Ein KIM-Postfach im Praxisteam ist dann gut organisiert, wenn klar ist, wer den Eingang übernimmt und welcher nächste Schritt folgt. Die gematik empfiehlt, die Zahl der Adressen am Arbeitsablauf auszurichten; in der Regel genügt eine an den Praxisausweis gebundene Adresse. Eine zusätzliche KIM-Adresse ist also eine Frage des Ablaufs, keine automatische Aufgabenverteilung. KIM einrichten: Hinweise der gematik
Die gematik weist außerdem darauf hin, dass bei Eingang an mehreren Stellen nicht ersichtlich ist, ob eine Nachricht bereits bearbeitet wird. Legen Sie deshalb neben der Adresse eine zuständige Person, den Vorgangsbezug und den nächsten Schritt fest. Für behandlungsbezogene Zusammenhänge führt die Patientenakte von easymed Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Patient zusammen; Befund und Verlauf dokumentieren Sie je Behandlungstermin. Damit stehen die Behandlungsinformationen für den fachlichen Teil des Teamablaufs in der Patientenakte gebündelt zur Verfügung; den Nachrichtenaustausch führt Ihr eingerichteter KIM-Dienst.
Adresse und Rollen nach eurem Ablauf festlegen
Beginnen Sie mit dem gemeinsamen KIM-Eingang Ihrer Praxis. Laut gematik genügt üblicherweise eine Adresse, die an die SMC-B gebunden ist. Weitere Adressen richten Sie nach den tatsächlichen Arbeitsabläufen ein. Ein zusätzlicher Eingang kann helfen, wiederkehrende Nachrichtenarten oder einen klar abgegrenzten Kommunikationsweg zu unterscheiden. Daraus folgt aber noch nicht, wer eine Nachricht fachlich übernimmt: Diese Verantwortung benennen Sie im Team.
Unterscheiden Sie die organisatorische Aufnahme von der fachlichen Bearbeitung. Für den Eingang kann eine Person Absender, Anlass und vorhandenen Vorgangsbezug aufnehmen. Die zuständige Fachperson prüft behandlungsbezogene Inhalte und entscheidet über den fachlichen Anschluss. Eine Vertretung kann beide Rollen kennen, auch wenn ein kleines Team im Alltag mehrere Aufgaben bei derselben Person bündelt.
Im Beispiel nimmt der Empfang eine Rückfrage aus einer Arztpraxis auf und ordnet sie dem bereits bekannten Vorgang zu. Die zuständige Fachperson prüft den Inhalt. Für beide Schritte ist eine Vertretung benannt. So bleibt auch bei wechselnder Besetzung klar, wer die Nachricht zuerst aufnimmt und wer den fachlichen nächsten Schritt übernimmt.
Prüfen Sie für jede Adresse ihren Zweck und den dazugehörigen Arbeitsweg. Die gematik beschreibt die Registrierung der KIM-Adresse im TI-Verzeichnisdienst, damit andere Teilnehmende die Einrichtung finden können. Halten Sie bei der Einführung fest, welche Nachrichten in den gemeinsamen Eingang gehören und an wen sie weitergehen.
Eingang aufnehmen und eindeutig zuordnen
Beim KIM-Eingang prüft die aufnehmende Person Absender, Betreff, Inhalt und den im Dokument genannten Bezug. Die Zuordnung sollte sich auf die Nachricht selbst und den nachvollziehbaren bisherigen Austausch stützen. Eine ähnlich klingende Person oder ein unklarer Betreff genügt nicht, um den Vorgang festzulegen.
Ergänzen Sie zur Zuordnung eine verantwortliche Person und einen nächsten Schritt. Je nach Inhalt kann das eine fachliche Prüfung, eine Rückfrage, eine Antwortvorbereitung oder die Weitergabe eines organisatorischen Hinweises sein. Wenn eine Frist oder ein vereinbarter Rückmeldezeitpunkt zum Vorgang gehört, halten Sie ihn ebenfalls fest. Die übernehmende Person soll erkennen, was als Nächstes zu tun ist, statt nur zu sehen, dass eine Nachricht eingegangen ist.
