Bei einer Lieferanten-E-Rechnung wird eine Rechnungsposition verständlich, wenn Menge, Einheit und Preisbasis zusammenpassen. Die Menge kann als Packungen oder Einzelstücke erscheinen; der Preis kann je Packung, je Stück oder je einer größeren Bezugsmenge gelten. Ein Rabatt lässt sich erst mit der richtigen Bezugsgröße prüfen.
Der praktische Weg: Rechnung und Bestellung zuordnen, Mengeneinheit vergleichen, Preisbasis berücksichtigen und danach den Positionsbetrag mit einem möglichen Nachlass abgleichen. Das folgende Beispiel zeigt die Rechenschritte an Therapiematerial.
Die strukturierte Rechnung in einer passenden Ansicht öffnen
Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung. ZUGFeRD verbindet dagegen eine PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten Daten; das Forum elektronische Rechnung Deutschland beschreibt die Profile und den Aufbau. Öffnen Sie die E-Rechnung deshalb in der dafür vorgesehenen Ansicht Ihrer Buchhaltung.
Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung sind bei Abweichungen zwischen Bild und XML die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, den XML-Teil gesondert zu visualisieren; sein ELSTER-E-Rechnungsviewer kann XRechnung und ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darstellen. Eine solche Ansicht macht die Angaben zugänglich, die Datei selbst bleibt der Beleg.
Ordnen Sie die Rechnung anhand von Lieferant und Bestellbezug dem Einkauf zu. Vergleichen Sie die Position mit Bestellung und Lieferschein: Stimmen Artikel, gelieferte Menge und Maßeinheit überein? Auch die XRechnung-Spezifikation nennt den Abgleich der Rechnungseinheit mit Bestell- und Lieferunterlagen als praktische Prüfung.
Packung und Einzelstück nebeneinander lesen
Im Beispiel wurden zwei Packungen mit jeweils zwölf Einzelstücken bestellt. Die Lieferung enthält daher 24 Stück. Zwei mal zwölf ergibt 24: Beide Angaben beschreiben denselben Einkauf. Mit dem Packungsinhalt neben der Menge ist der Zusammenhang sofort erkennbar.
Ein Packungspreis gehört zur Anzahl der Packungen, ein Stückpreis zur Anzahl der Einzelstücke. Vergleichen Sie diese beiden Angaben gemeinsam. So kann auch eine Kollegin, die die Bestellung übernimmt, die Rechnung ohne zusätzliche Erklärung nachvollziehen.
Eine abweichende Packungsgröße lässt sich an der Bestellbestätigung oder Verpackung erkennen. Bei einer Teillieferung vergleichen Sie die berechnete Menge mit der gelieferten Menge und dem vereinbarten Liefertermin. So wird sichtbar, ob eine Position vollständig geliefert wurde oder noch ein Teil offen ist.
Den Betrag aus der richtigen Preiseinheit berechnen
Die beiden Packungen kosten im Beispiel jeweils 30 Euro netto. Zwei mal 30 Euro ergeben 60 Euro. Umgerechnet auf zwölf Stück beträgt der Preis 2,50 Euro je Stück; 24 Stück ergeben ebenfalls 60 Euro. Beide Rechenwege passen zum gleichen Materialeinkauf.
Die zwei Rechenwege lauten: zwei Packungen mal 30 Euro oder 24 Stück mal 2,50 Euro. Menge und Preiseinheit gehören zusammen. Zwei mal 2,50 Euro würde nur zwei Einzelstücke berechnen, während tatsächlich zwei vollständige Packungen bestellt wurden.
Bei einem neuen Angebot hilft der Preis je benötigtem Stück beim Vergleich. Berücksichtigen Sie außerdem den Packungsinhalt, den Ihre Praxis verwenden kann. Damit sehen Sie sowohl den vergleichbaren Einzelpreis als auch den tatsächlichen Bestellbetrag.
Den Preis je 100 Stück richtig umrechnen
Ein Artikelpreis gilt nicht immer für genau eine Einheit. In einer E-Rechnung kann der Nettopreis beispielsweise je 100 Stück angegeben sein. Die XRechnung-Spezifikation beschreibt die „Preisbasismenge“ (BT-149) als Anzahl der Einheiten, für die der Preis gilt; die Maßeinheit dieser Basis soll zur berechneten Menge passen.
