Wer aus einer Gruppenpraxis in eine eigene Physiotherapiepraxis wechselt, muss Wochenplan, Patientenunterlagen und zugesagte Termine neu zusammenführen. easymed verbindet Kalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation; erfasste Leistungen führen im privaten Abrechnungsweg zur Rechnung. Für gesetzliche Heilmittelabrechnung gibt es ein separates Zusatzmodul. Für Simplimed, etermin und Billfox stehen passende Migrationsassistenten zur Verfügung, für andere Ausgangssysteme CSV- und API-Wege. Welche Unterlagen in der neuen Praxis weiterverarbeitet werden, welche Zeiten Sie anbieten und welche Aufgaben das Team übernimmt, legen Sie passend zu Ihrem Start fest.
Am übersichtlichsten wird der Wechsel, wenn Sie zuerst Ihre neue Woche beschreiben und danach den Umgang mit Altunterlagen und den technisch passenden Importweg klären.
Den neuen Wochenablauf festlegen
Notieren Sie für eine typische Woche Behandlungstage, Behandlungsarten, Räume und die Aufgaben, die bisher Empfang oder Verwaltung übernommen haben. So sehen Sie, was Sie selbst erledigen und wann Zeit für persönliche Rückfragen bleibt.
KI Generiert
Legen Sie darauf Ihren easymed-Kalender aus: Er bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, eine Planung nach Behandlern und bei Bedarf nach Räumen. Patientenakte und Behandlungsdokumentation sind mit Patient und Termin verbunden. Für mitarbeitende Personen können Sie die Zugriffsrechte auf ihre Aufgabenbereiche abstimmen.
Eine eigene Beispielwoche macht die Entscheidungen greifbar: Welche Terminarten bieten Sie an welchen Tagen an, welche Räume stehen bereit und wann bearbeiten Sie Rückfragen oder Rechnungen? Diese Angaben bilden den Rahmen für Kalender, Portal und Teamzugänge.
Patientenunterlagen vor dem Import abgrenzen
Klären Sie vor dem Import vier Punkte: ob zuvor gemeinsame oder getrennte Akten geführt wurden, wer die Altakten aufbewahrt, wer Anfragen dazu beantwortet und welche Daten für die fortgeführte Behandlung nötig sind.
- AktenstrukturGemeinsame oder getrennte Akten?
- AufbewahrungWer hält die Altakten?
- AnfragenWer beantwortet Rückfragen zu den Unterlagen?
- UmfangWelche Daten braucht die fortgeführte Behandlung?
Die Datenschutz-FAQ des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen gilt für den Gesundheitsbereich einschließlich Physiotherapiepraxen. Ihre Beispiele zu Gemeinschafts- und Praxisgemeinschaften beschreiben ärztliche Organisationsformen und zeigen, warum die tatsächliche Aktenstruktur und Zuständigkeit geklärt werden müssen. Aus der Bezeichnung „Gruppenpraxis“ allein lässt sich nicht ableiten, ob die frühere Dokumentation gemeinsam oder getrennt geführt wurde.
Nach Artikel 5 der DSGVO müssen Verarbeitungszwecke festgelegt sein und Daten auf das Erforderliche beschränkt bleiben; Artikel 9 stellt für Gesundheitsdaten zusätzliche Bedingungen auf. Klären Sie daher für den konkreten Übergang, welche Rechtsgrundlage für die Weiterverarbeitung in Ihrer neuen Praxis gilt und welche Unterlagen dafür benötigt werden.
§ 630f BGB verpflichtet Behandelnde grundsätzlich, Behandlungsakten zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, sofern keine andere Vorschrift eine längere Frist vorsieht. Die Pflicht, bisherige Behandlungsdokumentation aufzubewahren, und die Frage, welche Angaben für eine neue Behandlung in einen anderen Praxisbestand übernommen werden, sind getrennt zu klären. Erst wenn Umfang, Verantwortlichkeit und Rechtsgrundlage geklärt sind, legen Sie fest, welche Daten technisch übernommen werden.
Den passenden Importweg wählen
easymed bietet Migrationsassistenten für Simplimed, etermin und Billfox. Für andere Ausgangssysteme stehen CSV- und API-Importwege bereit. Besprechen Sie vorab, wie Behandler und Leistungen im neuen Team und Angebot zugeordnet werden sollen.
