Wenn ein Lieferant eine Rechnung berichtigt, ordnen Sie die Ergänzung der ursprünglichen Lieferantenrechnung zu. Nennen Sie den gemeinsamen Rechnungsbezug und die geänderte Angabe, und halten Sie beide Dokumente beim selben Vorgang erreichbar. Im Beispiel wird bei Rechnung L-1048 die Praxisadresse korrigiert; der Betrag bleibt unverändert. So erkennt das Team den zweiten Anhang als Ergänzung und kann die Zahlung weiter unter demselben Belegbezug verfolgen.
Zuerst den ursprünglichen Lieferantenbeleg finden
Öffnen Sie die Lieferantenmitteilung und rufen Sie die darin genannte Rechnung auf. Prüfen Sie Rechnungsnummer, Lieferant und betroffenen Einkauf. Bei mehreren Bestellungen desselben Anbieters ist die Rechnungsnummer der sichere Abgleich; ein ähnlich hoher Betrag allein ordnet die Datei nicht zuverlässig zu.
Im Beispiel nennt die Berichtigung ausdrücklich L-1048. Fehlt diese Nummer oder bleibt der Bezug anderweitig unklar, fragen Sie beim Lieferanten nach, welche ursprüngliche Rechnung berichtigt wird. Übernehmen Sie keine Vermutung aus dem Betrag oder dem E-Mail-Betreff als bestätigten Rechnungsbezug.
Suchen Sie die zuerst empfangene Fassung. Eine später gespeicherte Arbeitskopie zeigt nicht immer, welche Angaben in der Lieferantenrechnung standen, bevor der Lieferant sie korrigiert hat. Öffnen Sie deshalb Original und Ergänzung gemeinsam, bevor Sie den Änderungsumfang notieren.
Den geänderten Inhalt knapp und genau benennen
Schreiben Sie nur, was sich tatsächlich geändert hat. Im Beispiel genügt die Notiz: „Berichtigung zu Rechnung L-1048; Adresse der Praxis korrigiert, Betrag unverändert.“ Sie nennt die betroffene Adresse und zeigt zugleich, dass der Betrag in diesem Vorgang gleich geblieben ist.
Nach § 31 Absatz 5 UStDV können fehlende oder unzutreffende Rechnungsangaben durch ein gesondertes Dokument berichtigt werden. Dieses muss spezifisch und eindeutig auf die betreffende Rechnung verweisen; die Korrektur braucht daher nicht alle unveränderten Positionen erneut aufzulisten. Bei L-1048 reichen für die Zuordnung die Rechnungsnummer und die korrigierte Adresse.
Bei einer Preis- oder Mengenänderung benennen Sie genau den Unterschied in der betroffenen Position und den daraus folgenden Rechnungsbetrag. Bleibt eine Angabe unklar, bitten Sie den Lieferanten gezielt um eine eindeutige Ergänzung. Eine interne Praxisnotiz erklärt den Bezug; sie ersetzt keine berichtigende Lieferantenunterlage.
Original und Berichtigung am selben Vorgang erreichbar halten
Am vereinbarten Belegort bleiben beide Unterlagen erreichbar: der Originalinhalt der ersten Lieferantenrechnung und die spätere Anschriftenberichtigung. Ein gemeinsamer Rechnungsbezug L-1048 zeigt, dass beide zum selben Vorgang gehören.
Nach § 14b Absatz 1 UStG sind empfangene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch eine Buchung oder Aufzeichnung darf nach § 146 Absatz 4 AO nicht so geändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Bewahren Sie die Lieferantenunterlagen daher in ihrer jeweiligen Fassung auf und ergänzen Sie den Bezug als eigene Notiz.
Erhalten Sie eine E-Rechnung, bewahren Sie zusätzlich mindestens deren strukturierten Teil unversehrt in der ursprünglich empfangenen Form auf. Das Bundesfinanzministerium beschreibt diese Anforderung in seinen Fragen zur E-Rechnung. Legen Sie die Korrektur als eigene Datei zur zuerst empfangenen Rechnung, damit beide Fassungen am gleichen Vorgang auffindbar bleiben.
Nutzen Sie für den Austausch den mit der Kanzlei abgestimmten Belegeingang. Dateinamen wie „L-1048-Original“ und „L-1048-Berichtigung“ helfen dem nächsten Teammitglied, beide Unterlagen zu unterscheiden und beim bekannten Vorgang wiederzufinden.
Die Kanzlei über den bereits gelieferten Stand informieren
Hat die Kanzlei das Original bereits, senden Sie den Verweis auf die Ergänzung mit Rechnungsnummer, geändertem Punkt und Belegort. Für den Beispielvorgang passt: „Zu L-1048 liegt die Anschriftenberichtigung am bekannten Belegort; Betrag unverändert.“ So kann die Kanzlei den zusätzlichen Beleg dem vorhandenen Materialvorgang zuordnen.
Werden beide Unterlagen gemeinsam bereitgestellt, nutzen Sie denselben kurzen Hinweis. Die erste Rechnung bleibt die ursprüngliche Unterlage; die Ergänzung erklärt, welche Angabe später berichtigt wurde. Eine zusätzliche Beschreibung des gesamten Einkaufs ist dafür nicht nötig.
Eine Zahlungsfrage gesondert am gleichen Bezug prüfen
Eine Berichtigung erklärt die Änderung am Lieferantendokument. Eine Zahlungsfrage betrifft den Zahlungsstand: Ist der Betrag zu L-1048 bereits beglichen oder noch offen? Beide Antworten gehören zur selben Rechnung, erfüllen aber unterschiedliche Fragen.
Im Beispiel bleibt der Rechnungsbetrag unverändert. Die zweite Unterlage bezieht sich weiterhin auf den vorhandenen Materialvorgang und begründet keine neue Bestellung. Verfolgen Sie eine bereits geleistete Zahlung am bestehenden Rechnungsbezug.
Ändert sich dagegen der Preis oder die Menge, vergleichen Sie Original, Berichtigung und bisherige Zahlung. Klären Sie mit dem Lieferanten, welcher Betrag noch offen ist oder gutgeschrieben wird und ob sich ein Zahlungsziel geändert hat. Geben Sie der Kanzlei anschließend den geänderten Betrag und den aktuellen Zahlungsstand zusammen mit dem Rechnungsbezug weiter.