Im Beispiel bezieht sich eine Rückfrage auf einen zuvor versendeten Bericht. Der Empfang verbindet sie mit diesem Austausch und übergibt sie an die zuständige Fachperson. Bei einer unklaren Zuordnung bleibt der Bezug offen; die verantwortliche Person klärt den fehlenden Zusammenhang über den passenden vereinbarten Kontaktweg. So wird die Nachricht nicht vorschnell einer ähnlich benannten Akte zugeordnet.
Eingang an mehreren Stellen und Bearbeitung unterscheiden
Die gematik-FAQ erklärt: Wenn dieselbe Nachricht an mehreren Stellen eingeht, ist nicht ersichtlich, ob sie dort bereits bearbeitet wird. Ein sichtbarer Eingang allein ist daher kein zuverlässiger Beleg für eine übernommene Aufgabe. Benennen Sie eine Person, die den Vorgang führt, und stimmen Sie den Bearbeitungsstand ab, wenn mehrere Mitarbeitende Zugriff auf die Nachricht haben.
Der Teamablauf lässt sich in vier verständliche Stände gliedern: Bei „Eingang vorhanden“ eine zuständige Person und den Vorgang zuordnen; bei „Nachricht an mehreren Stellen“ die Bearbeitung mit dem Team abstimmen; nach „fachlich geprüft“ Ergebnis und nächsten Schritt festhalten; bei „Antwort vorbereitet“ Freigabe klären und Versand dokumentieren.
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Eingang vorhandenzuständige Person und den Vorgang zuordnen
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Nachricht an mehreren Stellendie Bearbeitung mit dem Team abstimmen
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fachlich geprüftErgebnis und nächsten Schritt festhalten
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Antwort vorbereitetFreigabe klären und Versand dokumentieren
Im Beispiel haben Empfang und Fachperson denselben Eingang vorliegen. Der Empfang benennt, wer die Rückfrage übernimmt; die Fachperson hält nach der Sichtung fest, ob eine Antwort oder ein weiterer Kontakt folgt. Hat die Nachricht nur teilweise eine Antwort erhalten, bleibt der offene Teil als eigene Aufgabe erkennbar. So wird ein geklärter Einzelpunkt nicht mit einem vollständig abgeschlossenen Vorgang verwechselt.
Wählen Sie dafür den Erfassungsweg, den Ihre Praxis tatsächlich nutzt. Wichtig sind der Bezug zur Nachricht, der Name der zuständigen Person und der nächste Schritt. Zusätzliche Statusbegriffe helfen nur, wenn alle Beteiligten dieselbe Bedeutung darunter verstehen.
Fachliche Freigabe und Versand im selben Prozess verbinden
Bei einer ausgehenden Nachricht sollte erkennbar sein, wer den Inhalt vorbereitet, wer ihn fachlich prüft und wer den Versand ausführt. Vor dem Absenden gleichen die zuständigen Personen den vorgesehenen Empfänger und die freigegebene Fassung ab. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Entwurf während einer Abwesenheit weitergegeben wird: Die Vertretung sieht, ob noch eine fachliche Prüfung aussteht oder der Versand tatsächlich vorbereitet ist.
Die Signaturregel für einen eArztbrief ist dabei ein eigener Schritt. Laut gematik muss die Ärztin oder der Arzt die qualifizierte elektronische Signatur selbst vornehmen; den Versand des unterschriebenen Dokuments können Mitarbeitende übernehmen. Die gematik nennt außerdem unsignierte eNachrichten mit oder ohne Anhang als mögliche KIM-Nachricht. Übertragen Sie die eArztbrief-Regel deshalb nicht pauschal auf jede KIM-Nachricht, sondern ordnen Sie den jeweiligen Nachrichtentyp und den passenden Freigabeweg zu.
