Eine Firmenkooperation mit Workshops läuft verlässlich, wenn Unternehmen und Praxis wissen, wer fachliche Vorbereitung, Anmeldung und Erinnerungen übernimmt. Kommen zusätzliche Verwaltungsaufgaben dazu, ordnen Sie sie mit einem kurzen Ablauf ein: ursprüngliche Absprache vergleichen, Zeitaufwand erfassen und die neue Zuständigkeit gemeinsam bestätigen.
Die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung von easymed zeigt den hinterlegten Arbeitszeitplan sowie genehmigte Abwesenheiten und praxisweite Sperrzeiten in der Arbeitszeit-Auswertung. So sehen Sie die geplante und verbleibende Teamzeit im Zusammenhang. Welche Zusatzaufgabe die Praxis übernimmt, wer sie bearbeitet und wie sie vergütet wird, vereinbaren Sie mit dem Firmenkontakt.
Den ursprünglichen Auftrag neben die aktuelle Arbeit legen
Beginnen Sie mit der letzten gemeinsamen Abstimmung, der Auftragsbestätigung oder dem Angebot. Notieren Sie, welche Seite Einladung, Workshopinhalt, Raum, Teilnehmendenliste und Rückmeldung verantwortet. Vergleichen Sie diese Aufgaben mit der aktuellen Anfrage. Der Unterschied zeigt, ob sich die fachliche Kooperation oder ihr Verwaltungsanteil geändert hat.
Im Beispiel verschickt das Unternehmen die Einladung und führt den Teilnehmerstand. Die Praxis bereitet den Workshop vor und hält ihn ab. Ein einmaliges, zwanzigminütiges Gespräch klärte den Anmeldeweg. Jetzt soll der Empfang jede Woche offene Anmeldungen nachverfolgen und Erinnerungen verschicken. Die regelmäßige Zusatzarbeit wird als eigener Umfang besprochen.
Beschreiben Sie den neuen Schritt als Ergebnis statt als allgemeines Gefühl. Etwa: „Die Praxis versendet pro Runde vier Erinnerungen und meldet zum vereinbarten Zeitpunkt offene Anmeldungen zurück.“ Fragen Sie, ob diese Erinnerungsschritte alle nötig sind oder ob eine Sammelmail mit Rückmeldefrist genügt. So wird aus „mehr Verwaltung“ eine Aufgabe, über deren Umfang beide Seiten sprechen können.
Prüfen Sie neben der Anzahl auch die Übergabe: Zu welchem Termin braucht die Praxis den Teilnehmerstand, und wer meldet eine noch offene Anmeldung an das Unternehmen zurück? Ein fester Zeitpunkt reduziert mehrfache Listenstände und macht die Vorbereitung auf den Workshop einfacher.
Den wiederholten Aufwand mit seinem Zeitraum erfassen
Für eine typische Woche oder Workshoprunde halten Sie Aufgabe, Häufigkeit und Bearbeitungszeit fest. Zählen Sie einen zusammengehörenden Vorgang einschließlich notwendiger Rückmeldung einmal. Trennen Sie die einmalige Einrichtung des Anmeldewegs von wiederkehrender Arbeit. Wählen Sie einen Zeitraum, der zum Ablauf passt.
In der Beispielwoche entstehen vier Bearbeitungen von jeweils fünfzehn Minuten, zusammen sechzig Minuten Empfangsarbeit. Bleibt der Umfang in vier betrachteten Wochen gleich, sind das 240 Minuten beziehungsweise vier Stunden. Das ursprüngliche einmalige Gespräch von zwanzig Minuten steht separat. Die Beispielrechnung zeigt den neuen wiederkehrenden Umfang.
Die Zeitrechnung beschreibt den Umfang; sie legt keine Vergütung fest. Besprechen Sie die Vergütung getrennt und halten Sie fest, ob die zusätzliche Aufgabe für eine Runde, mehrere Termine oder einen bestimmten Zeitraum gilt. Achten Sie auch darauf, welche Angaben das Unternehmen bereitstellt und wie oft Rückmeldungen fällig sind.
Bei schwankenden Anmeldezahlen rechnen Sie die vierstündige Fortsetzung nicht ungeprüft für jeden Monat hoch. Erfassen Sie lieber eine kleine und eine volle Runde getrennt oder prüfen Sie nach der ersten Vereinbarung, welcher Aufwand tatsächlich anfiel. Die Beispielrechnung gilt nur, wenn die vier Wochen ähnlich verlaufen.
Zuständigkeiten und benötigte Informationen festlegen
Bestimmen Sie in der Praxis eine Person für den Firmenkontakt und eine Vertretung. Legen Sie den Eingangskanal der Anfrage und den Zeitpunkt für den Teilnehmerstand fest. Wenn die Rückmeldung im Praxisalltag weiterläuft, sollte das Team wissen, wer den Stand bestätigt und wer Raum- oder Terminänderungen weitergibt.
Überlegen Sie außerdem, welche Informationen für die Verwaltungsaufgabe wirklich gebraucht werden. Für einen Workshop kann eine bestätigte Teilnehmerzahl reichen; wenn die Anmeldung Namen erfordert, teilen Sie nur die Angaben über den abgestimmten Weg, die der nächste Arbeitsschritt benötigt. Individuelle Behandlungsinformationen bleiben im fachlichen Praxisweg.
