Ergotherapie-Hausbesuche organisieren Sie am einfachsten als durchgehenden Ablauf: Verordnungsort prüfen, Besuch und Fahrtzeit planen, passendes Material und Zugang vorbereiten und den tatsächlichen Kontakt anschließend dokumentieren. easymed verbindet den Termin im gemeinsamen Kalender mit der Patientenakte. Die Fachkraft kann diese Akte im Browser auf einem Tablet öffnen und den Verlauf beim Patienten fortführen.
Für Ihr Team bleiben dabei konkrete Aufgaben sichtbar: Weg- und Behandlungszeit schätzen, das zur Therapie passende Material auswählen und Änderungen an Zugang oder Folgetermin weitergeben. Patienten-Uploads können Vorbefunde bereits in die Akte bringen. So planen Empfang und behandelnde Person mit derselben Termin- und Informationsgrundlage.
Hausbesuch und Kalender gemeinsam vorbereiten
Bei einer GKV-Verordnung beginnt die Organisation mit dem vorgesehenen Ort der Behandlung. Auf Muster 13 wird ein Hausbesuch angekreuzt. Nach § 11 der Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses ist er vorgesehen, wenn die versicherte Person die Praxis aus medizinischen Gründen nicht aufsuchen kann oder der Besuch medizinisch notwendig ist. Ein Aufenthalt in einer Einrichtung allein reicht dafür nicht. Die KBV erläutert das Feld „Hausbesuch“ auf Formular 13.
Für die Vorbereitung kennzeichnen Sie in easymed die Verordnung als Hausbesuch und planen den Termin im gemeinsamen Kalender. Tages- und Wochenansicht, Behandlerfarben, Serientermine und Pufferzeiten helfen, Hausbesuch und Weg zum nächsten Kontakt in einem realistischen Zeitrahmen zu verbinden. Die Fahrzeit ermitteln Sie anhand der tatsächlichen Strecke und planen sie als Puffer ein. Heilmittelkatalog Ergotherapie und zugehörige GKV-Abrechnung sind bei easymed noch in Vorbereitung; Kalender und Hausbesuch-Kennzeichen können Sie bereits für die Terminplanung nutzen.
Planen Sie Vorbereitung, Behandlung und Weg zum nächsten Kontakt als einen Tagesabschnitt. Muss sich die Besuchszeit ändern, bearbeiten Sie den Termin per Drag & Drop und stimmen die neue Zeit ab. Betrachten Sie dabei den anschließenden Kontakt mit seinem Weg; so lässt sich die Änderung direkt in den vorhandenen Tagesabschnitt einordnen.
Den Zugang in einer Einrichtung verständlich festhalten
Für den ersten Besuch klären Sie den tatsächlichen Eingang, einen nötigen Meldepunkt, den Wohnbereich und eine erreichbare Kontaktperson. Diese Angaben machen aus der Adresse einen nutzbaren Ankunftsweg. Halten Sie nur die Informationen fest, die die behandelnde Person für diesen Besuch braucht, und ordnen Sie eine Änderung dem kommenden Termin zu.
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Ändert sich etwa der Treffpunkt oder ist ein anderer Eingang vereinbart, geben Sie die konkrete Aktualisierung an die zuständige Fachkraft weiter. Bei Kindern und Jugendlichen gibt es daneben eine gesonderte Regelung: Unter den Voraussetzungen aus § 11 Absatz 2 der Heilmittel-Richtlinie ist Behandlung in einer ganztägig besuchten Fördereinrichtung auch ohne Hausbesuchsverordnung möglich. In easymed bleibt die Besuchsinformation in der Patientenakte verfügbar; mit Tablet und Internetverbindung kann die Fachkraft sie im Browser neben dem bisherigen Verlauf öffnen. Der vereinbarte Kontaktweg mit der Einrichtung klärt die tatsächliche Ankunft.
Material passend zur Therapie vorbereiten
Welche Arbeitsmittel mitkommen, richtet sich nach der individuellen Therapie und dem vereinbarten Ziel. Die Anlage 5 zum Ergotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands hält fest, dass im Hausbesuch geeignetes und notwendiges Material entsprechend der Therapieinhalte und -ziele mitzuführen ist. Für die Vorbereitung heißt das: Welche konkrete Tätigkeit steht beim Besuch an, welches Material brauchen Sie dafür und was ist am Zielort bereits vorhanden?
