Hausbesuche vorzubereiten heißt, Informationsstand, Tour, Material und Dokumentation miteinander zu verbinden. Eine kurze Informations- und Packcheckliste hilft vor der Abfahrt dabei, Adresse und Zugang, die Reihenfolge der Besuche und die benötigte Ausstattung auf einen Blick zu prüfen.
easymed verbindet dafür Teamkalender und Patientenakte: Besuchstermine planen Sie mit Pufferzeit, Hinweise und Unterlagen bleiben beim Patienten. Die Akte lässt sich unterwegs im Browser auf Smartphone oder Tablet öffnen; Befund und Verlauf erfassen Sie am zugehörigen Termin. So kann Ihr Team vor der Fahrt denselben Stand abrufen, während Routenfolge, Materialauswahl und Behandlung bei Ihnen bleiben.
Beim Erstkontakt die organisatorischen Angaben klären
Erfassen Sie beim Erstkontakt die vollständige Anschrift und die Hinweise, die beim Ankommen wirklich helfen: Gebäudeteil, Etage, Eingang, Klingelname oder eine vereinbarte Kontaktperson. Fragen Sie, ob jemand organisatorische Terminfragen übernimmt und welcher Kontaktweg dafür passt. Halten Sie die Information am Patienten bereit, damit die behandelnde Person vor der Tour nicht zwischen Nachrichten suchen muss.
Bei einer GKV-Heilmittelverordnung prüfen Sie früh, ob auf dem Vordruck „Hausbesuch: ja oder nein“ angegeben ist. Die Heilmittel-Richtlinie des G-BA erlaubt die Verordnung eines Hausbesuchs nur, wenn die Patientin oder der Patient die Praxis aus medizinischen Gründen nicht aufsuchen kann oder ein Hausbesuch medizinisch zwingend notwendig ist. Eine Behandlung in einer Einrichtung allein reicht dafür nicht; für bestimmte Kinder und Jugendliche in ganztägigen Tageseinrichtungen enthält die Richtlinie eine eigene Ausnahme. Klären Sie daher den tatsächlichen Behandlungsort und die Verordnungsangabe, bevor Sie den Termin in die Tour einordnen (Heilmittel-Richtlinie, §§ 11 und 13).
Einen Termin im Zusammenhang der Tour planen
Prüfen Sie neue Besuche zusammen mit den bereits vereinbarten Arbeitsorten und den Fahrtabschnitten dazwischen. Ein freies Zeitfenster ist erst dann nutzbar, wenn auch Anfahrt, Ankommen und der Weg zum nächsten Termin hinein passen. Beachten Sie die vereinbarte Besuchszeit und bekannte zeitliche Einschränkungen der besuchten Person oder Einrichtung.
Legen Sie im Kalender neben der Behandlung auch passende Puffer fest. Der easymed-Teamkalender zeigt Termine der Behandelnden gemeinsam und unterstützt Pufferzeiten; die Fahrtabschnitte ordnen Sie Ihrer Tagesplanung zu. Wenn sich ein Besuchsort oder eine Uhrzeit ändert, prüfen Sie die anschließenden Termine in derselben Reihenfolge neu und stimmen Sie die geänderte Vereinbarung mit der betroffenen Person ab.
Eine kurze Informationscheckliste verwenden
Ihre Kurzcheckliste vor der Abfahrt hält Anschrift, Eingang, Etage, Klingelhinweis, Besuchszeit, Ansprechperson, benötigte Unterlagen und Material zusammen.
- Vollständige Anschrift, Eingang und Zugangshinweise sind klar beschrieben.
- Besuchszeit, Behandlungsort und Kontaktperson stimmen mit der Vereinbarung überein.
- Bei GKV-Heilmittelverordnungen ist das Feld „Hausbesuch“ geprüft.
- Fahrtabschnitte und Puffer passen zur Reihenfolge der Termine.
- Erforderliche Unterlagen und offene organisatorische Rückfragen sind zugeordnet.
- Material für die geplante Behandlung ist ausgewählt und einsatzbereit.
- Der Dokumentationsweg und ein Zeitfenster danach sind eingeplant.
Gehen Sie die Liste nach der fachlichen Vorbereitung vor der Abfahrt durch. Notieren Sie offene organisatorische Aufgaben mit einer zuständigen Person und einem nächsten Schritt. Ergänzen Sie die Checkliste nur um Punkte, die Ihrem Team tatsächlich regelmäßig helfen, damit sie im Alltag schnell zu verwenden bleibt.
