Bei einer Heilmittelverordnung aus dem Entlassmanagement zählt der erste tatsächliche Behandlungstermin: Die Behandlung muss binnen sieben Kalendertagen nach der Krankenhausentlassung beginnen und binnen zwölf Kalendertagen abgeschlossen sein. Wochenenden und Feiertage zählen mit. Im Fallbeispiel wird eine Patientin am 23. November entlassen und meldet sich am 25. November. In easymed stehen Patientenakte, Muster-13-Verordnung, Kalender und Behandlungsdokumentation beim selben Patientenbezug bereit. Das Team liest das Entlassdatum aus der Verordnung, plant die Termine anhand von Menge und Frequenz und dokumentiert anschließend die Behandlung, die tatsächlich stattgefunden hat.
Verordnung und Patientenakte direkt zusammenführen
Beim ersten Kontakt nimmt die Praxis das Entlassdatum und die vorhandene Verordnung auf. Für die Terminplanung sind die verordneten Heilmittelpositionen, die Menge und die Therapiefrequenz wichtig. Auch die Erreichbarkeit der Patientin hilft, einen freien Termin konkret abzustimmen. Das Krankenhaus muss das Entlassdatum auf der Verordnung angeben; es ist der Ausgangspunkt für beide Fristen.
In easymed enthält die Patientenakte Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise. Die Verordnungsverwaltung nach Muster 13 umfasst Positionen, Menge und Frequenz; die Übersicht zeigt außerdem eine Ablaufwarnung. Der gemeinsame Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie eine Spalte je Behandler. So kann das Team die vorhandene Verordnung beim passenden Patienten einordnen und den tatsächlichen Behandlungsbeginn direkt mit dem Praxisplan verbinden. Die Fristen nach § 16a ergeben sich weiterhin aus dem Entlassdatum auf der Verordnung.
Am Empfang werden Terminwunsch, Erreichbarkeit und organisatorische Hinweise aufgenommen. Die behandelnde Person ordnet die Verordnung fachlich ein und legt die Therapieplanung innerhalb der verordneten Positionen und Frequenz fest. Mit den Mitarbeiterrechten in easymed lässt sich steuern, wer welche Bereiche sieht und bearbeitet. Beide Rollen greifen damit auf denselben Patientenbezug zu; eine separate Klinikanschluss-Liste muss den Termin nicht parallel abbilden.
Die Fristen für den Praxisbeginn direkt nutzen
Für eine Heilmittelverordnung im Entlassmanagement gilt die Sonderregel in § 16a der Heilmittel-Richtlinie: Die Behandlung muss innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Krankenhausentlassung beginnen und innerhalb von zwölf Kalendertagen nach der Entlassung abgeschlossen sein. Beginnt keine Behandlung innerhalb der ersten sieben Tage, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Behandlungseinheiten, die bis zum Ende des zwölften Tages nicht stattgefunden haben, verfallen. Das Entlassdatum muss auf der Verordnung stehen.
Die Entlassung ist am 23. November. Der erste Behandlungstermin muss also spätestens am 30. November stattfinden; alle Einheiten aus dieser Verordnung müssen bis zum 5. Dezember abgeschlossen sein. Der zuerst angebotene 3. Dezember wäre als erster Behandlungstermin zu spät. Ein Anruf oder eine Terminreservierung ersetzt den tatsächlichen Behandlungsbeginn nicht. Die vereinbarte Behandlung am 27. November liegt dagegen innerhalb der Sieben-Tage-Frist.
Die Krankenhausverordnung überbrückt den unmittelbaren Bedarf nach der Entlassung: Das Krankenhaus kann Heilmittel für bis zu sieben Kalendertage nach der Entlassung verordnen. Wird darüber hinaus eine Behandlung benötigt, ist eine Verordnung durch die weiterbehandelnde Vertragsärztin oder den weiterbehandelnden Vertragsarzt erforderlich. Der Gemeinsame Bundesausschuss beschreibt diesen Anschluss. Die Menge und Frequenz aus der Entlassverordnung bestimmen zunächst die Termine in ihrem kurzen Zeitraum; der nächste Verordnungsbedarf wird separat mit der weiterbehandelnden Praxis abgestimmt.