Ein Beispiel: Auf der Rechnung stehen 600 Stück und 3,50 Euro netto je 100 Stück. Dann lautet die Rechnung 600 ÷ 100 × 3,50 Euro = 21 Euro netto. Die 3,50 Euro gelten für hundert Stück, nicht für ein Stück. Wer Menge und Stückpreis ohne die Preisbasis multipliziert, erhält einen hundertfach zu hohen Zwischenwert.
Für den Nettobetrag einer Position berücksichtigt die XRechnung außerdem getrennte Zeilenzuschläge und Zeilennachlässe: Menge mal Nettopreis je Preiseinheit, zuzüglich Zuschläge und abzüglich Nachlässe. Der Nettopositionsbetrag ist dabei ohne Umsatzsteuer; er ist nicht automatisch der Endbetrag der ganzen Rechnung. Prüfen Sie deshalb die Einzelposition und die Rechnungssumme an ihren jeweiligen Angaben.
Den Rabatt an seiner Bezugsgröße prüfen
Der Lieferant gewährt im Beispiel fünf Prozent Rabatt auf diese Position. Ausgangspunkt sind 60 Euro netto. Fünf Prozent davon sind drei Euro; der rabattierte Netto-Positionsbetrag beträgt 57 Euro. Der Nachlass lässt sich direkt aus dem vereinbarten Ausgangsbetrag nachvollziehen.
Lesen Sie dazu, ob der Rabatt für diese Position, eine Artikelgruppe oder den gesamten Einkauf vereinbart wurde. Bei einer E-Rechnung kann ein Preisnachlass bereits im Nettopreis je Einheit berücksichtigt sein oder als eigener Nachlass der Rechnungsposition erscheinen. Prüfen Sie, welcher Betrag als Grundlage dient, damit Sie denselben Rabatt nicht ein zweites Mal abziehen. Ein Skontoabzug gehört zu den Zahlungsbedingungen und richtet sich nach der dort genannten Frist; das FeRD erläutert die Darstellung je nach ZUGFeRD-Profil.
Für den Mengenvergleich ist die Rechnung damit geklärt: 60 Euro minus drei Euro ergeben 57 Euro netto. Vergleichen Sie diesen Netto-Positionsbetrag mit der passenden Zeile; Umsatzsteuer und weitere Positionen stehen an anderer Stelle der Rechnung.
Eine Rückfrage mit den richtigen Angaben stellen
Eine kurze Rückfrage kann lauten: „Zu unserer Bestellung von zwei Packungen à zwölf Stück lesen wir 30 Euro netto je Packung und fünf Prozent Rabatt auf die Position. Daraus ergeben sich 57 Euro netto. Bitte erläutern Sie die abweichende Angabe unter Bezug auf diese Rechnungsposition.“ Rechnung und Bestellung geben dem Lieferanten den passenden Bezug.
Nennen Sie dabei möglichst die Bestell- oder Positionsnummer, Artikelbezeichnung, berechnete Menge und Einheit sowie die angesetzte Preisbasis. Bei 600 Stück zu 3,50 Euro je 100 Stück können Sie zum Beispiel direkt nachfragen, ob die Preisbasis von 100 Stück in der Positionssumme berücksichtigt wurde.
Wenn eine korrigierte Rechnung eintrifft, vergleichen Sie genau die geänderten Angaben mit der vorherigen Position: Menge, Einheit, Preisbasis oder Nachlass. So kann die Buchhaltung die Änderung dem ursprünglichen Einkauf zuordnen und den aktuellen Betrag nachvollziehen.
Den Lieferantenvorgang im kaufmännischen Arbeitsweg halten
Geben Sie den Lieferantenbeleg mit dem Einkaufsbezug über den in Ihrer Praxis vereinbarten Weg an die Buchhaltung weiter. Falls noch eine Angabe offen ist, benennen Sie die konkrete Position und halten die Antwort des Lieferanten beim Vorgang fest. Menge, Maßeinheit und Preisbasis bleiben dadurch gemeinsam nachvollziehbar.
Für eigene Praxisrechnungen gibt es einen getrennten Weg: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung von easymed wird die abgeschlossene Rechnung als Beleg an Lexware Office übertragen. Die dort vergebene Nummer übernimmt easymed vor der PDF-Erstellung. So bleibt die Einkaufsprüfung klar von der Übergabe Ihrer eigenen Ausgangsrechnungen getrennt.
