Patientendaten in der Cloud: Ihr Team erreicht Akte und Kalender im Browser; Anwendung und Daten werden auf Systemen des Anbieters betrieben. Vor der Auswahl zählen deshalb die tatsächlichen Datenwege, Zuständigkeiten, Zugänge, Wiederherstellung und spätere Datenrückgabe. Gesundheitsdaten gehören nach Artikel 9 der DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
easymed führt Patientenakte, Teamkalender, Dokumentation und Rechnungen in einer eigenen Praxisinstanz mit eigener Datenbank zusammen. Für die Nutzung ist kein eigener Praxisserver nötig. easymed übernimmt Hosting und die Sicherung der Instanz; das optionale Cloud-Backup ergänzt eine unabhängige, verschlüsselte Kopie in Frankfurt. Ihr Team legt Mitarbeiterrechte fest, nutzt persönliche Zugänge und organisiert die Praxisgeräte sowie zusätzliche Dienste wie E-Mail oder Telefonie. So ist früh klar, welche Arbeit der Dienst übernimmt und was im Praxisalltag bleibt.
Die verwendeten Datenwege übersichtlich beschreiben
Nehmen Sie für den Vergleich einen typischen Ablauf: Aufnahme, Termin, Dokumentation und Rechnung. Ergänzen Sie Erinnerungsnachrichten oder Support, sofern Ihre Praxis diese Wege nutzt. Notieren Sie je Weg, welche Informationen verarbeitet werden, zu welchem Zweck, durch wen und wo sie gespeichert oder aufgerufen werden. So wird sichtbar, ob ein zusätzlicher Dienst nur eine organisatorische Nachricht erhält oder auch Inhalte aus der Fallakte sehen kann.
Ein Beispielschema beginnt am Praxisgerät und führt über den verwendeten Dienst zur zentralen Ablage. Ergänzen Sie einen gesonderten Versandweg und den Supportvorgang: Welche Information wird jeweils benötigt, wer ist beteiligt, und können Inhalte aus der Fallakte sichtbar werden?
Quelle und Stand gehören zu jeder Auskunft. Fragen Sie außerdem nach den beteiligten Dienstleistern, den Speicher- und Verarbeitungsorten sowie den Bedingungen für Supportzugriffe. Eine Angabe zum Rechenzentrumsstandort beantwortet noch nicht, welche weiteren Anbieter Nachrichten, Sicherungen oder technische Unterstützung verarbeiten.
Für easymed nennt die Produktinformation eine eigene Praxisinstanz je Praxis und Hosting in Nürnberg; das zusätzliche Cloud-Backup liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt. Bei jedem weiteren Kommunikations- oder Zusatzdienst prüfen Sie dessen konkreten Zweck und Datenumfang. So bleibt der Überblick auf die tatsächlich verwendete Konfiguration beschränkt.
Verantwortung zwischen Praxis und Dienst aufteilen
Wenn ein Dienst Daten im Auftrag Ihrer Praxis verarbeitet, regelt Artikel 28 DSGVO unter anderem Gegenstand und Dauer, Zweck und Art der Verarbeitung, Datenarten und betroffene Personengruppen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt auch Weisungen, Vertraulichkeit, weitere Auftragsverarbeiter, Unterstützung und Nachweise. Prüfen Sie daher den konkreten Vertrag und seine Anlagen, statt sich nur den Dateinamen „AV-Vertrag“ notieren zu lassen. Artikel 28 der DSGVO enthält die Anforderungen.
Wenn Ihre Berufsgruppe unter § 203 StGB fällt, ordnen Sie zusätzlich den technischen Supportzugriff ein. § 203 StGB erfasst auch sonstige Personen, die an einer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit ihre Tätigkeit erforderlich ist; weitere Mitwirkende sind zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Fragen Sie, welche Angaben Support für eine Anfrage braucht, ob ein Zugriff auf Fallinhalte möglich ist und wie er freigegeben und beendet wird. § 203 StGB beschreibt diese Mitwirkung und Verschwiegenheit.
