Bei einer Rechnungskorrektur prüfen Sie zuerst, ob es noch um einen Entwurf oder bereits um eine ausgegebene Rechnung geht. Bei einer versandten Rechnung halten Sie die Änderung mit der ursprünglichen Rechnungsreferenz zusammen und gleichen den neuen Betrag mit den tatsächlich zugeordneten Zahlungen ab. easymed verbindet die erfassten privaten Leistungen mit der Patientenakte und der Rechnungserstellung. Offene Rechnungen bleiben in derselben Software im Blick; eine Zahlungserinnerung lässt sich per Klick senden.
Für eine Rückfrage zählt der konkrete Bezug: Welche Rechnung und welche Angabe sind gemeint? Eine Frage zum Behandlungstag braucht den zugehörigen Termin, eine zum Preis die passende Vereinbarung und eine zur Zahlung den tatsächlichen Rechnungseingang. Die Beispiele zeigen, wie das Team die passende Information findet und den aktuellen Stand verständlich mitteilt.
Die Rückfrage zuerst genau verstehen
Nehmen Sie das Anliegen mit der Rechnungsreferenz und dem betroffenen Punkt auf. „Die Rechnung stimmt nicht“ kann bedeuten, dass eine Leistungsbezeichnung unverständlich ist, ein Preis anders erwartet wurde oder eine Zahlung noch nicht berücksichtigt erscheint. Die konkrete Frage zeigt, welche vorhandene Information die Antwort erklärt.
In der gemeinsamen Patientenakte von easymed gehören Behandlung, Dokumentation und vorhandene Unterlagen zur betreffenden Person. Für die Rechnungsposition lässt sich deshalb der zugehörige Termin aufrufen. Eine kurze Rückmeldung am Fall macht das Gespräch auch für die Vertretung nachvollziehbar.
Wenn ein Anruf und eine Nachricht dieselbe Rechnung und denselben beanstandeten Punkt betreffen, führen Sie die Rückmeldungen beim gleichen Anlass zusammen. Eine Frage zu einer anderen Rechnung bleibt ein eigener Bezug. So bearbeiten zwei Mitarbeitende nicht versehentlich dieselbe Rückfrage mit unterschiedlichen Informationen.
Mit der ursprünglichen Fassung arbeiten
Die empfangende Person bezieht sich auf die Rechnung, die ihr tatsächlich vorliegt. Diese Fassung ist die Grundlage für das Gespräch. Die betreffende Leistungsposition führt zum Behandlungstag und zur erfassten Leistung; die Honorarvereinbarung erklärt den für diesen Vorgang geltenden Preisstand.
Bei einer vermeintlich doppelten Position helfen zwei kurze Beispiele. Wurde eine Leistung zweimal erfasst, liegt der Anlass bereits bei der Leistungserfassung. Steht sie dort einmal, auf dem Dokument aber zweimal, betrifft die Rückfrage die Übernahme in den Rechnungsvorgang. Beide Fälle können gleich aussehen, haben jedoch einen unterschiedlichen Ausgangspunkt.
Eine verständliche Notiz beschreibt den geklärten Zusammenhang, etwa „Leistung am Freitag einmal durchgeführt, im Entwurf zweimal enthalten“. Sie ist später aussagekräftiger als ein allgemeines „erledigt“. Die nächste Kollegin erkennt dadurch den Grund der Änderung und den aktuell bearbeiteten Stand.
Einen Entwurfsfehler von einem bereits ausgegebenen Fehler unterscheiden
Eine doppelte Position fällt im ersten Beispiel noch vor dem Versand auf. Der Entwurf kann mit Bezug auf die richtige Leistung bearbeitet werden. Im zweiten Beispiel hat die Person die Rechnung bereits erhalten. Dann gehört auch der ursprünglich ausgegebene Stand zum nachvollziehbaren Rechnungsvorgang.
Bezeichnen Sie deshalb den Dokumentstand klar: Entwurf oder bereits ausgegebene Rechnung. Hat die Person die Rechnung schon erhalten, dokumentieren Sie den geänderten Punkt am ursprünglichen Rechnungsbezug. Bei einem versandten Dokument verbindet die Korrektur den geänderten Punkt mit der ursprünglichen Rechnung.
Für Angaben nach § 14 Absatz 4 oder § 14a UStG konkretisiert § 31 Absatz 5 UStDV diesen Weg: Eine Rechnungsberichtigung kann durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt; es genügt, die fehlenden oder unzutreffenden Angaben zu übermitteln. Für Form und Inhalt gelten die Anforderungen aus § 14 UStG. Diese Regel betrifft die dort genannten Rechnungsangaben und beschreibt keinen einheitlichen Ablauf für jede Rückfrage zu einem Privatrechnungsentwurf.
Halten Sie die ursprüngliche Fassung und das Korrekturdokument am selben Vorgang auffindbar. Eine Anschrift, ein Behandlungstag, eine Leistungsposition und ein Preis haben unterschiedliche Grundlagen. Notieren Sie deshalb, welche Angabe sich ändert und welcher Stand jetzt gilt, damit auch eine Vertretung die Rückfrage einordnen kann.
