Praxisprojekte priorisieren Sie am besten nach dem konkreten Problem im Alltag, nicht nach der Größe der Idee. Vergleichen Sie, wie oft es auftritt, wen es betrifft, welcher Arbeitsschritt sich verbessern soll und wie groß ein erster Test ist. Eine Einordnung in gering, mittel und hoch für Häufigkeit, erwarteten Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten macht die Entscheidung im Team nachvollziehbar.
Geht es beispielsweise um fehlende Angaben vor dem ersten Termin, kann easymed den Ablauf von der Online-Terminbuchung für Therapeuten bis zur Patientenakte abbilden: Patienten können bei der Buchung einen digitalen Anamnesebogen ausfüllen; die Antworten liegen beim Termin in der Akte. So kann Ihr Team den konkreten Buchungs- und Aufnahmeweg prüfen und entscheiden, welcher Arbeitsschritt noch angepasst werden soll.
Beschreiben Sie erst das Problem, dann die Lösung
Statt „Wir brauchen ein neues Formular“ beschreiben Sie den beobachtbaren Vorgang: „Beim Ersttermin fehlen häufig Angaben, die während der Behandlung nachgefragt werden müssen.“ Damit bleibt offen, ob ein Formular, bessere Vorabinformation oder ein anderer Prüfzeitpunkt hilft.
Halten Sie für eine typische Woche fest, welche Angabe fehlt, an welcher Stelle sie gebraucht wird und wer deshalb nachfragen muss. Eine einfache Ablaufskizze vom ersten Kontakt bis zum Termin zeigt oft, wo Informationen fehlen oder doppelt erfasst werden. Notieren Sie nur die benötigten Beobachtungen, nicht die Namen einzelner Patienten. So prüfen Sie die Ursache, bevor Sie eine Lösung festlegen.
Bewerten Sie Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten
Vergleichen Sie die Themen anhand derselben Fragen: Wie oft tritt das Problem auf? Wie viele Arbeitsschritte oder Personen betrifft es? Welche konkrete Entlastung erwarten Sie? Wie viel Zeit braucht die Einführung, und welche Vorarbeit ist nötig? Beziehen Sie die Rückmeldung der Personen ein, die den Ablauf nutzen oder von ihm betroffen sind.
Eine Skala mit gering, mittel und hoch reicht für die erste Auswahl. Halten Sie unterschiedliche Einschätzungen fest und besprechen Sie sie anhand konkreter Fälle: Der Empfang sieht Rückfragen vielleicht täglich, während sie der Leitung nur gelegentlich auffallen. Der Unterschied ist ein Anlass, den Ablauf genauer zu prüfen.
Wenn Ihre Notizen zeigen, dass fehlende Kontaktdaten wiederholt Rückfragen auslösen und sich ein klarer Teil des Aufnahmewegs ändern lässt, kann dieses Vorhaben als nächstes dran sein. Ein umfassender Umbau von Aufnahme, Abrechnung und Dienstplanung enthält dagegen mehrere unterschiedliche Ergebnisse und Abhängigkeiten. Teilen Sie ihn in eigenständige Projekte und vergleichen Sie jeweils den ersten konkreten Schritt.
Formulieren Sie ein überprüfbares Ziel
Das Model for Improvement des Institute for Healthcare Improvement empfiehlt ein messbares, zeitlich eingegrenztes Ziel, das beschreibt, wo die Veränderung stattfindet und welche Gruppe sie betrifft. Beziehen Sie die Menschen ein, die mit dem Ablauf arbeiten oder davon profitieren.
Für fehlende Angaben beim Ersttermin könnte ein Ziel lauten: „Bei den Erstterminen dieser Leistung müssen die benötigten Kontaktdaten seltener am Empfang nachgefragt werden.“ Erfassen Sie zunächst in einer typischen Woche, wie oft die Rückfrage nötig ist. Legen Sie danach eine erreichbare Zielgröße und einen Zeitraum fest. So vergleichen Sie die Veränderung mit der Ausgangslage statt mit einer bloßen Vermutung.
