Homeoffice in einer Therapiepraxis passt besonders zu Verwaltungsaufgaben, die sich an einem klaren Praxisvorgang erledigen lassen. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsentwürfe aus dokumentierten Leistungen oder die Terminorganisation. Das Team vereinbart, welche Aufgabe die Person übernimmt, welche Angaben dafür vorliegen und wann offene Fragen zurück ins Team gehen.
easymed läuft im Browser auf PC, Laptop und Tablet. Berechtigte Mitarbeitende öffnen Patientenakte, Dokumentation und Rechnungsgrundlage entsprechend ihren persönlichen Mitarbeiterrechten. Die Verwaltung kann so am bestehenden Praxisvorgang weiterarbeiten, ohne Patient, dokumentierte Leistung und Rechnungsbezug erst in getrennten Listen zusammenzusuchen.
Welche Verwaltungsaufgaben passen ins Homeoffice?
Orientieren Sie sich am nächsten konkreten Ergebnis: Kann die zuständige Person die Aufgabe mit den vorhandenen Angaben aus Akte, Kalender oder Rechnungsgrundlage vorbereiten? Rechnungsentwürfe aus dokumentierten Leistungen und die Terminorganisation eignen sich dafür. Fachliche Entscheidungen, etwa welche Leistung einer Behandlung zugeordnet wird, bleiben bei der behandelnden Person.
Legen Sie für den Arbeitsblock einen zusammenhängenden Bereich fest. Formulieren Sie den Auftrag nach dem Ergebnis, zum Beispiel: „Rechnungen aus dieser abgeschlossenen Behandlungsserie vorbereiten.“ So ist klar, welche Vorgänge gemeint sind. Wenn eine Angabe fehlt, halten Sie fest, was genau gebraucht wird und wer die Frage beantworten kann. So kann die Verwaltung vollständige Vorgänge weiterbearbeiten, während eine gezielte Rückfrage offen bleibt.
Stimmen Sie außerdem Arbeitsumfang und Erreichbarkeit ab: Wann übernimmt der Empfang dringende Patientenanfragen, und wann werden offene Verwaltungsfragen beantwortet? Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin empfiehlt klare, realistische Aufgaben und eine abgestimmte Kommunikation bei mobiler Arbeit. Ein vereinbarter Rückmeldezeitpunkt gibt dem Homeoffice-Arbeitsblock und dem Empfang Orientierung.
Fünf Rechnungsentwürfe nach Informationsstand vorbereiten
Beispiel: In einem zweistündigen Verwaltungsblock liegen fünf Rechnungsentwürfe bereit. Bei drei Entwürfen sind die nötigen Leistungsangaben vollständig; bei zwei Entwürfen ist die Zuordnung noch offen. Drei können weitergeführt werden; zwei benötigen eine bestimmte Ergänzung.
Die drei vollständigen Entwürfe kann die Verwaltung vorbereiten. Bei den anderen steht die konkrete Frage fest: Welche erbrachte Leistung gehört zum jeweiligen Vorgang? Die Rückfrage bezieht sich auf die fehlende Information, nicht auf die gesamte Akte. So kann das Team die vollständigen Vorgänge weiterführen, während die zwei Zuordnungen geklärt werden.
In easymed stehen dokumentierte Leistungen, Patient und Rechnungsgrundlage im selben Zusammenhang. Die Verwaltung nutzt diesen vorhandenen Bezug für die Vorbereitung; die behandelnde Person ergänzt die fehlende fachliche Zuordnung. Danach lässt sich der Entwurf an derselben Rechnungsgrundlage fortführen. Der zweistündige Block ist eine Planungsgröße dieses Beispiels; die tatsächliche Aufgabenmenge richtet sich nach Rechnungsumfang und verfügbarer Arbeitszeit.
Zugriff und Arbeitsplatz für Patientendaten vorbereiten
Vor dem Homeoffice-Block legt die Praxis fest, welche Verwaltungsaufgaben und Arbeitsmittel dafür vorgesehen sind. In easymed richten Sie die persönlichen Mitarbeiterrechte nach der übernommenen Aufgabe aus: Sie bestimmen, welche Bereiche die Person sehen und bearbeiten darf. So ist der digitale Zugang an die vereinbarte Rolle geknüpft.
KI Generiert
Am Arbeitsplatz sollte niemand aus dem Haushalt Patientenangaben auf dem Bildschirm oder auf Papier mitsehen. Richten Sie den Bildschirm vom offenen Durchgang weg und sperren Sie ihn auch bei kurzer Abwesenheit. Vertrauliche Telefonate gehören an einen Ort, an dem andere nicht mithören; Papierunterlagen bewahren Sie geschützt auf und transportieren sie entsprechend der Praxisregelung.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen nennt unter anderem getrennte berufliche und private Daten, einen vor Einblick geschützten Bildschirm, Bildschirmsperre und ungestörte vertrauliche Gespräche als praktische Schutzmaßnahmen im Homeoffice.
Den Bearbeitungsstand an den Empfang übergeben
Ein vorbereiteter Entwurf ist bereit für den nächsten Schritt, wenn die nötigen Leistungsangaben vorliegen. Fehlt noch eine konkrete Zuordnung, gehört diese offene Frage in die Übergabe. Benennen Sie dem Empfang, ob ein Entwurf vorbereitet wurde oder noch eine konkrete Zuordnung fehlt.
Bei den fünf Entwürfen können drei vorbereitete Vorgänge nach der vereinbarten Aufgabenverteilung weitergehen. Bei den übrigen zwei steht die fehlende Leistungszuordnung fest. Sobald die zuständige Person sie beantwortet, ist die Ergänzung an derselben Rechnungsgrundlage verfügbar. Bereits bekannte Angaben müssen nicht erneut zusammengestellt werden.
Am Ende des Arbeitsblocks nennt die Rückmeldung je Entwurf den Stand und den nächsten Schritt: vorbereitet für den Empfang oder mit einer bestimmten Frage an die zuständige Person zurückgegeben. Wenn Empfang und Homeoffice am selben Entwurf arbeiten, vereinbaren sie kurz, wer ihn gerade bearbeitet. Andere Rechnungen und Terminfragen können in ihren eigenen Vorgängen weiterlaufen.
Beginnen Sie mit einem Verwaltungsbereich, der sich regelmäßig zusammenhängend erledigen lässt. Browserzugang, Patientenakte, Dokumentation und passende Mitarbeiterrechte verbinden die Arbeit im Homeoffice mit dem gemeinsamen Praxisstand.