Eine Teilzahlung zur korrigierten Rechnung gesondert klären
Nach einer Rechnungskorrektur gleichen Sie den neuen Rechnungsbetrag mit dem Zahlungseingang ab, der diesem Vorgang tatsächlich zugeordnet ist. Die Beispielrechnung beträgt ursprünglich 160 Euro; 80 Euro sind bereits zugeordnet. Nach der Korrektur gilt ein Rechnungsbetrag von 120 Euro. Bleiben die 80 Euro diesem korrigierten Vorgang zugeordnet, ergibt sich ein offener Rest von 40 Euro: 120 Euro minus 80 Euro.
Die drei Angaben gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Der ursprüngliche Betrag zeigt den vorherigen Dokumentstand. Der korrigierte Betrag zeigt die aktuelle Forderung. Der zugeordnete Zahlungseingang erklärt, welcher Teil bereits bezahlt ist. Eine vollständige neue Zahlungsaufforderung über 120 Euro würde diesen Eingang übergehen.
Hat eine Person mehrere gleichartige Forderungen aus unterschiedlichen Rechnungen offen und reicht eine Teilzahlung nicht für alle, kann sie bestimmen, welche Forderung damit getilgt wird. Fehlt diese Bestimmung, gelten die Anrechnungsregeln aus § 366 BGB. Prüfen Sie deshalb den Verwendungszweck oder eine erklärte Zuordnung, bevor Sie einen Eingang einer bestimmten Rechnung zuschreiben.
easymed zeigt offene Rechnungen und bietet eine Zahlungserinnerung per Klick. Vor einer Erinnerung nach der Korrektur prüft Ihr Team, welcher Zahlungseingang welchem Vorgang zugeordnet ist, und nennt den tatsächlich offenen Rest. Ergibt sich nach der Korrektur ein Guthaben, halten Sie fest, ob eine Rückzahlung vereinbart oder bereits ausgeführt wurde.
Die Korrektur verständlich mitteilen
Eine kurze Nachricht nennt die ursprüngliche Rechnungsreferenz, den geänderten Punkt und den daraus folgenden Stand. Im Zahlenbeispiel kann sie erläutern, dass der korrigierte Rechnungsbetrag 120 Euro beträgt, 80 Euro bereits zugeordnet sind und deshalb 40 Euro offen bleiben. Die Person kann den Zusammenhang ohne eine zusätzliche Berechnung erkennen.
Wenn die Rechnung bereits an eine Versicherung oder Beihilfestelle weitergegeben wurde, helfen die ursprüngliche Fassung und das zugehörige Korrekturdokument beim Verständnis. Die Praxis erklärt ihre eigenen Leistungsangaben und stellt die passenden Unterlagen bereit. Die Entscheidung über eine Erstattung bleibt mit dem jeweiligen Tarif verbunden.
Für den Versand verwenden Sie den vorgesehenen Rechnungskontakt. War die Anschrift der Anlass der Korrektur, gehört die korrigierte Anschrift zur aktuellen Fassung. Das Dokument und die dazugehörige kurze Mitteilung bleiben beim Vorgang auffindbar, damit auch eine Vertretung den aktuellen Stand erläutern kann.
Einen verschobenen Termin mit seinem tatsächlichen Leistungstag verbinden
Ein Termin war für Mittwoch vorgesehen, wurde auf Freitag verschoben und am Freitag durchgeführt. Freitag ist deshalb der Tag der erbrachten Leistung. Der frühere Mittwoch bleibt eine Planungsinformation; er erklärt, weshalb die Person möglicherweise einen anderen Tag erwartet hat.
- Freitag durchgeführtDer tatsächliche Behandlungstag.
- Leistung erfasstDie Leistung gehört zum Freitagsbesuch.
- PraxisrechnungDer Beleg entsteht aus erfassten Leistungen.
Die Privatabrechnung mit easymed erstellt den Praxisbeleg aus den erfassten Leistungen. Kalender und Patientenakte bilden dafür die gemeinsame Grundlage. Wer den tatsächlichen Behandlungstag erfasst, verbindet die Rechnung direkt mit dem richtigen Termin, statt später eine separate Papierliste abzugleichen.
Wiederholt sich ein Rechnungsfehler nach einer Terminverschiebung, hilft eine konkrete Verbesserung an der Ursache: Der vereinbarte neue Termin und die tatsächliche Durchführung erhalten den passenden Bezug. Das hilft dem Team mehr als eine zusätzliche lange Checkliste vor jedem Versand. Bei einer einzelnen Rückfrage führt der vorhandene Vorgang dann schnell zur passenden Erklärung.
Rechnung, Zahlungsstand und Buchhaltung zusammenführen
Rechnungen können in easymed als PDF per E-Mail versendet werden. Bei offenem Betrag lässt sich eine Zahlungserinnerung per Klick verschicken. Der zugehörige Beleg und sein Zahlungsstand bilden damit auch nach einer Rückmeldung eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.
Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung werden die eigenen Praxisrechnungen übergeben; die Rechnungsnummer kommt aus Lexware Office zurück. Anschließend wird das PDF in easymed erstellt. Der tägliche Zahlungsabgleich übernimmt dort vollständig bezahlte Rechnungen als bezahlt. So unterstützt die Integration den laufenden Rechnungsweg, während eine konkrete Korrektur mit ihrem tatsächlichen Dokument- und Zahlungsbezug verständlich bleibt.
