Wer seine Physiotherapie-, Ergotherapie- oder Logopädiepraxis im Herbst eröffnet, hat im ersten Kalenderjahr oft nur wenige Behandlungsmonate. Miete und andere Gründungskosten können früher anfallen. Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und die eigene Finanzplanung braucht es deshalb getrennte Schätzungen für das Eröffnungsjahr und das volle Folgejahr.
Ein nachvollziehbarer Plan verbindet verfügbare Behandlungszeit, erwartete Zahlungen, betriebliche Kosten und den Zeitpunkt größerer Anschaffungen. Daraus sehen Sie sowohl den erwarteten Praxisgewinn als auch den Geldbedarf vor und nach dem Start.
Sobald die Praxis Rechnungen schreibt, erleichtert die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung von easymed die laufende Übergabe: Beim Rechnungsabschluss geht der Beleg automatisch an Lexware Office; die dort vergebene Rechnungsnummer übernimmt easymed in die Rechnung. Die Prognose für Ihre Gründung entsteht weiterhin aus Ihren eigenen Annahmen zu Terminen, Preisen und Kosten.
Den Beginn und die ersten Monate realistisch festlegen
Im Rechenbeispiel mietet die Inhaberin im September 2026 die Praxisräume für den Aufbau. Die ersten Behandlungen bietet sie ab Oktober an. Für die Planung sind das zwei verschiedene Zeitpunkte: der tatsächliche Beginn der unternehmerischen Tätigkeit und der erste Behandlungsmonat.
Die ELSTER-Anleitung zählt Vorbereitungshandlungen wie das Anmieten von Räumen bereits zur unternehmerischen Tätigkeit; der Beginn kann deshalb vor der offiziellen Geschäftseröffnung oder Gewerbeanmeldung liegen. Maßgeblich sind die tatsächlichen Schritte Ihrer Gründung. Die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit oder die Eröffnung eines Betriebs ist dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats mit dem elektronischen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitzuteilen (§ 138 AO, ELSTER-Anleitung).
Halten Sie Mietbeginn, vorbereitende Käufe und den ersten Behandlungstag jeweils mit Datum fest. Wenn die Räume schon im September bereitstehen, beginnt die Kostenplanung dort; die Umsatzplanung für Behandlungen beginnt im Beispiel im Oktober. Für Oktober, November und Dezember sind damit drei Behandlungsmonate anzusetzen. Das Folgejahr umfasst zwölf Monate. Eine hohe Belegung im Dezember macht aus dem kurzen Jahr kein volles Betriebsjahr.
Einnahmen aus Kapazität, Preisen und Zahlungszeitpunkten ableiten
Leiten Sie die Einnahmenschätzung aus Ihrem Kalender ab. Im Rechenbeispiel setzt die Praxis 60 Euro erwarteten Zahlungseingang je bezahltem Termin an. 6.000 Euro im Monat entsprechen damit 100 bezahlten Terminen. Prüfen Sie, ob diese Anzahl zu Ihren tatsächlich verfügbaren Behandlungsstunden, Terminlängen, Urlaubstagen und zum erwarteten Aufbau der Nachfrage passt. Bei verschiedenen Leistungen planen Sie die erwarteten Beträge getrennt.
Der Beispielplan geht für Oktober, November und Dezember zunächst von jeweils 6.000 Euro eingehenden Behandlungshonoraren aus. Für 2026 sind das 18.000 Euro. Bei demselben monatlichen Ansatz ergibt das volle Folgejahr 2027 insgesamt 72.000 Euro. Die 72.000 Euro beschreiben zwölf Monate und gehören daher nicht als Umsatz des kurzen Eröffnungsjahrs in die Schätzung.
Notieren Sie neben dem Behandlungs- und Rechnungsmonat auch den erwarteten Zahlungseingang. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung sind Einnahmen grundsätzlich in dem Kalenderjahr zu erfassen, in dem sie zufließen; regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel haben eine Sonderregel (§ 11 EStG). Eine im Dezember ausgestellte Rechnung, die erst im Januar bezahlt wird, kann die zeitliche Zuordnung daher verändern. Die Zeilen „Behandlung“, „Rechnung“ und „Zahlung“ machen diese Verschiebung im Plan sichtbar.
