Ein Kooperationsangebot für Unternehmen beschreibt, welche Leistung Ihre Physiotherapiepraxis anbietet, was der Workshop umfasst und welche Aufgaben beide Seiten übernehmen. Bei einem Ergonomie-Workshop gehört auch die gesamte Arbeitszeit der Praxis in die Kalkulation: Vorbereitung, Fahrt, Aufbau und Nachbereitung kommen zur Durchführung hinzu. Sobald der Auftrag bestätigt ist, können Sie den benötigten Teamzeitraum mit dem gemeinsamen Kalender von easymed neben regulären Behandlungen, Serienterminen und Pufferzeiten in derselben Praxiswoche abstimmen.
Das Beispiel führt von einer Anfrage zu einem sechzigminütigen Workshop für Beschäftigte an Bildschirmarbeitsplätzen bis zum bestätigten Termin. Es zeigt, wie aus einer allgemeinen Bitte um betriebliche Gesundheitsförderung eine bestellbare Leistung mit nachvollziehbarem Aufwand wird.
Die angefragte Leistung mit einem verständlichen Ergebnis beschreiben
Beginnen Sie beim Anliegen des Unternehmens. Ein Angebot für einen sechzigminütigen Ergonomie-Workshop sollte Zielgruppe, Schwerpunkt und Format nennen. Die Formulierung „betriebliche Gesundheitsförderung durchführen“ sagt noch nicht, was der Betrieb konkret bestellt.
Im Beispiel geht es um einen Workshop für bis zu acht Beschäftigte, die an gemeinsam genutzten Bildschirmarbeitsplätzen arbeiten. Ihre Praxis führt den vereinbarten Inhalt mit Zeit zum Ausprobieren durch. Ein anschließendes zwanzigminütiges organisatorisches Gespräch klärt offene Fragen zum Ablauf. Beide Bestandteile sind im Angebot erkennbar.
Beschreiben Sie das Ergebnis so, dass sich die Teilnehmenden den Ablauf vorstellen können: Sie probieren an einem realistischen Bildschirmarbeitsplatz aus, wie sich Stuhl, Tisch und Bildschirm passend zur jeweiligen Tätigkeit einstellen lassen. Die DGUV Akademie zu Ergonomie im Büro nennt das Bewerten und Gestalten von Bildschirmarbeitsplätzen, die Einrichtung von Stühlen und die Analyse des eigenen Arbeitsplatzes als praktische Themen. Eine Musterarbeitsstation, verschiedene Stühle, Eingabemittel oder unterschiedliche Beleuchtungssituationen können die Übung anschaulich machen. Beschreiben Sie im Angebot, welche dieser Elemente tatsächlich enthalten sind.
Nennen Sie außerdem die enthaltene Vorbereitung. Eine kurze Abstimmung mit dem Betriebskontakt kann zum Umfang gehören. Eine zusätzliche Arbeitsplatzbegehung, ein zweiter Standort oder eine weitere Zielgruppe sind eigene Leistungsbestandteile, wenn sie vorgesehen sind. So kann das Unternehmen den Umfang mit seinem Bedarf abgleichen, bevor der Aufwand feststeht.
Einzelworkshop oder Baustein einer betrieblichen Gesundheitsförderung?
Fragen Sie früh, ob das Unternehmen einen einzelnen Workshop beauftragen oder einen Baustein in einer länger angelegten betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) planen möchte. Die Unterscheidung verändert, welche Vorbereitung, Beteiligung und Nachbereitung im Angebot stehen.
Der GKV-Spitzenverband beschreibt BGF im Leitfaden Prävention, Kapitel 6 als strukturierten Prozess: Die gesundheitliche Situation wird ermittelt, daraus werden Maßnahmen geplant und umgesetzt, anschließend werden die Ergebnisse ausgewertet. Beschäftigte und die Verantwortlichen im Betrieb wirken daran mit. Ein Ergonomie-Workshop kann darin als konkrete Maßnahme eingeplant sein; der Betrieb sollte dafür Ziel, vorhandene Erkenntnisse und den gewünschten Anschluss benennen.
Für von Krankenkassen unterstützte BGF schließt derselbe Leitfaden isolierte Maßnahmen externer Anbieter aus, wenn sie nicht in ein Gesamtkonzept eingebunden sind. Erwartet das Unternehmen Unterstützung durch eine Krankenkasse, stimmen Sie vorab mit dem Betrieb ab, an welcher Stelle Ihr Workshop in dessen Konzept steht und wer eine mögliche Förderung mit der Kasse klärt. Versprechen Sie keine Bezuschussung allein aufgrund des Workshopthemas.
