Wenn Sie in der Therapiepraxis eine Rechnungsadresse ändern, pflegen Sie die bestätigte Anschrift in der vorhandenen Patientenakte und prüfen den Empfänger am nächsten offenen Rechnungsbeleg. So unterscheidet das Team aktuelle Stammdaten von einem bereits ausgestellten Beleg.
In easymed führt das Team Stammdaten und Rechnungen am selben Patientenbezug weiter. Bei aktiver Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed beim Rechnungsabschluss Name, Anschrift, Rechnungsdatum, Betrag und eine Sammelposition an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und übermittelt sie zurück; easymed erstellt danach das PDF. Eine zweite Patientenkartei in Lexware ist dafür nicht nötig.
Die neue Anschrift der vorhandenen Person zuordnen
Öffnen Sie die bestehende Patientenakte und übernehmen Sie die bestätigte Anschrift vollständig. Bei einer Rechnung mit den regulären Pflichtangaben verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger (§ 14 UStG). Für die laufende Adresspflege gehören Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort dazu. Prüfen Sie auch, auf wen der konkrete Beleg ausgestellt werden soll.
Im Beispiel zieht Jana Berger vom Gartenweg 7 in den Lindenweg 18. Sie nennt Straße und Hausnummer; der Empfang ergänzt die bestätigte Postleitzahl und den Ort. Die vollständige neue Anschrift kommt in ihre vorhandene Akte. Jana bleibt derselbe Patientenbezug für Termine, Dokumente und die nächste Rechnung.
Geht die Rechnung an eine Bezugsperson oder einen anderen Rechnungsempfänger, gleichen Sie den Beleg mit dessen bestätigtem Namen und dessen Anschrift ab. Bei Kindern kann die behandelte Person von der Bezugsperson abweichen. Die Anschrift in der Patientenakte beantwortet deshalb nicht in jedem Fall allein die Frage, wer im konkreten Rechnungsvorgang als Empfänger stehen soll.
Die gemeinsame Patientenakte für die laufende Arbeit nutzen
Die easymed-Patientenakte führt Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Patient zusammen. Persönliche Benutzerrechte bestimmen, welche Bereiche die Mitarbeitenden sehen und bearbeiten können. Das Team findet die aktuelle Anschrift am bestehenden Patientenbezug und arbeitet mit den zugehörigen Terminen und Unterlagen weiter.
Wenn eine Rechnung bereits vorbereitet ist, informieren Sie die Kollegin kurz über die bestätigte Änderung. Sie öffnet denselben Patientenbezug und prüft den konkreten Rechnungsstand. Damit bleiben Adresspflege und Rechnung im normalen Arbeitsweg der Praxis verbunden, ohne eine zweite Patientenanlage oder eine zusätzliche Adressliste aufzubauen.
Die nächste Rechnung mit der aktuellen Anschrift abschließen
Bei einer eingegangenen Adressänderung öffnen Sie die Rechnung, die jetzt abgeschlossen werden soll. Prüfen Sie dort Empfängername, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Ein vorbereiteter Vorgang kann vor dem Stammdateneintrag entstanden sein; maßgeblich ist deshalb die Anschrift, die der konkrete Beleg beim Abschluss tatsächlich verwendet.
Jana Bergers nächste Privatrechnung ist im Beispiel vorbereitet und noch offen. Vor dem Abschluss soll sie Lindenweg 18 mit bestätigter Postleitzahl und Ort verwenden. Zeigt der Vorgang noch den Gartenweg, passen Sie die Anschrift an dieser Rechnung an. So wird genau der aktuelle Beleg mit dem richtigen Empfängerstand abgeschlossen.
Dieser Blick gehört zur tatsächlich gemeldeten Änderung und zum betroffenen Vorgang. Unveränderte Rechnungen brauchen dafür keine zusätzliche Prüfrunde. Fehlt ein Teil der neuen Anschrift, fragen Sie gezielt nach Straße, Hausnummer, Postleitzahl oder Ort, bevor Sie die betreffende Rechnung abschließen.
Den Adressbezug beim Lexware-Anschluss verstehen
Die Lexware-Office-Anbindung von easymed ist ein Zusatzmodul. Beim Abschluss geht der kaufmännische Beleg mit Name und Anschrift, Rechnungsdatum, Betrag und einer Sammelposition an Lexware. Die Anschrift steht direkt am Beleg; das Praxisteam muss dafür keine zweite Patientenkartei in Lexware pflegen.
Der Ablauf führt von der aktuellen Anschrift vor dem Abschluss zum Lexware-Beleg und zurück: Die Anschrift wird am Rechnungsbeleg verwendet, die Rechnung wird abgeschlossen, Lexware vergibt die Nummer und easymed übernimmt sie, bevor das PDF erstellt wird. Danach kann das Team den Beleg drucken oder versenden.
Fachliche Einzelleistungen, Diagnosen und Dokumentation bleiben in der Praxis. Die Buchhaltung erhält die für den Rechnungsbeleg vorgesehenen Angaben; die Patienteninformationen für Termine und Behandlung führt das Team weiter in der gemeinsamen easymed-Akte.
Eine frühere Rechnung bei ihrer Nummer behalten
Im Beispiel war R-208 bereits abgeschlossen und versendet, bevor Jana Berger ihren Umzug mitteilte. Die neue Anschrift gilt für die laufende Stammdatenpflege und den nächsten passenden Rechnungsvorgang. Wenn Jana eine Kopie der R-208 benötigt oder dazu nachfragt, benennen Sie genau diesen früheren Beleg.
Ein späterer Umzug bedeutet nicht automatisch, dass die frühere Rechnung bei ihrer Ausstellung eine falsche Anschrift enthielt. War die Adresse auf R-208 schon damals unzutreffend, kann die Angabe nach § 31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument berichtigt werden, das spezifisch und eindeutig auf diese Rechnung bezogen ist (§ 31 UStDV). Die Berichtigung und die neue Anschrift sind unterschiedliche Vorgänge.
Aktuelle Anschrift und Rechnungsdokument verständlich weiterführen
Bei Jana Berger gehören die Akte mit der neuen Adresse, der vorbereitete Vorgang zur nächsten Rechnung und die Rückfrage zu R-208 zu drei klar benannten Arbeitsschritten. Die aktuelle Akte und der frühere Beleg behalten so jeweils ihren eigenen Bezug.
Für die Übergabe im Team reichen konkrete Angaben zum Anlass: „Neue Anschrift für die nächste Rechnung“ bezeichnet die laufende Stammdatenänderung. „Rückfrage zu R-208“ nennt das bereits versendete Rechnungsdokument. Eine kurze Übergabe mit der betroffenen Rechnungsnummer hilft der Kollegin, direkt den passenden Vorgang zu öffnen.