Das BSI empfiehlt, Schnittstellen und Verantwortungsbereiche zwischen Cloud-Anwender und Anbieter klar zu definieren. Es nennt unter anderem Benutzer- und Rechteverwaltung, Ansprechpartner, Meldewege, Speicherorte, Unterauftragnehmer und das Vertragsende. Für eine Praxis reicht oft eine kurze Zuständigkeitsübersicht mit Kontakt, Dokumentenablage und dem nächsten Schritt bei Support, Störung oder Anbieterwechsel. Der BSI-Leitfaden zur sicheren Nutzung von Cloud-Diensten führt durch Auswahl, Betrieb und Beendigung eines Cloud-Dienstes.
easymed stellt die Auftragsverarbeitungsunterlagen mit den Vertragsdokumenten bereit. Die Mitarbeiterrechte gehören zum Funktionsumfang: Sie legen je Person fest, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind. easymed betreibt die Praxisinstanz; Ihre Praxis bestimmt, wer die Zugänge erhält, pflegt die interne Zuständigkeit und entscheidet über weitere eingebundene Dienste.
| Anlass | Konkrete Zuständigkeit festhalten |
|---|---|
| Eine Person beginnt im Team | Wer richtet den eigenen Zugang ein und ordnet die nötigen Rechte zu? |
| Eine Rolle oder Beschäftigung endet | Wer überprüft Rechte und deaktiviert den nicht mehr benötigten Zugang? |
| Eine Supportfrage entsteht | Welche Informationen werden weitergegeben und wer koordiniert den Kontakt? |
| Eine Wiederherstellung wird gebraucht | Wer meldet den Fall, nennt den gewünschten Stand und ordnet spätere Änderungen? |
| Ein Dienst oder Anbieter ändert sich | Wer prüft die neue Information und veranlasst Datenrückgabe oder Löschung? |
Zugang und Geräte mit betrachten
Mehrere Personen können denselben Praxiscomputer nacheinander nutzen. Jede Person sollte sich mit dem eigenen Zugang anmelden und nur die für ihre Aufgabe vorgesehenen Bereiche öffnen. In easymed lassen sich die Rechte je Mitarbeiter festlegen; so kann das Team Akte und Kalender gemeinsam bearbeiten und den Zugriff passend zur Rolle einrichten.
KI Generiert
Schließen Sie beim Wechsel den geöffneten Patientenvorgang und sperren Sie den Bildschirm, wenn der Platz verlassen wird. Legen Sie fest, wer Geräteupdates organisiert und wie ein verlorenes oder defektes Gerät gemeldet wird. Ein gemeinsamer Rechner braucht keine geteilten Passwörter: Der Ablauf für Anmeldung und Übergabe lässt sich kurz am Arbeitsplatz erklären.
Prüfen Sie auch lokale Dateien. Ein heruntergeladenes Dokument kann außerhalb der zentralen Praxisinstanz liegen. Bestimmen Sie den vorgesehenen Ablageort, den benötigten Zugriff und wann die Arbeitskopie nicht mehr gebraucht wird. Für Screenshots oder Supportbeispiele genügen technische Hinweise; Patientendaten gehören nicht ungeprüft in einen zusätzlichen Kanal.
Sicherung und Wiederherstellung konkret erfragen
Die laufende Cloud-Akte zeigt den aktuellen Arbeitsstand; eine Sicherung hält einen früheren Stand für die Wiederherstellung bereit. Artikel 32 DSGVO nennt als mögliche Schutzmaßnahmen unter anderem Verschlüsselung, die Fähigkeit zur Wiederherstellung von Verfügbarkeit und Zugriff nach einem technischen Zwischenfall sowie die regelmäßige Bewertung der Maßnahmen. Fragen Sie deshalb nach Umfang, Rhythmus, Aufbewahrung, Verschlüsselung und dem konkreten Ablauf, wenn ein früherer Stand benötigt wird. Artikel 32 der DSGVO beschreibt diese risikogerechten Sicherheitsmaßnahmen.
easymed sichert jede Praxisinstanz im Hosting. Das zusätzliche Cloud-Backup von easymed erstellt jede Nacht eine vollständige Datenbanksicherung und gleicht neue oder geänderte Dokumente ab. Die Kopie wird vor der Übertragung verschlüsselt, liegt in Frankfurt und wird 90 Tage aufbewahrt. Für eine Wiederherstellung meldet die Praxis den Fall und den benötigten Zeitpunkt; easymed ruft die Sicherung ab, entschlüsselt sie und spielt sie zurück.
Klären Sie bei jedem Anbieter, welchen Stand eine Rücksicherung umfasst und woran Sie den letzten erfolgreichen Lauf erkennen. Fragen Sie auch, wie oft eine Wiederherstellung erprobt wird, wer den Auftrag annimmt und welcher Zeitraum für die Bearbeitung gilt. So lässt sich die Sicherung als konkreter Betriebsablauf vergleichen und nicht nur als einzelner Produktbegriff.
Eine Wiederherstellungsfrage vollständig stellen
Der frühere Stand muss zum betroffenen Vorgang passen. Beschreiben Sie ein Beispiel: Die Praxis benötigt Daten vom Freitagabend und benennt den betroffenen Bestand sowie den gewünschten Zeitpunkt. Fragen Sie, welche Informationen zu diesem Sicherungsstand zurückkehren und an wen die Wiederherstellungsanfrage geht.
