Welche Praxissoftware passt zu Ihrem Betriebsprofil? Prüfen Sie die Abläufe, die Sie heute tatsächlich bearbeiten: Terminarten, Mitarbeitende, Räume, Angebote, Abrechnungswege und Datenzugriffe. easymed verbindet Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung in einer Praxisverwaltung. Im Team helfen Behandler- oder Raumspalten und Rechte je Mitarbeitendem, die gemeinsame Organisation am tatsächlichen Arbeitsweg auszurichten. Entscheidend ist, welche Vorgänge Ihre Praxis regelmäßig braucht und welchen nächsten Ausbau Sie bereits konkret planen.
Den Betrieb mit seinen Aufgaben beschreiben
Beschreiben Sie eine typische Arbeitswoche. So wird aus „Wir brauchen eine gute Praxissoftware“ eine überprüfbare Auswahlgrundlage:
- Angebote und Abrechnung: Welche Fachrichtungen, Einzel- oder Gruppenangebote und Kostenträger kommen vor? Welche Unterlagen und Abrechnungswege gehören zu den tatsächlichen Fällen?
- Termine und Ressourcen: Welche Personen, Räume oder Geräte braucht ein Termin? Werden Einzeltermine, Serien oder parallele Angebote geplant?
- Rollen und Handgriffe: Wer nimmt Anfragen an, behandelt, dokumentiert und rechnet ab? Welche Bereiche muss jede Rolle dafür sehen oder bearbeiten?
- Heute und nächster Schritt: Welche Anforderungen gehören zum laufenden Betrieb? Welche zusätzliche Person, Rolle, Ressource oder welcher Standort ist bereits konkret geplant?
Die KBV beschreibt für Praxisverwaltungssysteme von Arzt- und Psychotherapiepraxen, dass der Funktionsbedarf unter anderem mit Praxisgröße, Fachrichtung und Ausstattung variiert. Für Ihre Therapiepraxis ist das ein hilfreicher Ausgangspunkt: Prüfen Sie Funktionen an Ihren Angeboten und der Ausstattung, statt die Auswahl an einer abstrakten Teamgröße festzumachen.
Bei Gruppenangeboten prüfen Sie an einem konkreten Fall, was bei der Absage einer Person mit den übrigen Teilnehmenden geschieht. Wenn eine spezialisierte Anwendung beteiligt ist, notieren Sie, welche Information weitergegeben werden muss und ob dafür eine Schnittstelle oder ein klarer Übergabeschritt nötig ist.
In der Einzelpraxis die täglichen Handgriffe verbinden
Wenn Sie allein arbeiten, wechseln Sie zwischen Terminaufnahme, Behandlung, Dokumentation und Rechnung. In easymed finden Sie die Patienteninformationen, den zugehörigen Termin und die Dokumentation in derselben Praxisverwaltung. Sie führen den nächsten Handgriff direkt im passenden Zusammenhang aus, statt Informationen zwischen mehreren Ablagen zu übertragen.
Eine Terminverschiebung wird im gemeinsamen Kalender gepflegt; eine offene Rechnungsfrage bleibt mit ihrem konkreten Anlass nachvollziehbar. Eine kurze Notiz in der Patientenakte erleichtert den Wiedereinstieg nach der Behandlung.
Im Team Rollen und Ressourcen verbinden
Bei mehreren Mitarbeitenden gehören Person, Raum und Terminart zusammen. Im easymed-Kalender können Sie Behandler- oder Raumspalten verwenden und die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden berücksichtigen. So sehen Sie die Planung an einem gemeinsamen Ort und wählen den passenden Termin für Ihr Angebot.
Patientendaten, Zugriffe und externer Betrieb mitprüfen
Die KBV nennt in ihrer Datenschutzinformation für Arzt- und Psychotherapiepraxen Patientenakte, Terminplanung und Abrechnung als typische Verarbeitungen im Praxisverwaltungssystem. In ihrer Praxishilfe zu Cloud-PVS empfiehlt sie, Beschäftigten nur die Daten und Funktionen zugänglich zu machen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Machen Sie daraus einen konkreten Softwaretest: Welche Bereiche sehen oder bearbeiten Praxisleitung, Empfang und behandelnde Person? In easymed können Sie die sichtbaren und bearbeitbaren Bereiche je Mitarbeitendem festlegen.
