Ein Firmenworkshop wird nach dem vereinbarten Leistungsumfang abgerechnet. Sind 75 Minuten Durchführung zu 80 Euro je Stunde vereinbart, ergeben sich 1,25 Stunden und 100 Euro Honorar. Vorbereitung und Nachbereitung bleiben zusätzlich als Praxisaufwand sichtbar. So können Sie die Rechnung verständlich erstellen und das nächste Angebot auf die tatsächlich eingesetzte Zeit stützen.
Für die zeitliche Organisation zeigt easymed den Teamkalender in Tages-, Wochen- und Monatsansichten. Sie sehen Termine je Behandler oder – bei Räumen mit mehreren Plätzen – nach Räumen. Das hilft, Workshopzeiten in die übrige Praxisplanung einzuordnen; Dauer und Honorarumfang halten Sie im Angebot fest.
Die erfassten Tätigkeiten zunächst vollständig lesen
Eine Physiotherapiepraxis führt einen Bewegungsworkshop für eine Firma durch. Im Beispiel erfasst die Therapeutin 30 Minuten Vorbereitung, 75 Minuten Durchführung und 15 Minuten Nachbereitung. Zusammen sind das 120 Minuten Arbeit am Auftrag. Vereinbart sind 80 Euro je Stunde für die Durchführung. Vorbereitung und Nachbereitung werden in diesem Beispiel nicht zusätzlich berechnet.
Notieren Sie für die spätere Kalkulation, welche Zeit in die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung geflossen ist. Dazu zählen zum Beispiel Unterlagen bereitlegen, den Raum einrichten, den Workshop anleiten, aufräumen und eine vereinbarte kurze Zusammenfassung erstellen. Diese Minuten bleiben Aufwand der Praxis, auch wenn die Vereinbarung nur die Durchführung vergütet.
Bei Beschäftigten hat die Arbeitszeiterfassung einen eigenen Zweck: Das Bundesarbeitsministerium erläutert, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erfassen müssen. Die Aufzeichnung umfasst Beginn, Ende und Dauer des jeweiligen Arbeitstags. Der für die Firmenrechnung vereinbarte Workshopumfang ersetzt diese Arbeitszeitaufzeichnung nicht. BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
Den abrechenbaren Umfang aus der Vereinbarung nehmen
Die Firma hat im Beispiel die 75 Minuten Durchführung zu 80 Euro je Stunde bestellt. Für den Honoraransatz werden deshalb 75 Minuten verwendet. Die interne Gesamtzeit bleibt bei 120 Minuten, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung. So bleibt die Rechnung verständlich und der Aufwand vollständig sichtbar.
Beschreiben Sie im Angebot, was die vereinbarte Dauer einschließt: etwa die reine Workshopdurchführung oder auch Aufbau, Material, Anfahrt und Nachbereitung. Halten Sie außerdem fest, ob der Preis nach Stunden oder pauschal berechnet wird und wie Sie eine längere Durchführung abstimmen. Eine klare Leistungsbeschreibung gibt beiden Seiten eine gemeinsame Grundlage für Angebot, Termin und Rechnung.
Bei einem Dienstvertrag schuldet die eine Seite die zugesagten Dienste und die andere die vereinbarte Vergütung (§ 611 BGB). § 612 BGB regelt, wann eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt und wie eine nicht festgelegte Höhe bestimmt wird: Bei vorhandener Taxe gilt diese, sonst die übliche Vergütung. Praktisch lohnt es sich deshalb, Umfang und Preis vor dem Workshop knapp und nachvollziehbar zu bestätigen. BGB § 611 · BGB § 612
Würden im Beispiel alle 120 Minuten zum selben Stundensatz vergütet, ergäben sich 160 Euro. Das ist passend, wenn die Vereinbarung diesen gesamten Zeitumfang umfasst. Ist nur die 75-minütige Durchführung bestellt, gehören die zusätzlichen 45 Minuten in die interne Aufwandserfassung und in die Kalkulation eines künftigen Angebots. Sie ändern den bestätigten Rechnungsumfang nicht automatisch.
Minuten in die richtige Rechnungseinheit umrechnen
75 Minuten geteilt durch 60 ergeben 1,25 Stunden. Bei 80 Euro je Stunde beträgt der Honoraransatz 100 Euro. Die Zahl 1,75 würde eine Stunde und 45 Minuten, also 105 Minuten, ausdrücken. Minuten werden für einen Stundensatz deshalb durch 60 geteilt und nicht als Nachkommastellen einer Uhrzeit übernommen.
