Der Rahmenvertrag Ergotherapie wird im Arbeitsalltag praktisch, wenn mehrere Termine ausfallen oder eine Behandlungspause entsteht. Bei einer regulären Verordnung nach § 125 SGB V können begründete Ausnahmen wegen therapeutischer Unterbrechung (T), Krankheit (K) oder Ferien und Urlaub (F oder U) eine Pause von mehr als 14 Kalendertagen auffangen. Zusammen sind dafür bis zu 70 Kalendertage möglich; nur Unterbrechungen von jeweils mehr als 14 Tagen zählen in diese Summe. Das Therapieziel darf nicht gefährdet werden. Die aktuelle Fassung des Ergotherapie-Vertrags enthält diese Regel in § 7 Absatz 3a.
Für eine Blankoverordnung gilt eine eigene Frist: Sie ist höchstens 16 Wochen gültig. Die Frist beginnt am Tag nach dem Ausstellungsdatum; eine mehr als 14-tägige Pause lässt sie weder verfallen noch verlängert sie die Laufzeit. Eine Begründung für die Pause ist bei der Blankoverordnung nicht nötig. Das regeln § 2 des Vertrags nach § 125a SGB V und der Fragen-Antworten-Katalog des GKV-Spitzenverbands, der den Fristbeginn auf den Folgetag legt.
easymed führt die Verordnungsangaben, die Patientenakte und den gemeinsamen Kalender zusammen: Sie erfassen die Muster-13-Verordnung beim Patienten mit Diagnose, Menge und Frequenz; die Übersicht zeigt Status und anstehende Abläufe. So kann das Team vorhandene Angaben für die weitere Planung nutzen. Welche Ausnahme bei einer regulären Verordnung passt und ob das Therapieziel gefährdet wäre, entscheidet weiterhin die zuständige Therapieperson. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Terminabsage, Unterbrechung und Wiederaufnahme auseinanderhalten und die jeweilige Regel in den Arbeitsablauf übersetzen.
Eine einzelne Absage und eine Pause unterscheiden
Eine einzelne Terminabsage betrifft zunächst den betreffenden Besuch. Eine Bitte, mehrere kommende Termine auszusetzen, betrifft dagegen die weitere Terminfolge. Im Beispiel sagt eine Patientin: „Ich bin vorübergehend nicht erreichbar. Bitte die nächsten Termine aussetzen.“ Ein anderer Patient meldet: „Der einzelne Termin fällt wegen einer kurzfristigen Änderung aus.“ Beide Anliegen erhalten ihren konkreten Bezug im gemeinsamen Kalender.
„Ich bin vorübergehend nicht erreichbar. Bitte die nächsten Termine aussetzen.“
Die betroffene Terminfolge im Kalender anpassen und den nächsten Kontakt vereinbaren.
„Der einzelne Termin fällt wegen einer kurzfristigen Änderung aus.“
Den einzelnen ausgefallenen Besuch im gemeinsamen Kalender weiterführen.
Für die Vertragsregel zählt die tatsächliche Dauer der Behandlungspause in Kalendertagen, nicht die Anzahl der abgesagten Termine. Halten Sie deshalb den letzten Behandlungstermin, die mitgeteilte Pause und den nächsten vereinbarten Kontakt im Zusammenhang fest. Eine Absage kann die Terminfolge verändern, ohne dass die Behandlung länger als 14 Tage aussetzt. Wird eine längere Pause angekündigt, prüfen Sie zusätzlich, ob eine reguläre Verordnung oder eine Blankoverordnung vorliegt.
Bei einem einzelnen ausgefallenen Besuch kann der nächste geplante Termin bestehen bleiben. Wenn mehrere Besuche ausgesetzt werden, ordnet das Team die betroffenen Termine im Kalender und notiert die Rückmeldung beim Patienten. Der tatsächliche Abstand zwischen den durchgeführten Behandlungen gibt den zeitlichen Bezug für die Unterbrechung.
