Wer sagt: „Ich möchte Krankengymnastik buchen“, nennt eine konkrete physiotherapeutische Leistung. Physiotherapie bezeichnet den Heilmittelbereich; Krankengymnastik, kurz KG, ist eine Maßnahme darin. Auf Muster 13 steht „Physiotherapie“ für den Bereich und das Feld „Heilmittel“ für die verordnete Leistung. Für die Terminzuordnung hilft deshalb die konkrete Angabe. Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) führt Krankengymnastik neben weiteren physiotherapeutischen Verfahren auf.
Mit easymed kann die Praxis freigegebene Leistungen und Behandlerzeiten im Buchungsportal anbieten. Patienten wählen ein Angebot und einen verfügbaren Termin; die Buchung erscheint im gemeinsamen Teamkalender. Das Team entscheidet, welche Leistungen es anbietet, und klärt unklare Verordnungsangaben. Unterlagen und die Dokumentation je Termin gehören zur Patientenakte. So sehen Patienten passende Angebote, während das Team die fachliche Information am jeweiligen Patienten weiterführt.
Fragen Sie nach dem Anliegen statt nach dem perfekten Begriff
Eine kurze Rückfrage lautet: „Haben Sie die Verordnung zur Hand? Dann schauen wir gemeinsam in die Zeile Heilmittel.“ So bleibt das Gespräch beim konkreten Terminwunsch. Die Person muss nicht selbst herausfinden, wie sich die Begriffe im Heilmittelkatalog unterscheiden.
Liegt eine Muster-13-Verordnung vor, kann die Person die Zeile vorlesen oder das Dokument zeigen. Fehlt die Verordnung, fragen Sie nach dem gewünschten Termin und erklären, welche Angebote Ihre Praxis dafür bereithält. Aus der allgemeinen Bitte um „Physio“ leiten Sie keine bestimmte Verordnung ab.
Passt die angegebene Leistung nicht zu den buchbaren Angeboten oder bleiben mehrere Angaben offen, übernimmt die zuständige Person die Klärung. Eine organisatorische Antwort kann lauten: „Ich prüfe die Verordnung und nenne Ihnen das passende Terminangebot.“ Die medizinische Auswahl wird nicht aus einem Buchungsnamen abgeleitet; der Empfang erklärt den nächsten Schritt.
Erklären Sie den Zusammenhang in einfacher Sprache
Muster 13 trennt den Heilmittelbereich von der konkreten Maßnahme. Ein Kreuz bei „Physiotherapie“ kennzeichnet den Bereich; im Feld „Heilmittel“ steht die verordnete Leistung. Dort bedeutet „KG“ allgemeine Krankengymnastik. Die KBV erläutert den Aufbau der Verordnung und die Heilmittelangaben.
Krankengymnastik und Manuelle Therapie sind verschiedene Heilmittel. Je nach Diagnosegruppe können mehrere Maßnahmen auf einer Verordnung stehen: Der G-BA beschreibt bis zu drei unterschiedliche vorrangige Heilmittel, wenn der Heilmittelkatalog sie für die Diagnosegruppe vorsieht. Prüfen Sie deshalb alle eingetragenen Leistungen, statt „Physiotherapie“ als Bezeichnung für eine einzelne Behandlung zu verwenden.
Auch Art, Menge und Frequenz richten sich nach dem konkreten Behandlungsfall. Die Heilmittel-Richtlinie des G-BA nennt unter anderem Indikation, Schwere der Erkrankung, funktionelle Beeinträchtigungen und Therapieziele als Grundlagen der Auswahl. Der Heilmittelkatalog gibt dazu Höchstmengen und Frequenzempfehlungen vor. Für die Terminannahme genügt es, die vorhandene Angabe zu übernehmen und bei Unklarheit Rücksprache zu halten.
Vereinheitlichen Sie die Namen Ihrer Terminarten
Ein verständlicher Terminname beschreibt das Angebot Ihrer Praxis. Wenn Sie Krankengymnastik und Manuelle Therapie anbieten, führen Sie sie als getrennte buchbare Leistungen auf. Ergänzen Sie ein internes Kürzel wie KG um die ausgeschriebene Bezeichnung. So finden Patienten den vertrauten Begriff wieder und können ihn mit der Angabe auf ihrer Verordnung vergleichen.
In easymed sind angebotene Leistungen mit den Behandlern und ihren verfügbaren Zeiten verbunden. Im Online-Buchungsportal sehen Patienten die Angebote, die Ihre Praxis freigegeben hat; gebuchte Zeiten landen im Teamkalender. Sie richten also die passenden Leistungsnamen und Verfügbarkeiten ein. Bleibt bei einer Anfrage die konkrete Maßnahme offen, klärt das Team sie, bevor es ein Buchungsangebot zuordnet.
Ein gutes Menü muss nicht jede fachliche Einzelheit erklären. Es soll zeigen, was die Praxis tatsächlich anbietet und welche Terminart zur Verordnung passt. Eine kurze Ergänzung wie „Krankengymnastik (KG)“ ist für Patienten meist verständlicher als ein internes Kürzel allein. Unterscheidbare Namen helfen zugleich dem Team, Anfragen und Termine einheitlich zu besprechen.