Wird ein einzelner Termin direkt beauftragt, kann das Angebot den begrenzten Umfang klar ausweisen: Zielgruppe, Inhalt, Dauer, enthaltene Vorbereitung und ein kurzer nächster Schritt für die Praxis oder den Betrieb. Eine Überprüfung der Umsetzung nach einigen Wochen ist beispielsweise ein zusätzlicher Termin, wenn beide Seiten ihn vereinbaren.
Leistungen und Mitwirkung des Unternehmens nebeneinander festhalten
Für die Durchführung braucht die Praxis passende Bedingungen vor Ort. Nennen Sie den benötigten Raum, verfügbare Arbeitsmittel und die vorgesehene Gruppengröße. Klären Sie, welche Angaben der Betrieb vor der endgültigen Planung bestätigt. Ein für die Übung nutzbarer Arbeitsplatz ist hilfreicher als die allgemeine Zusage, dass sich schon irgendwo Platz finden werde.
Im Beispiel stellt das Unternehmen einen nutzbaren Arbeitsplatz und einen ausreichend großen Besprechungsbereich bereit. Der interne Kontakt organisiert Einladung und Teilnehmerstand. Die Praxis bringt das vereinbarte Workshopmaterial mit, bereitet den Inhalt vor und benennt die durchführende Fachperson.
Das organisatorische Abschlussgespräch führen beide Kontakte gemeinsam. Sie halten danach fest, ob noch eine vereinbarte Frage offen ist und wer sie bis wann beantwortet.
Benennen Sie eine Person für die Abstimmung und eine erreichbare Vertretung. Das Team sollte wissen, wer einen Raumwechsel bestätigen kann und wer am Veranstaltungstag den Zugang organisiert. Eine allgemeine Kontaktadresse allein beantwortet diese praktischen Fragen häufig nicht.
Wenn ein Punkt noch offen ist, vereinbaren Sie eine Rückmeldefrist vor der Durchführung. Beispielsweise bestätigt der Betrieb den Raum eine Woche vorher. Bleibt die Information aus, stimmen beide Kontakte den nächsten Schritt ab. So ist erkennbar, welche Voraussetzung für die Durchführung noch fehlt.
Durchführung und zusätzlichen Aufwand nachvollziehbar kalkulieren
Der Workshop vor Ort ist nur ein Teil des Auftrags. Rechnen Sie die Vorbereitung, die Anfahrt, den Aufbau und die Nachbereitung ein. Eine klare Arbeitsfolge macht die Kalkulation verständlich und hilft, den vereinbarten Umfang später wiederzufinden.
Im Beispiel plant die Praxis sechzig Minuten Workshop und zwanzig Minuten Abschlussgespräch. Hinzu kommen dreißig Minuten Vorbereitung, zwanzig Minuten Hinfahrt, fünfzehn Minuten Aufbau, zwanzig Minuten Rückfahrt und fünfzehn Minuten Nachbereitung. Insgesamt sind es 180 Minuten oder drei Stunden Praxisarbeit.
Ergänzen Sie Material, zusätzliche personelle Besetzung und weitere auftragsbezogene Kosten. Sind zwei Fachpersonen vor Ort, rechnen Sie deren Arbeitszeit jeweils mit ein. Ändert sich der Standort, kalkulieren Sie die für diesen Auftrag zusätzliche Fahrt und den Aufbau neu.
Schreiben Sie zum Preis, welche Leistungen im Grundumfang enthalten sind und was gesondert beauftragt wird. Das Unternehmen erkennt dann, ob etwa das Abschlussgespräch, eine weitere Gruppe oder eine spätere Auswertung bereits enthalten ist. Bei wiederkehrenden Workshops kann ein vereinbarter Grundumfang mit einzeln benannten Ergänzungen passen. Die Auswahl richtet sich nach dem Bedarf des Betriebs und der verfügbaren Kapazität Ihrer Praxis.
Von der Anfrage zur bestätigten Bestellung führen
Ein im Gespräch genannter Donnerstag ist zunächst ein möglicher Termin. Klären Sie, wer im Unternehmen die Bestellung auslöst und wie die Bestätigung erfolgt. Bei manchen Firmen braucht die spätere Rechnung eine Bestellnummer oder einen benannten Leistungszeitraum; nehmen Sie diese Angaben auf, wenn der Betrieb sie verlangt.