Material nach Bedarf statt nach Gewohnheit packen
Ordnen Sie Ihre Packliste dem konkreten Arbeitsumfang zu. Unterscheiden Sie Grundausstattung von Materialien, die nur für einzelne Termine benötigt werden. So vermeiden Sie, bei jeder Tour denselben unübersichtlichen Bestand neu zu durchsuchen.
Legen Sie fest, wann Verbrauchsmaterial nachgefüllt und wiederverwendbare Ausstattung vorbereitet wird. Eine Packliste ist nur hilfreich, wenn der vorgesehene Zustand beim Packen tatsächlich erreicht werden kann. Fehlende Materialien sollten rechtzeitig als Aufgabe sichtbar werden. Prüfen Sie die Packliste auch aus Sicht einer Vertretung: Sind Materialien verständlich bezeichnet und an den vorgesehenen Plätzen auffindbar, oder braucht es dafür bislang persönliche Erfahrung?
Für GKV-Physiotherapie und Ergotherapie ist die Auswahl auch in den Vertragsanlagen konkret gefasst: Beim Hausbesuch wird die geeignete und notwendige Ausstattung entsprechend den individuellen Therapieinhalten und -zielen mitgeführt (Anlage 5 Physiotherapie, Anlage 5 Ergotherapie). Leiten Sie Ihre Termin-Auswahl deshalb aus der geplanten Behandlung ab: Was gehört immer in die Tasche, was wird nur für diesen Besuch gebraucht, und was muss vorher aufgefüllt oder vorbereitet werden?
Im easymed-Browserzugriff öffnen Sie mit Internetverbindung den gemeinsamen Kalender und die zugehörige Patientenakte auf Smartphone oder Tablet. Befund und Verlauf gehören zur Dokumentation am jeweiligen Termin. Wenn Sie dort direkt nach der Behandlung dokumentieren, entfällt das spätere Übertragen einer separaten Besuchsnotiz. Nutzen Sie eine Bildschirmsperre und schützen Sie die Anzeige vor fremden Blicken. Für gespeicherte Zugangshinweise genügt, was die behandelnde Person für diesen Besuch braucht; die DSGVO nennt Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit als Grundsätze (Art. 5 und 32 DSGVO).
Änderungen vor der Abfahrt gemeinsam prüfen
Schauen Sie vor der Tour auf Änderungen bei Termin, Unterlage, Zugang oder Kontakt. Wenn jemand eine neue Information erhält, sollte sie am vereinbarten Ablageort bei der Patientenakte stehen und für die behandelnde Person auffindbar sein. Aktualisieren Sie den passenden Eintrag direkt, statt denselben Hinweis in mehreren privaten Nachrichten zu verteilen.
Eine neue Zugangsinformation wird in der Patientenakte gepflegt, der aktuelle Patientenstand wird vor der Abfahrt geöffnet. Im easymed-Teamkalender sehen Sie die Besuchstermine gemeinsam mit den weiteren Vereinbarungen. Ändert sich die Uhrzeit oder Reihenfolge, ordnen Sie die Fahrtabschnitte und Puffer neu ein.
Die Tour mit einer Nachbearbeitung abschließen
Behandlungsbefund und Verlauf sollten zeitnah festgehalten werden: § 630f BGB verlangt, die Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung zu führen (§ 630f BGB). Planen Sie deshalb nach jedem Besuch einen kurzen Dokumentationsschritt ein, statt die Behandlungserinnerungen bis zum Ende der gesamten Tour aufzuschieben. Im easymed-Kalender können Sie diese Arbeitszeit mit dem Terminablauf abstimmen; die Dokumentation bleibt beim Patienten und ist dem jeweiligen Termin zugeordnet.
Trennen Sie die Behandlungsdokumentation von offenen organisatorischen Aufgaben. Ordnen Sie neu erhaltene Unterlagen zu und halten Sie Rückfragen mit nächstem Schritt und zuständiger Person fest. Nach einigen Touren können Sie die Checkliste anhand tatsächlicher Fragen anpassen: Welcher Zugangshinweis fehlte wiederholt? Welches Material wurde gebraucht oder blieb regelmäßig in der Tasche? So bleibt die Routine kurz und bildet Ihren Arbeitsweg vom Erstkontakt bis zur Nachbereitung ab.
