Eine Hebammenpraxissoftware sollte mehr als freie Kalenderfelder zeigen. In einer typischen Woche wechseln sich Hausbesuche, Einzeltermine, Kursserien, Dokumentation und Teamabsprachen ab. Vergleichen Sie Anbieter deshalb mit denselben drei Fällen: einem mobilen Besuch mit Fahrtpuffer, einer Kursserie neben Einzelterminen und einer Übergabe an eine Vertretung. So sehen Sie, welche Schritte ein System tatsächlich trägt und wo ein eigener Ablauf nötig bleibt.
Die öffentliche Funktionsübersicht von easymed beschreibt einen allgemeinen Kalender mit Behandler- und Raumplanung, Serienterminen und Puffern, konfigurierte Onlinebuchungen, Patientenverwaltung und Behandlungsdokumentation. Das kann die Termin- und Aktenarbeit an einem Ort verbinden. Die öffentlich genannten Fachrichtungen umfassen Hebammen derzeit nicht. Prüfen Sie daher vor einer Entscheidung, ob easymed für Ihren Hebammenbetrieb eingesetzt werden kann und welche Ihrer Fachabläufe der Anbieter konkret vorführen kann.
Das eigene Praxisprofil als Vergleichsgrundlage festhalten
Schreiben Sie vor der ersten Vorführung eine typische Woche auf: Welche Hebammen arbeiten mit, welche Einzeltermine und Kurse finden statt, welche Besuche liegen außerhalb der Praxis und welche Räume werden gemeinsam genutzt? Ergänzen Sie, ob Sie privat, über die gesetzliche Krankenversicherung oder auf mehreren Wegen abrechnen. So vergleichen Sie für Ihren tatsächlichen Betrieb, statt eine allgemeine Funktionsliste abzuhaken.
Trennen Sie die Anforderungen in drei Gruppen: allgemeine Kalender- und Dokumentationsabläufe, Funktionen, die der Anbieter in der Vorführung zeigen soll, und Spezialanforderungen, die er zusätzlich bestätigen muss. Bei jeder Antwort notieren Sie, ob sie öffentlich beschrieben, im Produkt live gesehen oder für Ihr Paket schriftlich bestätigt wurde. Eine pauschale Aussage wie „Kurse sind möglich“ beantwortet zum Beispiel noch nicht, ob Plätze, Teilnehmende, Absagen und Anwesenheiten gemeinsam geführt werden.
Für den Vergleich mit easymed ist diese Trennung besonders hilfreich: Die öffentlich beschriebene Software verbindet einen allgemeinen Behandler- und Raumkalender mit Serienterminen, Puffern, konfigurierter Onlinebuchung sowie Patientenakte und Dokumentation. Ob die konkreten Abläufe einer Hebammenpraxis darin abgebildet werden können, klären Sie direkt anhand Ihrer Testfälle. Funktionen für Hebammen-GKV-Abrechnung oder Kursplatzverwaltung leiten Sie nicht aus einem allgemeinen Kalender ab.
Drei Wochenabläufe bei jedem Anbieter gleich testen
Legen Sie für jede Vorführung dieselbe kleine Testwoche an. Verwenden Sie darin dieselbe Behandlerzahl, denselben Raumplan, dieselben Terminarten und dieselben Änderungen. Bitten Sie den Anbieter, den Weg vom ersten Eintrag bis zum Abschluss eines Vorgangs zu zeigen. Schreiben Sie anschließend auf, welche Angaben im Kalender stehen, wo die Patientenakte weitergeführt wird und welcher Schritt vom Team erledigt werden muss.
Markieren Sie für jeden Bedarf einen von drei Ständen: öffentlich belegt, in der Vorführung gezeigt oder noch zu bestätigen. Dazu kommen das betroffene Paket, eine mögliche Zusatzleistung und die Person, die im Team dafür zuständig ist. Diese Notizen machen Angebote vergleichbar, auch wenn Anbieter dieselbe Funktion unterschiedlich benennen.
Testfall 1: Hausbesuch mit tatsächlicher Fahrt und Puffer
Im Musterfall liegt vormittags ein Hausbesuch zwischen zwei Praxisblöcken. Vergleichen Sie für denselben Besuch, ob Terminfenster, Anschrift, behandelnde Hebamme, geplante Besuchsdauer, separate Fahrzeit und ein Puffer zwischen zwei Orten sichtbar sind.
