Ein Firmenkontakt fehlt in Lexware Office? Suchen Sie mit der Firmenbezeichnung oder Kundennummer aus einem früheren Angebot oder einer Rechnung. Erscheint Firma Linden nicht in der aktiven Liste, können Sie anschließend archivierte Kontakte einblenden. Eine neue Ansprechpartnerin lässt sich beim vorhandenen Firmenkunden hinterlegen; eine zweite Firmengeschichte ist dafür nicht nötig.
Für den eigenen Praxisrechnungsweg übernimmt easymed eine andere Aufgabe: Das aktivierte Lexware-Office-Zusatzmodul übergibt neue eigene Rechnungen beim Abschließen mit Anschrift, Datum, Betrag und Sammelposition. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt dieselbe für PDF, Druck und Versand. Der tägliche Abgleich meldet vollständig bezahlte Rechnungen zurück; ein zusätzlicher Patientenstamm in Lexware entfällt. Der Workshopkunde bleibt ein separat geführter Firmenkontakt in Lexware Office.
Mit Firma oder Kundennummer suchen
Öffnen Sie eine frühere Rechnung oder ein Angebot des Unternehmens. Diese Unterlage liefert drei konkrete Suchangaben: Firmenbezeichnung, Kundennummer und bekannte Rechnungsanschrift. Suchen Sie im Kontaktmanager zuerst nach der Firmenbezeichnung oder Kundennummer. Der Name einer neuen Ansprechpartnerin allein führt möglicherweise nicht zum Firmeneintrag, wenn sie dort noch nicht als Person hinterlegt ist.
Suchbegriff und Ansicht klären verschiedene Teile der Suche: Der Begriff bezeichnet den gesuchten Kunden; der Filter legt fest, welche Kontakte die Liste zeigt. Wenn Sie den Firmenbezug aus der alten Unterlage kennen und in der aktiven Liste nichts finden, prüfen Sie als Nächstes die Archivansicht, bevor Sie einen neuen Firmenkunden anlegen. Verwenden Sie für den neuen Auftrag die vom Unternehmen bestätigte aktuelle Rechnungsanschrift.
Archivierte Kontakte wieder einblenden
Ein archivierter Kontakt bleibt in Lexware Office gespeichert, wird aber aus der aktiven Kontaktliste ausgeblendet. Die Lexware-Anleitung zum Archivieren und Wiederherstellen beschreibt die Filteransicht: Öffnen Sie „Kontakte“, wählen Sie rechts oben das Filtersymbol, setzen Sie „Archivierte Kontakte“ und bestätigen Sie mit „Fertig“. Markieren Sie Firma Linden und wählen Sie das Wiederherstellen-Symbol (Uhrsymbol). Der vorhandene Kontakt erscheint danach wieder in der aktiven Liste.
Ist die gesamte Kontaktliste leer, kann laut Lexware auch das Filtersymbol fehlen. Die Anleitung empfiehlt dann einen vorübergehenden Testkontakt: Legen Sie einen Namen an und speichern Sie ihn, damit der Filter wieder angezeigt wird. Wählen Sie anschließend „Archivierte Kontakte“, stellen Sie die benötigten Firmeneinträge wieder her und löschen Sie den Testkontakt, wenn Sie ihn nicht behalten möchten. Dieser Weg betrifft den Sonderfall einer vollständig leeren Liste.
Firmendaten und Ansprechpartner zusammenhalten
Vergleichen Sie den gefundenen Eintrag mit der bekannten Firmenbezeichnung und Kundennummer aus der alten Rechnung oder dem früheren Angebot. So verbinden Sie den neuen Auftrag mit dem richtigen Firmenkontakt. Für den aktuellen Beleg verwenden Sie die Rechnungsanschrift, die das Unternehmen für diesen Auftrag bestätigt hat.
Bei einem Firmenkunden können in Lexware Office mehrere Ansprechpartner:innen hinterlegt werden. Die Anleitung für weitere Ansprechpartner führt über „Kontakte“ und „Bearbeiten“ zum Abschnitt „Ansprechpartner“. Mit Bearbeitungsrechten fügen Sie dort über die drei Punkte und „+ Neu“ eine weitere Person hinzu. Ergänzen Sie die gewünschten Angaben, etwa Name, Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; erforderliche Felder sind gekennzeichnet. Speichern Sie die Angaben beim bestehenden Firmenkontakt. Für eine einzelne Person ist kein CSV-Import nötig.
Die neue Person erscheint anschließend in der Ansprechpartnerliste dieses Firmenkunden. Beim Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung kann sie für diesen Kunden ausgewählt werden. Die Firma bleibt derselbe Kontakt; die zuständige Person für den aktuellen Workshop kommt als zusätzliche Information hinzu.
Den wiedergefundenen Kontakt im neuen Angebot verwenden
Stellen Sie Firma Linden über die Archivansicht wieder her und wählen Sie im neuen Angebot den vorhandenen Firmenkontakt als Empfänger. Ordnen Sie die neue Ansprechpartnerin dem aktuellen Auftrag zu. Die bekannte Kundennummer stellt den Bezug zum früheren Beleg her; die aktuelle Anschrift gehört zum jetzigen Auftrag.
Im Beispiel führt der Empfang damit den Herbstworkshop unter Firma Linden weiter, obwohl sich die Ansprechperson geändert hat. Vor dem Versand lässt sich im Angebot prüfen, ob Firmenname, bestätigte Rechnungsanschrift und ausgewählte Ansprechperson zum Auftrag passen. Eine zweite Firmenanlage würde die vorhandene Zuordnung unnötig aufteilen.
Doppelte Kontakte sinnvoll behandeln
Lexware Office führt doppelte Kundenkontakte nicht automatisch zusammen. Die Lexware-Anleitung zum Bereinigen doppelter Kontakte beschreibt zwei Wege. Sie können den zusätzlichen Eintrag archivieren; dann entstehen keine weiteren Belege mit diesem doppelten Kontakt, die bisherigen Umsätze der beiden Einträge werden aber nicht zusammengeführt.
Wenn Belege beim falschen Kontakt hängen, öffnen Sie nach Lexwares Anleitung die betroffenen Angebote oder Rechnungen, wählen im Kontaktfeld den vorgesehenen Kunden und speichern den Beleg. Das Zuordnen eignet sich nur, solange die betroffenen Belege noch nicht festgeschrieben sind. Sind dem zusätzlichen Kontakt danach keine Belege mehr zugeordnet, kann er gelöscht werden. Für kommende Angebote verwenden Sie den ausgewählten Firmenkontakt weiter.
