Eine erfahrene Kollegin in Ihrer Therapiepraxis möchte ihren Wochenumfang verändern. Sie ist über 55 und hat einen konkreten eigenen Vorschlag: weiterhin behandeln und eine bewährte organisatorische Aufgabe behalten, künftig aber an vier statt fünf Tagen arbeiten. Für die Praxisleitung stellt sich damit eine praktische Frage: Wie passt die gewünschte neue Woche zu den tatsächlichen Aufgaben und zur übrigen Teamabdeckung?
Beginnen Sie bei dieser Person, ihrer Arbeit und ihrem Vorschlag. Das Alter sagt weder den gewünschten Umfang noch eine bestimmte Fähigkeit voraus. Das AGG führt Alter als geschütztes Merkmal und untersagt Benachteiligungen von Beschäftigten aus diesem Grund. Ein gutes Gespräch verbindet die individuelle Entscheidung mit einer ausführbaren Praxisvereinbarung: verbleibende Zeiten, passende Rolle, Aufgaben des entfallenden Tages und ein bestätigter Arbeitsstand.
In easymed können Sie den abgestimmten Wochenumfang je Behandler als Arbeitszeitplan hinterlegen. Die Arbeitszeitübersicht zeigt je Woche, Monat, Jahr oder frei gewähltem Zeitraum das Soll und die nach Feiertagen, genehmigten Abwesenheiten sowie praxisweiten Sperrzeiten verfügbare Zeit. So kann die Leitung die neue Verteilung mit den tatsächlichen Zeitfenstern der Praxis vergleichen.
Arbeitszeitwunsch und Teilzeitantrag einordnen
Ein Wunsch, Dauer oder Lage der Arbeitszeit zu verändern, ist mit der Mitarbeiterin zu besprechen (§ 7 TzBfG); das gilt unabhängig vom Stundenumfang. Für eine dauerhafte Verringerung nach § 8 TzBfG gelten zusätzliche Voraussetzungen: Das Arbeitsverhältnis muss länger als sechs Monate bestehen und der Arbeitgeber regelmäßig mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen; Auszubildende zählen dabei nicht mit. Die Vorschrift nennt kein Mindestalter.
Der Antrag muss den Umfang der Verringerung in Textform spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn nennen; die gewünschte Verteilung soll ebenfalls enthalten sein. Arbeitgeber und Mitarbeiterin erörtern den Antrag mit dem Ziel einer Vereinbarung. Die Praxis muss zustimmen, soweit keine betrieblichen Gründe entgegenstehen. Das Gesetz nennt als Beispiele eine wesentliche Beeinträchtigung von Organisation, Arbeitsablauf oder Sicherheit sowie unverhältnismäßige Kosten. Über Verringerung und Verteilung teilt der Arbeitgeber seine Entscheidung spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn in Textform mit. Für eine zeitlich begrenzte Reduzierung gelten eigene Voraussetzungen nach § 9a TzBfG; sprechen Sie deshalb ausdrücklich darüber, ob die neue Woche dauerhaft oder befristet sein soll.
Den eigenen Wochenwunsch konkret verstehen
Fragen Sie, welche Veränderung die Kollegin tatsächlich wünscht. Geht es um einen freien Wochentag, einen kürzeren täglichen Abschnitt oder eine andere Verteilung? Welche Aufgaben möchte sie weiterhin übernehmen? Ein Satz wie „Ich würde gerne etwas weniger machen“ ist ein Gesprächseinstieg; eine konkrete gewünschte Woche macht die gemeinsame Prüfung möglich.
Im Beispiel arbeitet eine Physiotherapeutin bisher montags bis freitags jeweils von 8 bis 14 Uhr, insgesamt 30 Stunden. Ihr Vorschlag lautet: dieselben Zeitfenster am Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag, künftig 24 Stunden. Der Mittwoch entfällt im angefragten Modell. Die verbleibenden Tage verändern ihre Lage zunächst nicht.
Die Kollegin möchte ihre Behandlungen und den kurzen Austausch zum Materialbedarf behalten, den sie bisher am Mittwoch mit dem Empfang koordiniert. Die Leitung nimmt beide Wünsche auf. So wird die Reduzierung nicht automatisch mit dem Verlust einer geschätzten Rolle verbunden. Ob und wie diese Aufgabe in die neue Woche passt, wird konkret geprüft.
Halten Sie den Vorschlag als angefragt fest. Eine erste zustimmende Gesprächsreaktion ist noch kein bestätigter Arbeitsplan. Vereinbaren Sie, welche Angaben die Leitung prüft und wann die Kollegin eine Antwort erhält. Sie kann dann ihren eigenen nächsten Schritt planen, ohne aus einer freundlichen Formulierung bereits einen gültigen Starttermin ableiten zu müssen.
Den entfallenden Tag mit seinen tatsächlichen Aufgaben lesen
Die Differenz im Beispiel beträgt sechs Wochenstunden. Diese sechs Stunden bestehen aus unterschiedlichen Tätigkeiten: Behandlungstermine, Dokumentation, kurzen organisatorischen Abstimmungen und dem Materialaustausch. Die Praxis prüft den vorhandenen Mittwoch deshalb am vollständigen Arbeitsweg, statt sämtliche Stunden als neu zu besetzende Behandlungstermine zu zählen.
Sehen Sie jeden wiederkehrenden Termin und jede feste Aufgabe durch. Was hängt an dieser Person, was an einem Zeitpunkt und was an einer bestimmten fachlichen Rolle? Ein Materialgespräch lässt sich möglicherweise gemeinsam auf Donnerstag verlegen. Eine bereits laufende Behandlung erhält dagegen einen passenden eigenen Terminweg und eine abgestimmte Fortsetzung.