Im Beispiel sendet die Praxis das Angebot an den organisatorischen Kontakt. Dieser klärt intern Raum und Budget. Danach bestätigt die bestellberechtigte Person den Umfang und den konkreten Termin. Erst diese gemeinsame Bestätigung führt zum fest eingeplanten Einsatz Ihres Teams.
Geben Sie im Angebot an, bis zu welchem Datum der Auftrag angenommen werden kann, wenn Sie eine Annahmefrist setzen möchten. Nach § 148 BGB kann ein Antrag nur innerhalb der vom Antragenden bestimmten Frist angenommen werden; § 145 BGB beschreibt die Bindung an einen Antrag, sofern sie nicht ausgeschlossen wurde. Benennen Sie deshalb klar, ob eine Zeit lediglich vorgemerkt ist, wie lange diese Vormerkung gilt und welche Rückmeldung zur festen Einplanung führt.
Der Teamkalender von easymed zeigt die Tages-, Wochen- und Monatsplanung mit einer Spalte je Behandler. Nach der Bestätigung berücksichtigen Sie den gesamten Zeitbedarf des Außeneinsatzes in der Praxiswoche. So lassen sich die Teamzeiten mit regulären Behandlungen und Pufferzeiten in derselben Übersicht abstimmen.
Raumwechsel und Terminverschiebung mit einem kleinen Änderungsweg bearbeiten
Ein Raumwechsel lässt sich am vereinbarten Format klären. Bleiben Platz, Arbeitsmittel und Gesprächsbedingungen passend, kann der Workshop mit demselben Umfang stattfinden. Verändert ein kleinerer Raum die Teilnehmerzahl oder den Inhalt, stimmen beide Kontakte genau diesen Punkt ab.
Im Beispiel fragt das Unternehmen nach einem Wechsel vom vorbereiteten Besprechungsbereich in ein offenes Foyer. Beide Kontakte klären Platz, Arbeitsmittel und Gesprächsbedingungen. Der passende Umfang wird bestätigt und die Einladung aktualisiert. Das Team findet den vereinbarten neuen Ort unmittelbar bei seiner Planung.
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Platz, Arbeitsmittel und Gesprächsbedingungen
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Umfang wird bestätigt
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Einladung aktualisiert
Bei einer Terminverschiebung vereinbaren beide Kontakte die neue Zeit und halten die Änderung am bestehenden Auftrag fest. Die zuständige Praxisperson übernimmt den bestätigten Einsatz in die gemeinsame Planung. Material und Fahrt beziehen sich auf denselben aktuellen Stand.
Ein kurzer Änderungsvermerk hält fest, was sich gegenüber der letzten Bestätigung verändert hat. Dazu gehören bei Bedarf der neue Ort, die aktualisierte Gruppengröße, eine veränderte Dauer oder zusätzliches Material. Die durchführende Fachperson kann den aktuellen Auftrag so für Anfahrt, Aufbau und Workshopvorbereitung nutzen.
Nach Durchführung den Auftrag mit der Leistungsübersicht abschließen
Halten Sie Datum, durchgeführten Umfang und bestätigte Änderungen fest. Wenn ein vereinbarter Bestandteil noch aussteht, erhält er einen eigenen nächsten Schritt. Ein durchgeführter Workshop und ein noch offenes Abschlussgespräch sollten in der Leistungsübersicht unterschiedliche Zustände haben.
Für die Rechnung verwenden Sie den durchgeführten Umfang, den vereinbarten Rechnungsempfänger und eine benötigte Bestellnummer. Führen Sie die vereinbarten Workshopbestandteile und eventuelle Ergänzungen nachvollziehbar auf. So können Praxis und Unternehmen Angebot, Durchführung und Rechnung einander zuordnen.
Aus dem Abschlussgespräch kann eine konkrete Fortsetzung entstehen: etwa ein Workshop für einen weiteren Bereich oder ein zusätzlicher Termin zur gemeinsamen Auswertung. Halten beide Seiten diesen neuen Umfang fest, lässt er sich gesondert planen und kalkulieren.
Ein gutes Kooperationsangebot führt vom Anliegen des Betriebs zu einer bestellbaren Leistung. Es zeigt, was die Praxis übernimmt, was das Unternehmen vorbereitet, wie der gesamte Zeitaufwand entsteht und wann ein Einsatz fest eingeplant wird.
