Ein Sportverein fragt Ihre Physiotherapiepraxis nach einem Trainerworkshop, Betreuungsterminen oder beidem? Ein klares Leistungspaket macht Ziel, Bestandteile, Zeitaufwand und Honorar sichtbar. So können Verein und Praxis vor der Beauftragung erkennen, was enthalten ist und wie ein zusätzlicher Wunsch aufgenommen wird.
Wenn ein Projekt auch einzelne private oder Selbstzahler-Behandlungstermine in der Praxis umfasst, unterstützt easymed dabei, Termine zu organisieren und Rechnungen aus den erfassten Leistungen zu erstellen. Der Workshop außerhalb der Praxis und das Gesamtpaket für den Verein werden dagegen im konkreten Angebot beschrieben. Behandlungsleistung und Vereinsauftrag bleiben dadurch nachvollziehbar getrennt.
Beginnen Sie mit der Aufgabe des Vereins, nicht mit einer möglichst langen Liste an Extras. Legen Sie dann Inhalt, Anzahl, Dauer und Ort fest. Rechnen Sie außerdem Vorbereitung, Wege und Nachbereitung ein. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie aus vier sichtbaren Terminen ein klar kalkulierbarer Auftrag wird.
Vom Vereinsbedarf zu wenigen klaren Leistungen kommen
Fragen Sie im ersten Gespräch, was der Verein erreichen möchte: einen einmaligen Trainerworkshop, feste Betreuungstermine oder einen regelmäßigen organisatorischen Austausch? Werden mehrere Teile gewünscht, klären Sie, was nach dem Workshop im Vereinsalltag weitergeführt werden soll. So wird deutlich, ob ein einzelner Termin oder eine kleine Folge passender ist.
Wählen Sie höchstens wenige Bestandteile für das erste Angebot. Im Beispiel enthält ein Paket einen neunzigminütigen Trainerworkshop, zwei geplante Betreuungstermine von je sechzig Minuten und einen dreißigminütigen organisatorischen Abschluss. Diese vier Termine werden gemeinsam angeboten, haben aber jeweils einen benannten Inhalt.
Beschreiben Sie, was bei jedem Bestandteil konkret geschieht. Der Workshop behandelt ein vorher abgestimmtes allgemeines Thema. Die Betreuungstermine folgen dem vereinbarten fachlichen Rahmen. Im Abschlussgespräch werden Organisation und nächste Zusammenarbeit besprochen. Der Vereinskontakt kann so erkennen, welche Anfrage zu welchem Teil gehört.
Der DOSB beschreibt mit GESUND VEREINT einen Prozess, in dem Vereine ihre eigene Situation betrachten und konkrete nächste Schritte entwickeln. Für das Gespräch über ein Praxisangebot lässt sich daraus eine nützliche Frage ableiten: Was soll sich im Verein durch den Workshop oder die geplante Betreuung praktisch anschließen? Diese Übertragung auf ein einzelnes Leistungspaket ist eine redaktionelle Empfehlung, kein vom DOSB vorgegebenes Angebotsmodell.
Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Fachpersonen, Räume und Zeiten verfügbar sind. Benötigt ein Bestandteil eine andere Qualifikation als der Workshop, berücksichtigen Sie die passende Person bereits beim Angebot. Ein Paket wird leichter planbar, wenn die Leistung nicht erst nach der Beauftragung organisatorisch zusammengesucht werden muss.
Umfang, Häufigkeit und Ort gemeinsam beschreiben
Jede Leistung braucht eine Dauer, eine Anzahl und einen Einsatzort. „Zwei Betreuungstermine in der Halle mit jeweils sechzig Minuten Durchführung“ hilft bei der Planung mehr als „regelmäßige Begleitung“. Ergänzen Sie den Zeitraum der Zusammenarbeit und wie die einzelnen Termine abgestimmt werden.