Eine konkrete fachliche Frage im vorhandenen Vorgang klären
Ist auf der Krankenhausverordnung eine für die Planung wichtige Angabe unleserlich oder widersprüchlich, benennt die zuständige Praxisperson die konkrete offene Angabe und nutzt den vorgesehenen Kontakt des Entlassmanagements. Das kann beispielsweise die Therapiefrequenz oder eine Heilmittelposition betreffen. Die konkrete Frage zur vorhandenen Verordnung macht die Rückmeldung für die ausstellende Stelle nachvollziehbar.
- Offene Angabe benennen
Bezug zur vorhandenen Verordnung
- Passenden Kontakt nutzen
Entlassmanagement erreichen
- Antwort fachlich aufnehmen
Zuständige Person im Praxisvorgang
Die behandelnde Person nimmt die fachliche Antwort auf und nutzt sie für die weitere Planung. Der Empfang stimmt währenddessen den Termin mit der Patientin ab. Eine kurze Notiz bei der vorhandenen Unterlage hält Rückfrage, Antwort und nächsten Schritt zusammen. Die Heilmittel-Richtlinie beschreibt die Zusammenarbeit zwischen verordnender und behandelnder Person ausdrücklich auch für Beginn und Durchführung der Behandlung. In easymed bleiben Patientenakte und Dokumentation am selben Patientenbezug verfügbar, während die fachliche Einordnung bei der behandelnden Person liegt.
Den passenden Termin im gemeinsamen Kalender vereinbaren
Nach der Klärung vereinbart die Praxis im Beispiel den tatsächlichen Behandlungsbeginn am 27. November. Die Behandlungseinheiten aus der Verordnung werden so geplant, dass die angegebene Frequenz berücksichtigt wird und alle Einheiten bis zum 5. Dezember stattfinden. Ein Termin am 3. Dezember könnte nach einem fristgerechten Start noch eine spätere Sitzung sein, sofern Menge und Frequenz der Verordnung dazu passen. Als erster Behandlungstermin käme er im Beispiel jedoch nach der Sieben-Tage-Frist.
Erster Behandlungstermin zu spät
Tatsächlich vereinbarter Beginn
Mit vorhandener Verordnung verbunden
Durchgeführten Termin und Dokumentation aufnehmen
Der Kalender von easymed zeigt Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Behandler und Arbeitszeiten. Serientermine und Pufferzeiten unterstützen die weitere Planung. Empfang und behandelnde Person sehen denselben Kalenderstand und können die Verordnungsangaben mit den verfügbaren Plätzen abgleichen. Der gemeinsame Kalender bildet die bestätigte Terminfolge beim Patienten ab.
Für die Patientin genügt eine klare Mitteilung: Wann findet der erste Behandlungstermin statt, wo meldet sie sich und welche Unterlage bringt sie mit? Im Beispiel wird der 27. November bestätigt. Ist eine fachliche Rückfrage noch offen, nennt die Praxis den passenden Kontaktweg und meldet sich anschließend mit der verbindlichen Uhrzeit. So stehen nicht mehrere unverbindliche Vorschläge nebeneinander.
Die tatsächlich erfolgte Behandlung direkt dokumentieren
Der bestätigte 27. November ist zunächst ein geplanter Termin. Nach der tatsächlichen Behandlung hält die behandelnde Person Befund und Verlauf beim Termin fest. In easymed unterstützen Textvorschläge aus bisherigen Formulierungen die Dokumentation. Der neue Eintrag führt die Patientenakte beim passenden Termin weiter; Verordnung, Vereinbarung und durchgeführte Behandlung bleiben im selben Zusammenhang auffindbar.
Für eine weitere Sitzung greift das Team auf den vorhandenen Verlauf und die maßgebliche Verordnung zurück. Eine Terminänderung aktualisiert die Vereinbarung im Kalender; Befund und Verlauf beschreiben die tatsächlich erbrachte Behandlung. So lassen sich geplante und durchgeführte Termine unterscheiden, während der Behandlungsbezug erhalten bleibt.
Für den Übergang nach der Klinik sind damit drei Schritte entscheidend: Entlassdatum ablesen, den ersten tatsächlichen Behandlungstermin binnen sieben Kalendertagen vereinbaren und alle verordneten Einheiten binnen zwölf Kalendertagen abschließen. easymed verbindet Patientenakte, Verordnung, gemeinsamen Kalender und Behandlungsdokumentation für diesen Praxisablauf. Die Funktionsübersicht von easymed zeigt, wie diese Bereiche im Team zusammenarbeiten.
