Mit easymed organisieren Sie den Familienkontakt, die digitale Selbstauskunft und die eigene Patientenakte jedes Kindes an einem Ort. Eltern können Angaben vorab über einen persönlichen Link ausfüllen; Antworten und vorhandene Unterlagen stehen dem Team beim passenden Kind bereit. Das erleichtert den Ersttermin, besonders wenn Geschwister dieselbe Elternadresse nutzen.
Für eine GKV-Verordnung gehören auch die aktuelle Heilmittel-Richtlinie und der Rahmenvertrag zur Vorbereitung. Sie bestimmen, welche Angaben auf der Verordnung zählen und bis wann die Behandlung beginnen muss. easymed unterstützt den organisatorischen Aufnahmeweg; für Logopädie ist der HMV-Katalog mit Kassenabrechnung auf der Produktseite derzeit als in Vorbereitung ausgewiesen. So lassen sich der digitale Familienablauf und die aktuelle Vertragsgrundlage klar verbinden.
Eltern und Kinder einfach miteinander verknüpfen
In der Familienverwaltung von easymed legen Sie Kinder als eigene Patienten an und verknüpfen jedes Kind mit dem passenden Elternkontakt. Eine gemeinsame E-Mail-Adresse kann für mehrere Kinder verwendet werden. Kontaktangaben werden aus dem verknüpften Elternkontakt übernommen; Anamnese, Diagnosen und Behandlungsdokumentation bleiben beim jeweiligen Kind.
Im Patientenportal finden Eltern die Termine, Rechnungen und freigegebenen Dokumente der verknüpften Kinder. Für das Praxisteam bleibt der Bezug eindeutig: Eine Behandlung und ein Dokument gehören zur Akte des Kindes, auch wenn dieselbe Bezugsperson mehrere Geschwister begleitet. Eine gemeinsame Rechnungsadresse lässt sich verwenden, ohne die Kinderakten zusammenzuführen.
Ein Beispiel: Zwei Geschwister kommen zur Logopädie, die Mutter organisiert beide Terminfolgen. Sie hinterlegen die gemeinsamen Kontaktangaben einmal und wählen bei der weiteren Arbeit das jeweilige Kind aus. Ändert sich die Telefonnummer der Mutter, müssen Sie sie nicht in mehreren Kinderakten einzeln nachpflegen. Der Familienbezug ist bereits Bestandteil der Software.
Den Ersttermin mit digitaler Selbstauskunft vorbereiten
Senden Sie den persönlichen Link zur digitalen Selbstauskunft per E-Mail oder WhatsApp. Eltern können Stammdaten, passende Anamnesefragen und die vorgesehenen Einwilligungen in Ruhe ausfüllen. Die Angaben landen direkt in der zugehörigen Patientenakte. Ihre Praxis gestaltet die Fragen nach ihrem Aufnahmeablauf und erhält die Antworten an einem gemeinsamen Ort.
Bei zwei Kindern nutzen Sie die Aufnahme im Kontext des jeweiligen Kindes. Für die Familie ist verständlich, für wen der Bogen ausgefüllt wird; für die behandelnde Person stehen die passenden Antworten bereit. Eine doppelte Erfassung auf Papier und anschließend am Rechner entfällt für diese digital eingehenden Angaben.
KI Generiert
Wenn die Familie den Bogen vor dem Besuch noch nicht ausgefüllt hat, kann sie die vorgesehenen Formulare mit dem Zusatzmodul Empfangsterminal auf einem Tablet bearbeiten. Vorab zu Hause und vor Ort am Tablet führen zur selben digitalen Patientenakte. Das Team wählt den Weg, der zum Termin und zur Familie passt.
Unterlagen und Nachrichten beim passenden Kind nutzen
Eine Familie füllt zuerst die Aufnahmeangaben für ein Kind aus, sendet später einen Vorbefund als WhatsApp-Upload an die Praxis und stellt danach eine organisatorische Frage. easymed kann Patientenmedien über WhatsApp direkt der Patientenakte zuordnen. Bei einer gemeinsamen Elternnummer prüft das Team den passenden Kindbezug für Datei und Antwort.
- AufnahmeangabeAntworten in der Akte
- Persönlicher UploadDatei bei den Dokumenten
- Organisatorische FrageTerminabsprache im Verlauf
So haben die drei Eingänge einen klaren Platz: Aufnahmeantworten in der Akte, eine hochgeladene Unterlage bei den Dokumenten und die Terminabsprache im Nachrichtenverlauf. Eine freie Nachricht wird dadurch nicht automatisch zu einem medizinischen Dokument für jedes Geschwisterkind. Das Team wählt beim Bearbeiten den Patientenbezug, der zum jeweiligen Anliegen gehört.
Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Empfang und Behandlung. Der Empfang bespricht den Termin, während die zuständige Fachperson die vorhandene Unterlage in der Kinderakte liest. Beide arbeiten mit dem gemeinsamen Stand. Die Frage zur Terminzeit bleibt in der Kommunikation; der Befund bleibt als Datei beim Kind.
Familienkontakte für die Logopädie-Aufnahme unterscheiden
Eine Person begleitet das Kind heute, eine andere übernimmt regelmäßig die Terminabsprachen. Halten Sie die einmalige Begleitung beim betreffenden Besuch fest und nutzen Sie den vereinbarten Elternkontakt weiterhin für die Terminfolge. Die Kontaktverwaltung bildet die gemeinsame Erreichbarkeit ab; eine einzelne Begleitung verändert diesen regelmäßigen Kontaktweg nicht.
