Ein Geburtsvorbereitungs- oder Rückbildungskurs läuft im Praxisalltag neben individuellen Kontakten, Rückfragen und Dokumentationszeit. Damit beides in eine Woche passt, brauchen Sie einen gemeinsamen Blick auf Zeiten, Behandlerinnen und Räume sowie einen eigenen Stand für Anmeldung und Teilnehmende. Der Kalender beantwortet, wann eine Kurseinheit stattfindet. Er sagt für sich allein noch nicht, wer für die ganze Reihe angemeldet ist oder bei welchem Termin jemand fehlt.
Der easymed-Kalender zeigt laut öffentlicher Funktionsübersicht Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine, Puffer sowie Behandler- und Raumansichten. Das kann wiederkehrende Einzeltermine und Kursblöcke in einer Teamwoche sichtbar machen. Die Produktseite nennt Hebammen nicht unter den aufgeführten Fachrichtungen und beschreibt keine Kursanmeldung oder Teilnehmendenverwaltung. Klären Sie daher vor einer Softwareentscheidung, ob die Praxisform unterstützt wird und wie Kursplätze tatsächlich geführt werden.
Einzeltermine und Kursblöcke in einer Beispielwoche erfassen
Als Planungsbeispiel bietet eine freiberufliche Hebamme einen sechswöchigen Geburtsvorbereitungskurs an, der dienstags um 18 Uhr stattfindet. Am Dienstagvormittag liegen einzelne Kontakte. Von 17.15 bis 18 Uhr ist der Gruppenraum für Aufbau und Rückfragen reserviert, von 18 bis 19.30 Uhr für die Kurseinheit und anschließend ein kurzer Block zum Zurückstellen des Raums und für den Abschluss der Anwesenheitsliste. Die Zeiten zeigen nur einen möglichen Wochenablauf; die Hebamme legt Dauer und Inhalte passend zum eigenen Angebot fest.
Die Zeitfenster stehen getrennt im Kalender. Die Anmeldung zur Kursreihe bleibt in der Teilnehmendenübersicht.
Die Reihe läuft an jedem Dienstag zur gleichen Zeit weiter. Mittwoch und Donnerstag bleiben im Beispiel für Einzeltermine und Hausbesuche vorgesehen. Ein freier Kalenderblock am Donnerstag kann für Rückrufe, Dokumentation oder die Vorbereitung der nächsten Einheit reserviert werden. So konkurriert die Kursvorbereitung nicht mit einem Termin, der bereits einer Versicherten zugesagt wurde.
Tragen Sie jede Einheit der Reihe mit ihrer tatsächlichen Dauer und dem benötigten Raum ein. Ein Kalendereintrag „Kurs“ für die gesamte Laufzeit reicht nicht, wenn einzelne Termine verschoben, abgesagt oder in einem anderen Raum durchgeführt werden können. Die Serie sollte pro Datum sichtbar bleiben, damit der Plan einerseits den festen Rhythmus zeigt und andererseits eine konkrete Änderung nur die betroffene Einheit erfasst.
Kursserie, Platzkapazität und Raumbelegung getrennt festlegen
Legen Sie vor der Anmeldung fest, welcher Raum für die ganze Reihe vorgesehen ist, wie viele Plätze zu diesem Raum passen und wann die Hebamme den Raum auf- und wieder vorbereitet. Ein Raum kann am Vormittag für Einzelversorgung genutzt werden und abends als Kursraum dienen. Prüfen Sie deshalb neben der Startzeit auch die Übergänge: Muss Material hergerichtet, ein Tisch umgestellt oder der Raum nach dem Kurs wieder für den nächsten Arbeitstag vorbereitet werden?
Für GKV-Gruppen ist die aktuelle Leistungsbeschreibung wichtig: Der Hebammenhilfevertrag nennt Geburtsvorbereitung in der Gruppe mit bis zu zehn Teilnehmerinnen und Rückbildung in der Gruppe ebenfalls mit bis zu zehn Teilnehmerinnen. Für beide Gruppenformate sieht er modulare Einheiten vor, die aufeinander aufbauen. Diese Angaben beschreiben die GKV-Gruppenversorgung und sind kein allgemeiner Platzrahmen für jeden privaten Kurs. Maßgeblich ist die durch die Vertragspartner geänderte Vertragsfassung vom 16.03.2026, gültig ab 01.04.2026; die aktuelle Vertragsfassung mit Anlagen (PDF) und die GKV-Vertragsseite dokumentieren diesen Stand.
Kursplätze und Raumkapazität sind zwei verschiedene Prüfungen. Im Beispiel ist ein Raum für zehn Teilnehmerinnen vorgesehen; ein anderer Kursraum kann weniger oder mehr Plätze zulassen. Die Kursleitung legt einen passenden Rahmen nach Angebot, Raum und geltenden Vorgaben fest und veröffentlicht genau diesen Rahmen in der Einladung. Wer eine Software testet, prüft, ob sie den tatsächlich vorgesehenen Platzrahmen für eine Gruppe abbildet, statt eine maximale Raumbelegung automatisch als bestätigte Anmeldung zu behandeln.