Wählen Sie eine einfache Messung für das Ergebnis, etwa wie oft die Information vor dem Termin fehlt. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Prozessmessung, zum Beispiel ob der Fragebogen rechtzeitig ausgefüllt wurde, und eine Gegenmessung für mögliche Mehrarbeit, etwa den zusätzlichen Prüfaufwand am Empfang. Das IHI unterscheidet Ergebnis-, Prozess- und ausgleichende Messgrößen und rät, nur so viele Daten zu sammeln, wie für die nächste Entscheidung nötig sind; vorhandene Angaben und kurze Rückmeldungen können dafür genügen (Hinweise zu Messgrößen).
Teilen Sie das Vorhaben in Arbeitspakete
Ein Arbeitspaket soll ein sichtbares Ergebnis haben: den heutigen Ablauf aufnehmen, die benötigten Angaben abstimmen oder einen neuen Weg mit einer kleinen Gruppe erproben. Jedes Paket bekommt eine Zuständigkeit und einen realistischen Zeitraum. Berücksichtigen Sie Urlaub, Fortbildungen und stark belegte Wochen, statt die Projektzeit nur zusätzlich anzunehmen.
| Arbeitspaket | Zuständig | Zeitraum |
|---|---|---|
| Heutigen Ablauf aufnehmen | ||
| Benötigte Angaben abstimmen | ||
| Neuen Weg mit einer kleinen Gruppe erproben |
Urlaub, Fortbildungen und stark belegte Wochen bei der Planung berücksichtigen.
Für die Aufnahme können das drei greifbare Ergebnisse sein: eine Skizze des heutigen Wegs, eine abgestimmte Liste der benötigten Angaben und die Rückmeldung aus einer kleinen Erprobung. Die Grafik zeigt, wie Sie für jedes Paket Zuständigkeit und Zeitraum eintragen. Legen Sie außerdem fest, woran Sie erkennen, dass das Paket abgeschlossen ist: etwa wenn der Ablauf dokumentiert, die Angaben vereinbart oder die Rückmeldungen ausgewertet sind.
Testen Sie die Änderung in kleinem Maßstab
Das IHI beschreibt einen kurzen Plan-Do-Study-Act-Zyklus (PDSA): Sie planen eine konkrete Frage, probieren die Änderung aus, beobachten das Ergebnis und entscheiden, was angepasst wird. Beginnen Sie mit einem begrenzten Ausschnitt des Ablaufs, zum Beispiel Erstterminen einer Leistung oder einem überschaubaren Zeitraum. Notieren Sie vorab, was Sie erwarten und welche Beobachtung Ihre Entscheidung lenkt. So erkennen Sie, ob die Änderung in Ihrer Praxis funktioniert und wo sie noch hakt (IHI: Änderungen testen).
Ein kleiner Test ist eine Lernrunde: Wenn der Fragebogen zwar vorliegt, am Empfang aber zusätzliche Rückfragen entstehen, können Sie Inhalt oder Zeitpunkt verändern und erneut prüfen. Übernehmen Sie eine Lösung erst dann in den ganzen Ablauf, wenn das Team sie anhand der vereinbarten Beobachtungen nachvollziehen kann.
Bewerten Sie Ergebnis und mögliche Nebenwirkungen
Vergleichen Sie die Beobachtungen mit dem ursprünglichen Problem: Sind Rückfragen seltener geworden? Wird der Fragebogen rechtzeitig ausgefüllt? Ist der Prüfaufwand für das Team gestiegen oder gesunken? Fragen Sie die Beteiligten, an welcher Stelle der Ablauf klarer wurde und wo Arbeit hinzugekommen ist. So sehen Sie, ob die Änderung das Problem löst oder nur an eine andere Stelle verschiebt.
Dokumentieren Sie den bewährten Ablauf mit Zuständigkeiten und übernehmen Sie ihn in die Einarbeitung. Wenn die Messung keine Verbesserung zeigt, passen Sie den Test an oder beenden Sie ihn. Danach wählen Sie das nächste Praxisprojekt anhand derselben Kriterien. Die Prioritätenliste darf sich verändern, wenn Arbeitsaufkommen oder Rahmenbedingungen sich ändern; wichtig ist, dass die nächste Entscheidung auf einem konkreten Praxisproblem beruht.