Fassen Sie die Zusatzaufgabe in einer kurzen Auftragsnotiz zusammen: Ergebnis, Häufigkeit, Umfang, Zeitrahmen, benötigte Vorleistungen des Unternehmens, zuständige Person, Vergütung und Zeitpunkt der nächsten Abstimmung. Bei einer längeren Kooperation sollten beide Seiten die Ergänzung so festhalten, dass Empfang und Firmenkontakt dieselbe Version verwenden.
Eine konkrete Notiz hilft auch bei Vertretung: Wenn eine Kollegin den Empfang übernimmt, erkennt sie, ob sie nur den zugesagten Stand weiterleitet oder eine neue Anmeldung bearbeiten soll.
Zwei konkrete Fortsetzungen mit dem Firmenkontakt besprechen
Beginnen Sie das Gespräch mit der beobachteten Änderung und einem Vorschlag. Zum Beispiel: „Wir haben zuletzt jede Woche zusätzlich Erinnerungen verschickt und offene Anmeldungen nachverfolgt. Welche Aufgaben soll die Praxis künftig übernehmen?“ Danach nennen Sie Ihre Zeitschätzung und den gewünschten Rückmeldezeitpunkt.
Im Beispiel gibt es zwei Fortsetzungen: Das Unternehmen übernimmt Einladung, Erinnerungen und Teilnehmerstand wieder selbst; oder die Praxis erhält einen neu vereinbarten, zeitlich begrenzten Verwaltungsauftrag. Für den Zusatzauftrag werden Aufgabe, benötigte Angaben, Arbeitsumfang, Vergütung und Rückmeldung festgelegt. Ein noch offener Zusatzauftrag wird nach der Vereinbarung eingeplant. Der bestätigte Umfang lässt sich anschließend in die Praxiswoche einordnen.
Wenn das Unternehmen Anmeldung und Erinnerungen wieder selbst führt, klären Sie, wann die Praxis den bestätigten Teilnehmerstand erhält. Wenn der Empfang die Zusatzverwaltung übernimmt, begrenzen Sie Umfang und Zeitraum und benennen Sie die nötigen Angaben, Rückmeldung und Vergütung. Für eine kleine Erprobung kann die Vereinbarung zunächst nur für eine Workshoprunde gelten.
Nach dieser Runde vergleichen beide Seiten den vereinbarten Umfang mit der tatsächlichen Bearbeitungszeit. Dann ist klar, welche Schritte in der nächsten Runde bleiben und was an den Firmenkontakt zurückgeht.
Bereits bestätigte nächste Schritte geordnet anschließen
Führen Sie bereits zugesagte Aufgaben mit einer zuständigen Person zu Ende. Notieren Sie, wer auf Rückruf, Raumangabe oder Teilnehmerstand wartet und wann die Rückmeldung erfolgen soll. Legen Sie mit dem Firmenkontakt fest, ab welcher Runde die neue Aufgabenverteilung gilt. So bleibt die Übergabe nachvollziehbar.
Erklären Sie die neue Zuständigkeit in einem Satz, den Empfang und Praxisleitung gleichermaßen verwenden können: „Für die nächste Runde sammeln Sie die Anmeldungen und senden uns zum vereinbarten Zeitpunkt den Teilnehmerstand. Wir kümmern uns um die Workshopvorbereitung.“ So muss das Team den Ablauf nicht bei jeder Anfrage neu erklären.
Wenn die Praxis einen Zusatzauftrag übernimmt, nennen Sie darin dieselben Grenzen wie im Gespräch: gewünschtes Ergebnis, Anzahl der Durchgänge, Zeitrahmen, Vergütung und Ansprechpartner. Vereinbarte Restschritte schließen Sie vor dem Wechsel ab oder übergeben sie ausdrücklich an den Firmenkontakt.
Die neue Grenze an den nächsten Anfragen überprüfen
Nach der vereinbarten Workshoprunde vergleichen Sie Schätzung und tatsächlichen Ablauf. Wie viele Erinnerungen wurden versendet? Kam der Teilnehmerstand rechtzeitig? Wie lange dauerte die Bearbeitung offener Anmeldungen einschließlich Rückfragen? Diese drei Punkte zeigen, ob der Umfang in die Praxiswoche und die Abmachung passt.
Wenn sich die Aufgaben von der Vereinbarung unterscheiden, benennen Sie genau, welcher Schritt neu oder häufiger geworden ist. Prüfen Sie mit dem Firmenkontakt, ob er diese Aufgabe künftig selbst übernimmt, sie innerhalb der bisherigen Vereinbarung bleibt oder als weiterer Zusatzauftrag hinzukommt. Vereinbaren Sie neue Zuständigkeiten vor der nächsten Runde.
Schreiben Sie das Ergebnis in einer kurzen Übergabenotiz fest: Wer übernimmt Einladung und Erinnerungen, welcher Teilnehmerstand geht an die Praxis und wann sehen beide Seiten wieder auf den Umfang? Eine bestätigte Zuständigkeit hält den fachlichen Workshop und seine Organisation auf einem für beide Seiten klaren Weg.
