Wenn Ihr Praxisteam wächst, kommen oft drei Fragen zusammen: Welcher Softwaretarif passt, welche Arbeitsplätze werden gleichzeitig gebraucht und wie viel Zeit braucht die Einarbeitung? Trennen Sie diese Punkte, statt die Kosten allein an der Zahl neuer Mitarbeitender festzumachen.
In easymed arbeiten Empfang und Behandler im gemeinsamen Kalender und in derselben Patientenakte. Der Teamtarif umfasst unbegrenzt viele Behandler; Mitarbeiterrechte richten die sichtbaren und bearbeitbaren Bereiche an den Aufgaben aus. Die Praxis plant weiterhin passende Geräte und zeigt neuen Kolleginnen den konkreten Arbeitsweg.
Ein gemeinsamer Arbeitsort für Empfang und Behandlung
Am Empfang beantwortet eine Person eine Terminfrage, während eine Behandlerin den Verlauf des gerade beendeten Kontakts beim Termin dokumentiert. Beide Aufgaben knüpfen an denselben Kalender und den vorhandenen Patientenbezug an.
EMPFANG
Terminfrage und freie Zeiten
BEHANDLUNG
Verlauf beim Termin
Die Rechte passen zu den Aufgaben der Person.
In easymed bietet der Kalender Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine und Pufferzeiten. Je Behandler ist eine eigene Spalte möglich; alternativ lässt sich nach Räumen mit mehreren Plätzen planen. Die Patientenakte enthält Stammdaten, Verlauf und vorhandene Dokumente. Mitarbeiterrechte legen fest, welche Bereiche eine Person sehen und bearbeiten darf.
Für die Aufgabenverteilung hilft eine einfache Frage: Wer organisiert Termine, wer ergänzt die Behandlungsdokumentation und welche Kollegin beantwortet Rückfragen? So kann eine neue Person an vorhandenen Informationen weiterarbeiten, ohne eine zweite Termin- oder Patientenliste zu führen.
Softwarebudget und Arbeitsplätze verständlich trennen
Ordnen Sie die Ausgaben in drei Gruppen: laufender Softwaretarif, einmalige Einrichtung oder Datenübernahme und Geräte für die tatsächlich benötigten Arbeitsorte. Beim Tarifvergleich prüfen Sie, ob pro Behandler, pro Zugang oder als Team abgerechnet wird und welche Funktionen dazugehören. Für die Geräteplanung zählt, was gleichzeitig verfügbar sein muss.
Die easymed-Preisliste weist den Teamtarif für 2026 mit 499 Euro pro Monat zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer aus. Er umfasst unbegrenzt viele Behandler und den Mehr-Behandler-Kalender. Für Neukunden ab 2027 nennt die Preisliste 799 Euro pro Monat. Das Team-Setup und die WhatsApp-Business-Einbindung sind laut Anbieter kostenfrei; zusätzliche Module kommen nur hinzu, wenn die Praxis sie bucht.
Bei einem Wechsel kann auch die Datenübernahme zum einmaligen Posten werden: Für Simplimed und etermin nennt easymed eine kostenfreie Migration; bei anderen Quellsystemen beginnt der ausgewiesene Preis bei 399 Euro. Ein vorhandenes Tablet oder ein Rechner am Empfang bleibt eine eigene Gerätefrage. Halten Sie für jedes Angebot dieselben Angaben bereit: Teamrollen, parallel genutzte Geräte, Räume, benötigte Anbindungen und das bisherige Softwaresystem.
Neue Mitarbeitende direkt in den Tagesablauf aufnehmen
Die Einarbeitung gelingt am konkreten Arbeitsweg. Eine behandelnde Person öffnet den Tagesplan, ruft die passende Patientenakte auf und ergänzt den Verlauf beim Termin. Am Empfang stehen freie Zeiten, die passende Terminart und Rückfragen zum vorhandenen Patientenbezug im Vordergrund. Eine Kollegin als erste Ansprechperson kann genau diese Schritte zeigen.
Planen Sie die Einführung nach der Aufgabe: Welche Bereiche braucht die neue Person am ersten Tag, welche Handgriffe kommen später hinzu und wer beantwortet Fragen? easymed stellt Kalender, Akte und Dokumentation im gemeinsamen Ablauf bereit; das Praxisteam erläutert die eigenen Vereinbarungen und den passenden Zugang. Diese kurze Orientierung macht den Einstieg für beide Seiten konkret.
