Eine Online-Fortbildung über eine Plattform zu verkaufen, wirft für eine Therapiepraxis drei konkrete Fragen auf: Wer verkauft den Kurs, wie setzt sich die Auszahlung zusammen, und welche Unterlagen gehören zu diesem Verkauf? Im Beispiel sind 100 Euro Kursentgelt, 5 Euro Plattformgebühr und 95 Euro Auszahlung drei Beträge desselben Vorgangs. Die Gutschrift auf dem Praxiskonto erklärt den Verkauf allein noch nicht.
Für Ihre laufenden Behandlungsrechnungen bietet easymed einen getrennten Weg: Das optionale Lexware-Office-Modul übergibt abgeschlossene Rechnungen aus easymed, übernimmt die von Lexware vergebene Nummer vor dem Rechnungs-PDF und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. Kursverkäufe über eine externe Plattform ordnen Sie über deren Verkaufs- und Abrechnungsunterlagen zu.
Die Verkäuferrolle im Plattformmodell prüfen
Starten Sie mit der Frage, wer dem Teilnehmenden den Kurs verkauft: Ihre Praxis oder der Plattformanbieter. Prüfen Sie dazu das Angebot, die Kaufbedingungen, die Buchungsbestätigung und die Rechnung. Eine Kontogutschrift oder der Name der Plattform im Checkout zeigt für sich genommen noch nicht, wer umsatzsteuerlich als Leistungserbringer auftritt.
Im Beispiel erstellt die Praxis den Kursinhalt, die Teilnehmerin bucht das Angebot und die Plattform stellt den Verkaufsweg bereit. Ob die Praxis oder die Plattform Verkäuferin ist, ergibt sich deshalb nicht allein aus der Auszahlung; Vertrag, Buchungsbestätigung und Rechnung müssen zum tatsächlichen Ablauf passen.
§ 3 Absatz 11a UStG enthält für über ein Portal erbrachte sonstige Leistungen eine besondere Zuordnung. Ein eingeschaltetes Unternehmen gilt grundsätzlich als im eigenen Namen handelnd. Eine Ausnahme ist an eine ausdrückliche Benennung des Anbieters und passende Vertrags- und Rechnungsangaben gebunden; sie greift nicht, wenn die Plattform die Abrechnung oder Leistung autorisiert oder die allgemeinen Bedingungen festlegt. Eine Plattform, die lediglich Zahlungen abwickelt, ist ausgenommen.
Halten Sie deshalb für den ersten Verkauf eine kurze Rollenbeschreibung fest: Wer erstellt den Kurs? Wer steht in Vertrag und Beleg? Was übernimmt die Plattform außer der Zahlung? Wenn die Plattform Buchung, Leistungsbedingungen oder Abrechnung selbst festlegt, legen Sie genau diesen Vertrag und einen Musterbeleg zur Klärung vor. Eine allgemeine Liste denkbarer Sonderfälle brauchen Sie dafür nicht.
Preis, Plattformgebühr und Auszahlung abgleichen
Im Zahlenbeispiel ist die Praxis Verkäuferin und die Plattform zieht die vereinbarte Gebühr direkt ein: Die Teilnehmerin zahlt 100 Euro Kursentgelt, die Plattform behält eine Plattformgebühr von 5 Euro ein und die Auszahlung von 95 Euro geht auf das Praxiskonto. Die Rechnung 100 minus 5 gleich 95 erklärt den Geldfluss. Sie sagt allein noch nicht, wer den Umsatz erzielt oder wie die Gebühr steuerlich einzuordnen ist.
Vergleichen Sie die Auszahlung mit dem Abrechnungsbericht der Plattform. Suchen Sie darin die einzelnen Verkäufe, abgezogenen Gebühren, Rückzahlungen und den tatsächlich überwiesenen Betrag. Fasst die Plattform mehrere Buchungen in einer Überweisung zusammen, verbindet die Verkaufsliste die Einzelbeträge mit der gemeinsamen Gutschrift.
Übernehmen Sie Preis und Gebühr so, wie sie in den Verkaufs- und Gebührenunterlagen ausgewiesen sind. Das Beispiel beschreibt nur die Zahlungsrechnung; es legt nicht fest, ob Beträge netto oder inklusive Umsatzsteuer angegeben sind. Dafür sind der Kursbeleg und die Gebührenabrechnung maßgeblich.