Der ELSTER-Fragebogen fragt den geschätzten Umsatz für die Umsatzsteuer separat ab. Dazu zählen steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze. Wenn Sie neben Heilbehandlungen auch steuerpflichtige Zusatzangebote planen, führen Sie diese als eigene Umsatzart und halten die dafür geltende Umsatzsteuer gesondert fest. So bleiben Umsatzplanung, Zahlungseingang und erwarteter Gewinn unterscheidbar.
Laufende Kosten und Vorbereitungskosten vollständig erfassen
Listen Sie die Kosten mit dem Monat auf, ab dem sie voraussichtlich anfallen. Zu den laufenden Ausgaben können Miete, Energie, Reinigung, Versicherungen, Software, Personal und Verbrauchsmaterial gehören. Für den Start kommen zum Beispiel eine früh angemietete Praxisfläche oder eine vorbereitende Beratung hinzu.
Im Rechenbeispiel betragen die laufenden Ausgaben ab Oktober jeweils 3.000 Euro. Für Oktober bis Dezember ergeben sich 9.000 Euro; dazu kommen 1.500 Euro Praxismiete für den September. Damit stehen im kurzen Eröffnungsjahr 10.500 Euro in der Beispielplanung. Die Vorbereitungsmiete wird dem Praxisaufbau zugeordnet und im Folgejahr nicht nochmals angesetzt.
Betriebsausgaben sind nach § 4 Absatz 4 EStG durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen. Notieren Sie daher zu einer Ausgabe kurz ihren Zweck für den Praxisstart und bewahren Sie Rechnung und Zahlungsdatum auf. Eine private Nutzung, etwa bei gemeinsam genutzter Ausstattung, braucht eine passende Aufteilung. So können Sie die Summe nachvollziehen und den tatsächlichen Zahlungsmonat in die Liquiditätsplanung übernehmen.
Aus den Einnahmen den erwarteten Gewinn herleiten
Wenn Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ergibt er sich grundsätzlich aus Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben; sie steht Personen offen, die nicht gesetzlich zur Buchführung mit regelmäßigem Abschluss verpflichtet sind (§ 4 Absatz 3 EStG). Die passende Gewinnermittlung ist im Fragebogen anzugeben.
Im Beispiel ergeben 18.000 Euro erwartete Einnahmen abzüglich 10.500 Euro passender Betriebsausgaben einen erwarteten Praxisgewinn von 7.500 Euro für 2026. Für 2027 sind 72.000 Euro Einnahmen und 36.000 Euro laufende Betriebsausgaben vorgesehen; daraus ergeben sich 36.000 Euro erwarteter Praxisgewinn. Die einmalige Septembermiete für den Aufbau wird im Folgejahr nicht erneut angesetzt.
ELSTER fragt bei den erwarteten Einkünften nach den voraussichtlichen Beträgen für das Jahr der Betriebseröffnung und das Folgejahr. Bei der Gewinnplanung Ihrer Praxis verwenden Sie dafür die erwarteten Einkünfte aus der selbständigen Tätigkeit. Wenn Sie daneben noch angestellt arbeiten oder weitere Einkünfte erwarten, erfassen Sie diese ebenfalls in der passenden Einkunftsart. Sie gehören nicht zu den Behandlungshonoraren der Praxis.
Private Ausgaben wie Miete der eigenen Wohnung oder Lebenshaltungskosten werden aus dem verfügbaren Geld bezahlt, sind aber nicht allein deshalb Betriebsausgaben. Auch eigene Rücklagen und weitere Einkünfte sollten in der persönlichen Liquiditäts- und Vorauszahlungsplanung an ihrem jeweiligen Platz stehen. So bleibt die Praxisprognose mit den tatsächlichen Praxiszahlen vergleichbar.
Größere Anschaffungen und Finanzierung gesondert betrachten
Eine Behandlungsliege, ein Computer oder ein größerer Ausbau kann schon vor den ersten Behandlungseinnahmen bezahlt werden. Der Kaufpreis belastet dann den verfügbaren Kontostand. Für die Gewinnermittlung kann sich der Aufwand bei länger genutzten Wirtschaftsgütern über deren Nutzungsdauer verteilen (§ 7 EStG). Halten Sie deshalb Kaufbetrag, Zahlungszeitpunkt und den für die Gewinnplanung vorgesehenen Aufwand getrennt fest.
