Wer eine „Mini-GmbH“ für eine Therapiepraxis gründen möchte, sollte das Stammkapital vom tatsächlichen Geldbedarf trennen. Die rechtliche Bezeichnung lautet Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder kurz UG (haftungsbeschränkt). Sie kann mit weniger Stammkapital als eine GmbH gegründet werden. Ob das Geld für Räume, Ausstattung und die ersten laufenden Kosten reicht, zeigt aber erst ein zeitlich geordneter Startplan.
Im Beispiel planen zwei therapeutisch tätige Gründer 4.000 Euro Stammkapital. Für die erste Phase veranschlagen sie 3.000 Euro Startausgaben. Die verbleibenden 1.000 Euro sind zunächst ein Puffer im Rechenbeispiel. Ob er ausreicht, hängt davon ab, wann Miete, Ausstattung und weitere Rechnungen fällig werden und wann die ersten Zahlungseingänge verfügbar sind.
Auch den laufenden Verwaltungsaufwand können die beiden am späteren Ablauf prüfen: easymed bietet einen Teamkalender und Praxisrechnungen. Das optionale Lexware-Office-Zusatzmodul übergibt fertige Rechnungen; easymed übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer und meldet den täglichen Abgleich der Zahlungseingänge zurück. So lässt sich die geplante Rechnungs- und Buchhaltungsübergabe bei der Auswahl der laufenden Softwarekosten konkret mitdenken.
Den ersten Geldbedarf vor der Kapitalentscheidung aufstellen
Ein Kapitalbedarfsplan umfasst sowohl die einmaligen Kosten bis zur Eröffnung als auch die Ausgaben der Anlaufphase. Das Existenzgründungsportal des Bundes nennt unter anderem Notar, Register und Genehmigungen sowie Miete, Ausstattung, Versicherungen, laufende Kosten und eine Reserve bis zum ersten Umsatz. Bei einer Kapitalgesellschaft gehören auch vereinbarte Personalkosten für eine Geschäftsführung in die Vorschau. Trennen Sie private Lebenshaltung und betriebliche Zahlungen und halten Sie fest, aus welcher Quelle jede Position finanziert werden soll.
Für eine Physiotherapiepraxis beeinflusst das vorgesehene Leistungsspektrum auch den Raum- und Ausstattungsbedarf. Wer zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung behandeln will, braucht eine Zulassung und passende Praxisausstattung; der GKV-Spitzenverband erläutert das Zulassungsverfahren. Nach der Anlage 5 zum Physiotherapievertrag sind mindestens 23 Quadratmeter Therapiefläche vorgesehen: ein Behandlungsbereich mit 15 und einer mit 8 Quadratmetern. Für jede weitere gleichzeitig tätige Person kommt ein Behandlungsbereich von mindestens 8 Quadratmetern hinzu. Für gerätegestützte Krankengymnastik ist zusätzlich ein Bereich von mindestens 30 Quadratmetern samt festgelegter Ausstattung erforderlich. Prüfen Sie deshalb die Anforderungen für die tatsächlich angebotenen Leistungen, bevor Sie Räume verbindlich anmieten oder Geräte bestellen.
Legen Sie danach die Zahlungstermine und erwarteten Einnahmen Monat für Monat nebeneinander. Der erste Behandlungstag ist nicht automatisch der Tag des ersten Zahlungseingangs. Notieren Sie für jede Ausgabe einen Angebotsbezug und eine Fälligkeit; kennzeichnen Sie Schätzungen und offene Rückfragen. Im Beispiel beruhen einzelne Startpositionen auf einem erhaltenen Ausstattungsangebot, andere sind zunächst Planwerte. Die 3.000 Euro Startausgaben werden deshalb nochmals anhand der tatsächlichen Angebote geprüft. Ordnen Sie den Zahlungstag der Geldeinlage und die Fälligkeit jeder Ausgabe getrennt ein; vor der Registereintragung fällige Zahlungen brauchen ihren eigenen Eintrag im Ablauf. Bei 4.000 Euro eingezahlten Mitteln blieben rechnerisch 1.000 Euro Puffer. Der Kalender zeigt, ob damit die nächsten fälligen Rechnungen bis zum erwarteten Zahlungseingang bezahlt werden können.
Verschiebt sich ein Liefertermin oder der erwartete erste Zahlungseingang, rechnen Sie die betreffenden Monate mit den neuen Daten erneut. So erkennen die Gründer, welche offenen Preise oder Zahlungstermine den zusätzlichen Finanzierungsbedarf bestimmen und müssen nicht den gesamten Plan neu aufbauen.
Geldeinlage und vorhandene Praxisausstattung auseinanderhalten
Nach § 5 GmbHG beträgt das reguläre Mindeststammkapital einer GmbH 25.000 Euro; die UG kann mit einem niedrigeren Stammkapital gegründet werden. Nach § 5a GmbHG muss die volle vereinbarte Einlage vor der Anmeldung zum Handelsregister eingezahlt sein; Sacheinlagen sind ausgeschlossen. Das geplante Eigenkapital aus Behandlungsliegen, einem Computer oder einem privaten Fahrzeug kann diese Geldeinlage daher nicht ersetzen.