Bei einer extern betriebenen Lösung sollten Sie zusätzlich wissen, wo die Daten verarbeitet werden, wer beim Anbieter Zugriff hat und welche Aufgaben bei der Praxis bleiben. Die KBV empfiehlt Arzt- und Psychotherapiepraxen, Serverstandort und Anbieterzugriff zu klären sowie Zuständigkeiten, Datensicherung und Wiederherstellungszeiten vertraglich festzuhalten. Fragen Sie auch, wie Sie bei Vertragsende an Ihre Daten kommen.
Komplexere Einrichtungen anhand konkreter Abläufe prüfen
Bei parallelen Angeboten prüfen Sie den Weg von der Terminplanung über die Durchführung bis zur administrativen Weiterarbeit. Für ein Gruppenangebot gehören Teilnehmerzuordnung und gemeinsam genutzte Räume dazu. Ist eine spezialisierte Anwendung beteiligt, klären Sie, welche Informationen zwischen den Bereichen weitergegeben werden müssen.
Abrechnung passend zum Profil betrachten
Eine hohe Anzahl von Terminen sagt nicht allein, welcher Abrechnungsweg benötigt wird. Erfassen Sie Leistungsempfänger, Dokumentanforderungen und bestehende Dienste. Prüfen Sie die tatsächlichen Fälle anhand dieser Übersicht.
Für private Leistungen verbindet easymed Patientenakte, Dokumentation und Rechnung. Die Privatabrechnung unterstützt unter anderem GOÄ-Analogabrechnung, PKV- und Beihilfetarife sowie GebüH und GVO. Sie wählen die zum Angebot passende Grundlage und bearbeiten die Rechnung in derselben Praxisverwaltung. Weitere Abrechnungswege besprechen Sie anhand Ihrer Fachrichtung und der benötigten Funktionen.
Die passenden Handgriffe in der Demo kennenlernen
Die Praxisfunktionen von easymed lassen sich passend zu Ihrem Betriebsprofil kennenlernen: Kalender mit Behandler- oder Raumspalten, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung. Für mehrere Standorte kann ein Praxisverbund nach Vereinbarung die gemeinsame Patientensuche und den Wechsel zwischen den Praxen unterstützen.
Nutzen Sie die Demo für wiederkehrende Handgriffe: Öffnen Sie eine Patientenakte, ändern Sie einen Termin oder erstellen Sie eine Musterrechnung. Prüfen Sie im Team außerdem eine Vertretung mit passenden Raum- und Zugriffsrechten. So sehen Sie, ob die Abläufe Ihres heutigen Betriebs abgedeckt sind und welche konkreten Anforderungen beim nächsten Ausbau hinzukommen.
Einzelpraxis: Nach einer Unterbrechung am richtigen Vorgang weiterarbeiten
Eine allein arbeitende Therapeutin nimmt eine Anfrage auf, wird für eine Behandlung unterbrochen und möchte danach die Terminvereinbarung abschließen. Sie hält den gewünschten Zeitraum und die offene Rückfrage kurz bei den Patienteninformationen fest. In easymed kann sie danach die Patientenakte und den gemeinsamen Kalender für die Vereinbarung nutzen.
KI Generiert
Im Beispiel ist der gewünschte Zeitraum bekannt, die endgültige Vereinbarung aber noch nicht getroffen. Nach der Behandlung wird die passende Zeit angeboten und nach der Zusage im Kalender eingetragen. Sie können den Vorgang selbst abschließen und danach die für den Termin benötigte Information wiederfinden.
Bei einer Rechnungsrückfrage benennt eine kurze Notiz den Anlass und die betreffende Rechnung. Nach der Behandlung greifen Sie auf die vorhandenen Patienteninformationen zurück und beantworten genau diese Frage. Die Notiz ersetzt die Erinnerung an einen allgemeinen Auftrag wie „zurückrufen“.
