Steht beim KI-Anbieter „kein Training mit Ihren Eingaben“, ist damit nur ein Teil beantwortet: Die Aussage betrifft die Trainingsnutzung des konkret beschriebenen Angebots. Sie sagt für sich genommen nicht, ob Eingaben, Antworten oder Dateien gespeichert werden, wie lange sie im Verlauf stehen und wer darauf zugreifen kann. Fragen Sie deshalb nach dem Weg der Daten in der vorgesehenen Funktion, dem gewählten Tarif und der Nutzung durch Ihr Team.
Ein konkretes Beispiel macht die Anfrage einfacher. Ihre Praxis möchte eine interne Nachricht zum Empfangsdienst während geänderter Öffnungszeiten formulieren. Dafür braucht die Anwendung den Zeitraum, die betroffene Teamrolle und den noch offenen Abstimmungspunkt. Ein Behandlungsverlauf würde diesen organisatorischen Entwurf nicht verbessern.
Für Teamtermine bietet easymed eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht mit einer Spalte je Behandler. Das hilft, zuerst den tatsächlichen Zeitraum und die beteiligte Rolle im bestehenden Praxisablauf zu bestimmen. Wenn es stattdessen um einen Behandlungsbericht geht, kann das easymed-Zusatzmodul KI-Therapiebericht einen Bericht aus der Behandlungsdokumentation erstellen und in der Patientenakte ablegen. Die Praxis legt den KI-Endpunkt fest; vor der Anfrage werden Namen, Geburtsdatum und Kontaktdaten durch Platzhalter ersetzt, der Behandlungstext selbst wird an den Endpunkt übertragen. Diese Ersetzung macht den verbleibenden Text nicht anonym. Das ist ein eigener Weg. Anbieterangaben zu einer zusätzlichen KI-Anwendung für interne Notizen müssen Sie separat prüfen. Mehr zum KI-Therapiebericht und zu KI und Datenschutz bei easymed.
Die Aufgabe vor der Anbieterfrage beschreiben
Halten Sie zunächst fest, wofür Ihre Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie ein KI-Werkzeug einsetzen möchte. „KI für die Praxis“ beschreibt noch keine Verarbeitung. Schreiben Sie auf, welche konkrete Arbeit die Anwendung unterstützen soll, welche Informationen dafür eingegeben werden und wie das Ergebnis anschließend verwendet wird. So kann der Anbieter seine Antwort auf die vorgesehene Funktion beziehen.
Im Beispiel geht es um eine Vertretung am Empfang während geänderter Öffnungszeiten. Für die Nachricht reichen der Zeitraum, die Rolle am Empfang und die noch offene Abstimmung. Namen oder Angaben aus einer Patientenakte werden dafür nicht gebraucht. Entfernte Namen machen eine Eingabe allerdings nicht automatisch anonym: Eine seltene Schicht, ein bestimmter Tag und der Praxisstandort können zusammen eine Person erkennbar machen. Die Datenschutzkonferenz weist in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz darauf hin, dass Namen und Anschriften zu entfernen regelmäßig nicht genügt, wenn sich ein Personenbezug aus dem Kontext herstellen lässt.
Bei Gesundheitsangaben ist besondere Sorgfalt nötig. Diagnosen, Behandlungsverläufe und andere Informationen über die Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Für ihre Verarbeitung braucht es neben einer Rechtsgrundlage auch eine einschlägige Ausnahme nach Artikel 9 DSGVO. Für eine interne Nachricht zur Empfangsvertretung lässt sich der Bedarf meist so beschreiben, dass solche Angaben außen vor bleiben. Wenn sie für die konkrete Aufgabe tatsächlich erforderlich wären, muss die Praxis vor der Eingabe klären, auf welcher Grundlage genau dieser Verarbeitungsschritt erfolgt. Maßgeblich sind Artikel 6 und 9 der DSGVO.
Beschreiben Sie außerdem, wie die Information zum Werkzeug gelangt. Tippt ein Teammitglied eine kurze Zusammenfassung ein, lädt es eine Datei hoch oder greift eine Verbindung auf Kalender, Speicher oder ein anderes System zu? Bei einer Datei können auch zusätzliche Inhalte oder Angaben mitübertragen werden. Bei einer Verbindung kann die Anwendung mehr sehen als den Absatz, den die Praxis für den Entwurf im Sinn hatte. Die Anbieterfrage sollte daher genau den vorgesehenen Eingabekanal und dessen Reichweite nennen.