Im ersten Prüfstand bleibt ein Mittwochabschnitt noch offen. Die Leitung benennt, welche Aufgabe betroffen ist und mit wem die Abdeckung geklärt wird. Eine Kollegin mit einem freien Kalenderfeld wird erst dann eingeplant, wenn ihre tatsächliche Verfügbarkeit und die passende Übernahme bestätigt sind. Der Arbeitsstand bleibt dadurch ehrlich lesbar.
Legen Sie die weggefallenen Aufgaben nicht pauschal auf die vier verbleibenden Tage der Mitarbeiterin. Sonst verändert sich zwar die Stundenzahl, aber die ursprüngliche Aufgabe bleibt unbemerkt vollständig bei derselben Person. Die gemeinsame Prüfung entscheidet ausdrücklich, welche Arbeit bleibt, welche anders betreut wird und welche zeitliche Änderung dafür erforderlich ist.
Die gewünschte Rolle in der verbleibenden Woche gestalten
Besprechen Sie die Rolle anhand dessen, was die Kollegin tatsächlich gerne und verlässlich übernimmt. Im Beispiel bringt sie ihr Wissen über den laufenden Materialbedarf ein. Sie kennt die jeweiligen Arbeitsbereiche und hat den Austausch mit dem Empfang bereits betreut. Dieser konkrete Erfahrungsbezug ist hilfreicher als eine allgemeine Zuschreibung, ältere Mitarbeitende seien besonders zuverlässig oder automatisch für Anleitung zuständig.
Die Praxis prüft einen kurzen Materialaustausch am Donnerstag um 13 Uhr. Die betroffenen Personen betrachten dafür ihre wirklichen Zeitfenster. Nur wenn beide teilnehmen können und die anschließend nötige Aufgabe bearbeitbar bleibt, wird der neue Zeitpunkt bestätigt. Eine Verschiebung auf einen beliebigen anderen Tag würde die Abhängigkeit lediglich verdecken.
Klären Sie außerdem den Umfang der Aufgabe. Die Therapeutin liefert die Beobachtung aus den Behandlungsbereichen, der Empfang sammelt den gemeinsam besprochenen Bedarf, die Leitung entscheidet über die vorgesehene Bestellung. Die kürzere Woche braucht eine verständliche eigene Zuständigkeit, nicht eine unbestimmte Erwartung, dass die erfahrene Kollegin weiterhin alles im Blick behält.
Ein passender vereinbarter Satz lautet: „Materialaustausch Donnerstag 13 Uhr mit dem Empfang; Bestellung bei der Leitung.“ Er benennt Zeitpunkt, Beteiligung und Entscheidungsrolle. Wenn die Kollegin eine andere Aufgabe behalten möchte, prüfen Sie diese ebenso an ihrer tatsächlichen Erfahrung und dem neuen Wochenumfang. Die individuelle Frage bestimmt die Vereinbarung.
Abdeckung und Übergang mit den Beteiligten abstimmen
Legen Sie den gewünschten Beginn, die betroffenen Termine und die Zuständigkeit für notwendige Änderungen fest. Im Beispiel bespricht die Leitung die Mittwochaufgaben mit den vorgesehenen Teammitgliedern. Ein noch offener Abschnitt bleibt als offene Klärung erkennbar, bis eine geeignete Übernahme für Aufgabe und Zeitraum feststeht.
Sobald die Arbeitszeitvereinbarung bestätigt ist, aktualisieren Sie Kalender und Teamübersicht ab dem Startdatum. Die Kollegin erhält die vollständige Regelung: 24 Stunden an vier Tagen, der Materialaustausch zu einem gemeinsam erreichbaren Donnerstagzeitpunkt und die geklärte Mittwochabdeckung. Eine erforderliche Meldung an die Abrechnung folgt auf Basis desselben bestätigten Stands.
Den neuen Stand gemeinsam im Praxisplan ansehen
Tragen Sie den bestätigten Wochenumfang je Behandler im Arbeitszeitplan ein. Die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung in easymed zeigt den jeweiligen Plan und die verfügbare Zeit. Öffnen Sie die Woche ab dem vereinbarten Start und vergleichen Sie die Arbeitszeiten mit den eingetragenen Behandlungsterminen.
Prüfen Sie den entfallenden Mittwoch und den verlegten Materialaustausch gemeinsam mit den Beteiligten. Steht der alte Termin noch in einer weiteren Übersicht, passen Sie ihn an den bestätigten Stand an. Die neue Zeit für den Austausch muss für Kollegin und Empfang erreichbar sein.
Informieren Sie das Team über Start, Arbeitstage, Zuständigkeiten und Abdeckung. Persönliche Gründe für den Wunsch gehören in das vertrauliche Gespräch; für den gemeinsamen Arbeitsplan genügt die vereinbarte organisatorische Regelung.
Nach dem Start die vereinbarte Zusammenarbeit überprüfen
Vereinbaren Sie nach den ersten Wochen einen kurzen Rückblick. Prüfen Sie mit der Kollegin, ob die vier Tage, die Behandlungstermine, die Mittwochabdeckung und die Materialaufgabe so liegen wie abgesprochen. Fragen Sie auch, ob ihre verbleibende Rolle den vereinbarten Umfang hat.
Wenn am Mittwoch oder beim Materialaustausch etwas offenbleibt, benennen Sie die zuständige Person und den nächsten Schritt. Legen Sie die Aufgabe nicht stillschweigend zusätzlich in die vier Arbeitstage der Kollegin. Wenn sich der bestätigte Umfang oder ein Zeitfenster ändert, aktualisieren Sie den Arbeitszeitplan und die betroffenen Übersichten gemeinsam.