Für andere Laufzeiten gilt dieselbe Umrechnung: 30 Minuten entsprechen 0,5 Stunden, 45 Minuten entsprechen 0,75 Stunden und 90 Minuten entsprechen 1,5 Stunden. Bei einer vereinbarten Pauschale rechnen Sie dagegen den bestätigten Pauschalbetrag ab; Sie müssen ihn nicht nachträglich in einen Stundensatz umwandeln.
Im Beispiel kann der Rechnungstext den Leistungsumfang einfach benennen: „Bewegungsworkshop, 75 Minuten Durchführung“. Die Rechenzeile dazu lautet 75 ÷ 60 × 80 Euro = 100 Euro. Der Auftraggeber erkennt so die vereinbarte Dauer und den Preis, ohne dass die interne Zeiterfassung für Vorbereitung und Nachbereitung Teil der Rechnung werden muss.
Den Honoraransatz mit der tatsächlichen Leistung verbinden
Wenn die Firma eine längere Veranstaltung wünscht, stimmen Sie die zusätzliche Dauer und den Preis vor der Erweiterung ab. Bestätigt die Firma im Beispiel 90 Minuten Durchführung zum gleichen Stundensatz, ergibt das 1,5 Stunden × 80 Euro = 120 Euro. Die bestätigte Anpassung lässt sich anschließend mit der tatsächlich durchgeführten Leistung abgleichen.
Eine längere interne Vorbereitung oder ein zusätzlicher Aufräumaufwand verändern die bestellte Durchführung für sich genommen nicht. Halten Sie solche Abweichungen für Ihre Nachkalkulation fest. Wenn sich daraus regelmäßig ein größerer Leistungsumfang ergibt, nehmen Sie ihn in das nächste Angebot auf – als zusätzliche Zeit oder in einem passend kalkulierten Pauschalpreis.
Den Aufwand für den nächsten Workshop auswerten
Für die Nachbetrachtung verwendet die Inhaberin alle 120 Minuten. Die Praxis hat zwei Stunden Arbeit eingesetzt und 100 Euro Honorar erhalten. Rechnerisch sind das 50 Euro je eingesetzter Stunde, bevor die weiteren Auftragskosten betrachtet werden. Diese Zahl hilft dabei, den nächsten Workshop passend zu kalkulieren.
Beziehen Sie in diese Kalkulation auch Material, Raum, Fahrt und die Personalkosten der eingesetzten Mitarbeitenden ein. Der Wert von 50 Euro ist zunächst der Honorarumsatz je Arbeitsstunde; nach den weiteren Auftragskosten bleibt der Betrag, den die Praxis mit ähnlichen Angeboten vergleichen kann. So lässt sich erkennen, ob der Preis zum tatsächlichen Ablauf passt.
Bei wiederkehrenden Workshops lohnt ein Vergleich der einzelnen Durchläufe. Wird die Vorbereitung durch wiederverwendbare Unterlagen kürzer? Bleibt die Durchführung bei der vereinbarten Zeit? Dokumentieren Sie solche Unterschiede und entscheiden Sie beim nächsten Angebot, welche Teile im Pauschalpreis enthalten sind und welche separat vereinbart werden. Die Kalkulation baut damit auf beobachtetem Aufwand auf, während ein bestätigter Auftrag unverändert verständlich bleibt.
Workshopplanung und Abrechnung gemeinsam betrachten
Ein Firmenworkshop belegt Zeit von Mitarbeitenden und häufig auch einen Praxisraum. Im Teamkalender von easymed können Sie die Praxisplanung in Tages-, Wochen- und Monatsansichten betrachten. Je nach Einrichtung zeigt der Kalender Behandler in eigenen Spalten oder – bei Räumen mit mehreren Plätzen – die Raumbelegung. Dadurch lässt sich der geplante Termin zusammen mit dem übrigen Praxisablauf überblicken.
Die Honorarrechnung folgt anschließend dem vereinbarten Workshopumfang. Für die nächste Kalkulation verwenden Sie zusätzlich die gesamte eingesetzte Zeit und die zugehörigen Auftragskosten. In einer persönlichen Vorführung können Sie sehen, wie easymed den Team- und Raumkalender im Praxisablauf darstellt.