Gleichzeitige Nutzung an zwei Arbeitsplätzen
Der Empfang nimmt im Wochenbeispiel eine telefonische Terminfrage auf, während eine Behandlerin nach ihrer Sitzung den Kontakt dokumentiert. Dafür braucht das Team zwei gleichzeitig verfügbare Arbeitsorte; am gemeinsamen Rechner könnten beide Aufgaben nur nacheinander stattfinden.
Parallel gebraucht: zwei passende Arbeitsorte. Der Praxisbestand bleibt gemeinsam.
Mit der browserbasierten easymed-Nutzung lässt sich der Arbeitsort passend wählen: zum Beispiel ein Rechner am Empfang und ein Tablet oder Rechner für die behandelnde Person. Beide nutzen den gemeinsamen Kalender und die Patientenakte innerhalb ihrer jeweiligen Rechte. Die Zahl der Softwarezugänge und die Zahl der Geräte sind deshalb zwei getrennte Fragen für den Angebotsvergleich.
KI Generiert
Schauen Sie auf eine typische Woche: Welche Aufgaben überschneiden sich, wo findet die Behandlung statt und wann wird dokumentiert? Ein Tablet, das erst nach einer Sitzung gebraucht wird, kann einen anderen Bedarf bedeuten als ein dauerhaft besetzter Empfangsplatz. Planen Sie zusätzliche Geräte entlang dieser Überschneidungen, nicht automatisch für jede Person einzeln.
Empfangsrolle und behandelnde Rolle passend ausstatten
Am Empfang geht es meist um Terminorganisation, passende Zeitfenster und Rückfragen. Bei einer behandelnden Person kommen eigene Arbeitszeiten, Leistungen und die Dokumentation beim Termin hinzu. Arbeitet jemand in beiden Bereichen, beschreiben Sie beide Aufgaben, bevor Sie die benötigten Zugriffe festlegen.
Vergleichen Sie Anbieter mit derselben Rollenbeschreibung. Fragen Sie, ob Mitarbeitendenrechte im Tarif enthalten sind und ob ein zusätzlicher Behandler, ein weiterer Standort oder ein Zusatzmodul die monatliche Gebühr verändert. In easymed sind Rechte je Mitarbeiter und der Mehr-Behandler-Kalender in der Funktionsübersicht dem Grundpreis beziehungsweise dem Teamtarif zugeordnet.
Einen Rollenwechsel mit dem vorhandenen Vorgang verbinden
Übernimmt eine Kollegin später eine zusätzliche Aufgabe, passen Sie Arbeitsbereich und Rechte an die neue Rolle an. Die vorhandenen Patientenunterlagen und Termine bleiben der gemeinsame Ausgangspunkt. Bei einem offenen Anliegen hilft eine kurze Übergabe mit drei Punkten: auf welche Person sich die Rückfrage bezieht, was bereits vereinbart ist und wer den nächsten Schritt übernimmt.
- 1
Patientenbezug
Vorhandene Akte und Termine
- 2
Vereinbarter Stand
Was wurde bereits besprochen?
- 3
Nächste Ansprechperson
Wer führt das Anliegen weiter?
Arbeitsbereich und Rechte an die neue Aufgabe anpassen.
Wenn Aufgaben wegfallen oder eine Person die Praxis verlässt, prüfen Sie auch, welche Zugänge und Berechtigungen nicht mehr gebraucht werden. Die KBV empfiehlt dies in ihren Hinweisen für Arzt- und Psychotherapiepraxen im Rahmen personeller Veränderungen; für die eigene Einführung ist der praktische Kern: Zuständigkeit, Zugang und Arbeitsort gemeinsam festhalten.
Vor einer Anfrage an den Anbieter hilft eine kurze Übersicht: Wer arbeitet im Team, was geschieht gleichzeitig, welche Geräte sind vorhanden und welche einmaligen Wechselkosten entstehen? Sehen Sie sich dazu den Team-Kalender, Mitarbeiterrechte und die Dokumentation in easymed anhand Ihres Praxisablaufs an.
