Eine Praxisgemeinschaft für Heilmasseure muss im Alltag zwei Fragen zusammenführen: Welche Fachkraft ist zum gewünschten Zeitpunkt frei, und welcher Behandlungsraum passt dazu? easymed zeigt Behandler, Arbeitszeiten und Räume im Teamkalender. Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie die Anzeige nach Räumen helfen, eine passende Kombination zu finden, bevor der Empfang den Termin bestätigt.
Im Team-Tarif können freie Mitarbeitende im eigenen Namen mit einer eigenen Rechnungsnummernfolge abrechnen. Mitarbeiterrechte bestimmen, welche Bereiche sie sehen und bearbeiten dürfen. So lassen sich gemeinsam genutzte Räume und getrennte Rechnungswege im selben Praxisablauf organisieren.
Die gemeinsame Organisation einmal passend einrichten
Klären Sie zu Beginn, wer Terminwünsche entgegennimmt, wer die Raumbelegung bestätigt und wer bei Fragen zu Behandlung oder Rechnung zuständig ist. Die folgenden Berufspflichten beziehen sich auf Österreich: Das öffentliche Gesundheitsportal Österreichs beschreibt Heilmassage als eigenverantwortliche Tätigkeit nach ärztlicher Anordnung. Bei freiberuflicher Berufsausübung müssen Sie Patientinnen und Patienten unter anderem über den geplanten Behandlungsablauf, die Kosten und den beruflichen Versicherungsschutz informieren. Dazu gehören auch die voraussichtliche Kostenübernahme durch Sozialversicherung oder Krankenfürsorge und der Eigenanteil. Wird die Leistung nicht direkt mit einem inländischen Träger abgerechnet, stellen Sie nach der Behandlung die Rechnung aus. Der gemeinsame Empfang sollte daher immer die behandelnde Person und den zugehörigen Rechnungsweg erkennen. § 33 MMHmG im Rechtsinformationssystem des Bundes.
In easymed erhalten Behandler eigene Arbeitszeiten, Leistungen und Kalenderfarben. Die Teamplanung lässt sich nach Behandlern oder Räumen anzeigen; Pufferzeiten ergänzen die Terminplanung. Freie Mitarbeitende erhalten eigene Rechnungsnummernfolgen und Absenderangaben. Damit erkennt das Team bei der Termin- und Rechnungsarbeit direkt, zu wem ein Eintrag gehört.
Richten Sie die Mitarbeiterrechte nach den jeweiligen Aufgaben ein. Der Empfang braucht Terminzeit, Ort und zuständige Person; die behandelnde Fachkraft nutzt den fachlichen Zusammenhang für den nächsten Kontakt. Legen Sie dabei fest, welche Bereiche jede Rolle sehen und bearbeiten darf. So können kurze organisatorische Rückfragen am Empfang bleiben, während die medizinische Übergabe bei der zuständigen Fachkraft ankommt.
Kalender nach Behandelnden und Räumen lesen
Ein freier Zeitraum bei einer Heilmasseurin und die Verfügbarkeit des gewünschten Raums gehören zusammen. easymed zeigt Behandler und Räume im gemeinsamen Kalender; Arbeitszeiten und Pufferzeiten ergänzen die Planung. Sie wählen die passende Kombination direkt im Tages- oder Wochenplan.
Wenn mehrere Personen dieselben Räume zu verschiedenen Tageszeiten nutzen, vergleichen Sie beim Buchen zuerst die Verfügbarkeit der behandelnden Person und anschließend die des Raums. Bestätigen Sie erst die konkrete Kombination. Eine vereinbarte Änderung führen Sie im bestehenden Termin weiter; der Teamkalender hält die aktuelle Zuordnung für die berechtigten Mitarbeitenden sichtbar. Eine zweite Raumliste für diesen Abgleich ist nicht nötig.
Raumplanung für eine Heilmasseur Praxisgemeinschaft am Beispiel prüfen
Im Beispiel haben zwei Heilmasseure zur angefragten Zeit frei, der gewünschte Praxisraum ist jedoch schon belegt. Die gemeinsame Ansicht macht die passende Alternative schnell erkennbar: ein anderer verfügbarer Raum oder ein späterer Termin im gewünschten Raum. Die Zusage verwendet eine tatsächlich passende Kombination aus Person und Raum.
Am Empfang hilft eine feste Reihenfolge: gewünschte Person und Zeit aufnehmen, die Raumbelegung im Plan prüfen und erst dann die konkrete Möglichkeit anbieten. So erhält die Patientin oder der Patient direkt eine Zeit, zu der sowohl die Fachkraft als auch der Raum verfügbar sind.