Team: Eine Vertretung mit Raum und Terminart verbinden
Im Mehrpersonenteam fällt eine behandelnde Person aus. Ein anderer Behandler hat zwar Zeit, arbeitet aber mit einem Raum, der für den gewünschten Termin nicht verfügbar ist. Die Behandler- oder Raumspalten des easymed-Kalenders helfen bei der Planung. Orientieren Sie sich an der tatsächlichen Terminart, der geeigneten Person und der benötigten Ressource.
Prüfen Sie erst die mögliche Alternative und dann die Änderung der Vereinbarung. Pflegen Sie die bestätigte Änderung am zugehörigen Termin im gemeinsamen Kalender. Halten Sie bei einer Serie fest, welcher Termin betroffen ist. Die Vertretung benötigt den vorgesehenen Zugriff auf die für ihre Aufgabe relevanten Informationen. In easymed ordnen Sie diese Rechte der jeweiligen Person zu.
Auch eine Kollegin, die beim Gespräch nicht dabei war, nutzt danach denselben aktuellen Kalendereintrag. Für die interne Weiterarbeit muss sie keine persönlichen Terminlisten oder mehrere Nachrichten zusammensuchen. Eine kurze Rückfrage gehört zu den vorhandenen Patienteninformationen.
Einrichtung: Gemeinsame Ressource bei unterschiedlichen Angeboten prüfen
Eine größere Einrichtung nutzt einen Raum nacheinander für ein Einzelangebot und ein Gruppenangebot. Die organisatorische Gemeinsamkeit ist der Raum. Teilnehmerzuordnung, Durchführung und administrative Weiterbearbeitung unterscheiden sich dagegen. Beschreiben Sie diese Anforderungen getrennt, damit die Auswahl zum jeweiligen Angebot passt.
Im Beispiel sagt eine Person aus der Gruppe ab. Prüfen Sie, wie der Vorgang für diese Person bearbeitet wird und welcher Stand für die übrige Gruppe bestehen bleibt. Danach wird das Einzelangebot verschoben. Die neue Zeit darf nicht allein wegen eines freien Personenfensters gewählt werden, wenn der gemeinsam benötigte Raum weiterhin belegt ist.
Die Verwaltung erhält anschließend die tatsächlich durchgeführten Vorgänge. Die benötigten Unterlagen und Abrechnungswege richten sich nach dem eigenen Angebot. Ist eine spezialisierte Anwendung beteiligt, wird die administrative Weitergabe anhand der dafür benötigten Informationen vereinbart.
Betriebsprofil als Auswahlgrundlage aktuell halten
Eine Praxis kann sich von der Einzelarbeit zu einem Team entwickeln, ohne sofort alle Anforderungen einer großen Einrichtung zu haben. Beschreiben Sie den nächsten geplanten Schritt konkret. Wird nur eine zusätzliche Person mit ähnlicher Tätigkeit beteiligt, oder entsteht eine neue Rolle mit anderer Aufgabe? Werden weitere Räume gebraucht, oder wird eine vorhandene Ressource anders genutzt?
Das aktuelle Betriebsprofil und die nächste Variante bleiben nebeneinander sichtbar. So beurteilen Sie die heutige Eignung anhand tatsächlicher Vorgänge und die Erweiterung anhand klarer zusätzlicher Anforderungen. Unbestimmte spätere Wünsche werden nicht mit dem Startumfang vermischt.
Muss eine größere Anwendung für jede kleine Praxis besser sein?
Viele verfügbare Möglichkeiten sind ohne passende Aufgabe kein eigenständiger Nutzen. Prüfen Sie, ob die benötigten Vorgänge verständlich durchgeführt werden können und welche Einrichtung dafür erforderlich ist. Umgekehrt sollte eine kleine Praxis eine absehbare konkrete Veränderung nicht ausblenden. Entscheidend sind vollständige Arbeitswege für Ihren heutigen Betrieb und eine bestätigte Antwort auf den nächsten tatsächlich geplanten Schritt.
