Formularpakete für die Patientenaufnahme gelingen, wenn jeder Inhalt zu einem konkreten Anlass gehört und klar ist, ob Patienten etwas ausfüllen, lesen oder bestätigen. In easymed ergänzen Patienten Stammdaten und Versicherungsangaben vor dem Besuch über einen persönlichen Link; die Angaben stehen anschließend in ihrer Patientenakte bereit. Ihr Empfang kann sich auf die Begrüßung und konkrete Rückfragen konzentrieren, statt dieselben Basisdaten nochmals zu übertragen.
Die Praxis wählt ergänzend ihre fachlichen Fragen und Besuchsinformationen für Ersttermin, Folgekontakt oder Termin mit Begleitung. easymed übernimmt im eingerichteten Aufnahmeweg Stammdaten, Versicherungsangaben und vorgesehene Einwilligungen. Die Beispiele zeigen, wie Sie Inhalte nach Anlass zuordnen, gemeinsame Hinweise wiederverwenden und die nächsten Schritte verständlich benennen.
Das Paket aus dem Aufnahmeanlass ableiten
Leiten Sie die Unterlagen aus dem tatsächlichen Anlass ab. Beim Ersttermin gehören Basisangaben und die für die Vorbereitung relevanten Fragen dazu; die Besuchsinformation erklärt Ankunft und benötigte Unterlagen. Beim Folgekontakt steht im Mittelpunkt, was sich seit dem letzten Termin geändert hat. Bei einem Termin mit Begleitperson benennen Sie zusätzlich deren Rolle und den Schritt, den sie übernehmen soll.
Im Fallbeispiel verwendet die Praxis ein Erstterminpaket, einen kurzen Aktualisierungsbogen für den Folgekontakt und ein Erstterminpaket mit einer ergänzenden Rollenerklärung. Die Besuchsinformation gilt für beide Erstterminvarianten. Neue Patienten erfahren damit, wann sie ankommen sollen und welche Unterlagen zu ihrem Termin gehören. Bei einem bereits bekannten Patienten wird gezielt nach der aktuellen Änderung gefragt.
Stammdaten und Versicherungsangaben können Patienten über die Selbstauskunft in easymed selbst ergänzen. Das erspart dem Empfang das erneute Abschreiben von Name, Adresse oder Versicherung; die Angaben stehen in der Patientenakte bereit. Fachliche Fragen wählen Sie passend zum Behandlungsangebot und zur bevorstehenden Vorbereitung. Prüfen Sie jedes Zusatzfeld mit einer konkreten Frage: Welche Vorbereitung oder Rückfrage hängt von der Antwort ab? Wenn keine folgt, braucht das Feld keinen Platz im Paket.
Fragen, Informationen und Vereinbarungen auseinanderhalten
Ein Fragebogen fordert Antworten an. Eine Information erklärt beispielsweise die Ankunft zum ersten Termin. Eine Vereinbarung oder Einwilligung wird gesondert bestätigt. Im Formularpaket bleiben diese drei Handlungen erkennbar: ausfüllen, lesen und gegebenenfalls bestätigen. Ein klarer Hinweis neben dem jeweiligen Inhalt zeigt, was als Nächstes zu tun ist.
AusfüllenAntworten für die Vorbereitung
LesenDen ersten Besuch verstehen
Gesondert bearbeitenVorgesehenen Bestätigungsweg verwenden
Bei den digitalen Einwilligungen in easymed bleiben Version und bestätigter Wortlaut beim Patienten gespeichert. So lässt sich nachvollziehen, welche Textfassung zu einer Bestätigung gehört. Benennen Sie im Paket, worauf sich die Bestätigung bezieht, und halten Sie Vereinbarungen, optionale Zustimmungen und behandlungsbezogene Einwilligungen auseinander.
Eine Datenschutzinformation ist nicht automatisch eine Einwilligung: Werden Daten bei der Person erhoben, nennt Artikel 13 DSGVO unter anderem Verantwortlichen, Zweck und Rechtsgrundlage; Artikel 12 verlangt eine klare, verständliche und leicht zugängliche Information. Artikel 5 begrenzt Daten auf den festgelegten Zweck und das notwendige Maß. Artikel 5, 12 und 13 DSGVO gibt damit eine praktische Prüfung für jedes Fragefeld: Welche Antwort braucht das Team für den konkreten Termin? Eine Frage zum aktuellen Anliegen hilft, wenn sie die Vorbereitung steuert; ein allgemeiner Hinweis zum Zugang lässt sich als Information formulieren.
Die Einwilligung in eine medizinische Maßnahme folgt einem eigenen Schritt: Nach § 630d BGB ist sie vor der Maßnahme einzuholen. § 630e BGB verlangt eine mündliche, für den Patienten verständliche Aufklärung durch den Behandelnden oder eine Person mit der für die Maßnahme notwendigen Ausbildung. Sie muss so rechtzeitig erfolgen, dass die Entscheidung über die Einwilligung wohlüberlegt getroffen werden kann; Textunterlagen dürfen sie ergänzen. Ein vorab versandtes Blatt kann das Gespräch vorbereiten, ersetzt es aber nicht. Für die konkrete Maßnahme halten Sie Unterlagen und Gespräch deshalb getrennt erkennbar.
Für die Patientenakte nennt § 630f BGB unter anderem Anamnese, fachlich wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse sowie Einwilligungen und Aufklärungen als zu dokumentierende Inhalte. Praktisch heißt das: Vorab ausgefüllte Antworten sind eine Gesprächsgrundlage; relevante Ergänzungen und die konkrete Aufklärung gehören in die Dokumentation des Behandlungsverlaufs.
