und die Inhalte der Fragebögen fest. Bei diesen Schritten muss es dieselben Angaben nicht in einem zweiten Kalender oder erneut vom Papierbogen übertragen.
Ein Funktionsinventar zeigt, welche Praxisaufgaben Ihre vorhandenen Programme bereits übernehmen und wo eine konkrete Ergänzung fehlt. Halten Sie neben der Funktion auch fest, ob sie eingerichtet und im Team tatsächlich genutzt wird. So klären Sie zuerst den Arbeitsweg und ergänzen erst dann, wenn ein benötigtes Ergebnis mit dem vorhandenen Umfang offenbleibt.
Den Softwarebestand nach Aufgaben aufnehmen
Schreiben Sie die heute verwendeten Programme und Dienste zusammen. Dazu gehören die Praxisverwaltung, ein eigenständiger Buchungskalender, vorbereitende Fragebögen, ein Buchhaltungsanschluss und eine gesonderte Auswertung, soweit diese tatsächlich eingesetzt werden. Erfassen Sie auch Funktionen, die im gebuchten Umfang enthalten sind, bisher aber kaum verwendet werden. Eine reine Liste der Rechnungen würde diese Möglichkeiten übersehen.
Ordnen Sie den Bestand fünf Aufgabenbereichen zu: Praxisverwaltung, Terminorganisation, Aufnahmeangaben, Datenaustausch und Auswertung. Tragen Sie neben jeder Aufgabe ein, wo sie heute bearbeitet wird. Dass dieselbe Praxislösung an mehreren Stellen auftaucht, ist erwünscht. Die Übersicht zeigt die vorhandene Abdeckung und verlangt kein eigenes Programm für jede Zeile.
Im Beispiel nutzt eine Physiotherapiepraxis eine gemeinsame Lösung für Patientenverwaltung, Kalender und Dokumentation. Die vorbereitenden Aufnahmeangaben werden dort ebenfalls angeboten, aber noch auf Papier erhoben. Ein eingerichteter Buchhaltungsanschluss führt abgeschlossene Rechnungen weiter. Eine Monatsauswertung wird aus dem vorhandenen Bestand erstellt. Die fünf Aufgabenbereiche bedeuten hier keine fünf getrennten Softwarekäufe.
Notieren Sie den verfügbaren Umfang und den tatsächlichen Einsatz getrennt. „Enthalten“ beschreibt eine Möglichkeit, „wird am Empfang genutzt“ den vorhandenen Arbeitsweg. Eine kurze Anleitung zum Einstieg reicht bei einer unbekannten Funktion häufig aus. Für eine neue Praxisleitung zeigt das Inventar dadurch sowohl die vorhandene Abdeckung als auch den nächsten sinnvollen Schritt.
Im BSI-Standard 200-2 beginnt die Strukturanalyse bei den Fachaufgaben: Welche Anwendungen und Informationen gehören zum jeweiligen Ablauf? Die passende Detailtiefe wird je Institution gewählt; Anwender und Verantwortliche werden einbezogen. Für die Therapiepraxis lässt sich das als kurze Arbeitsliste nutzen: eine Zeile pro regelmäßigem Vorgang mit Aufgabe, Anwendung, Teamrolle, verarbeiteten Angaben oder Ergebnis, Nutzungsstand, verbundenem Dienst und laufenden Kosten. So wird sichtbar, was die Praxissoftware bereits übernimmt und welche konkrete Frage bei einer Ergänzung noch offen ist.
Vorhanden, eingerichtet und genutzt unterscheiden
Verwenden Sie für jede benötigte Funktion einen konkreten Stand. Sie kann bereits genutzt werden, vor der Nutzung noch eine Einrichtung brauchen oder eingerichtet sein, aber im Team kaum angewendet werden. Eine tatsächlich fehlende Funktion bildet einen weiteren Fall. Diese Unterschiede entscheiden darüber, welche Arbeit als Nächstes nötig ist.