Bei zwei aufeinanderfolgenden Besuchen planen Sie die Tasche für beide Kontakte. Prüfen Sie vor dem ersten Termin, ob ein Arbeitsmittel für den zweiten in der vorgesehenen Form bereitstehen muss oder danach wieder in der Praxis gebraucht wird. Eine knappe Vorbereitung je Besuch verhindert, dass die Auswahl nur aus der vorherigen Tasche übernommen wird.
Unterlagen direkt in der gemeinsamen Akte nutzen
Vorbefunde, Berichte und andere relevante Dokumente gehören zur betreffenden Patientenakte. Patienten können Unterlagen über den Upload selbst bereitstellen; sie sind anschließend in der Akte verfügbar. Prüfen Sie vor dem Besuch, ob die angekündigte Datei bereits vorliegt. Eine verständliche Bezeichnung mit Dokumentart und Datum erleichtert die Auswahl am Termin.
Auch Papierunterlagen, die beim Hausbesuch übergeben werden, können Sie im Zusammenhang ablegen. Benennen Sie Dokumentart, Herkunft und Datum; das unterstützt das Wiederfinden. Bei einer mehrseitigen Unterlage erhalten Sie die Seitenfolge.
Ein Beispiel umfasst drei Seiten, von denen die dritte zu einem anderen Zeitpunkt erstellt wurde. Benennen Sie den jeweiligen Zeitbezug. Die Fachkraft beurteilt den Inhalt; die geordnete Ablage bewahrt Herkunft und Zusammenhang, sodass ältere Grundlagen und aktuelle Ergänzungen beim Lesen verständlich bleiben.
Nach dem Besuch direkt dokumentieren
Halten Sie in der Patientenakte die wesentliche Beobachtung, die tatsächlich erbrachte Leistung und die nächste vereinbarte Handlung fest. Ein knapper Eintrag verbindet den Anlass mit dem Ergebnis: Was wurde beim Kontakt besprochen oder durchgeführt, welche Information ist neu und wer übernimmt den nächsten Schritt? Die nächste Kollegin kann an diesen Stand anknüpfen, ohne den gesamten Besuch erneut rekonstruieren zu müssen.
Bei GKV-Ergotherapie gehört zusätzlich die Verordnungsrückseite zum Ablauf. Der aktuelle Fragen-Antworten-Katalog des GKV-Spitzenverbands verlangt, die abgegebene Leistung und den Hausbesuch am Tag der Leistung verständlich und mit Datum einzutragen. Die versicherte Person bestätigt die erbrachte Leistung unmittelbar danach mit ihrer Unterschrift; eine Unterschrift im Voraus oder eine Globalunterschrift ist unzulässig. Patientenakte und Verordnungsrückseite halten damit jeweils ihren Teil des dokumentierten Kontakts fest.
Nachgereichte Unterlagen vor dem nächsten Besuch nutzen
Im Beispiel wird beim Hausbesuch eine ergänzende Unterlage angekündigt. Zwei Tage später lädt die Person das Dokument hoch; es steht unmittelbar in ihrer Akte. Die Fachkraft liest es vor dem nächsten Kontakt und verwendet die relevante Information für die Vorbereitung.
Ordnen Sie die Datei dem bestehenden Behandlungszusammenhang zu und benennen Sie sie so, dass Inhalt und Datum erkennbar sind. So lässt sich vor dem nächsten Kontakt unterscheiden, ob eine Unterlage schon vorliegt oder noch erwartet wird. Der nächste Schritt bleibt konkret: vor dem Termin lesen und die daraus folgende Frage oder Aufgabe in der Patientenakte festhalten.
Gemeinsame Informationen bei Vertretung weiterverwenden
Übernimmt eine Kollegin den nächsten Hausbesuch, kann sie im gemeinsamen Kalender die vereinbarte Zeit und in der Patientenakte den letzten Verlauf sowie die Besuchsinformation nachlesen. Übergeben Sie ausdrücklich, was sich seit der Vorbereitung geändert hat und welcher organisatorische Schritt noch offen ist. So hat die Vertretung den aktuellen Stand und kann bei einer persönlichen Rückfrage gezielt anknüpfen.
Die fachliche Gestaltung des Kontakts bleibt bei der behandelnden Person. Der Empfang kann aus der Dokumentation den vereinbarten Termin oder eine Rückmeldung zur Einrichtung weiterführen. Die Praxissoftware für Ergotherapie zeigt, wie easymed Kalender, Patientenakte und Dokumentation für diesen Ablauf verbindet. Sehen Sie sich den Weg an einem üblichen Hausbesuch an: Termin planen, Akte öffnen und den nächsten Kontakt im Team abstimmen.