Kalenderabstimmung in gemeinsamen Praxisräumen bei Verschiebungen
Im Beispiel wird der letzte Vormittagstermin der ersten Praxis verschoben. Derselbe Raum ist anschließend für die zweite Praxis vorgesehen. Im gemeinsamen Kalender erkennen Sie beide Nutzungen zusammen und wählen für die Änderung einen verfügbaren Raum oder einen passenden anderen Zeitpunkt.
Die bestätigte Änderung wird im Kalender weitergeführt und ist für die berechtigten Mitarbeitenden sichtbar. Der Empfang kann dadurch die aktuelle Terminzeit und den richtigen Raum nennen. Die Kalenderabstimmung in gemeinsamen Praxisräumen wird zu einer kurzen konkreten Entscheidung, statt mehrere getrennte Planungslisten nacheinander abzugleichen.
Übergaben zwischen Heilmasseuren organisieren
Bei einem Behandlerwechsel bleibt der benötigte Verlauf in der Akte der betreuten Person erreichbar. easymed führt Befund und Verlauf je Termin, Dokumente und Hinweise zusammen. Mit den passenden Mitarbeiterrechten kann die zuständige Fachkraft den letzten Kontakt und die nächste Vereinbarung im Zusammenhang nutzen.
Für den gemeinsamen Empfang genügen die administrativen Angaben zu Datum, Ort, zuständiger Person und einer vereinbarten Rückrufaufgabe. Die Fachkraft erhält den passenden fachlichen Übergabestand. Rechte je Mitarbeiter unterstützen diese Aufgabenverteilung. So bleibt die Zusammenarbeit übersichtlich, während die benötigte Information direkt verfügbar ist.
Eine erneute Rechnungsanfrage wird dem vorhandenen Beleg und der zuständigen Praxis zugeordnet. Der Empfang findet den bestehenden Rechnungsvorgang und führt dort die konkrete Nachfrage weiter. Wird nur das Dokument erneut benötigt, verwenden Sie die vorhandene Rechnung. Eine zweite Rechnung für denselben Wunsch gehört nicht zum erneuten Versand.
Für Heilmasseure in Österreich konkretisiert § 3 MMHmG die Behandlungsdokumentation: Sie umfasst unter anderem den tätigkeitsrelevanten Zustand bei Behandlungsübernahme, ärztliche Anordnungen, den Behandlungsverlauf sowie Art und Umfang der angewandten Tätigkeiten. Der Dienstgeber oder die freiberuflich tätige Heilmasseurin muss diese Dokumentation mindestens zehn Jahre aufbewahren. Klären Sie deshalb bei einem Behandlerwechsel, wer den Eintrag ergänzt und wer für die Aufbewahrung der jeweiligen Behandlungsunterlagen verantwortlich bleibt. § 3 MMHmG im Rechtsinformationssystem des Bundes.
Erinnerungen und Absagen einfach im Tagesablauf nutzen
easymed bietet zwei einstellbare Terminerinnerungen per E-Mail und WhatsApp. Patientinnen und Patienten können ihre Termine im Praxisportal selbst verschieben oder absagen. Eine abgeschlossene Online-Buchung kommt mit Bestätigung direkt in den Kalender. Der Empfang muss diese regulären Terminwege dadurch nicht einzeln am Telefon nachführen.
Wird ein Termin frei, bietet die Smart-Warteliste ihn passenden Wartenden automatisch an. Das System berücksichtigt passende Wünsche und Verfügbarkeit; das Angebot kann angenommen werden. Der frei gewordene Termin wird so im aktuellen Kalender weitergeführt, und das Team muss passende Wartende nicht nacheinander anrufen.
Eigene Rechnungen im gemeinsamen Alltag weitergeben
Freie Mitarbeitende können im Team-Tarif im eigenen Namen mit einer eigenen Nummernfolge abrechnen. Die optionale Lexware-Office-Anbindung ergänzt diesen Weg: Beim Abschließen geht eine neue easymed-Rechnung als Beleg an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich an easymed zurückgemeldet. Ihr Team muss den abgeschlossenen Beleg nicht nochmals manuell in die Buchhaltung übertragen.
Eine Praxisgemeinschaft für Heilmasseure kann damit Behandler, Räume, Übergaben und den jeweiligen Rechnungsweg in einer gemeinsamen Planung organisieren. In einer persönlichen Vorführung lässt sich ein typischer Fall mit belegtem Raum, Terminverschiebung und anschließendem Behandlerwechsel durchspielen. So sehen Sie, wie die Teamplanung zu Ihren gemeinsam genutzten Praxisräumen passt.