Prüfen Sie danach eine Änderung: Der erste Besuch dauert länger oder eine Adresse verschiebt sich. Welche folgenden Termine sind betroffen? Kann das Team einen neuen Übergang eintragen und die betroffene Person über die bestätigte Zeit informieren? Fragen Sie separat, ob die Software eine Route berechnet oder ob die Fahrfolge samt realer Fahrtzeit durch das Team geplant wird. Ein Termin mit eingetragenem Puffer sagt noch nichts über automatische Routenoptimierung aus.
Bei easymed können Serientermine und Puffer im allgemeinen Kalender gemeinsam mit Behandlern und Räumen geplant werden. Damit lassen sich Besuchsfenster und Übergänge im Kalender sichtbar machen. Die Fahrtstrecke selbst planen Sie als eigenen Arbeitsschritt, solange der Anbieter keine passende Routenfunktion für Ihren Betrieb bestätigt. Für den GKV-Abgleich nennt die aktuelle gemeinsame FAQ zum Hebammenhilfevertrag Wegegeld grundsätzlich bis 25 Kilometer einfache Wegstrecke; begründete Ausnahmen bis 50 Kilometer sind an bestimmte Fälle gebunden. Diese Entfernungsvorgabe ist ein Abrechnungsmerkmal und ersetzt weder die tatsächliche Fahrzeit noch Ihren Puffer im Wochenplan (GKV-Spitzenverband, FAQ und Umsetzungshinweise).
Testfall 2: Kursserie neben Einzelterminen führen
Nutzen Sie im Vergleich eine sechswöchige Geburtsvorbereitungs- oder Rückbildungsserie, die einmal wöchentlich stattfindet. Daneben bleibt ein Einzeltermin buchbar. Prüfen Sie, ob die Serie als Kalenderfolge, der Raum und ein Vor- oder Nachbereitungspuffer sichtbar bleiben.
Folgen Sie danach einem Platz durch die ganze Runde: Anmeldung, bestätigte Teilnahme, Absage, Nachrücken und Anwesenheit. Lassen Sie sich zeigen, ob eine einzelne Kurseinheit verschoben werden kann, ohne die übrige Serie zu verändern, und wie die Teamübersicht anschließend denselben Stand zeigt. Testen Sie auch, was mit einer bereits bestätigten Einzelbuchung passiert, wenn der Kursraum länger gebraucht wird.
Eine Serientermin-Funktion bildet zunächst eine Folge von Zeitfenstern ab. Sie belegt für sich allein weder Kursplätze noch Teilnehmende. Prüfen Sie deshalb Teilnehmerliste, Kapazitätsgrenze, Warteliste, Abmeldung und die Bestätigung einer kompletten Serie als eigene Anforderungen. Bei easymed ist die Onlinebuchung für konfigurierte Praxisleistungen beschrieben; ob die Teilnahme an einer Hebammenkursserie damit einschließlich Platzverwaltung geführt werden kann, muss der Anbieter konkret zeigen.
Für einen GKV-Kurs gehört auch der Nachweisweg in den Test. Die aktuelle gemeinsame GKV-FAQ zum Hebammenhilfevertrag sagt, dass bei ausschließlich per Video durchgeführten Geburtsvorbereitungs- und Rückbildungskursen eine Versichertenbestätigung nach der letzten Kurseinheit genügt. Wenn dieser Fall zu Ihrem Angebot passt, prüfen Sie, wie Ihre Software den passenden Abschlussstand und die dazugehörige Bestätigung im tatsächlichen Abrechnungsweg festhält. Für andere Kursformate richten Sie den Test nach dem dafür geltenden Ablauf aus.
Testfall 3: Termin und Übergabe an eine Vertretung
Im dritten Musterfall übernimmt eine Kollegin kurzfristig zwei vereinbarte Besuche. Eine weitere Person hat bereits eine Frage zum nächsten Termin gestellt. Zeigen Sie, wie die Vertretung den aktuellen Kalenderstand, die nötigen Kontaktangaben, die letzte Dokumentation und die offene organisatorische Aufgabe findet.