Die Regel zur vorhandenen Verordnungsart verwenden
Bei regulären Ergotherapie-Verordnungen beschreibt § 7 des Vertrags nach § 125 SGB V die Behandlungspause. Dauert sie länger als 14 Kalendertage, verlieren die verbleibenden Behandlungseinheiten grundsätzlich ihre Gültigkeit. Für begründete Ausnahmen nennt der Vertrag therapeutisch indizierte Unterbrechungen (T), Krankheit der versicherten Person oder der Leistungserbringenden (K) sowie Ferien oder Urlaub beider Seiten (F oder U). Diese Ausnahmen dürfen zusammen höchstens 70 Kalendertage umfassen. In die Summe gehen nur Unterbrechungen ein, die jeweils länger als 14 Kalendertage dauern.
Ein Beispiel macht die Zählweise greifbar: Eine Pause von genau 14 Kalendertagen wird nicht auf die 70 Tage angerechnet. Eine begründete Pause von 18 Tagen zählt mit 18 Tagen; folgt später eine weitere 20-tägige Pause, sind 38 Tage des vertraglichen Rahmens genutzt. Das passende Kürzel wird auf dem Verordnungsblatt oder über einen vereinbarten IT-Weg dokumentiert. Die behandelnde Person prüft, ob das Therapieziel trotz der Unterbrechung erreichbar bleibt; nach dem Vertrag liegt diese Beurteilung bei der oder dem Leistungserbringenden.
Für die Blankoverordnung nach § 125a SGB V gelten diese 70 Tage und die Begründungskürzel nicht. Ihre maximale Gültigkeit von 16 Wochen beginnt am Tag nach der Ausstellung. Das GKV-Merkblatt erklärt die Berechnung ausdrücklich: Der Ausstellungstag ist Tag 0, der Folgetag Tag 1. Eine Unterbrechung von mehr als 14 Kalendertagen führt bei dieser Verordnungsart nicht zum Gültigkeitsverlust und benötigt keine Begründung. Die feste 16-Wochen-Frist läuft während der Pause weiter. Gefährdet die Länge der Pause das Therapieziel, wird die Behandlung nach § 2 Absatz 6 des Blankoverordnungs-Vertrags beendet.
Empfang und Therapie am gemeinsamen Fall verbinden
Die Übergabe zwischen Empfang und Therapie wird einfach, wenn jede Person ihren konkreten Beitrag erkennt. Empfang und Verwaltung nehmen die Terminmitteilung auf, klären den gewünschten Kontaktweg und organisieren die betroffenen Zeiten. Die Therapie ordnet eine ergotherapeutische Unterbrechung fachlich zur vorhandenen Verordnung ein. Das Ergebnis steht beim Patienten für die weitere Planung bereit.
Eine Rückmeldung kann während der Behandlungsschicht eintreffen. Im Beispiel nennt die Patientin einen Zeitpunkt, ab dem sie wieder erreichbar ist. Diese Angabe geht zum betreffenden Fall und zur zuständigen Therapieperson. Sie ergänzt den vorhandenen Verlauf und gibt dem Empfang eine konkrete Grundlage für die nächste Terminabsprache.
KI Generiert
Falls für die Fortsetzung noch eine bestimmte Information gebraucht wird, benennen Sie genau diese: etwa den tatsächlichen Beginn der Pause oder eine Rückmeldung zur Therapiefähigkeit. Die Nachfrage betrifft dann das konkrete Anliegen. Bereits bekannte Angaben aus Verordnung, Akte und Kalender stehen für die Bearbeitung bereit.
Die Wiederaufnahme mit dem nächsten Termin verbinden
Bei einer Wiederaufnahme mit noch offenen Fragen verwenden Sie den bereits vorhandenen Verlauf und die tatsächlich benötigte Rückmeldung. Im Beispiel möchte die Patientin nach einer Pause wieder kommen, und die Therapie benötigt noch eine Angabe zum Behandlungsverlauf. Der Empfang nimmt die gewünschte Zeit auf; die zuständige Person ergänzt die konkrete fachliche Entscheidung. Anschließend wird der nächste verfügbare Termin abgestimmt.
