Wenn Sie ein ungenutztes Zusatzmodul Ihrer Firmensoftware kündigen, klären Sie zuerst zwei Fragen: Welcher Vertragsteil endet, und wo bleiben alte Belege danach erreichbar? Kündigungsfrist, Zugangsende und Exportregelung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag. Halten Sie die bestätigten Termine und den Abrufweg zusammen fest.
Für laufende eigene Praxis-Ausgangsrechnungen übernimmt easymed mit eingerichteter Lexware-Office-Anbindung bereits die direkte Übergabe: Beim Rechnungsabschluss geht der Beleg an Lexware Office; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt nach easymed zurück. Der ältere Bestand aus einem anderen Dokumentmodul ist davon getrennt und braucht seinen eigenen bestätigten Abrufweg.
Vertragsumfang für die Kündigung genau benennen
Im Beispielvertrag endet nur das Zusatzmodul für alte Lieferantenbelege; Hauptkonto und übrige Software bleiben bestehen. Schreiben Sie diese Abgrenzung in die Kündigung und bitten Sie den Anbieter, den betroffenen Leistungsumfang und den Beendigungstermin schriftlich zu bestätigen.
Verwenden Sie die Bezeichnung aus der Vertragsübersicht oder Rechnung, nicht nur den Namen im Programmmenü. Ein Produkt kann mehrere Dienste unter einem Konto bündeln, während Vertrag und Berechtigungen unterschiedliche Namen tragen. Wenn die Leistungsbeschreibung unklar ist, lassen Sie sich vor dem Absenden das genaue Modul und die Auswirkungen auf gespeicherte Belege nennen.
Fragen Sie ausdrücklich, was mit Dokumenten, Notizen, Verknüpfungen und Anlagen geschieht: Bleiben sie über einen Lesezugang erreichbar, oder benötigen Sie einen Export? Klären Sie auch, wie lange der Zugriff nach der Kündigung besteht, ob Export oder Archivzugang Kosten verursacht und in welchem Format Sie die Dateien erhalten. Maßgeblich sind der Vertrag und die bestätigte Auskunft des Anbieters.
Notieren Sie zum Bestand die betroffenen Jahre, Dokumentarten und Ablagebereiche. Dazu gehören beispielsweise Eingangsrechnungen samt zugehörigen Anlagen und ihr Rechnungsbezug. Die Übersicht macht sichtbar, welche Unterlagen in den weiteren Abrufweg gehören und welche Stelle dem Team später beim Finden hilft.
Kündigungsfrist und Ende des Datenzugangs getrennt prüfen
Im Beispielvertrag muss die Kündigung bis zum 30. November eingehen; am 31. Dezember endet der Modulzugang. Das sind Beispieltermine, keine allgemeine Frist. Entscheidend ist die konkrete Vertragsregelung, einschließlich der Frage, ob die Kündigung bis zum Stichtag beim Anbieter eingegangen sein muss.
Legen Sie den Termin für die Kündigung und das Zugangsende als getrennte Punkte im Vorgang ab. Prüfen Sie, ob nach dem Enddatum noch Lesezugriff, Export oder Rückfragen zum Bestand möglich sind. Wenn der Zugang unmittelbar endet, sollte die Übernahme vorher abgeschlossen sein.
Starten Sie den Export während des aktiven Zugangs. Bitten Sie um ein Verzeichnis der exportierten Dateien und klären Sie, ob auch Verknüpfungen, Anlagen und strukturierte Rechnungsdaten enthalten sind. Falls ältere Dateiformate eine bestimmte Software zum Öffnen benötigen, halten Sie diese Lesemöglichkeit ebenfalls fest.
Alte Rechnungen vollständig und im Original erhalten
Bei Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Andere Unterlagen können anderen Fristen unterliegen; unterscheiden Sie deshalb Rechnungen und weitere Dokumentarten in Ihrer Bestandsliste.
Für steuerlich aufzubewahrende elektronische Unterlagen verlangt § 147 AO, dass sie während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Prüfen Sie deshalb am vorgesehenen Ablageort auch Berechtigung, Dateiformat und tatsächlichen Zugriff. Ein Export ist erst dann praktisch brauchbar, wenn das Team die benötigten Dateien dort wiederfindet und öffnen kann.
Rechnungen sind nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14b.1 grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form bleiben. Bewahren Sie deshalb das empfangene Dokument samt XML-Datenteil auf; eine PDF-Ansicht kann beim Lesen helfen, ersetzt die strukturierten Daten aber nicht. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 13 erläutert diese Anforderungen.
Ordnen Sie die Originaldatei und ihre zugehörige Anlage unter demselben Rechnungsbezug ein. Die Bestandsliste nennt dazu Dateiformat und künftigen Speicherort, damit die Verwaltung die Unterlage später wiederfindet. Verändern Sie das Original der E-Rechnung nicht; ergänzende Hinweise gehören in die Ablageübersicht.
Einen Beleg am neuen Abrufort öffnen
Beispiel: Die Lieferantenrechnung R218 samt Liefernachweis aus dem Vorjahr liegt am vereinbarten weiteren Ablageort. Rufen Sie R218 dort erneut ab und öffnen Sie Originaldatei und Anlage; so prüfen Sie den tatsächlichen Abrufweg.
Suchen Sie R218 über die Nummer, die im Eingangsbeleg oder Buchungseintrag verwendet wird, und öffnen Sie die Rechnung sowie die zugehörige Anlage. Prüfen Sie, ob auch Ihre übliche Vertretung Zugriff hat und ob die E-Rechnung im strukturierten Originalformat vorliegt. Ein Test an einem verwendeten Lieferantenbeleg zeigt direkt, ob Export, Dateiname und Berechtigung zusammenpassen.
Fehlt eine Anlage, stimmt das Rechnungsformat nicht oder führt ein gespeicherter Link zurück in das auslaufende Modul, notieren Sie die Belegnummer und die fehlende Datei. So kann der bisherige Anbieter die Frage vor dem Zugangsende konkret beantworten. Wiederholen Sie den Abruf nach der Bereitstellung am Speicherort, den Ihr Team tatsächlich nutzt.
Die Kündigungsbestätigung beim Vorgang ablegen
Lesen Sie die Kündigungsbestätigung gegen Ihre Vertragsübersicht: Sind wirklich nur das vereinbarte Modul, der Zugangstermin und der weitere Abrufweg benannt? Bewahren Sie die Bestätigung beim Vertrag auf. Abweichungen können Sie unmittelbar klären, solange der bisherige Bestand noch zugänglich ist.
Schreiben Sie für Verwaltung und Vertretung auf, wo alte Rechnungen liegen, wer darauf zugreifen darf und wie eine fehlende Anlage gemeldet wird. Wenn bisher ein Direktlink in das Dokumentmodul führt, ersetzen Sie ihn durch den vereinbarten neuen Ablageweg. Der Rechnungsbezug bleibt damit auch nach dem Wechsel verständlich.
Der Teamhinweis kann den laufenden Rechnungseingang vom Archivzugang trennen: Neue Lieferantenbelege folgen dem festgelegten Eingang; ältere Unterlagen werden unter ihrer Rechnungsnummer am Archivort abgerufen. So bleibt die Kündigung auf den vereinbarten Vertragsumfang begrenzt, während die laufende Praxisarbeit ihrem bestehenden Ablauf folgt.