Ändern Sie einen Termin und lassen Sie einen anderen unverändert. Prüfen Sie, ob die Vertretung den neuen Stand samt eigener Zuständigkeit eintragen kann und wie das Team die Änderung später zurücknimmt oder weiterführt. Fragen Sie außerdem, welche Mitarbeiterrechte einzelne Ansichten und Bearbeitungen steuern. In easymed sind Patientenverwaltung und Behandlungsdokumentation als allgemeine Funktionen beschrieben; ob Rollen, Zugriffe und Übergaben für Ihren konkreten Hebammenablauf passen, sollte die Vorführung mit Ihrem Beispiel zeigen.
Geburtsbereitschaft und eine kurzfristige Rufübergabe können eigene Verfügbarkeitsregeln brauchen. Wenn Ihr Team solche Dienste koordiniert, lassen Sie einen vollständigen Wechsel mit Beginn, Ende, Erreichbarkeit und zuständiger Person vorführen. Eine allgemeine Kalenderansicht belegt noch keine Rufbereitschaftssteuerung. Prüfen Sie ebenso ausdrücklich, wie Mutter- und Kindakten in Ihrem Betrieb zugeordnet und getrennt dokumentiert werden, falls Sie diese Verbindung benötigen.
GKV-Vertrag und Abrechnungsweg separat abgleichen
Der Hebammenhilfevertrag regelt, unter welchen Voraussetzungen freiberufliche Hebammen Leistungen zulasten der gesetzlichen Krankenkassen erbringen und abrechnen dürfen. Der GKV-Spitzenverband führt die aktuelle Vertragsfassung mit Gültigkeit ab 1. April 2026 und verlinkt dazu die gemeinsamen FAQs. Die Teilnahme am Vertrag beziehungsweise die Aufnahme in die Vertragspartnerliste ist ein eigener GKV-Schritt; eine Softwarefunktion begründet sie nicht (GKV-Spitzenverband: Hebammenhilfevertrag, Beitrittsverfahren für freiberufliche Hebammen).
Wenn GKV-Abrechnung zu Ihrem Profil gehört, zeigen Sie dem Anbieter einen konkreten Vorgang aus Ihrem Leistungsspektrum. Fragen Sie, welche Zeitangaben, Versichertenbestätigungen, Nachweise und Datensätze das angebotene Produkt übernimmt und was Ihr Team danach noch erledigt. Die aktuelle GKV-FAQ beschreibt bei zeitbezogenen Leistungen abgeschlossene, zusammenhängende Fünf-Minuten-Einheiten. Nutzen Sie den aktuellen Vertrag und seine Anlagen als Prüfliste für Ihren Vorgang.
Die öffentliche easymed-Funktionsübersicht führt Kassenabrechnung für Heilmittel mit HMV-Katalog für Physiotherapie auf; Ergotherapie und Logopädie stehen dort noch in Vorbereitung. Hebammenabrechnung ist nicht ausgewiesen. Vergleichen Sie deshalb, ob der Anbieter die für Sie nötigen Hebammenleistungen im aktuellen Paket tatsächlich unterstützen kann, und lassen Sie sich einen passenden Fall bis zur Übergabe oder Abrechnung zeigen.
Die Entscheidung an den drei Fällen dokumentieren
Bewerten Sie nicht nur, ob ein Menüpunkt vorhanden ist. Halten Sie pro Testfall fest, welche Informationen das Team einmal eingibt, an welcher Stelle sie wieder auftauchen und welche Änderung andere Vorgänge beeinflusst. Vermerken Sie außerdem, wer den nächsten Arbeitsschritt übernimmt und ob er innerhalb des angebotenen Pakets möglich ist.
Ein einfaches Ergebnisblatt kann für jeden Bedarf die Spalten „im Produkt gezeigt“, „noch offen“, „Paket oder Zusatzkosten“ und „Entscheidung“ enthalten. Für den Hausbesuch zählt, ob Besuch, Fahrzeit und Puffer verständlich zusammen geplant sind. Für den Kurs sind Kalenderfolge und Teilnehmendenstand getrennte Prüfpunkte. Bei der Vertretung sollten Termin, Akte, Zuständigkeit und vereinbarte Rückgabe nachvollziehbar weiterlaufen.
Lernen Sie die allgemeinen Kalender- und Dokumentationsabläufe von easymed anhand Ihrer Hebammenwoche kennen. Bringen Sie Hausbesuch, Kursserie und Teamübergabe als konkrete Testfälle mit und klären Sie vorab, welche Hebammenanforderungen der Anbieter im aktuellen Einsatz demonstrieren kann.
