Prüfen Sie bei einem KIM-Anhang die Datei und den Empfänger am konkreten Auftrag: Öffnen Sie den tatsächlichen Anhang, gleichen Sie Patient, freigegebenen Dokumentstand und Seitenumfang ab und lesen Sie anschließend die vollständige KIM-Adresse im Nachrichtenentwurf. In easymed sind Dokumente dem Patienten zugeordnet und Befund und Verlauf je Termin dokumentiert. So findet Ihr Team die aktuelle Unterlage in der Patientenakte und übernimmt sie in die separat eingerichtete KIM-Anwendung.
KIM verschlüsselt und signiert Nachrichten automatisch. Für die Zuordnung zum Auftrag prüft die zuständige Person zusätzlich die angezeigte Adresse und den tatsächlich angehängten Inhalt. Das folgende Beispiel zeigt, wie sich eine Verwechslung vor dem Versand korrigieren lässt und welche ersten Schritte nach einer bereits erfolgten Fehlübermittlung helfen.
Den Versandauftrag konkret festlegen
Legen Sie vor der Dateiauswahl fest, welche freigegebene Unterlage zu welchem Anlass an welche Einrichtung gehen soll. Auf der Dateiseite gehören dazu Patient, Dokumentart, freigegebener Stand und der benötigte Umfang. Auf der Empfängerseite zählen die bestätigte Einrichtung, der Standort und der passende Eingang. Bleibt eine Zuordnung offen, klären Sie genau diesen Punkt über einen bekannten Kontaktweg, bevor die Nachricht abgeschickt wird.
Im Beispiel soll ein freigegebener, zweiseitiger Behandlungsbericht an die für diesen Vorgang benannte Arztpraxis gehen. Am Arbeitsplatz liegen außerdem ein älterer Entwurf und eine Unterlage zu einem anderen Auftrag. Die kurze Zuordnung im Versandauftrag macht sichtbar, welche Fassung und welcher Kontakt zusammengehören.
Die gematik beschreibt KIM als Dienst für den sicheren Austausch medizinischer Dokumente. Jede KIM-Nachricht wird automatisch verschlüsselt und signiert; der Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur enthält geprüfte Adressdaten der angebundenen Einrichtungen mit KIM-Adresse. So lässt sich ein passender Kontakt gezielt suchen. Im Auftrag prüft das Team zusätzlich, ob der ausgewählte Eintrag zum bestätigten Standort und zum vorgesehenen Eingang gehört. Informationen zu KIM bei der gematik
Die freigegebene Datei aus der Patientenakte auswählen
Öffnen Sie die Patientenakte des vorgesehenen Patienten und wählen Sie die freigegebene Unterlage für diesen Versand aus. Dokument, Behandlungsverlauf und Terminbezug stehen in easymed beim Patienten bereit; die zuständige Person übernimmt die ausgewählte Datei anschließend in den Nachrichtenentwurf der eingerichteten KIM-Anwendung.
Im Beispiel heißen der freigegebene Bericht und ein älterer Entwurf ähnlich. Als die zuständige Person den tatsächlichen Anhang öffnet, sieht sie, dass noch der ältere Entwurf ausgewählt ist. Sie entfernt ihn, fügt die freigegebene vollständige Fassung hinzu und öffnet sie, bevor es weitergeht.
Im Entwurf zählen Patient, freigegebener Stand und vollständiger Inhalt. Öffnen Sie den tatsächlichen Anhang in KIM, lesen Sie alle vorgesehenen Seiten und prüfen Sie, dass der Inhalt zum Auftrag passt. Der Dateiname unterstützt die Wiedererkennung; die geöffnete Datei zeigt, was die Nachricht tatsächlich mitnimmt.
Bei mehreren Anhängen nehmen Sie die für den Auftrag vorgesehenen Dateien einzeln hinzu. Prüfen Sie den Seitenumfang jeder Unterlage und halten Sie freigegebene Fassungen im Team klar von älteren Entwürfen unterscheidbar. So kann auch eine Vertretung den aktuellen Stand ohne Rückgriff auf einen früheren Nachrichtenverlauf finden.
Die KIM-Adresse im tatsächlichen Nachrichtenentwurf prüfen
Suchen Sie die Einrichtung im Verzeichnisdienst (VZD) Ihrer eingerichteten KIM-Anwendung. Die gematik beschreibt den VZD als zentrales Adressbuch der Telematikinfrastruktur. Eine Praxis kann neben einer Standardadresse weitere KIM-Adressen einrichten; bei der Suche lassen sich verschiedene Kriterien kombinieren. Vergleichen Sie den gefundenen Eintrag deshalb mit der im Auftrag bestätigten Einrichtung und dem Standort. Die gematik erklärt KIM und den Verzeichnisdienst
Öffnen Sie den tatsächlichen Anhang, lesen Sie die vollständige KIM-Adresse im Empfängerfeld, vergleichen Sie den VZD-Eintrag mit Einrichtung und Standort im Auftrag und prüfen Sie für jede weitere Adresse den eigenen Versandzweck.
Im Beispiel findet das Team die passende Einrichtung in der Suche. Im Nachrichtenfeld steht jedoch noch ein älterer Vorschlag aus einem früheren Vorgang. Die zuständige Person liest die vollständige Adresse im Feld erneut und vergleicht sie mit dem bestätigten Kontakt. Sie korrigiert den Eintrag und lässt die Nachricht bis zum gemeinsamen Abgleich vorbereitet.
Bei mehreren Empfängern braucht jede Adresse einen eigenen geklärten Zweck. Prüfen Sie, ob jede genannte Einrichtung die Unterlage für diesen Auftrag erhalten soll und ob der jeweilige Eingang bestätigt ist. Frühere Verteiler oder Vorschläge aus einem anderen Vorgang werden einzeln kontrolliert.