Ein Beispiel sind vorbereitende Fragebögen. Im bestätigten Softwareumfang ist die Funktion vorhanden. Die Praxis hat jedoch noch keinen passenden Fragebogen eingerichtet; deshalb erfolgt die Aufnahme weiterhin auf Papier. Hier beginnt die nächste Aufgabe bei Inhalt und Einrichtung. Bei einer anderen Praxis ist der Fragebogen bereits eingerichtet, wird am Empfang aber nicht angeboten. Dort liegt der nächste Schritt bei der Anwendung im Team. Fehlt die benötigte Funktion im vorhandenen Umfang, wird eine Ergänzung geprüft.
Nutzen Sie für eine vorhandene Funktion den normalen Arbeitsweg. Bei easymed können Patienten den vorgesehenen Anamnesebogen vorab im Portal beantworten; die Antworten stehen in der Patientenakte bereit. Die Praxis wählt den Inhalt und erklärt dem Empfang, wann auf den Bogen verwiesen wird. Ein bisheriger Papierbogen kann damit für diesen Weg entfallen.
Eine offene Frage sollte den tatsächlichen Bedarf benennen, etwa welche Aufnahmeangaben vor dem Termin gebraucht werden. Daraus folgt die passende Formularwahl oder eine gezielte Rückfrage zum verfügbaren Umfang. Die Funktion wird am Praxiszweck ausgerichtet, ohne zuerst eine weitere Anwendung einzukaufen.
Die Mehrfachabdeckung am Praxisfall erkennen
Nehmen Sie einen Ersttermin als gemeinsamen Bezug. Die Patientin wird in der Praxisverwaltung zugeordnet, erhält einen Termin und beantwortet die vorgesehenen Aufnahmefragen. Die Fachkraft öffnet den zugehörigen Verlauf. Später wird eine private Rechnung im vereinbarten Arbeitsweg abgeschlossen. An diesem Fall sehen Sie, welche Aufgaben bereits zusammenhängen und an welcher Stelle tatsächlich eine andere Anwendung beginnt.
Zählen Sie dabei die erledigten Aufgaben und die Wechsel zwischen Anwendungen getrennt. Wenn Kalender und Patientenakte in derselben Lösung liegen, sind das zwei Funktionen innerhalb eines Arbeitswegs. Wenn eine abgeschlossene Rechnung an die Buchhaltung übergeben wird, beginnt ein anderer Zweck mit einem eigenen Übergang. Die bloße Anzahl sichtbarer Menüpunkte ist für diesen Vergleich wenig aussagekräftig.
Die Funktionsübersicht von easymed beschreibt Kalender, Patientenakte, Dokumentation und private Abrechnung im gemeinsamen Arbeitsweg. Eine Online-Buchung wird automatisch bestätigt und erscheint im Kalender. Mit den zugehörigen Aufnahmeangaben beginnt das Erstgespräch an derselben Akte; erfasste Leistungen können zur eigenen Praxisrechnung weitergeführt werden. Ihre Praxis legt die angebotenen Termine und die benötigten Formularinhalte fest.
Markieren Sie doppelte Abdeckung ebenfalls. Wenn eine separate Anwendung dieselben Terminänderungen führt wie der Praxiskalender, klären Sie, welcher Stand maßgeblich ist und warum beide gebraucht werden. Eine vorhandene Doppelung kann sinnvoll begründet sein. Ohne klare Aufgabe erzeugt sie dagegen eine zusätzliche Stelle, an der das Team nach dem aktuellen Zeitpunkt suchen muss.
Einen externen Datenaustausch als eigenen Bedarf beschreiben
Ein Datenaustausch wird durch seinen Zweck konkret. Bei der optionalen Lexware-Office-Anbindung von easymed wird die abgeschlossene eigene Praxisrechnung als Beleg übergeben. Lexware vergibt die Nummer, die vor der PDF-Erstellung zurückkommt; vollständig bezahlte Lexware-Rechnungen werden nachts an easymed zurückgemeldet. Ein fachlicher Bericht an eine andere Stelle hat einen eigenen Zweck und wird davon getrennt beschrieben.
Im Beispiel liefert ein eingerichteter Rechnungsanschluss den abgeschlossenen Beleg an die Buchhaltung. Nun wünscht die Praxis zusätzlich einen Austausch mit einem neuen externen Dienst. Der vorhandene Rechnungsanschluss beantwortet diese neue Anforderung nicht. Beschreiben Sie für den zusätzlichen Bedarf den Eingang, die benötigten Angaben und das erwartete Ergebnis. Anschließend können die beteiligten Anbieter den unterstützten Umfang erklären.