Verwenden Sie fachliche Angaben dort, wo sie gebraucht werden
Die Patientenakte von easymed verbindet Stammdaten, Unterlagen und Hinweise mit dem Behandlungsverlauf. Befund und Verlauf können je Termin dokumentiert werden. Der Kalendername gibt organisatorische Orientierung; die fachliche Notiz hält die Angaben fest, die für die Behandlung benötigt werden. So muss nicht jede Information im Buchungstext stehen.
Für Physiotherapiepraxen enthält easymed den Heilmittelkatalog und die Verwaltung von Verordnungen nach Muster 13 mit Positionen, Menge und Frequenz. Die Kassenabrechnung ist als Zusatzmodul verfügbar. Bei privaten Behandlungen legt die Praxis eigene Leistungen und Preise zugrunde. Die jeweilige Abrechnungsgrundlage bestimmt, welcher Verwaltungsweg anschließend passt.
Wird eine künftige Terminart geändert, sollte das Team prüfen, ob die Buchungsbezeichnung weiterhin zur angebotenen Leistung passt. Die aktuelle Dokumentation bleibt beim konkreten Termin. Diese Trennung erleichtert es einer vertretenden Person, den richtigen Schritt zu erkennen, ohne die medizinische Entscheidung aus einer alten Kalendernotiz abzuleiten.
Machen Sie Rechnungspositionen lesbar
Eine verständliche Rechnungsposition beschreibt die erfasste Leistung. Wenn auf dem Beleg ein Kürzel steht, können Sie es mit der ausgeschriebenen Bezeichnung erklären. Der Patient kann die Position so dem wahrgenommenen Termin zuordnen.
In easymed entstehen private Rechnungen aus den erfassten Leistungen. Eigene Preise und private Tarife bilden die Grundlage; den Beleg kann die Praxis als PDF per E-Mail versenden. Die Kassenabrechnung für Heilmittel läuft über ein separates Zusatzmodul. So lässt sich die Leistungsangabe im passenden Rechnungsweg weiterverwenden.
Der Buchungstermin zeigt Angebot und Zeit; die Behandlungsdokumentation beschreibt den Verlauf; die Rechnungsposition hält die abgerechnete Leistung fest. Diese Angaben erfüllen unterschiedliche Aufgaben und bleiben über den Patientenbezug auffindbar. Für eine gewöhnliche Rückfrage zur Rechnung reicht es, die konkrete Position zu erklären.
Ein Beispiel vom Erstkontakt bis zur Rechnung
Eine Person sagt am Telefon: „Ich brauche einen Termin für Krankengymnastik.“ Auf ihrer Muster-13-Verordnung ist „Physiotherapie“ als Heilmittelbereich markiert und im Feld „Heilmittel“ steht KG. Der Empfang erklärt, dass KG für allgemeine Krankengymnastik steht, und nennt das passende buchbare Angebot.
In easymed wählt die Person anschließend einen freigegebenen Termin mit verfügbarer Behandlerzeit. Die Buchung erscheint im Teamkalender. Stehen auf der Verordnung mehrere Heilmittel, prüft das Team, welche Angebote zur Angabe passen. Eine offene medizinische Zuordnung wird geklärt, bevor die Person zwischen unterschiedlichen Leistungen wählen soll.
Beim Termin dokumentiert die behandelnde Person Befund und Verlauf in der Patientenakte. Die organisatorische Bezeichnung bleibt beim Kalender, während die fachliche Notiz den tatsächlichen Behandlungsverlauf beschreibt. Bei einer privaten Behandlung übernimmt die Praxis die erfasste Leistung in die Rechnung. So lässt sich eine spätere Frage an der konkreten Rechnungsposition beantworten.
Sammeln Sie typische Missverständnisse
Wiederkehrende Rückfragen zeigen, ob eine Leistungsbezeichnung unklar ist. Fragen Patienten häufig, was KG bedeutet, ergänzen Sie die ausgeschriebene Bezeichnung in der Buchung und in Ihrer telefonischen Auskunft. Sagt jemand nur „Physio“, fragen Sie nach der Angabe auf der Verordnung, statt die konkrete Maßnahme aus dem Oberbegriff abzuleiten.
Ein kurzer Teamleitfaden kann drei Dinge nebeneinander festhalten: die Formulierung des Patienten, die konkrete Angabe auf der Verordnung und das dazu passende buchbare Angebot. Für wiederkehrende Fälle nutzen Empfang und Behandlungsteam dieselbe Bezeichnung. Die fachliche Klärung bleibt dem jeweiligen Behandlungsfall zugeordnet.
Die Praxissoftware für Physiotherapie von easymed verbindet freigegebene Leistungen, Behandlerzeiten, Online-Buchung und Teamkalender. Patienten wählen ein passendes Angebot; das Team führt Verordnung und Dokumentation in der Patientenakte weiter. So wird aus der Frage nach „Krankengymnastik oder Physiotherapie“ ein klarer Terminweg.