Der Sicherungsstand enthält die bis dahin vorhandenen Informationen. Danach entstandene Termine, Dokumente oder Notizen sind nicht automatisch Teil einer älteren Sicherung. Stimmen Sie ab, wie spätere Einträge gefunden, erhalten und dem wiederhergestellten Bestand zugeordnet werden. Das verhindert, dass eine technische Rücksicherung mit dem heutigen Arbeitsstand verwechselt wird.
Bei easymed übernimmt das betreuende Team Abruf, Entschlüsselung und Rückspielen. Ihre Praxis beschreibt den betroffenen Vorgang und stimmt ab, wie mit den später entstandenen Einträgen umzugehen ist. Dafür brauchen Sie keine eigene Speicher- oder Wiederherstellungsumgebung.
Drei Ausfallarten im Praxisplan unterscheiden
Ein fehlender Internetzugang am Standort, ein nicht möglicher persönlicher Zugang und eine Störung des Dienstes zeigen sich unterschiedlich. Erfassen Sie zunächst Uhrzeit, Gerät, Browser und die beobachtete Meldung. Eine sachliche Beobachtung hilft dem Support, den nächsten Schritt zu wählen, ohne dass das Team die Ursache selbst bestimmen muss.
Ein Beispielvermerk lautet: „Auf Gerät A ist der Zugang nicht möglich; auf dem anderen vorgesehenen Gerät wurde noch nicht geprüft.“ Melden Sie diese Beobachtung an die zuständige Unterstützung. Daraus folgt noch nicht, dass der gesamte Anbieter gestört ist.
Legen Sie fest, welche organisatorischen Informationen bei einer Unterbrechung gebraucht werden und wie Änderungen vorübergehend festgehalten werden. Eine neue Terminabsprache wird nach Wiederaufnahme mit dem gültigen Kalender abgeglichen. Bewahren Sie eine solche Notiz so auf, dass sie nur für die zuständigen Personen erreichbar ist.
Einen Export anhand eines zusammenhängenden Falls ansehen
Artikel 28 DSGVO sieht vor, dass der Auftragsverarbeiter nach Ende der Leistung die personenbezogenen Daten nach Wahl der Praxis zurückgibt oder löscht, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht entgegensteht. Welche konkreten Formate und Beziehungen ein Export enthält, sollte der Anbieter erläutern. Klären Sie außerdem, wie lange Rückfragen möglich sind und wann verbleibende Kopien gelöscht werden.
Nutzen Sie für eine Vorführung einen Beispieldatensatz, keine echten Patientendaten. Fragen Sie nach Stammdaten, Terminen, Dokumenten und den Zuordnungen zwischen diesen Bestandteilen. Eine gut lesbare PDF zeigt Inhalte, sagt aber nicht, ob Felder und Beziehungen in der nächsten Praxissoftware strukturiert übernommen werden können. Welche Ausgabe Ihre Praxis braucht, besprechen Sie anhand des vorgesehenen Folgewegs.
Berücksichtigen Sie beim Wechsel den Ausgabestichtag: Zwischen Export und tatsächlichem Vertragsende können weitere Einträge entstehen. Vereinbaren Sie, wie diese Änderungen übergeben werden und wer den Abschluss bestätigt. Der BSI-Leitfaden nennt Datenübertragung, sichere Löschung und eine Übergangsfrist für Rückfragen als Punkte der geordneten Cloud-Beendigung.
Cloud-Praxissoftware mit einem Musterfall vergleichen
Vergleichen Sie die Antworten am selben Arbeitsablauf: Aufnahme, Termin, Dokumentation, Nachricht, Sicherung und ein späterer Export. Zu jedem Schritt sollten Datenumfang, beteiligter Dienst und zuständige Person verständlich sein. Ergänzen Sie dann die Fragen zur Wiederherstellung und zu persönlichen Zugängen. So sehen Sie, welche Arbeit der Anbieter übernimmt und was Ihr Team im Alltag organisiert.
Bei easymed liegen gemeinsame Patientenakte, Kalender, Dokumentation und Rechnungen in der Browser-Praxisinstanz. Hosting und Instanzsicherung werden betreut; Mitarbeiterrechte und Geräte bleiben im Praxisablauf, das Cloud-Backup ist ein zusätzliches Modul. Die Details zu Funktionen und Sicherung finden Sie unter easymed Funktionen und beim Cloud-Backup für Praxen.