Einzelbuchungen und Kursanmeldungen als unterschiedliche Vorgänge führen
Eine Einzelbuchung gehört zu einer Person, einem konkreten Termin und dem vereinbarten Kontakt. Eine Kursanmeldung bezieht sich dagegen auf eine Kursrunde und kann für eine ganze Reihe oder für einzelne Termine gelten. Schreiben Sie in die Einladung, auf welchen Weg die Anmeldung lautet, welche Termine dazugehören und wer Fragen zum Kursstand beantwortet.
Der Kalender beantwortet die Frage: Wann findet eine Einheit in welchem Raum statt? Die Teilnehmendenliste beantwortet: Wer ist für welche Kursrunde bestätigt, offen oder auf der Warteliste? Ein Raumblock kann vollständig geplant sein, während die Liste noch freie Plätze zeigt. Umgekehrt kann die Runde ausgebucht sein, obwohl im Kalender noch eine Einheit fehlt. Halten Sie diese Stände deshalb getrennt und gleichen Sie sie vor Kursbeginn ab.
Bei aufeinander aufbauenden Kurseinheiten sollte die Einladung erklären, ob ein Platz für die komplette Reihe gilt und ob ein Einstieg in die laufende Reihe möglich ist. Bei einzelnen, voneinander unabhängigen Terminen kann ein anderer Buchungsweg passen. Diese Entscheidung gehört in die Kursbeschreibung und in die Teilnehmerübersicht. Eine wiederkehrende Kalenderbuchung erzeugt nicht automatisch einen bestätigten Platz oder eine Liste der angemeldeten Personen.
Absagen, Nachrücken und Änderungen an der Kursserie regeln
Vereinbaren Sie vor dem Start, was bei drei verschiedenen Änderungen geschieht: Eine Teilnehmerin versäumt eine Einheit, eine Person steigt aus der gesamten Reihe aus oder die Kursleitung muss einen Termin verschieben. Jede Änderung hat einen anderen Bezug. Bei einer einzelnen Fehlzeit betrifft der neue Stand diesen Termin. Bei einem Ausstieg wird die Anmeldung für die verbleibenden Einheiten bearbeitet. Fällt die Kurseinheit selbst aus, ändern sich der Kalender, die Raumbelegung und die Information an die ganze Gruppe.
Trennen Sie deshalb diese drei Vorgänge: Wenn eine Person nur einen Termin versäumt, aktualisieren Sie diesen Termin in der Anwesenheitsliste und lassen die Serienzusage nach der vorher mitgeteilten Regel bestehen. Bei einem Ausstieg aus der ganzen Runde lösen Sie die Anmeldung für die übrigen Einheiten und bieten einen frei werdenden Platz nach der vorher mitgeteilten Regel weiter an. Fällt die Einheit selbst aus, ändern Sie Raum und Kalender und informieren alle Teilnehmenden über Ersatz oder Ausfall.
Eine Teilnehmerin versäumt einen Termin
Anwesenheitsliste für dieses Datum aktualisieren. Die Serienzusage folgt der vorher mitgeteilten Regel.
Eine Person steigt aus der Reihe aus
Anmeldung für verbleibende Einheiten ändern. Den frei werdenden Platz nach der vereinbarten Regel anbieten.
Die Kursleitung verschiebt eine Einheit
Raum und Kalender aktualisieren und alle Teilnehmenden über Ersatz oder Ausfall informieren.
Führen Sie für jede Runde eine zuständige Person und einen Kontaktweg, über den Änderungen sicher an die Gruppe gelangen. Wer nachrückt, braucht eine klare Information dazu, ob die verbleibenden Einheiten zum Kursformat passen und wann die Anmeldung bestätigt ist. So bleibt die Warteliste ein eigener Stand; eine bloße Anfrage wird erst nach Annahme eines konkreten Angebots zum freien Platz.
GKV-Gruppenkurs und private Zusatzleistung im Ablauf auseinanderhalten
Die vorstehenden GKV-Angaben beziehen sich auf die durch die Vertragspartner geänderte Fassung vom 16.03.2026, gültig ab 01.04.2026. Die gemeinsamen FAQ und Umsetzungshinweise der Vertragspartner sind auf der Vertragsseite mit Stand 16.06.2026 verlinkt; das PDF selbst trägt auf der ersten Seite den Stand 03.06.2026. Hier geht es nur um Planungsfolgen für Kursablauf und Bestätigung, nicht um eine Anleitung zur vollständigen GKV-Abrechnung.
Die im Vertrag genannten Teilnehmergrenzen und modularen Einheiten gelten für den GKV-Kursweg; sie bilden keinen allgemeinen Platzrahmen für jeden privaten Kurs. Planen Sie die Anmelderegel daher für das konkrete Angebot und führen Sie eine private Zusatzleistung nicht als GKV-Kursplatz.
