Ein Dokumentationsvorgang zählt in einer Teamübersicht einmal, auch wenn Entwurf, fachlich geprüfte Fassung und Ergänzung zusammengehören. In easymed stehen Diagnosen, Behandlungstexte und Verlauf am jeweiligen Termin. Die KI-Therapieberichte erstellen aus Leistungseinträgen einen strukturierten Entwurf, den die behandelnde Person prüft und anpasst. Das Team legt weiterhin selbst fest, welche Kontakte es für die Übersicht einbezieht, welchen Stichtag es betrachtet und wer als Nächstes weiterarbeitet.
Für eine nachvollziehbare Auswertung halten Sie zuerst die Zähleinheit, den Zeitraum und den Betrachtungszeitpunkt fest. Das folgende Beispiel mit sechs bereits durchgeführten Kontakten zeigt, wie sich ein aktueller Stand zählen und in eine konkrete Aufgabe übersetzen lässt.
Einen Kontakt mit mehreren Fassungen einmal zählen
Im Beispiel bleibt der durchgeführte Kontakt eine Zähleinheit: Ein Entwurf, eine fachlich geprüfte Fassung und eine spätere Ergänzung sind Fassungen desselben Vorgangs. Gezählt wird der Kontakt einmal, nicht jede Textfassung. Damit steht fest, was die Auswertung misst, bevor das Team die Stände gruppiert.
Legen Sie neben dem Zeitraum auch den Stichtag fest: „Kontakte von Montag bis Freitag, ausgewertet am Freitag um 16 Uhr“ ist nachvollziehbar. Ohne diesen Betrachtungszeitpunkt bleibt offen, ob eine spätere Prüfung oder Ergänzung bereits in den Stand eingeflossen ist. Für den nächsten Vergleich nutzen Sie dieselbe Grundgesamtheit und notieren, wann Sie den aktualisierten Stand abrufen.
Geben Sie jedem Vorgang für diese Auswertung genau einen Status, zum Beispiel „fachlich geprüft“, „Entwurf“ oder „konkrete Angabe offen“. Benennen Sie bei einem offenen Stand die fehlende Information so genau, dass daraus eine Aufgabe wird. „Offen“ allein sagt der Kollegin noch nicht, was sie beschaffen oder ergänzen soll.
Sechs Vorgänge nach ihrem aktuellen Stand betrachten
Am Freitag um 16 Uhr betrachtet die Beispielpraxis sechs bereits durchgeführte Kontakte aus der laufenden Woche: A, B, C und D sind fachlich geprüft, E liegt als Entwurf vor, und bei F ist eine konkrete Angabe offen. A bis F bilden die Grundgesamtheit dieser Momentaufnahme.
Fallbeispiel am Freitag, 16 Uhr: 6 Vorgänge
Fachlich bearbeiteter Stand
Vorhandenen Text bearbeiten
Benötigte Information ergänzen
4 + 1 + 1 = 6 · Jeder Vorgang hat in dieser Übersicht eine Zuordnung.
| Vorgang | Stand am Freitag, 16 Uhr | Anzahl | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| A, B, C und D | fachlich geprüft | 4 | Für die fachliche Weiterarbeit dokumentiert |
| E | Entwurf | 1 | Vorhandenen Text fachlich prüfen |
| F | konkrete Angabe offen | 1 | Benötigte Information beschaffen und am Kontakt ergänzen |
| Summe | 6 | 4 + 1 + 1 = 6 |
Die Gegenrechnung ist ein einfacher Kontrollpunkt: vier geprüfte Kontakte plus ein Entwurf plus eine offene Angabe ergeben sechs. Weicht die Summe von der Grundgesamtheit ab, fehlt ein Kontakt oder er wurde mehr als einer Statusgruppe zugeordnet. Klären Sie die Zuordnung am Vorgang, bevor Sie die Übersicht vergleichen.
Änderungen im selben Vorgang nachvollziehbar fortführen
Wird E fachlich geprüft, aktualisieren Sie seinen Status, statt denselben Kontakt ein zweites Mal aufzunehmen. In der nächsten Momentaufnahme stehen dann fünf fachlich geprüfte Kontakte und ein Kontakt mit einer offenen Angabe; die Gesamtzahl bleibt sechs. Auch eine spätere Ergänzung bei F oder ein Bericht aus vorhandener Dokumentation fügt dem Beispiel keinen weiteren Behandlungskontakt hinzu.
§ 630f BGB verlangt, die Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung zu führen. Bei Berichtigungen und Änderungen müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Für die Auswertung heißt das: Der Kontakt bleibt die Zähleinheit, während sein Bearbeitungsstand wechselt. In der Behandlungsakte bleibt die Änderung nachvollziehbar dokumentiert (§ 630f BGB).
Die Teamübersicht dient der Koordination und ersetzt nicht die Behandlungsakte. § 630g BGB gibt Patientinnen und Patienten auf Verlangen ein Recht auf Einsicht in die vollständige, sie betreffende Behandlungsakte; gesetzliche Ausnahmen nennt Absatz 2. Geht es um den Verlauf eines einzelnen Kontakts, schlagen die berechtigten Personen deshalb die zugehörige Akte auf (§ 630g BGB). Die Gruppenzahl muss nicht alle Behandlungsinformationen enthalten, um den nächsten Arbeitsschritt verständlich zu machen.
Aus dem Stand die passende nächste Aufgabe ableiten
Für E lautet der nächste Schritt: den vorhandenen Text fachlich bearbeiten. Für F heißt er: die fehlende Angabe beschaffen und am Kontakt ergänzen. Der zuständige Kontakt macht die Übergabe verbindlich und zeigt einer Vertretung, wo sie die Arbeit fortsetzt. So kann die Besprechung die konkrete Aufgabe verteilen, ohne den vollständigen Behandlungstext in der Gruppenübersicht zu wiederholen.
Beim nächsten vereinbarten Überblick betrachtet das Team wieder dieselben sechs Kontakte und aktualisiert ihre Stände. Sobald E geprüft ist, wechselt ein Vorgang von „Entwurf“ zu „fachlich geprüft“: fünf geprüfte Kontakte, ein offener Vorgang, weiterhin sechs insgesamt. Diese Momentaufnahme beantwortet, ob die offenen Dokumentationsaufgaben bearbeitet wurden, ohne Kontaktzahlen mit Fassungszahlen zu vermischen.
Eine klar benannte Einheit sorgt für eine stabile Gesamtzahl, ein Stichtag macht den Vergleich verständlich, und eine konkrete offene Angabe führt direkt zu einer Aufgabe. So kann das Team die nächste Besprechung mit demselben Bezug beginnen und sieht, ob sich der Bearbeitungsstand verändert hat.