Halten Sie auch fest, was der Verein zur Durchführung beiträgt. Wer stellt den Raum bereit, wer meldet die Teilnehmerzahl und wer bestätigt den Termin? Diese Punkte wirken klein, bestimmen aber, ob das Angebot am Veranstaltungstag so stattfinden kann wie geplant. Wenn ein Raumwechsel oder eine andere Gruppengröße zusätzlichen Aufwand auslösen kann, vereinbaren Sie einen einfachen Weg zur Rückmeldung.
| Bestandteil im Beispielpaket | Anzahl und Dauer | Organisation |
|---|---|---|
| Trainerworkshop | Einmal 90 Minuten | Thema und Raum vorher abstimmen |
| Betreuungstermin | Zweimal je 60 Minuten | Termine und fachlichen Rahmen bestätigen |
| Abschlussgespräch | Einmal 30 Minuten | Gemeinsamen Rückblick vorbereiten |
Bei einem Paket für eine Saison beschreiben Sie zusätzlich den Zeitraum, in dem die Termine stattfinden sollen. Klären Sie vor der Bestellung, wie verschobene oder nicht genutzte Bestandteile weiterbehandelt werden und wann ein Ersatztermin möglich ist. Die konkrete Vereinbarung sollte für beide Seiten verständlich festhalten, welche Leistungen noch offen sind und bis wann sie geplant werden.
Sichtbare Durchführung und gesamten Aufwand berechnen
Das Beispielpaket enthält 240 Minuten Durchführung: 90 Minuten Workshop, zweimal 60 Minuten Betreuung und 30 Minuten Abschlussgespräch. Für Ihre Praxis entstehen zusätzlich Vorbereitung, Wege und Nachbereitung. Erst dieser gesamte Aufwand zeigt, wie viel personelle Zeit durch den Auftrag gebunden ist.
Eine ergänzende Beispielkalkulation enthält 60 Minuten Vorbereitung, 80 Minuten Wege und 40 Minuten Nachbereitung. Zu den 240 Minuten Durchführung kommen damit 180 Minuten hinzu. Das Paket bindet insgesamt 420 Minuten oder sieben Stunden. Diese Zeit bildet eine sinnvolle Grundlage, um Personal, Räume und Honorar gemeinsam zu betrachten.
| Zeitart im Beispiel | Minuten |
|---|---|
| Durchführung | 240 Minuten |
| Vorbereitung | 60 Minuten |
| Wege | 80 Minuten |
| Nachbereitung | 40 Minuten |
Für eine interne Beispielrechnung können Sie die sieben Stunden mit dem von Ihrer Praxis kalkulierten Stundensatz multiplizieren und tatsächlich anfallende Material- oder Reisekosten ergänzen. Der interne Satz sollte die Personalkosten und den von Ihnen berücksichtigten Praxisaufwand abbilden. Das Ergebnis ist eine Kalkulationsgrundlage für dieses Angebot, kein allgemeiner Marktpreis.
Vergleichen Sie auch den Ort und die Teamplanung: Ein Termin in der Praxis bindet andere Ressourcen als ein Einsatz in einer Sporthalle mit zusätzlicher Anfahrt. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, rechnen Sie ihre Vorbereitungs- und Durchführungszeit mit. So bleibt sichtbar, welche Bestandteile den Gesamtaufwand bestimmen.
Ein Honorar mit verständlichen Bestandteilen anbieten
Sie können einen Gesamtpreis oder einzelne Positionen anbieten. Ein Gesamtpreis passt, wenn alle Termine, Voraussetzungen und der Zeitraum feststehen. Einzelpreise helfen dem Verein, zunächst nur einen Workshop oder einen Betreuungstermin auszuwählen. In beiden Fällen sollte deutlich werden, welche Leistung welchen Umfang hat und was als Zusatzauftrag gilt.