Eine Unstimmigkeit vor dem Versand korrigieren
Ersetzen Sie einen unpassenden Anhang oder Kontakt direkt im vorbereiteten Nachrichtenentwurf. Öffnen Sie danach die nun angehängte Datei erneut und lesen Sie die Adresse im Empfängerfeld vollständig. So prüfen Sie die korrigierte Zuordnung im tatsächlich versendeten Nachrichtensatz.
Im Beispiel wird der ältere Entwurf entfernt und durch die freigegebene vollständige Fassung ersetzt. Die zuständige Person öffnet beide Seiten, prüft Patient und Stand und gleicht die Empfängeradresse mit dem vorgesehenen Eingang ab. Erst danach ist der Auftrag für den Versand vollständig vorbereitet.
Ändert sich beim Korrigieren auch der fachliche Inhalt, lässt die zuständige Fachperson die neue Fassung freigeben. Bleibt der Inhalt unverändert, kann die bereits freigegebene Datei verwendet werden. Dadurch ist klar, dass die Korrektur die Auswahl betrifft und nicht unbemerkt den Inhalt des Berichts verändert.
Führen ähnliche Dateinamen wiederholt zu Verwechslungen, passen Sie den gemeinsamen Auswahlweg an. Kennzeichnen Sie Entwürfe und freigegebene Fassungen verständlich und halten Sie den aktuellen Stand in der Patientenakte auffindbar. Eine kurze Übergabe sollte benennen, welche Datei freigegeben ist und welcher Empfänger zum Vorgang gehört.
Einen bereits versendeten falschen Anhang als Vorfall bearbeiten
Die erste Maßnahme: Praxisleitung und Datenschutzkontakt sofort informieren. Warten Sie mit der internen Meldung nicht, bis alle Einzelheiten geklärt sind. Die verantwortliche Stelle kann den Umfang prüfen und die nächsten Schritte abstimmen.
Halten Sie die versendete Datei, Empfängeradresse und beide Zeitpunkte fest: den Versand und das Erkennen des Fehlers. Ergänzen Sie, welche Patientinnen oder Patienten und welche Arten von Informationen betroffen sein können sowie welche Seiten oder Dokumente mitgesendet wurden. Sichern Sie den tatsächlichen Nachrichtenstand, damit die Prüfung auf dem erfolgten Versand beruht.
Prüfen Sie mit der verantwortlichen Stelle, ob der Empfänger die Unterlage geöffnet, weitergeleitet oder gespeichert hat. Über den intern festgelegten Kontaktweg kann die Praxis um Rückgabe oder sichere Löschung bitten und eine Rückmeldung dazu dokumentieren. Eine Löschbestätigung kann für die Risikoeinschätzung eine Rolle spielen; sie ersetzt nicht die weitere Bearbeitung des Vorfalls.
Bewerten Sie mit der verantwortlichen Stelle Zugriff, Datenumfang und mögliche Folgen. Dabei zählen die enthaltenen Gesundheitsangaben, der tatsächliche Empfänger, die Zahl der betroffenen Personen und die Maßnahmen zur Eindämmung. Ein kooperierender, bekannter Empfänger kann die Risikoeinschätzung beeinflussen; auch ein Vorfall ohne anschließende Meldung bleibt zu dokumentieren. Der Europäische Datenschutzausschuss erläutert die Risikoprüfung und den Umgang mit fehlgeleiteten Daten.
Artikel 33 DSGVO sieht eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde ohne unangemessene Verzögerung und, soweit möglich, binnen 72 Stunden nach Kenntnis durch die verantwortliche Stelle vor, sofern ein Risiko für Rechte und Freiheiten nicht unwahrscheinlich ist. Artikel 34 DSGVO sieht eine Information der betroffenen Personen ohne unangemessene Verzögerung vor, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko besteht. Die konkrete Bewertung hängt von Inhalt, Empfänger und möglichen Folgen des einzelnen Vorfalls ab. Fehlen zu Beginn noch Einzelheiten, können Angaben in Phasen ergänzt werden; eine spätere Meldung sollte den Grund für die Verzögerung nennen. Artikel 33 und 34 DSGVO im amtlichen EU-Rechtstext
Dokumentieren Sie die bekannten Fakten, die Auswirkungen, die ergriffenen Maßnahmen und die Risikoeinschätzung. Die verantwortliche Stelle hält auch fest, warum sie eine Meldung oder Information für erforderlich hält oder warum sie darauf verzichtet. So bleibt die Entscheidung für die Praxis nachvollziehbar, unabhängig davon, welcher Meldeweg im Einzelfall folgt.
Den nächsten Versand im Team nachvollziehbar vorbereiten
Beginnen Sie den nächsten Auftrag wieder mit der aktuellen Patientenakte und dem bestätigten Versandzweck. Halten Sie ältere Entwürfe klar von der freigegebenen Fassung getrennt und wählen Sie die Unterlage erst für den konkreten Vorgang aus. Eine verständliche Benennung mit Dokumentart und Stand erleichtert die Auswahl im Team.
Für die Übergabe genügt eine klare Angabe, welche Fassung freigegeben ist, wo sie in der Patientenakte liegt und welcher KIM-Eingang für diesen Auftrag bestätigt wurde. Die Vertretung prüft den Anhang und die vollständige Empfängeradresse im eigenen Nachrichtenentwurf.
Mit der easymed-Patientenakte findet das Team Dokumente beim Patienten sowie Befund und Verlauf je Termin im gemeinsamen Arbeitsbereich. Die zuständige Person übernimmt die passende Unterlage in die eingerichtete KIM-Anwendung und prüft dort Datei und Empfänger am selben Auftrag.
