Ein digitaler Wandel im Praxisteam wird greifbar, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, die mehrere Personen regelmäßig übernehmen. Wählen Sie etwa die Aufnahme vor einem Ersttermin oder einen Rückruf nach einer Terminänderung. Klären Sie, wer welche Information wann braucht und woran die nächste Person den aktuellen Stand erkennt. An diesem Ablauf lässt sich eine neue Praxisroutine konkret erproben.
Bei easymed gehören Teamkalender, Patientenakte und digitale Anamnese zur selben Praxissoftware. Patienten füllen Fragebögen bei der Online-Buchung, im Portal oder am Empfang aus; die Antworten stehen in der Patientenakte. Der Empfang muss einen eingegangenen Papierbogen damit nicht erst in eine zweite Stelle übertragen. Im Team bleibt zu vereinbaren, wer die Angaben vor dem Termin prüft und welche Rückfrage anschließend bearbeitet wird. Die Funktionsübersicht und die digitale Anamnese zeigen diese Bausteine im Zusammenhang.
Mit einer Aufgabe beginnen, die regelmäßig im Team übergeht
Wählen Sie einen konkreten Engpass: Welche Information kommt zu spät an, wird doppelt erfasst oder bleibt bei einer Person hängen? Beschreiben Sie den jetzigen Ablauf vom ersten Anlass bis zum nächsten Arbeitsschritt. So wird sichtbar, an welcher Übergabe sich etwas ändern soll. Ein allgemeines Ziel wie „digitaler werden“ sagt noch nicht, woran das Team eine Verbesserung erkennen kann.
Ein Rückruf eignet sich als Beispiel. Die Empfangskraft führt eine persönliche Liste offener Rückrufe. Für die Vertretung zählen daraus vier Angaben: der betroffene Kontakt, die bereits angebotene Terminwahl, die noch ausstehende Antwort und der nächste vereinbarte Schritt. Die neue gemeinsame Arbeitsgrundlage muss genau diese Informationen wieder auffindbar machen.
Legen Sie ein einfaches Prüfkriterium fest: Kann eine Kollegin, die den ursprünglichen Austausch nicht erlebt hat, den Patientenbezug und den aktuellen nächsten Schritt erkennen? Die Leitlinie des US Office of the National Coordinator for Health Information Technology zur Einführung von Health IT empfiehlt, zunächst die Versorgungsvorgänge zu bestimmen, die ein System unterstützen soll, klinisch tätige Personen in die Einrichtung einzubeziehen und die dazugehörigen Abläufe mitzudenken. Auf die Therapiepraxis übertragen heißt das: zuerst den echten Arbeitsweg klären, danach die passende digitale Routine prüfen.
Arbeitsablauf zusammen aufnehmen und Rollen beteiligen
Gehen Sie den ausgewählten Ablauf gemeinsam mit den Personen durch, die ihn ausführen oder übernehmen. Notieren Sie knapp: Was löst den Vorgang aus? Wer erfasst die Information? Wer braucht sie als Nächstes? Wo wird der Bearbeitungsstand festgehalten? Gerade bei einer Patientenaufnahme kann der Empfang den Bogen vor dem Termin im Blick haben, während die behandelnde Person die Angaben für das Erstgespräch benötigt.
Eine deutsche Mixed-Methods-Studie zu digitalen Gesundheitsinnovationen in der ambulanten Physiotherapie umfasste 20 Interviews und eine Vignettenbefragung mit 165 Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten. In den Interviews betonten Teilnehmende, dass ihre Beteiligung an Entwicklung und Prüfung helfen kann, fachliche Annahmen und tatsächliche Aufgaben einzubeziehen. Die Untersuchung betrachtete digitale Gesundheitsinnovationen zwischen Berufsgruppen; für die Einführung von Praxissoftware ist ihr konkreter Planungsimpuls, die betroffenen Rollen früh an der Ablaufprüfung zu beteiligen. Zur Studie.
Fragen Sie nicht nur, ob jemand eine neue Anwendung gut findet. Ermitteln Sie, was die Person für den eigenen Arbeitsschritt benötigt: einen sichtbaren Terminbezug, einen vollständig ausgefüllten Bogen oder den Hinweis, dass noch eine Antwort aussteht. Halten Sie offene Punkte mit einer Zuständigkeit fest. Eine fehlende Information braucht eine andere Anpassung als ein unklarer nächster Schritt.
Neue digitale Routine mit zwei Rollen testen
Wählen Sie für die Probe einen typischen Fall, zum Beispiel eine versendete Terminauswahl mit einer später eintreffenden Antwort. In einer Softwaredemo verwenden Sie passende Testdaten. Die erste Rolle führt den eigenen Schritt aus und hält Auswahl, Bezug und offenen Status an der vereinbarten Stelle fest.
Anschließend übernimmt eine zweite Person, die den ersten Austausch nicht kennt. Sie sucht im vorgesehenen Arbeitsbereich die angebotenen Termine, die eingegangene Antwort und den nächsten Schritt. Diese Probe zeigt direkt, ob die Informationen dort stehen, wo die nächste Rolle sie erwartet. Sie benötigen dafür keine lange Funktionsvorstellung: Der konkrete Übergabepunkt ist der Gegenstand des Tests.