Verwenden Sie für einen vorhandenen Übergang die zugehörige Anleitung. Eine noch fehlende Zuordnung wird an dieser Stelle ergänzt. Wenn ein neuer Dienst tatsächlich andere Angaben benötigt, benennen Sie genau diesen zusätzlichen Zweck. So bleibt nachvollziehbar, welche Verbindung bereits genutzt wird und was die Ergänzung leisten soll.
Nehmen Sie zusätzliche externe Dienste mit ihren Zugängen und laufenden Kosten auf. So sehen Sie, welche Teile zum vorhandenen Praxisumfang gehören und welche gesondert betrieben werden. Bevor ein weiterer Dienst hinzukommt, wird klar, welcher Übergang bereits funktioniert und welcher neue Zweck noch offen ist.
Wenn personenbezogene Patientendaten an einen weiteren Dienst fließen, zählen Zweck und Datenumfang mit. Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt festgelegte Verarbeitungszwecke und begrenzt personenbezogene Daten auf das für diese Zwecke notwendige Maß. Halten Sie daher im Inventar fest, welche Angaben für welchen Praxisvorgang an welche Stelle gehen und welches Ergebnis dort gebraucht wird.
Auswertungen vom Verwendungszweck her prüfen
Eine Auswertung ist hilfreich, wenn sie eine tatsächliche Praxisfrage beantwortet. Beginnen Sie beispielsweise mit der Frage, wie viele vereinbarte Termine im betrachteten Monat durchgeführt, abgesagt oder verschoben wurden. Klären Sie, aus welchen erfassten Zuständen die Antwort entstehen soll. Danach prüfen Sie, ob die vorhandene Lösung diese Angaben verständlich zusammenstellt.
Unterscheiden Sie eine fehlende Auswertung von einer unklaren Datengrundlage. Nutzen Sie die vorhandenen Einträge und Begriffe für Absagen und Verschiebungen im selben Zeitraum. Die Zustände müssen zur betrachteten Praxisfrage passen. Eine zusätzliche Statistiksoftware wird erst interessant, wenn die vorhandene Auswertung eine benötigte Frage nicht beantwortet.
Im Monatsbeispiel will die Praxis wissen, welche vorgesehenen Behandlungszeiten tatsächlich genutzt wurden. Eine Liste aller angelegten Termine ist dafür noch nicht das vollständige Ergebnis. Die Praxis prüft die verwendeten Terminstände und den Zeitraum der Auswertung. Erst eine danach verbleibende Lücke wird als konkrete zusätzliche Anforderung beschrieben.
Eine echte Lücke gezielt zur Entscheidung bringen
Am Ende des Inventars bekommt jede offene Stelle einen passenden nächsten Schritt. Eine enthaltene, noch nicht vorbereitete Funktion braucht Einrichtung. Eine eingerichtete, kaum genutzte Funktion braucht eine verständliche Anwendung im Team. Ein unklarer Umfang braucht eine Anbieterantwort. Eine bestätigte fachliche Lücke führt zur Prüfung einer Ergänzung. Die vorhandenen Möglichkeiten werden damit genutzt, bevor ein weiterer Einkaufswunsch entsteht.
Wählen Sie zunächst die Lücke mit einem regelmäßig betroffenen Praxisvorgang. Beschreiben Sie, was heute fehlt und welches verwendbare Ergebnis benötigt wird. Vergleichen Sie anschließend eine Erweiterung des bestehenden Umfangs mit einer zusätzlichen Anwendung. Berücksichtigen Sie dabei die neue Bedienung, den benötigten Übergang und den laufenden Aufwand. Der nächste Softwarekauf erhält damit einen nachvollziehbaren Anlass.
Ordnen Sie den eigenen Softwarebestand am Ablauf eines regelmäßig vorkommenden Patientenfalls ein. Bei easymed sehen Sie in der Funktionsübersicht, wie Online-Termin, digitale Anamnese, Patientenakte, Dokumentation und eigene Praxisrechnung zusammenlaufen. Bleibt beim Vergleich eine konkrete Lücke, können Sie genau den fehlenden Arbeitsschritt und das benötigte Ergebnis besprechen.
