Eine Papierbestellung lässt sich als zusammenhängende PDF online faxen. Prüfen Sie zuerst den Umfang des Bestellformulars und die mit dem Lieferanten bestätigte Faxnummer. Anschließend zeigt der Sendebericht, ob die technische Übermittlung erfolgreich war. Eine Bestätigung, dass der Faxauftrag angenommen oder abgesendet wurde, ist noch keine geschäftliche Antwort des Lieferanten. PDF24 Fax beschreibt den Versand im Browser so: Dokument auswählen, Faxnummer eintragen und absenden. Ein eigenes Faxgerät ist dafür nicht erforderlich; den Bericht mit Erfolg oder Fehler erhalten Sie per E-Mail und können den Status zusätzlich im Konto einsehen (PDF24-Fax-FAQ).
Für die eigene Praxisrechnung bietet easymed einen verbundenen digitalen Rechnungsweg: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed die abgeschlossene Rechnung, übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer und erstellt anschließend das PDF. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Das Team muss den Beleg für diese Übergabe nicht noch einmal vom Papier erfassen. Dieser Ablauf betrifft Praxisrechnungen; eine Materialbestellung folgt dem mit dem Lieferanten vereinbarten Versandweg.
Papierumfang und vereinbarten Versandweg bestimmen
Maßgeblich ist das Formular des Lieferanten. Es legt fest, welche Angaben und Unterschriften zur Bestellung gehören. Für die folgende Beispielbestellung werden drei Seiten zusammengeführt: eine Materialliste, die Lieferangaben und die unterschriebene Freigabe. Ihr tatsächlicher Bestellumfang kann anders aussehen; übernehmen Sie deshalb die Reihenfolge und Vollständigkeit aus dem verwendeten Formular.
Lieferanschrift und Faxnummer erfüllen verschiedene Aufgaben: Die Anschrift bezeichnet den gewünschten Lieferort, die Faxnummer das technische Übermittlungsziel. Verwenden Sie die Nummer, die der Lieferant für Bestellungen bestätigt hat. Ein alter Eintrag auf einem früheren Schreiben ist kein Ersatz für eine aktuelle Bestätigung, wenn sich Kontakt oder Zuständigkeit geändert haben.
Wenn der Faxdienst ein Deckblatt ergänzt, zählt es zur übertragenen Seitenzahl, gehört aber nicht zu den Formularseiten. Halten Sie den internen Bestellbezug, den Lieferanten und die Zahl der eigentlichen Bestellseiten fest. So bleibt später erkennbar, auf welche Unterlage sich ein Sendebericht oder eine Rückfrage bezieht.
Alle Seiten als eine lesbare PDF zusammenführen
Ist ein digitales Formular vorhanden und nimmt der Lieferant es auf dem vereinbarten Weg an, können Sie dieses Dokument verwenden. Ein Scan ist sinnvoll, wenn die unterschriebene Papierfassung die benötigte Bestellgrundlage ist. Fassen Sie die vorgesehenen Seiten in einer PDF zusammen und behalten Sie die Reihenfolge des Formulars bei. Bei der Beispielbestellung liegen Materialliste, Lieferangaben und Unterschrift nacheinander in derselben Datei.
Prüfen Sie die PDF einmal am Bildschirm: Ist jede Seite enthalten und richtig gedreht? Sind Mengen, Lieferanschrift und Unterschrift lesbar, und fehlen keine Ränder? Eine leere Rückseite oder ein doppelter Scan erhöht nur die Seitenzahl. Der Dateiname kann Lieferant und interne Bestellreferenz enthalten, damit das Team die Datei später leichter wiederfindet.
PDF24 empfiehlt für gescannte Faxvorlagen 200 dpi in Schwarzweiß. Nach Angaben des Dienstes muss eine farbige oder sehr hoch aufgelöste Vorlage für die Faxübertragung stärker umgerechnet werden; dabei kann die Qualität leiden. Wenn Sie einen anderen Dienst nutzen, prüfen Sie dessen Vorgaben und beurteilen Sie die fertige PDF danach, ob auch kleine Positionsangaben und die Unterschrift gut zu erkennen sind (Hinweise zur Scanqualität bei PDF24).