Im vereinfachten Rechenbeispiel sind zusätzliche Investitionen noch nicht enthalten. Ergänzen Sie die Käufe, die für Ihre Praxis tatsächlich vorgesehen sind, und ordnen Sie sie in beiden Übersichten ein. Ein Eigenmittelbetrag oder ein Darlehen zeigt, wie Sie den Start finanzieren; es ist kein Behandlungshonorar. Bei einer Kreditrate stehen die Tilgung und die Zinsen als unterschiedliche Bestandteile im Zahlungsplan.
Führen Sie zwei miteinander verbundene Übersichten. Die Ergebnisplanung zeigt erwartete Einnahmen und die passenden Betriebsausgaben. Der Zahlungsplan enthält außerdem Investitionen, Finanzierung, Tilgung und private Entnahmen mit ihren Terminen. So sehen Sie, ob das erwartete Ergebnis zur Finanzierung von Miete und Anschaffungen vor dem Praxisstart reicht.
Einen langsameren Start als zweite Variante durchrechnen
Neben dem gleichmäßigen Monatsansatz ist eine Anlaufvariante hilfreich. Die Beispielpraxis rechnet dafür mit 4.000 Euro Zahlungseingängen im Oktober, 5.000 Euro im November und 6.000 Euro im Dezember. Zusammen sind das 15.000 Euro. Bei den weiterhin vorgesehenen 10.500 Euro Betriebsausgaben bleiben für das kurze erste Jahr 4.500 Euro erwarteter Praxisgewinn.
Die langsamere Variante bringt gegenüber dem ersten Plan 3.000 Euro weniger Zahlungseingänge. Vergleichen Sie diese Differenz mit den Kosten, die zum betreffenden Zeitpunkt weiterlaufen: etwa Miete, Versicherungen oder bereits vereinbarte Personalkosten. Daraus lässt sich ableiten, wie viel Reserve für den tatsächlichen Start benötigt wird und welche Ausgaben sich zeitlich planen lassen.
Vergleichen Sie nach der Eröffnung geplante und tatsächliche Zahlungseingänge sowie Kosten. Wird der Start später als erwartet, die Nachfrage langsamer aufgebaut oder eine Rechnung später bezahlt, ersetzen Sie die Annahme im betreffenden Monat. Ein kurzer Vermerk zum Grund hilft dabei, die folgende Jahresschätzung aus den tatsächlichen Erfahrungen der Praxis abzuleiten.
Die Schätzung für ELSTER und den Praxisalltag nutzen
Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung halten Sie die voraussichtlichen Einkünfte im Eröffnungsjahr und im Folgejahr bereit (ELSTER-Ausfüllhilfe). Grundlage sind die erwarteten Behandlungseinnahmen, die betrieblichen Ausgaben und die zur Gewinnermittlung passende Behandlung größerer Anschaffungen. ELSTER fragt daneben den Gesamtumsatz für die Umsatzsteuer ab; diese Zahl umfasst auch steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze. Übertragen Sie Umsatz und erwartete Einkünfte deshalb aus den jeweils passenden Zeilen Ihrer Planung.
Speichern Sie die Ausgangsannahmen mit den verwendeten Monaten, verfügbaren Terminen, Kosten und Zahlungstagen. Wenn sich zum Beispiel der Mietbeginn oder die Zahl der Behandlungstage verschiebt, lässt sich die betroffene Zeile gezielt ändern. Aktualisieren Sie nach dem Start die Prognose mit den Zahlungseingängen und Ausgaben, die tatsächlich in den Praxisunterlagen stehen.
Eine belastbare Schätzung benennt die Monate, aus denen Ihre Einnahmen entstehen, die zugehörigen Betriebsausgaben und die Zahlungstermine. So können Sie den Eröffnungsmonat und die Reserve vor dem Start anhand konkreter Zahlen einordnen. Lernen Sie easymed und den verbundenen Rechnungsweg zu Lexware Office kennen.