Bei einer entgeltlichen Vereinbarung benennt § 611 BGB für den Dienstvertrag die versprochenen Dienste und die vereinbarte Vergütung. § 612 BGB regelt, wann eine Vergütung nach den Umständen als stillschweigend vereinbart gelten kann und wie eine nicht festgelegte Höhe eingeordnet wird. Diese Vorschriften liefern keine Preisformel für ein Vereinspaket. Für Ihr Angebot ist daher praktisch, Leistung und Honorar direkt nebeneinander aufzuführen: § 611 BGB, § 612 BGB.
Benennen Sie außerdem den tatsächlichen Auftraggeber und den vorgesehenen Rechnungsempfänger, bevor der erste Termin stattfindet. Bei einem Verein mit mehreren Abteilungen kann die zuständige Person oder Organisationseinheit wichtig sein. Persönliche Behandlungstermine von Vereinsmitgliedern gehören in ihren eigenen Vereinbarungs- und Abrechnungsweg; sie werden nicht allein durch die Mitgliedschaft Teil des Vereinspakets.
Wenn der Verein einen zweiten Workshop wünscht, ergänzen Sie Dauer, Vorbereitung, Termin und Preis als eigenen Bestandteil. Der ursprüngliche Auftrag bleibt dadurch verständlich, und die Erweiterung lässt sich separat bestätigen. Die Praxis kalkuliert das Gesamtpaket anhand der vereinbarten Leistungen und des tatsächlichen Aufwands.
Erreichbarkeit als Leistung begrenzen und erklären
Wenn ein Paket regelmäßigen Kontakt einschließt, benennen Sie dessen Zweck und Zeitfenster. Ein monatlicher organisatorischer Gesprächsblock ist eine andere Leistung als die spontane Begleitung jedes kurzfristigen Vereinsanliegens. Formulieren Sie deshalb, wie Fragen gesammelt werden und wann eine Rückmeldung vorgesehen ist.
Im Beispiel kann der Vereinskontakt organisatorische Fragen bis Dienstag sammeln. Die Praxisantwort erfolgt im vereinbarten Gesprächsblock am Mittwoch. Persönliche Terminfragen werden direkt über den Praxisweg bearbeitet. Eine Veranstaltung mit kurzfristiger Abstimmung erhält für diesen Tag einen gesonderten Kontakt.
Vereinbaren Sie, wie Änderungen vor einem bestätigten Einsatz mitgeteilt werden und wer sie bestätigt. Für den Alltag kann ein gemeinsamer Praxis-Kontaktweg oder eine benannte zuständige Person genügen. Entscheidend ist, dass der Verein weiß, wohin eine Anfrage gehört und wann der nächste vereinbarte Rückmeldungspunkt liegt.
Schreiben Sie den Ablauf in wenigen klaren Sätzen auf, die auch eine neue Vereinsleitung übernehmen kann: Wer fragt an, welche Angaben werden gebraucht und wann folgt die Bestätigung? Eine konkrete Kontaktleistung ist für beide Seiten verlässlicher als eine offene Zusage, jederzeit erreichbar zu sein.
Zusatzwünsche mit einem kleinen Änderungsprozess aufnehmen
Neue Wünsche sind bei einer Zusammenarbeit normal. Vielleicht möchte der Verein einen Workshop für eine weitere Mannschaft oder ein größeres Zeitfenster bei einer Veranstaltung. Nehmen Sie den Wunsch zunächst als Anfrage auf. Danach werden Inhalt, Aufwand und verfügbare Ressourcen geprüft.
Ein sinnvoller Änderungsweg umfasst vier Schritte: Wunsch beschreiben, Aufwand klären, Auftrag bestätigen und Termin einplanen. Diese Reihenfolge verhindert, dass im Kalender bereits eine Leistung steht, deren Umfang noch offen ist. Eine kurze schriftliche Bestätigung kann ausreichen, wenn sie die vereinbarten Angaben nachvollziehbar zusammenführt.
Im Beispiel möchte der Verein aus einem sechzigminütigen Betreuungstermin einen dreistündigen Einsatz machen. Der zusätzliche Aufwand betrifft nicht nur zwei Stunden Durchführung. Vielleicht verändern sich Pausen, Personalbesetzung und Material. Das neue Angebot zeigt deshalb den gesamten geänderten Umfang.