Beim einzelnen Besuch festgehalten.
Für die weiteren Termine hinterlegt.
Ändert sich der regelmäßige Kontakt, aktualisieren Sie den verknüpften Elternkontakt entsprechend. Geht es nur um die Abholung am Donnerstag, genügt die Information für diesen Besuch. So bleibt klar, wer heute begleitet und mit wem die weiteren Termine abgestimmt werden.
Am Empfang hilft eine konkrete Frage: „Wer begleitet Ihr Kind heute, und mit wem sprechen wir die weiteren Termine ab?“ Organisatorische Hinweise zur heutigen Begleitung gehören zum jeweiligen Besuch. Gesundheitsangaben und eingegangene Unterlagen bleiben beim betreffenden Kind.
Eine fachliche Rückfrage vor dem logopädischen Ersttermin konkret formulieren
Die behandelnde Fachperson ordnet Anamnese, Verordnung und ergänzende Unterlagen dem Anliegen des Kindes zu. Ist ein Vorbefund hilfreich, formulieren Sie die Rückfrage konkret: „Bitte senden Sie den angekündigten Vorbefund über den WhatsApp-Kanal unserer Praxis.“ Die Familie weiß damit, welche Datei gemeint ist und welchen Weg sie nutzen kann.
Eine Antwort wie „wird nachgereicht“ kündigt den Eingang an. Erst wenn die Datei bei der Praxis angekommen und dem richtigen Kind zugeordnet ist, liegt sie für die fachliche Lektüre bereit. Bei Geschwistern mit gemeinsamem Elternkontakt klärt der passende Patientenbezug, zu welcher Akte das Dokument gehört. Fragen Sie nach der konkret benötigten Information.
Rahmenvertrag für die Logopädie: Verordnung und Ersttermin vorbereiten
Für GKV-Heilmittel ergänzen sich zwei Grundlagen. Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht den Vertrag nach § 125 SGB V für Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie samt Anlagen. Die Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses regelt unter anderem die Verordnung und den Beginn der Behandlung. Für konkrete Fragen zu den erforderlichen Verordnungsangaben öffnen Sie die aktuelle Anlage 3a zur Logopädie-Verordnung. Sie ist Teil des aktuellen Vertrags und enthält die feldbezogenen Hinweise.
Die Anlage unterscheidet Pflichtangaben, optionale und bedingte Angaben. Prüfen Sie bei der Aufnahme deshalb zuerst den Bezug zum Kind und die Pflichtfelder: Versicherte Person, Krankenkasse, verordnende Ärztin oder verordnender Arzt sowie Ausstellungsdatum. Fehlen zum Beispiel Name oder Geburtsdatum des versicherten Kindes, Kostenträgerangaben, die Arzt-Nummer oder das Ausstellungsdatum, kann die Behandlung nicht begonnen werden. Andere leere Felder haben eigene Regeln. Die Anlage nennt für jede Angabe den Korrekturweg; manche Ergänzungen benötigen eine erneute ärztliche Unterschrift mit Datum. Eine pauschale Regel für jede Lücke gibt es nicht.
Für die Terminplanung zählt auch der Startzeitraum. Nach § 15 der aktuellen Heilmittel-Richtlinie beginnt die Behandlung im Regelfall innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnung; bei vermerktem dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen. Der Logopädie-Vertrag definiert als Behandlungsbeginn die Diagnostik oder die erste Therapieeinheit. Kann die Behandlung nicht innerhalb der maßgeblichen Frist beginnen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Prüfen Sie Ausstellungsdatum und Dringlichkeitskennzeichnung daher bereits beim Vereinbaren des Ersttermins. Wenn die Familie die vorgesehene Frist nicht einhalten kann, klären Sie frühzeitig den nächsten Schritt mit der verordnenden Praxis.
Damit liegt die Aufgabe im Alltag klar verteilt: easymed bringt Familienkontakt, digitale Selbstauskunft und kindbezogene Unterlagen in den Aufnahmeablauf. Das Team nutzt die aktuelle Anlage für Verordnungsangaben, ordnet offene Fragen ein und plant den Beginn nach der passenden Frist. Die Produktseite weist den HMV-Katalog und die Kassenabrechnung für Logopädie aktuell als in Vorbereitung aus.
Mit einer vorbereiteten Familie entspannt starten
Beim ersten Besuch öffnen Sie die Akte des Kindes, nutzen die eingegangenen Antworten und besprechen die nächsten Termine im gemeinsamen Kalender. Die Familie hat ihre Angaben einmal übermittelt; Empfang und Behandlung finden sie dort, wo sie gebraucht werden. Eine persönliche Rückfrage ergänzt den digitalen Eingang mit dem konkreten nächsten Schritt.
Wenn Sie Ihre Logopädie-Ersttermine vereinfachen möchten, sehen Sie sich den Ablauf von Familienkontakt, digitalem Aufnahmebogen und Patientenakte in easymed an. Eltern bereiten Angaben vor, das Team nutzt sie beim passenden Kind, und das erste Gespräch kann sich auf das Anliegen des Kindes konzentrieren.