Beide Gruppenformate sind modular angelegt und bauen aufeinander auf.
Platzrahmen der genannten VertragsleistungAls eigener Vorgang klar vom GKV-Kurs getrennt festhalten.
Keine Voraussetzung für vertragliche HebammenhilfePrivate Wahlleistungen sind nach den gemeinsamen FAQ weiterhin möglich, wenn sie vor der Leistungserbringung schriftlich vereinbart werden. Die FAQ nennt beispielsweise eine Leistung für eine Begleitperson im Geburtsvorbereitungskurs. Halten Sie eine solche Vereinbarung getrennt vom GKV-Kurs fest und benennen Sie sie vor dem Termin klar. Die Teilnahme an der vertraglichen Hebammenhilfe darf nicht davon abhängig gemacht werden, dass eine private Wahlleistung vereinbart wird; das stellt der Vertrag selbst klar.
Teilnahmebestätigung und Kursabschluss an den tatsächlichen Kursweg anpassen
Der Kalender hält die geplante Kurseinheit fest; der Nachweis einer tatsächlich erbrachten Leistung folgt dem Hebammenhilfevertrag. In § 12 der Anlage 1.1 sind die vorgesehenen Versichertenbestätigungen geregelt. Für eine erbrachte Leistung werden Datum, Anfangs- und Endzeit sowie die Gebührenposition eingetragen und grundsätzlich zeitnah von der Versicherten unterschrieben. Die Regeln unterscheiden sich je nach Leistungsformat.
Für ausschließlich per Video erbrachte Geburtsvorbereitungs- und Rückbildungskurse reicht laut FAQ die einmalige Signatur einer Versichertenbestätigung nach Abschluss der letzten Kurseinheit. Die Bestätigung kann als PDF geführt und eigenhändig elektronisch unterschrieben werden. Beziehen Sie diese Ausnahme nur auf den dort genannten ausschließlich digitalen Kursweg; übertragen Sie sie nicht pauschal auf Präsenz- oder gemischte Formate. Der aktuelle Vertrag und die verlinkten Umsetzungshinweise nennen die Einzelheiten.
Für die Kursorganisation ist daraus ein einfacher Kontrollpunkt ableitbar: Markieren Sie die letzte Einheit der Reihe und halten Sie fest, welche Bestätigung für das tatsächliche Format noch einzuholen ist. Bei einem verschobenen Termin wird der Abschluss erst nach dem tatsächlich durchgeführten letzten Termin geprüft. Die Liste dient dabei dem Ablauf; sie ersetzt weder die vorgeschriebene Versichertenbestätigung noch die Dokumentation der einzelnen Leistung.
Software mit einem Einzeltermin und einer kompletten Kursrunde testen
Ein aussagekräftiger Softwaretest besteht aus einer Beispielwoche und einer ganzen Kursrunde. Beginnen Sie mit einem einzelnen Kontakt: Lassen sich Behandlerin, Zeit, Dauer und der tatsächlich benötigte Raum gemeinsam sehen? Ergänzen Sie anschließend den wiederkehrenden Kursblock und prüfen Sie, ob jeder Termin einzeln verschiebbar bleibt, ohne die übrige Reihe zu überschreiben.
Danach testen Sie den Anmeldeweg: Kann eine Teilnehmerin die ganze Reihe buchen, oder nur einzelne Termine? Gibt es einen Platzrahmen je Kursrunde und eine getrennte Warteliste? Was geschieht bei einer Absage, einer Fehlzeit oder einem Ausfall durch die Kursleitung? Kann das Team erkennen, wer die Änderung an Teilnehmende und Raum weitergibt? Lassen sich Anwesenheit und die für das jeweilige Format erforderliche Versichertenbestätigung als eigene Arbeitsschritte führen?
easymed dokumentiert öffentlich einen allgemeinen Teamkalender mit Serienterminen, Puffern und Behandler- beziehungsweise Raumansichten sowie eine Onlinebuchung für Praxisbehandlungstermine. Die Fachrichtungsliste nennt Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Osteopathie, Chiropraktik, Heilpraktik und Naturheilkunde; Hebammen sind dort nicht aufgeführt. Eine Hebammen-Kursanmeldung, Teilnehmerverwaltung oder GKV-Abrechnung für Hebammen ist öffentlich ebenfalls nicht beschrieben. Wenn easymed für Ihre Praxisform in Betracht kommt, prüfen Sie mit einer Beispielwoche, welche Kalenderfunktionen für Ihre Hebammenarbeit verfügbar sind, und lassen Sie Kursplätze sowie Teilnehmendenstatus gesondert vorführen.
Ein Wochenplan wird verlässlich, wenn Kurszeiten und Einzelversorgung im selben Zeitraster sichtbar sind, während Anmeldung, Teilnahme und Leistungsbestätigung ihrem jeweiligen Vorgang folgen. Mit einer echten Einzelbuchung, einem vollständigen Kursdurchlauf und einer konkreten Änderung sehen Sie, ob Anbieter und Team alle benötigten Schritte abbilden.