Terminauswahl versendet
Die erste Rolle hält angebotene Termine und offenen Status am vereinbarten Ort fest.
Antwort übernommen
Die zweite Person findet Auswahl, eingegangene Antwort und nächsten Schritt selbst.
Beobachten Sie, wo die zweite Person sucht und an welcher Stelle sie nachfragen muss. Fehlt die Auswahl, ergänzen Sie die Information. Ist die Antwort vorhanden, aber ihr Bearbeitungsstand unklar, schärfen Sie die Zuständigkeit oder die Kennzeichnung. Eine kurze Rückmeldung am Arbeitsschritt liefert damit eine konkrete Verbesserung für die Routine.
Ein Pilotprojekt in zwei ambulanten Physiotherapiepraxen in Sydney beschreibt, wie Physiotherapeutinnen eng mit einem Systementwickler an Entwicklung, Einführung und Tests eines elektronischen Gesundheitsdatensystems arbeiteten. Das System lief im vorgesehenen einjährigen Versuch; Überweisungs- und Abrechnungsfunktionen wurden wegen unerwarteter Widerstände anderer Beteiligter nicht genutzt. Wenn ein digitaler Ablauf von einer externen Stelle abhängt, prüfen Sie deshalb auch diese Übergabe und benennen Sie, wer die Abstimmung übernimmt. Zum Fallbericht bei PubMed.
Alte und neue Praxisabläufe verbindlich zuordnen
Legen Sie fest, welcher Teil des bisherigen Ablaufs ersetzt wird und welche historischen Informationen weiterhin gebraucht werden. Für neue Rückrufangaben kann der gemeinsame Vorgang der maßgebliche Ort sein. Bereits abgeschlossene oder ältere Fälle können über den vereinbarten bisherigen Ablageweg erreichbar bleiben, wenn das Team sie noch nachschlagen muss.
Schreiben Sie die Übergangsregel mit Anlass, Handlung, Ablageort und zuständiger Rolle auf. Die Kolleginnen sollten daran erkennen, ob ein Vorgang neu begonnen wurde, wo sie den aktuellen Stand ergänzen und wen sie bei einer offenen Frage ansprechen. So muss dieselbe aktuelle Information nicht vorsorglich in mehreren Listen gepflegt werden.
Sagen Sie auch, was mit persönlichen Notizen geschieht. Übernehmen Sie offene Vorgänge, die weiter bearbeitet werden müssen, in die neue Arbeitsgrundlage und prüfen Sie sie gemeinsam. Eine klare Grenze zwischen laufenden Aufgaben und benötigtem Altbestand hilft dem Team, die neue Routine konsequent anzuwenden.
Funktionen passend zur ausgewählten Praxisaufgabe erklären
Zeigen Sie in einer Einführung zuerst den Ablauf, den das Team ausgewählt hat. Bei der Patientenaufnahme kann das bedeuten: Wo bucht der Patient, wo füllt er den Fragebogen aus, in welcher Akte erscheinen die Antworten und wer bereitet das Erstgespräch damit vor? In easymed sind Online-Buchung, digitale Anamnese, Teamkalender und Patientenakte in derselben Praxissoftware verfügbar. Das Team kann den Weg an dieser Aufgabe nachvollziehen, statt eine allgemeine Funktionsliste durchzugehen.
Die beteiligten Personen führen ihre eigenen Schritte selbst aus. Der Empfang prüft beispielsweise den Termin und den Eingang des Bogens; die behandelnde Person öffnet die Patientenakte und bereitet den fachlichen Teil des Kontakts vor. Eine konkrete Rückfrage lässt sich dann dort erklären, wo sie im Alltag entsteht. Halten Sie nur die Absprachen fest, die für diesen Ablauf nötig sind.
Erste Erfahrungen am ursprünglichen Ziel prüfen
Schauen Sie nach den ersten Anwendungen kurz auf das vereinbarte Prüfkriterium zurück. Findet die Vertretung den aktuellen Rückrufstand? Sind die Anamnesebögen vor dem Erstgespräch in der Akte verfügbar? Notieren Sie eine Lücke am konkreten Übergabepunkt und vereinbaren Sie, wer sie bis wann klärt.
KI Generiert
Greifen Sie die Rückmeldung an einem konkreten Vorgang auf: War die Terminwahl sichtbar, stand die Antwort noch aus oder musste jemand den Status ergänzen? So wird aus einer allgemeinen Rückmeldung eine kleine, überprüfbare Anpassung.
Erweitern Sie den Ablauf erst dann um weitere Funktionen, wenn der ausgewählte Vorgang für die beteiligten Rollen verständlich ist. Danach kann das Team dieselbe Vorgehensweise auf die nächste passende Aufgabe übertragen: Anlass, Zuständigkeit und Ablageort gemeinsam benennen und den Übergabeschritt an einem Fall prüfen.
