Ein guter Physiotherapie-Ablauf führt vom ersten Kontakt über Aufnahme und Behandlung bis zu einer klaren Vereinbarung für den nächsten Termin. In easymed gehören Online-Buchung, Teamkalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation zu einem gemeinsamen Arbeitsweg: Patientinnen und Patienten können freie Zeiten buchen und Angaben vorab übermitteln; das Team findet Termin und Aufnahme im passenden Patientenzusammenhang.
Der Empfang organisiert den zeitlichen Rahmen, die behandelnde Person nutzt die relevanten Informationen im Gespräch und dokumentiert den Verlauf direkt beim Termin. So bleibt für jede Aufgabe derselbe aktuelle Stand verfügbar.
Den Erstkontakt richtig einordnen
Bei der Online-Buchung wählen neue und bereits bekannte Patientinnen und Patienten aus den von der Praxis angebotenen Terminen. Sie legen die verfügbaren Behandlungsarten, Behandler und Buchungsregeln fest. Der Eintrag kommt im gemeinsamen Kalender an und bildet den Ausgangspunkt für die weitere Vorbereitung.
KI Generiert
Bei einer telefonischen Anfrage nimmt der Empfang das Anliegen und die für die Terminorganisation benötigten Angaben auf. Gibt es bereits eine Patientenakte, wird vor einer Änderung kurz geklärt, ob sie tatsächlich zur anfragenden Person gehört. Eine fachliche Frage zur Behandlung wird an die behandelnde Person weitergegeben.
Einen passenden Termin vorbereiten
Der easymed-Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine und Pufferzeiten. Das Team organisiert Termine nach Behandlern und Räumen. Hinterlegte Arbeitszeiten und angebotene Leistungen zeigen, welche Zeiten für eine neue Buchung zur Verfügung stehen.
Bei einer gesetzlichen Heilmittelverordnung gehört auch das Ausstellungsdatum in den ersten Planungsblick: Nach § 15 der Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Verordnung beginnen. Ist auf der Verordnung ein dringlicher Behandlungsbedarf markiert, gilt eine Frist von 14 Kalendertagen. Kann die Behandlung in dieser Zeit nicht beginnen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Deshalb klären Sie Verordnungsdatum und Dringlichkeitsvermerk, bevor Sie den ersten Termin festlegen.
Planen Sie eine Behandlungsserie außerdem nach der angegebenen Therapiefrequenz. Eine Abweichung von der verordneten Frequenz muss vorab mit der verordnenden Person vereinbart und auf der Verordnung dokumentiert werden (Heilmittel-Richtlinie, § 16 Absatz 3). In easymed führen Online-Terminbuchung und Teamkalender die gewählte Zeit im selben Plan weiter. Über die Online-Terminbuchung mit easymed können Patientinnen und Patienten freie Zeiten auswählen, eine Bestätigung erhalten und den Termin über den Bestätigungslink verschieben oder absagen.
Für die Ankunft helfen kurze, konkrete Hinweise: die gültige Uhrzeit, Praxisadresse, Zugang und benötigte Unterlagen. Bei mehreren Standorten oder Räumen nennen Sie den Ort, der für diesen Termin gilt. So wissen Patientinnen und Patienten, was sie erwartet, ohne erst die internen Zuständigkeiten der Praxis kennen zu müssen.
Aufnahme und fachliches Gespräch verbinden
Stammdaten, Versicherungsangaben und Einwilligungen können vorab über die digitale Selbstauskunft erfasst werden. Fragebögen lassen sich bei der Buchung, im Patientenportal oder am Empfang ausfüllen; die Angaben stehen in der Patientenakte bereit. Vorhandene Befunde können ebenfalls beim Patienten abgelegt werden.
Beim ersten Termin verbindet die behandelnde Person die Angaben aus der Verordnung mit dem eigenen physiotherapeutischen Befund. Die Leistungsbeschreibung für Physiotherapie nennt den individuellen Behandlungsplan zu Therapiebeginn und verlangt, dass er Verordnung, Therapieziel und Ergebnis der Befunderhebung berücksichtigt (GKV-Spitzenverband, Anlage 1 zum Physiotherapievertrag). Für das Team bedeutet das: Vorhandene Unterlagen vorbereiten, das Gespräch und die Befunderhebung der behandelnden Person überlassen und die nächste organisatorische Vereinbarung im Kalender festhalten.
Fallbeispiel: Neue Anfrage mit fehlender Unterlage
Eine neue Patientin hat ihren ersten Termin vereinbart, ein benötigter Befund wird noch nachgereicht. Benennen Sie die konkrete Unterlage und den vorgesehenen Bereitstellungsweg. Stammdaten und Einwilligungen können unabhängig davon bereits digital vorliegen.