Prüfen Sie bei einem Zusatzwunsch, ob sich die Zahl der Teilnehmenden, der Einsatzort oder die benötigte Vorbereitung ebenfalls ändert. Dann bestätigen Sie den neuen Umfang und den aktualisierten Preis, bevor der Termin verbindlich eingeplant wird. Passt die Aufgabe nicht zu Ihrem Leistungsangebot, teilen Sie das zeitnah mit und verweisen Sie, wenn möglich, an eine passende Stelle.
Gebuchte und durchgeführte Bestandteile nachvollziehen
Führen Sie pro Paket einen einfachen Überblick mit den bestätigten Bestandteilen und ihrem Status: beauftragt, terminiert, durchgeführt oder noch offen. Ein Paket kann bereits bestellt sein, obwohl ein einzelner Termin noch abgestimmt wird. Diese Unterscheidung hilft Empfang, Fachperson und Vereinskontakt, denselben Stand zu sehen.
Nach der Durchführung halten Sie Datum, tatsächlich erledigten Umfang und bestätigte Änderungen fest. Fachliche Dokumentation persönlicher Behandlungsvorgänge bleibt in der dafür vorgesehenen Patientenakte. In einer Paketübersicht reichen die Angaben, die für den Vereinsauftrag und dessen Abrechnung gebraucht werden.
Vor der Abrechnung vergleichen Sie Auftrag und Durchführung. Sind alle vereinbarten Leistungen erfolgt, wurde ein Zusatztermin bestätigt oder ist noch eine Position offen? Legen Sie den Rechnungsempfänger nicht erst beim Schreiben der Rechnung fest, sondern klären Sie ihn beim Auftrag. So können Sie die Rechnung den vereinbarten Bestandteilen zuordnen.
Bei mehreren Projekten desselben Vereins hilft eine eindeutige Auftragsbezeichnung. Das Trainerpaket der Jugendabteilung und ein Workshop für eine andere Gruppe sollten unterscheidbar sein, auch wenn sie denselben Vereinsnamen tragen. Ein kurzer, einheitlicher Titel im Kalender und in der Leistungsübersicht unterstützt die Zuordnung.
Das Paket nach dem ersten Auftrag gezielt verbessern
Vergleichen Sie die geplante Zeit mit der tatsächlich angefallenen Arbeit. Haben die sieben kalkulierten Stunden ausgereicht oder brauchte die Raumabstimmung mehr Zeit? War die Vorbereitung passend geplant? Solche Beobachtungen zeigen, welche Position im nächsten Angebot genauer beschrieben oder anders angesetzt werden sollte.
Fragen Sie den Vereinskontakt, ob die Bestandteile und der Änderungsweg verständlich waren. Wenn eine Formulierung wiederholt erklärt werden musste, überarbeiten Sie sie vor dem nächsten Angebot. Eine kurze Rückschau anhand von Zeitaufwand, durchgeführten Leistungen und offenen Punkten bringt konkrete Hinweise, ohne dass Sie das Paket vorschnell um weitere Extras ergänzen müssen.
Vielleicht passt beim nächsten Auftrag ein kleineres Paket besser. Ebenso kann ein gut genutzter Bestandteil erweitert werden. Entscheiden Sie anhand der tatsächlichen Aufgabe und Ihrer verfügbaren Kapazität. Der Verein sollte die Auswahl nachvollziehen können, und Ihre Praxis muss die zugesagten Leistungen verlässlich durchführen können.
Ein gutes Physiotherapie-Leistungspaket für einen Sportverein verbindet ein klares Ziel mit konkreten Terminen, realistischem Gesamtaufwand und einem nachvollziehbaren Weg für Änderungen. So können Sie ein verständliches Angebot erstellen, den Auftrag planen und nach der Durchführung gezielt verbessern.