Legen Sie auch die Weiterverwendung fest: Wer liest den Entwurf, wo wird die bearbeitete Nachricht abgelegt und welcher Stand gilt anschließend im Team? Eine Person prüft dabei sowohl den Inhalt – Zeitraum, Zuständigkeit und offene Abstimmung – als auch, ob der Entwurf in den vereinbarten internen Ablauf passt. Damit werden Datenweg und redaktionelle Prüfung zwei konkrete Arbeitsschritte.
Training und Speicherung einzeln beantworten lassen
Eine Trainingszusage beantwortet nur, ob die Eingaben oder Ausgaben für das Modelltraining genutzt werden. Sie beantwortet nicht, ob ein Chatverlauf für die spätere Fortsetzung gespeichert bleibt oder ob hochgeladene Dateien nach der Sitzung noch verfügbar sind. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Trainingsnutzung und Eingabe-Historie getrennt zu betrachten. Fragen Sie deshalb ausdrücklich nach Eingaben, Ausgaben, Anhängen und der Verlaufsspeicherung.
Im Musterfall schreibt der Anbieter: „Die Eingaben dieses Angebots werden nicht für das Modelltraining verwendet.“ Die Praxis notiert diese Trainingsfrage als beantwortet und hält drei weitere Punkte fest: Was wird gespeichert? Welche Frist gilt? Wer kann die Inhalte sehen? So wird aus einer allgemeinen Werbeaussage eine überprüfbare Antwort zum gewählten Angebot.
Bitten Sie um den Bezug zu der Funktion, die Ihre Praxis tatsächlich verwenden möchte. Prüfen Sie, ob die Zusage für den gewählten Tarif, die Kontoart, die Schnittstelle und die Produktversion gilt. Fragen Sie, ob die Trainingsaussage für Ein- und Ausgaben gilt, ob sie auch hochgeladene Dateien erfasst und ob das Speichern einer Eingabe-Historie separat ein- oder ausgeschaltet wird. Lassen Sie außerdem erklären, ob die Aussage eine Voreinstellung, eine Kontoeinstellung oder eine vertragliche Zusage beschreibt. Das BSI nennt für online angebotene generative KI auch mögliche Zugriffe des betreibenden Unternehmens und verweist auf interne Richtlinien sowie Nutzungsbedingungen. Entscheidend ist die Antwort für die konkrete Nutzung Ihrer Praxis.
Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet, sollte der passende Auftragsverarbeitungsvertrag genau diesen Dienst und die relevante Nutzung erfassen. Artikel 28 DSGVO nennt unter anderem Gegenstand und Dauer sowie Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und betroffene Personengruppen; außerdem gehören Regeln zu Unterauftragsverarbeitern und zum Löschen oder Zurückgeben der Daten dazu. Fragen Sie, ob die vorliegende Vereinbarung Eingaben, Ausgaben, Dateien und die geplante Funktion abdeckt. Ein allgemeiner Hinweis zum Anbieter beantwortet diese Punkte nicht automatisch. Den rechtlichen Bezug enthält Artikel 28 DSGVO.
Den Zugriff entlang des wirklichen Datenwegs klären
Fragen Sie, welche Personen und Dienste die Eingaben, Ausgaben und Dateien erreichen können. Dazu gehören Zugriffe im eigenen Team, technische oder Supportzugriffe beim Anbieter und weitere Dienste, die an der Verarbeitung beteiligt sind. Lassen Sie nicht nur das Wort „sicher“ bestätigen, sondern den vorgesehenen Zugriff beschreiben: Wer kann ihn ausüben, zu welchem Zweck und unter welchen Bedingungen?
Zeichnen Sie den konkreten Weg auf: Wer gibt welchen Text ein, welcher Dienst verarbeitet ihn, wo erscheint der erzeugte Entwurf und wer bearbeitet ihn? Ergänzen Sie bestätigte Anbieterangaben zu weiteren Diensten oder Supportzugriff. Offene Stellen bleiben als konkrete Nachfrage markiert.
Klären Sie dabei auch die Teamansicht. Sehen andere Mitarbeitende denselben Verlauf, können sie auf Dateien zugreifen oder ist die Eingabe nur im persönlichen Konto sichtbar? Für eine Empfangsvertretung braucht die zuständige Person womöglich den fertigen organisatorischen Stand. Daraus folgt nicht, dass das ganze Team alle früheren Eingaben sehen muss. Fragen Sie nach Konten, Rollen und den Einstellungen der tatsächlich geplanten Nutzung.