Für den Teamablauf bedeutet das: Ein freigegebener Entwurf, eine noch notwendige Signatur und ein tatsächlich erfolgter Versand sind verschiedene Arbeitsstände. Vermerken Sie bei einer Übergabe, welche Fassung geprüft wurde, wer gegebenenfalls noch signiert und wer den Versand übernimmt. Bei einer Fehlermeldung klärt die verantwortliche Person zuerst den im KIM-Dienst angezeigten Versandstand, bevor sie einen erneuten Versand einplant.
Definieren Sie beim Versand, wer den Empfänger im eingerichteten KIM-System auswählt und den Versandabschluss dokumentiert. So können Sie bei einer Rückfrage nachvollziehen, ob der Inhalt freigegeben und die Nachricht tatsächlich versendet wurde.
Vertretung vor der Abwesenheit handlungsfähig machen
Eine brauchbare KIM-Postfachübergabe hält den Vorgangsbezug und die zuständige Person fest und nennt den nächsten Schritt. Kennzeichnen Sie den offenen Stand: Eingang ohne klare Zuordnung, fachliche Prüfung offen, Entwurf noch nicht freigegeben oder Antwort ausstehend. Für die fachliche Prüfung notieren Sie Fachperson und nächsten Schritt; beim Entwurf klären Sie Freigabe oder Signatur. Bei ausstehender Antwort halten Sie Kontakt und vereinbarten Rückmeldezeitpunkt fest.
Im Beispiel wartet ein Bericht noch auf eine fachliche Prüfung, während eine andere Rückfrage bereits beantwortet wurde und die weitere Rückmeldung aussteht. Die Vertretung sieht beide Zustände getrennt. In der Notiz stehen die offene Aufgabe und die Person, die den nächsten Kontakt übernimmt, nicht nur eine Sammlung gelesener Nachrichten.
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Eingang ohne klare ZuordnungVorgangsbezug und die zuständige Person
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Fachliche Prüfung offenFachperson und nächsten Schritt
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Entwurf noch nicht freigegebenFreigabe oder Signatur
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Antwort ausstehendKontakt und vereinbarten Rückmeldezeitpunkt
Vor der Abwesenheit sollte die Vertretung einen offenen Vorgang finden und den vorgesehenen nächsten Schritt nachvollziehen können. Prüfen Sie außerdem, ob der Zugang zur gemeinsamen Adresse und die bekannten Kontakte für den gewählten Arbeitsweg verfügbar sind. Ein persönliches HBA-gebundenes KIM-Postfach ist laut gematik für Informationen gedacht, die ausschließlich für die betreffende Ärztin oder den betreffenden Arzt bestimmt sind. Behandeln Sie es deshalb als Sonderfall und nicht automatisch als gemeinsamen Vertretungseingang.
Wiederkehrende Unklarheiten mit einer passenden Regel lösen
Wenn ein freizugebender Entwurf bei der Übergabe wiederholt liegen bleibt, prüfen Sie genau diesen Übergabepunkt: Ist die fachlich verantwortliche Person erkennbar? Ist klar, ob eine Signatur aussteht? Weiß die Vertretung, wer den Versand nach der Freigabe übernimmt? Eine gezielte Ergänzung dieser Angaben hilft mehr als eine allgemeine Anweisung, Nachrichten „im Blick zu behalten“.
Nutzen Sie den nächsten vergleichbaren Vorgang, um zu sehen, ob die Regel im Alltag verständlich ist. Bleibt weiterhin unklar, wer den nächsten Schritt übernimmt, ändern Sie die konkrete Zuständigkeit oder den Informationspunkt in der Übergabe. Halten Sie die Arbeitsanleitung auf den tatsächlich verwendeten KIM-Weg bezogen.
Ein KIM-Postfach im Praxisteam verbindet eine passende Adresswahl mit klaren Rollen, fachlicher Prüfung und nachvollziehbarer Vertretung. Jede Nachricht erhält einen Bezug, eine übernehmende Person und einen nächsten Schritt. So bleibt erkennbar, was erledigt ist und welcher Teil des Austauschs noch weitergeführt wird.