- Konkrete Rückmeldung ergänzenDie zuständige Therapieperson verwendet den vorhandenen Verlauf.
- Freie Zeit im Kalender findenDer gemeinsame Kalender zeigt die aktuellen Möglichkeiten.
- Nächsten Termin vereinbarenDie verfügbare Zeit mit dem Patienten abstimmen.
Der gemeinsame Kalender zeigt die aktuellen Möglichkeiten für die Terminfolge. Ist die früher gewünschte Zeit inzwischen vergeben, nennen Sie eine tatsächlich verfügbare Alternative. Der Patient kann damit direkt planen. Der frühere Wunsch bleibt als Mitteilung beim Fall nachvollziehbar, während der bestätigte neue Termin die weitere Behandlung organisiert.
easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie Serientermine. Sie können damit den nächsten Besuch und die weitere Folge zusammen abstimmen. Die Angaben zur Verordnung und der vorhandene Verlauf bleiben beim Patienten erreichbar. Eine konkrete Rückfrage wird dort fortgesetzt, wo die benötigte Information bereits vorliegt.
Mehrere Änderungen als verständlichen Verlauf halten
Im Beispiel pausiert eine Patientin wegen Krankheit. Nach der Rückmeldung wird der nächste Besuch vereinbart. Einige Wochen später meldet sie Urlaub und bittet um eine weitere Terminänderung. Die erste Pause mit ihrem Zeitraum und die spätere Änderung mit ihrem neuen Anlass bleiben im Verlauf unterscheidbar. Bekannte Informationen werden weiterverwendet.
- Zeitraum und Anlass
- Rückmeldung erhalten
- Nächster Besuch vereinbart
- Urlaub mitgeteilt
- Neue Zeit abstimmen
- Terminfolge weiterführen
Bei einer regulären Verordnung zählt jede begründete Pause von mehr als 14 Kalendertagen zum gemeinsamen 70-Tage-Rahmen. Die im Beispiel genannten 18 Tage wegen Krankheit und 20 Tage Urlaub ergeben zusammen 38 Tage. Eine kürzere Pause bleibt als Terminänderung relevant, wird aber nicht in diese Summe eingerechnet. Bei einer Blankoverordnung ist dagegen die verbleibende Zeit bis zum Ende der 16-Wochen-Frist entscheidend.
Für die nächste Kontaktaufnahme helfen wenige passende Angaben: die betreffende Terminfolge, die eingegangene Mitteilung, eine eventuell noch benötigte konkrete Rückmeldung und die nächste vereinbarte Zeit. In der gemeinsamen Patienteninformation kann das Team den organisatorischen Verlauf wieder aufnehmen. So bleiben frühere Pause und spätere Terminänderung mit ihrem jeweiligen Zeitraum und Anlass unterscheidbar.
Den vorhandenen Überblick für die weitere Behandlung nutzen
In easymed erfassen Sie die Muster-13-Verordnung am Patienten. Diagnose, Menge und Frequenz stehen zusammen mit den zugehörigen Terminen und dem Verlauf bereit. Die Verordnungsübersicht zeigt den Status und anstehende Abläufe. Das erleichtert die Orientierung bei einer laufenden Serie und bei ihrer Fortsetzung.
Eine persönliche Vorführung zeigt Ihnen diese gemeinsame Organisation: Verordnung beim Patienten, Serientermine im Kalender und Dokumentation des tatsächlichen Verlaufs. Sie sehen, wie Ihr Team vorhandene Informationen direkt nutzt und eine konkrete Änderung einfach weiterführt. Die fachliche Entscheidung bleibt mit dem jeweiligen Behandlungsfall verbunden.