Nennen Sie auch den Speicherort und mögliche weitere Verarbeitungsorte. Wenn der Anbieter Daten an Unterauftragnehmer oder in andere Länder übermittelt, soll er erklären, welche Beteiligten betroffen sind und wie die Übermittlung für das gewählte Angebot geregelt ist. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass Cloud-Anwendungen Eingaben aus dem geschützten Bereich der Praxis herausführen können und Drittlandübermittlungen zu berücksichtigen sind. Das ist ein konkreter Teil des Datenwegs, den eine pauschale Aussage zum Hauptserver offenlassen kann.
Löschung und verbleibende Inhalte konkret ansprechen
Fragen Sie für jede verwendete Datenart nach der Speicherdauer: Eingabe, erzeugter Entwurf, hochgeladene Datei und – sofern vorhanden – Verlauf oder technische Protokolle. Lassen Sie unterscheiden, ob eine Person lediglich den sichtbaren Chat löschen kann oder ob der Anbieter auch die dahinterliegenden Inhalte nach einer beschriebenen Frist löscht. Bei Sicherungen kann ein anderer Ablauf gelten als bei einem aktiven Konto.
Im Beispiel möchte die Praxis eine Besprechungsnotiz nach der Bearbeitung nicht dauerhaft in einem zusätzlichen Verlauf führen. Sie fragt deshalb nach Eingabe und Entwurf getrennt sowie nach Dateien, falls sie tatsächlich hochgeladen werden. Die Antwort soll sagen, wodurch die Löschung ausgelöst wird, wie lange die betreffenden Inhalte verbleiben und ob die Teammitglieder die Verlaufsspeicherung selbst steuern können.
Beziehen Sie den Abschluss eines Kontos oder Vertrags ein: Wer kann die Daten dann abrufen, wann werden sie gelöscht oder zurückgegeben und gelten für Sicherungen eigene Fristen? Dokumentieren Sie die bestätigte Dauer samt Bezug auf Angebot und Funktion. Artikel 5 DSGVO nennt Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung als Grundsätze; die konkrete Aufbewahrungsdauer muss daher zum festgelegten Zweck passen. Prüfen Sie die Anbieterantwort erneut, wenn sich Funktion, Einstellung oder Eingabeweg ändert. Artikel 5 DSGVO enthält diese Grundsätze.
Bekannte Antworten von offenen Fragen unterscheiden
Führen Sie nach der Rückmeldung zwei kurze Bereiche: bestätigte Angaben und offene Fragen. Notieren Sie bei jeder Antwort, zu welchem Angebot, welcher Funktion und welchem Kontostand sie gehört. Halten Sie die Quelle der Auskunft und das Datum fest. So kann eine weitere zuständige Person erkennen, ob eine Information zur aktuellen Nutzung passt.
Im Musterfall ist die Trainingsfrage beantwortet und die Speicherfrist genannt, aber der Supportzugriff bleibt offen. Die nächste Rückfrage bezieht sich auf dieselbe Funktion und Angebotsfassung und fragt gezielt nach dem fehlenden Punkt.
Eine knappe Übersicht kann den aktuellen Stand festhalten: Aufgabe und Eingabeweg, gespeicherte Inhalte und Löschfrist, Team- und Anbieterzugriffe sowie bestätigte Trainingsnutzung. Daneben stehen offene Fragen und die Person, die sie klärt. Wenn die Praxis später statt eines kurzen Textes eine Datei oder einen Kalenderzugriff einbezieht, wird der Datenweg neu beschrieben; frühere Antworten gelten nur für den zuvor beschriebenen Umfang.
Die Entscheidung mit dem bestehenden Praxisablauf verbinden
Vereinbaren Sie im Team, welche Angaben für einen Entwurf nötig sind und wer ihn vor der Verwendung liest. Halten Sie den bestätigten organisatorischen Stand dort fest, wo ihn die zuständigen Personen wiederfinden. Fragen zum Datenweg bleiben auf die tatsächlich gewählte KI-Funktion und Angebotsfassung bezogen.
Sehen Sie sich mit easymed den passenden Kalender- oder Verwaltungsbezug Ihrer Praxisaufgabe an. Fragen Sie einen zusätzlichen KI-Anbieter anschließend konkret nach Trainingsnutzung, Verlauf, Löschung und Zugriff für genau diesen Eingabeweg.