Kursformat und Käuferkreis für die Umsatzsteuer dokumentieren
Im Beispiel verkauft die Praxis eine aufgezeichnete Fortbildung an andere Therapeutinnen und Therapeuten. „Online“ beschreibt zunächst nur den Übertragungsweg. Nach Artikel 7 der EU-Durchführungsverordnung 282/2011 sind elektronisch erbrachte Leistungen im Kern automatisiert und erfordern nur minimale menschliche Mitwirkung. Automatisierter Fernunterricht fällt darunter; ein Kurs, bei dem das Internet lediglich die Kommunikation zwischen Lehrkraft und Teilnehmenden ermöglicht, ist davon ausgenommen. Notieren Sie deshalb, ob der Kurs aus einer selbstständig abrufbaren Aufzeichnung, einem live geleiteten Webinar oder einer Kombination besteht.
Erfassen Sie auch, ob jemand privat oder für eine Praxis beziehungsweise ein Unternehmen bucht und in welchem Land der Kunde ansässig ist. Für virtuelle unterrichtende Leistungen an Privatpersonen nennt § 3a UStG den Wohn- oder Ansässigkeitsort des Empfängers als Leistungsort. Bei Leistungen an Unternehmen gilt grundsätzlich der Ort, von dem aus der Empfänger sein Unternehmen betreibt. Sobald Teilnehmende außerhalb Deutschlands buchen, gehören Kursformat, Käuferstatus und Land in dieselbe erste Übersicht.
Auch das Wort „Fortbildung“ macht einen Kurs nicht automatisch umsatzsteuerfrei. § 4 Nummer 21 UStG nennt dafür bestimmte Bildungseinrichtungen und Unterrichtsleistungen; für bestimmte private Einrichtungen ist eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde vorgesehen. Wenn Sie mit einer Steuerbefreiung planen, klären Sie die Voraussetzungen für Ihre Praxis und genau dieses Angebot vor dem Verkaufsstart.
Für die erste Rückfrage reichen vier Angaben: eine kurze Kursbeschreibung, das Format, die vorgesehene Käufergruppe und ein Muster der Buchungs- und Plattformunterlagen. Ergänzen Sie, ob der Kurs auch an Privatpersonen oder Interessierte außerhalb Deutschlands verkauft wird. So bezieht sich die Klärung auf Ihr tatsächliches Angebot.
Belege einem einzelnen Kursverkauf zuordnen
Für einen einzelnen Verkauf ordnen Sie Buchungsbestätigung oder Rechnung, Plattform-Abrechnungsbericht, Gebührenabrechnung und passenden Kontoauszug einander zu. Nutzen Sie die Transaktionsnummer der Plattform als gemeinsamen Schlüssel; wird eine Auszahlung gebündelt, verbindet die Verkaufsliste die einzelnen Buchungen mit dem Gesamtbetrag.
Prüfen Sie beim ersten Abruf, welche dieser Belege die Plattform bereitstellt und wo Sie sie finden. Manche Informationen stehen in einem gemeinsamen Abrechnungsbericht, andere in getrennten Rechnungen oder Listen. Entscheidend ist, dass der Verkaufspreis, die einbehaltene Gebühr und die Kontogutschrift aus denselben Unterlagen nachvollziehbar werden.
Kommt es zu einer Rückzahlung, ergänzen Sie den Korrekturbeleg beim ursprünglichen Verkauf und führen Sie ihn über dieselbe Transaktionsnummer weiter. So bleibt auch bei einer späteren Sammelauszahlung sichtbar, welcher Kursverkauf geändert wurde. Eine eigene Zusatzliste ist nur nötig, wenn der Plattformbericht die Zuordnung nicht bereits herstellt.
Praxisrechnungen vom Kursverkauf getrennt halten
Die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed unterstützt den alltäglichen Rechnungsweg Ihrer Praxis: Nach dem Abschluss geht die in easymed erstellte Rechnung an Lexware Office; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt vor der PDF-Erstellung zurück. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich an easymed zurückgemeldet. Für den Verkauf eines externen Onlinekurses bleiben dagegen die Angaben und Belege der jeweiligen Kursplattform maßgeblich.
Wenn Sie den integrierten Weg für Ihre Praxisrechnungen kennenlernen möchten, sehen Sie sich die Lexware-Office-Anbindung an oder vereinbaren Sie eine persönliche easymed-Vorführung.