Vorhandene Ausstattung kann im Plan trotzdem eine Rolle spielen. Halten Sie getrennt fest, wem ein Gegenstand gehört und wie ihn die Gesellschaft künftig verwenden soll. Wenn etwa ein privater Computer in der Praxis eingesetzt werden soll, gehört diese Nutzungs- oder Überlassungsfrage in die Abstimmung zur Gründung. Sie verändert nicht die vorgeschriebene Einzahlung des Stammkapitals.
Eintragung und erste verbindliche Aufträge zeitlich abstimmen
Der Gesellschaftsvertrag bedarf notarieller Form (§ 2 GmbHG). Er enthält unter anderem Firma und Sitz, den Unternehmensgegenstand, das Stammkapital und die Geschäftsanteile der einzelnen Gesellschafter (§ 3 GmbHG). Stimmen Sie den Vertragsstand und den Geldplan miteinander ab. Für eine vereinfachte Gründung kommt das gesetzliche Musterprotokoll nur unter den in § 2 genannten Voraussetzungen und ohne abweichende Zusatzregelungen in Betracht.
Für die UG folgt die Anmeldung erst, wenn das vorgesehene Stammkapital vollständig eingezahlt ist. Ordnen Sie die Schritte im Kalender: Gesellschaftsvertrag beurkunden, Einzahlung der Einlage erfassen, Nachweise abstimmen, Anmeldung einreichen und Registereintragung abwarten. Der notarielle Termin, der Zahlungstag und die geplante Eröffnung sind verschiedene Ereignisse und sollten jeweils mit dem tatsächlichen Bearbeitungsstand geführt werden.
Prüfen Sie Miet- und Ausstattungsverträge besonders dann, wenn sie vor der Registereintragung geschlossen werden sollen. Nach § 11 GmbHG besteht die GmbH vor der Eintragung noch nicht als solche; Personen, die in ihrem Namen handeln, haften persönlich und solidarisch. Halten Sie bei jedem frühen Auftrag deshalb fest, wer ihn wann und für welchen Vertragspartner abschließt, wann Lieferung und Zahlung anstehen und welcher Gründungsschritt bis dahin erreicht ist. So wird die Haftungsfrage mit dem konkreten Auftrag und seinem finanziellen Termin verbunden.
Laufende Buchhaltung und gesetzliche Rücklage früh einplanen
Für die UG wird die gesetzliche Rücklage in der Bilanz des Jahresabschlusses gebildet. § 5a Absatz 3 GmbHG setzt dafür ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses an. Die Vorschrift regelt zugleich, für welche Zwecke die Rücklage verwendet werden darf. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welche laufenden Unterlagen die Praxis bereitstellt und welche Aufgaben beim Jahresabschluss anfallen.
Im Beispiel gilt diese Rechnung: 8.000 Euro Jahresüberschuss minus 2.000 Euro Verlustvortrag ergeben eine Grundlage von 6.000 Euro. Ein Viertel davon sind 1.500 Euro gesetzliche Rücklage. Für die tatsächlichen Abschlusswerte werden die Werte des betreffenden Jahres zugrunde gelegt.
Diese Rücklage ist nicht mit dem Puffer im Startplan gleichzusetzen. Der Puffer von 1.000 Euro beschreibt verfügbare Mittel nach vorgesehenen Zahlungen. Die gesetzliche Rücklage ist eine Position im Jahresabschluss mit gesetzlich begrenzter Verwendung. Eine Rücklage in der Bilanz sagt daher nicht allein, ob die nächste Monatsmiete oder eine fällige Lieferantenrechnung bezahlt werden kann.
Möchten die Gesellschafter später zur GmbH wechseln, reicht es nicht, dass sich im Betrieb Geld angesammelt hat. § 5a Absatz 5 knüpft daran, dass das Stammkapital formal auf mindestens das GmbH-Mindeststammkapital erhöht wird. Eine solche Entscheidung gehört deshalb in eine eigene spätere Kapital- und Vertragsplanung.
Den Geldplan mit den nächsten Entscheidungen verbinden
Führen Sie für die Gründung eine Liste mit vier Angaben: Betrag, Zahlungsdatum, Grundlage und offenem nächsten Schritt. Beginnen Sie mit den belegten Angeboten für Raum und Ausstattung, ergänzen Sie einmalige Gründungskosten und laufende Ausgaben bis zu den ersten Zahlungseingängen und ordnen Sie die geplanten Finanzierungsquellen zu. Bei noch offenen Positionen halten Sie fest, welche Auskunft oder welches Angebot für die Entscheidung fehlt.
Wenn sich ein Liefertermin, die Zulassungsvoraussetzung oder der erwartete Start der Abrechnung verschiebt, ändern sich auch die Zeiträume im Liquiditätsplan. Rechnen Sie diese Monate neu, bevor Sie Stammkapital, Finanzierung oder einen verbindlichen Auftrag festlegen. Die gesetzliche Einlage, der tatsächliche Geldbedarf der Praxis und die spätere Rücklage beantworten dabei unterschiedliche Fragen und gehören jeweils an ihren richtigen Platz im Startplan.