Datei und Empfängernummer dem Auftrag zuordnen
Beim Browserversand von PDF24 wählen Sie das Dokument aus, tragen die Faxnummer ein und senden den Auftrag ab. Prüfen Sie Ziffern und Vorwahl anhand der vereinbarten Empfängerangabe. Wenn das Eingabefeld den Nummernwert als ungültig markiert, beschreibt PDF24 die Nummerneingabe als häufige Ursache für einen nicht möglichen Versand. Die Hilfen am Eingabefeld erklären das erwartete Format (PDF24-Fax-FAQ).
Schreiben Sie die Lieferanschrift nicht in das Faxnummernfeld und verlassen Sie sich beim Ziel nicht auf eine ähnliche Nummer im Adressbuch. Eine kurze Notiz wie „Materialbestellung, Lieferant Nord, drei Formularseiten, Versand an die bestätigte Nummer“ reicht als interne Zuordnung. Wenn ein Faxdeckblatt entsteht, notieren Sie die zusätzliche Seite getrennt vom Formularumfang.
Die Bestell-PDF und der spätere Sendebericht sollten denselben internen Bezug tragen. Ein neutraler Dateiname mit Lieferant, Datum oder Bestellnummer erleichtert die Ablage. Für den Versand einer Materialbestellung gehören nur die dafür notwendigen Angaben in die Datei; Patientendaten sind hierfür nicht erforderlich.
Das Übermittlungsergebnis dem Bestellbezug zuordnen
Eine Meldung direkt nach dem Absenden beschreibt zunächst den Stand des Versandauftrags. Ob der Faxdienst die Übermittlung erfolgreich abgeschlossen hat oder einen Fehler meldet, erkennen Sie am Sendebericht. PDF24 stellt das Ergebnis per E-Mail bereit und zeigt den Status zusätzlich im Konto. Wenn die Oberfläche nur „angenommen“ anzeigt, warten Sie auf die abschließende Rückmeldung des Dienstes, bevor Sie den technischen Versand als erledigt einordnen (PDF24 zum Sendebericht).
Legen Sie Bericht und versendete PDF zum selben Bestellbezug ab. Notieren Sie gegebenenfalls Versandzeit und angezeigte Seitenzahl einschließlich eines Deckblatts. Ein erfolgreicher technischer Versand bestätigt, dass der Dienst die Übermittlung erfolgreich beendet hat; er bestätigt noch keine vereinbarte Menge, einen Preis oder einen Liefertermin.
Meldet der Dienst einen Fehler, lesen Sie die angezeigte Ursache und korrigieren Sie den betroffenen Punkt. Bei einer nicht akzeptierten Nummer prüfen Sie zuerst Format und Zielangabe. Senden Sie danach die richtige Datei erneut und halten Sie den neuen Bericht am Bestellbezug fest. So bleibt auch bei einer Wiederholung klar, welcher Versuch erfolgreich war.
Bestellung und Lieferantenantwort gemeinsam nachvollziehen
Der Sendebericht beantwortet die technische Frage „Wurde die Übermittlung laut Faxdienst erfolgreich abgeschlossen?“. Die Lieferantenantwort klärt die geschäftliche Frage, ob die Bestellung bearbeitet wird und welche Menge, welcher Preis oder welcher Liefertermin gilt. Beide Informationen gehören zur gleichen Bestellung, belegen aber unterschiedliche Schritte.
Wenn die Antwort eintrifft, ordnen Sie sie der ursprünglichen Bestellreferenz zu. Bei einer geänderten Menge oder einem späteren Liefertermin bleibt dadurch sichtbar, welche Information die erste Bestellung enthielt und worauf sich die aktuelle Zusage bezieht. Bleibt die Antwort aus, können Sie beim Lieferanten gezielt nachfragen und dabei Versanddatum sowie Bestellbezug nennen.
Patientendaten getrennt schützen
Materiallisten und Lieferangaben benötigen üblicherweise keine Patientendaten. Entfernen Sie daher Namen, Befunde und andere Behandlungsangaben, die für den Einkauf nicht gebraucht werden. In ihrer Orientierungshilfe mit Stand Mai 2021 hält die Bremer Datenschutzaufsicht Faxdienste zur Übermittlung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO für unzulässig. Sie nennt die unklare Empfangstechnik und verweist auf geeignete Wege wie Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail oder die herkömmliche Post (Hinweise der Bremer Datenschutzaufsicht zu Telefax).