Der Import übernimmt nicht die Entscheidungen über die künftige Praxisorganisation: Prüfen Sie, welche freigegebenen Angaben Sie für bereits begonnene Behandlungen tatsächlich brauchen, und ordnen Sie sie der zuständigen Person und dem passenden Leistungsangebot zu. So bleibt die neue Patientenakte verständlich, ohne den vollständigen Altbestand pauschal in den neuen Arbeitsablauf zu übernehmen.
Zugesagte Termine in den neuen Wochenplan übernehmen
Stellen Sie zugesagte Termine den neuen Arbeitszeiten, Behandlern und verfügbaren Räumen gegenüber. Passt eine Zusage, übernehmen Sie den bestätigten Termin direkt. Ist eine Ressource belegt, bieten Sie eine konkrete Alternative an und ändern den Kalender erst nach der Rückmeldung.
Wenn die neue Woche feststeht, geben Sie die dazu passenden Zeiten für die Online-Buchung frei. Im easymed-Portal können Patienten angebotene Termine buchen, verschieben oder absagen; die Buchungen sind mit dem Praxiskalender verbunden. Ihre Öffnungszeiten, Terminarten und Zuständigkeiten bestimmen also, welche Slots im Portal erscheinen.
Dokumentation, Teamzugänge und Abrechnung einrichten
Führen Sie eine typische Behandlung durch den neuen Ablauf: Termin öffnen, Behandlungsdokumentation beim passenden Patientenkontakt erfassen und den vorgesehenen Rechnungsweg wählen. Die Dokumentation in easymed gehört zum Termin und zur Patientenakte; private Rechnungen nutzen die erfassten Leistungen.
In Physiotherapiepraxen mit gesetzlicher Heilmittelabrechnung ist der Abrechnungsweg davon zu unterscheiden. Das dafür angebotene easymed-Zusatzmodul umfasst Verordnung, Zuzahlung, Kassenrechnung und Abrechnungsdateien für DMRZ, Optica, azh oder RZH. Planen Sie die für Ihre Praxis passende Abrechnungsart gleich mit ein, damit der Beispieltermin den tatsächlichen Ablauf abbildet.
Richten Sie für jede mitarbeitende Person einen eigenen Zugang und passende Rechte ein. Prüfen Sie an einem Beispiel, ob die Kollegin die Angaben sieht, die sie für Behandlung, Empfang oder Abrechnung benötigt. In easymed lassen sich Mitarbeiterrechte für sichtbare und bearbeitbare Bereiche festlegen.
Bei gemeinsamer Raumnutzung Raum und Fachkraft planen
Für jeden Termin müssen Behandler, Raum und erforderliche Ausstattung zur selben Zeit verfügbar sein. Tragen Sie die Raumzeiten deshalb mit gemeinsam genutzten Geräten in Ihren neuen Wochenplan ein.
Die Kalenderansicht nach Behandlern und Räumen hilft, die passenden Zeitfenster zuzuordnen. Bei einer geteilten Nutzung halten Sie außerdem fest, wer den Raum vorbereitet und welche Ausstattung anschließend für den nächsten Termin bereitstehen muss.
Den Start mit einem Beispieltermin prüfen
Gehen Sie vor dem ersten Behandlungstag einen Beispieltermin von Anfang bis Ende durch: Passt die zugesagte Zeit zu Behandler und Raum? Finden Sie die freigegebenen Patientendaten? Lässt sich die Dokumentation beim Termin ergänzen und der richtige private oder gesetzliche Rechnungsweg auswählen?
Nutzen Sie für eine Softwarevorführung Beispielwerte und keine echten Patientenangaben. So können Sie den Arbeitsweg mit Ihrem geplanten Angebot durchspielen und sehen, ob Wochenplan, Terminportal, Zugänge und Abrechnung zusammenpassen.
Ein klarer Start besteht aus einer passenden Kalenderwoche, geklärten Zuständigkeiten für die bisherigen Unterlagen und einem Importweg, der zu Ihrem Ausgangssystem passt. easymed verbindet danach Kalender, Akte, Dokumentation und den gewählten Abrechnungsweg im Praxisalltag.