Gemeinsame Bausteine und Ergänzungen gezielt pflegen
Im Beispiel verwenden beide Erstterminpakete dieselbe aktuelle Besuchsinformation. Das Paket mit Begleitung ergänzt die passende Rollenerklärung. Der Folgekontakt nutzt seinen Aktualisierungsbogen. So ist die gemeinsame Information einmal formuliert und die besondere Ergänzung dort vorhanden, wo sie tatsächlich gebraucht wird.
Benennen Sie die Inhalte so, dass Patienten und Team den Anlass sofort erkennen: „Ihr erster Termin“, „Angaben aktualisieren“ oder „Besuch mit Begleitung“ sagt mehr als eine interne Formularnummer. Führen Sie eine aktuelle Fassung der Besuchsinformation und übernehmen Sie dieselbe Version in die Pakete, die sie benötigen. Ändert sich der Zugang zum Gebäude, aktualisieren Sie diese Fassung, statt in jedem Paket eine eigene Variante zu suchen.
Fachliche Fragebögen und Besuchshinweise pflegt Ihre Praxis. Die digitale Selbstauskunft in easymed übernimmt Angaben und vorgesehene Einwilligungen und zeigt sie in der Patientenakte. Für die Übergabe benennt das Paket deshalb die Ergänzung, die Patienten zusätzlich erhalten, und den passenden Rückweg.
Kontaktrolle und Sprachverständnis bei der Auswahl beachten
Richten Sie die Ansprache an der Person aus, die den Schritt erledigt. Patientinnen und Patienten beantworten die eigenen Fragen; eine Begleitperson erhält die Information für ihre Aufgabe. Kurze Sätze, verständliche Überschriften und eine konkrete nächste Handlung erleichtern die Vorbereitung, auch wenn jemand die Bezeichnungen Ihrer Praxissoftware nicht kennt.
Im Fallbeispiel begleitet ein Elternteil zwei Kinder mit eigenen Terminen und Aufnahmevorgängen. Beide verwenden dieselbe organisatorische Kontaktadresse. Der Familienmodus von easymed erlaubt diese gemeinsame Elternadresse, während jedes Kind als eigener Patient geführt wird. Informationen und Einwilligungen bleiben dem jeweiligen Kind zugeordnet.
Eigene Angaben und Einwilligungen
Eigene Angaben und Einwilligungen
Die Kontaktadresse verbindet die Organisation. Der Patientenbezug bleibt pro Kind erhalten.
Eine gemeinsame Kontaktadresse kann mehrere Kinder organisatorisch verbinden, während die Aufnahmen je Kind getrennt bleiben. Nennen Sie in der Nachricht das Kind und den Termin, für den ein Formular bestimmt ist. Der Familienkontakt sagt allein nicht, welcher Inhalt für welchen Besuch gedacht ist; Antworten und Bestätigungen sollen eindeutig dem betreffenden Patienten zugeordnet werden.
Den passenden Zugangsweg für die Aufnahme nutzen
In easymed versenden Sie den persönlichen Einladungslink per E-Mail oder WhatsApp; die vorgesehenen Angaben stehen danach in der Patientenakte bereit. Eine kurze Nachricht macht den Schritt klar: „Bitte ergänzen Sie vor Ihrem Termin Ihre Kontaktdaten und Versicherungsangaben über diesen Link.“ Für zusätzliche Fachfragen oder Unterlagen verweisen Sie auf den jeweiligen Weg.
Stellen Sie sicher, dass die Einladung den betreffenden Besuch nennt, die ausfüllende Person weiß, welche Angaben gebraucht werden, und sie bei einer Frage einen klaren Rückweg kennt. Wer Unterstützung benötigt, kann den Schritt gemeinsam mit dem Team erledigen oder eine offene Angabe im Gespräch klären. Bereits eingetragene Basisdaten sind in der Akte verfügbar und müssen für diesen Übergang nicht zusätzlich in eine persönliche Empfangsliste übertragen werden.
Bei ergänzenden fachlichen Unterlagen legen Sie im Praxisteam fest, ob sie über einen separaten Link, vor Ort oder im Gespräch bearbeitet werden. Patienten erhalten damit pro Inhalt eine klare Handlung, und das Team erkennt am Anlass, welche Antwort noch aussteht.
Die Auswahl mit drei Aufnahmefällen im Team vereinbaren
Fassen Sie die Auswahl in einer kurzen Zuordnung zusammen: Anlass, passendes Formular, Person für den nächsten Schritt und Ort der späteren Antwort. Für Ersttermin, Folgekontakt und Besuch mit Begleitung genügt diese Übersicht, damit der Empfang das passende Paket findet und eine Kollegin denselben Ablauf übernimmt.
Gehen Sie einen Fall aus Patientensicht durch. Beim Ersttermin ergänzt die Person Basisangaben über den Link und liest die Besuchsinformation. Beim Folgekontakt nennt sie die geänderte Angabe. Beim Termin mit Kind und Elternteil steht in der Nachricht, für welchen Besuch die Unterlagen gelten. Prüfen Sie anschließend, ob jede Frage einen konkreten Zweck hat und jede Antwort beim richtigen Patienten ankommt.
In einer persönlichen Vorführung von easymed sehen Sie, wie Selbstauskunft, Einwilligungen und Patientenakte im Aufnahmeweg zusammenspielen. Besprechen Sie, welche Stammdaten und Einwilligungsschritte Sie vorab nutzen und welche fachlichen Fragen Sie passend zu Ihrer Behandlung ergänzen möchten.