Nach dem Eingang wird die Unterlage beim passenden Patienten bereitgestellt. Die behandelnde Person findet sie für die Terminvorbereitung in diesem Zusammenhang. Eine kurze Notiz nennt, was eingegangen ist und worauf sich die Vorbereitung noch bezieht. So kann auch eine Vertretung den aktuellen Stand nachvollziehen.
Fallbeispiel: Bekannter Name mit unsicherer Zuordnung
Eine Person meldet sich telefonisch mit einem bekannten Namen, aber einer anderen Kontaktangabe. Der Empfang klärt kurz, welche vorhandene Akte gemeint ist, bevor er die neue Angabe dort ergänzt. So bleibt der Verlauf beim passenden Patienten und eine spätere Übergabe knüpft an denselben Zusammenhang an.
Vereinbarungen und Verlauf nachvollziehbar dokumentieren
In easymed werden Befund und Verlauf dem jeweiligen Termin zugeordnet. Textvorschläge aus bisherigen eigenen Formulierungen unterstützen die Eingabe; Dokumente und Hinweise bleiben in der Patientenakte erreichbar. Die behandelnde Person hält fest, was in der Sitzung durchgeführt wurde und welche Vereinbarung für die nächste Vorbereitung gilt.
Für gesetzlich Versicherte beschreibt der Physiotherapievertrag die Verlaufsdokumentation je Behandlungseinheit: Sie umfasst die erbrachte Leistung, die Reaktion der Patientin oder des Patienten und gegebenenfalls Besonderheiten der Durchführung. An diesen drei Punkten kann sich ein knapper, gut lesbarer Eintrag orientieren. Unterscheiden Sie dabei eine berichtete Veränderung von einer eigenen Beobachtung und nennen Sie den nächsten vereinbarten Schritt. Eine Kollegin kann so erkennen, woran die nächste Sitzung anknüpft.
Weitere Termine und Änderungen geordnet bearbeiten
Wird nur ein Termin innerhalb einer Serie verschoben, bearbeiten Sie gezielt diesen Kalendereintrag und prüfen, dass die übrigen vereinbarten Termine bestehen bleiben. Für den Ersatztermin wählen Sie den passenden Behandler und Raum. Eine dadurch frei gewordene Zeit kann easymed passenden Personen auf der Warteliste automatisch anbieten.
Patientinnen und Patienten können einen Termin auch über den Bestätigungslink verschieben oder absagen. Der Teamkalender zeigt anschließend den aktuellen Stand. Bei einer gesetzlichen Physiotherapieverordnung ist zusätzlich der Abstand zwischen den Sitzungen relevant: Wird die Behandlung ohne angemessene Begründung länger als 14 Kalendertage unterbrochen, verliert die Verordnung grundsätzlich ihre Gültigkeit. Eine begründete Unterbrechung wird auf der Verordnung dokumentiert (§ 16 der Heilmittel-Richtlinie). Wenn sich eine solche Pause abzeichnet, halten Sie den Grund fest und stimmen das weitere Vorgehen rechtzeitig ab.
Geplant, durchgeführt und ausgefallen verständlich unterscheiden
Ein geplanter Termin, eine durchgeführte Sitzung und eine Absage beschreiben unterschiedliche Stände. Der Kalender zeigt die Planung; die Verlaufsdokumentation hält fest, was in der tatsächlichen Behandlungseinheit geschah. Eine Absage bleibt beim betroffenen Kalendereintrag erkennbar und wird bei der weiteren Terminplanung berücksichtigt.
Stimmen Planung und tatsächlicher Verlauf nicht überein, ordnen Sie die Abweichung zuerst dem betroffenen Termin zu und klären die konkrete offene Frage. Danach können Kalender, Dokumentation und nächste Vereinbarung wieder denselben aktuellen Stand zeigen.
Abschluss und offene Fragen mitdenken
Zum Ende einer Serie wird festgehalten, ob noch eine Rückmeldung oder ein Folgetermin vereinbart ist und wer den nächsten Schritt übernimmt. Wurde auf der gesetzlichen Verordnung ein Therapiebericht angefordert, sieht der Physiotherapievertrag eine Mitteilung zum Stand der Therapie gegen Ende der Serie vor. In easymed kann das Zusatzmodul für KI-Therapieberichte aus ausgewählten dokumentierten Sitzungen einen Entwurf erstellen. Mit eingerichtetem KI-Zugang prüfen und bearbeiten Sie den Entwurf fachlich, bevor Sie ihn freigeben; das Dokument wird in der Patientenakte abgelegt.
Den gesamten Weg in einer easymed-Demonstration prüfen
Die Physiotherapie-Praxissoftware von easymed verbindet Online-Buchung, digitale Aufnahme, Teamkalender und Behandlungsdokumentation. Bringen Sie für eine Demonstration eine typische Terminserie Ihrer Praxis mit. So können Sie den Weg vom Erstkontakt bis zur weiteren Planung anhand Ihrer Behandlungsarten, Behandler und Räume nachvollziehen.
