Der Physiotherapie-Rahmenvertrag nach § 125 SGB V regelt gemeinsame Bedingungen der Versorgung. Für die Zuordnung mehrerer Verordnungen ist zusätzlich die Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses maßgeblich. Eine Patientin oder ein Patient kann mehrere Verordnungen haben, ohne dass jede automatisch einen eigenen Verordnungsfall bildet. Entscheidend sind dieselbe Person, die ersten drei Stellen des ICD-10-GM-Codes, die Diagnosegruppe und die jeweils verordnende Person. Heilmittel-Richtlinie des G-BA, § 7
Für die Teamorganisation unterstützt easymed den konkreten Verordnungs- und Terminablauf: Muster-13-Verordnungen lassen sich mit Heilmittelpositionen, Menge und Frequenz erfassen; die Übersicht zeigt Ablaufwarnungen. Kalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation geben dem Team eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Die einzelnen Verordnungen bleiben dabei nachvollziehbar zugeordnet.
Rahmenvertrag und Verordnungsfall klar unterscheiden
Der Vertrag nach § 125 SGB V und seine Anlagen regeln die Versorgung mit Physiotherapie und die einheitlichen Angaben auf Verordnungen. Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht die gültigen Vertragsunterlagen samt Anlagen auf seiner Übersichtsseite für Physiotherapie. Die Heilmittel-Richtlinie des G-BA enthält die Regeln für ärztliche Verordnungen. Für die Frage, ob zwei Verordnungen zum selben Verordnungsfall gehören, ist deshalb § 7 dieser Richtlinie der passende Ausgangspunkt.
Ein Verordnungsfall umfasst Heilmittelbehandlungen derselben Person wegen derselben Diagnose – maßgeblich sind dafür die ersten drei Stellen des ICD-10-GM-Codes – und derselben Diagnosegruppe im Heilmittelkatalog. Unterschiedliche Heilmittel oder eine geänderte Leitsymptomatik machen innerhalb dieses Falls nicht automatisch einen neuen Fall. Zu einem Verordnungsfall können mehrere Verordnungen gehören. Die Regel bezieht sich auf die jeweilige verordnende Ärztin oder den jeweiligen verordnenden Arzt. G-BA, HeilM-RL § 7
Mehrere Physiotherapieverordnungen richtig zuordnen
Prüfen Sie bei jeder neuen Verordnung vier Merkmale: dieselbe versicherte Person, übereinstimmende erste drei Stellen des ICD-10-GM-Codes, dieselbe Diagnosegruppe und dieselbe verordnende Person. Stimmen diese Merkmale überein, können mehrere Verordnungen zum selben Fall gehören. Das gilt auch, wenn sich die Leitsymptomatik ändert oder ein anderes Heilmittel eingesetzt wird. Erfassen Sie trotzdem jede Verordnung als eigenes Dokument mit ihren eigenen Heilmittelpositionen, Behandlungseinheiten, Frequenz und Ausstellungsdatum.
Prüfen Sie vier Merkmale
- Dieselbe versicherte Person
- Übereinstimmende erste drei ICD-10-GM-Stellen
- Dieselbe Diagnosegruppe
- Dieselbe verordnende Person
Ein anderes Heilmittel oder eine geänderte Leitsymptomatik begründet allein keinen neuen Fall.
Eine voneinander unabhängige Diagnose kann im zeitlichen Zusammenhang einen weiteren Verordnungsfall auslösen; dafür sind separate Verordnungen auszustellen. Außerdem beginnt ein neuer Verordnungsfall, wenn nach der letzten Verordnung sechs Monate lang keine weitere Verordnung für diesen Fall ausgestellt wurde. Deshalb reicht der gleiche Name auf zwei Formularen als Zuordnungskriterium nicht aus. G-BA, HeilM-RL § 7
Im Praxisalltag hilft eine kurze Gegenprüfung: Gehören die Formulare zur selben Person und zur selben Diagnosegruppe? Sind die ersten drei ICD-10-GM-Stellen gleich? Wer hat die jeweilige Verordnung ausgestellt? Die Antworten zeigen, welcher Fallbezug gilt. Eine fachliche Rückfrage zur Diagnose oder Verordnung klärt die behandelnde beziehungsweise verordnende Stelle; die Anmeldung muss die medizinische Einordnung nicht selbst vornehmen.
Start und Unterbrechung für jede Verordnung im Blick behalten
Eine Behandlung muss innerhalb von 28 Kalendertagen nach dem Verordnungsdatum beginnen. Ist auf der Verordnung ein dringlicher Behandlungsbedarf angegeben, gilt eine Frist von 14 Kalendertagen. Wird die Behandlung innerhalb der maßgeblichen Frist nicht aufgenommen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Notieren Sie darum für jede laufende Verordnung das Ausstellungsdatum, einen gegebenenfalls markierten dringlichen Beginn und den ersten Behandlungstermin. G-BA, HeilM-RL § 15
Wird die Behandlung länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Verordnung ebenfalls ihre Gültigkeit. Eine begründete Unterbrechung ist auf der Verordnung zu dokumentieren; dabei darf das Therapieziel nicht gefährdet werden. Prüfen Sie die Unterbrechung für den jeweiligen Behandlungsverlauf, denn zwei Verordnungen derselben Person können unterschiedliche Termine und Stände haben. G-BA, HeilM-RL § 16
Behandlung beginnen
Behandlung unterbrechen
Auch die verordnete Therapiefrequenz ist für die Behandlung maßgeblich. Eine Abweichung ist möglich, wenn sie vorher mit der verordnenden Person vereinbart und auf dem Verordnungsvordruck dokumentiert wurde. Der Kalender bildet die vereinbarten Termine ab; die fachliche Entscheidung zur Verordnung bleibt bei den zuständigen Behandelnden. G-BA, HeilM-RL § 16
Behandlungen auf dem passenden Formular dokumentieren
Auf der Rückseite der Verordnung werden die abgegebene Leistung und das Datum festgehalten. Die versicherte Person bestätigt die Behandlung dort mit ihrer Unterschrift. Unterschriften im Voraus und eine Sammelunterschrift für mehrere Termine sind unzulässig. Bei parallelen Verordnungen gehört jede dokumentierte Leistung auf das Formular, auf dem sie tatsächlich verordnet wurde. GKV-Spitzenverband, Anlage 3a zum Physiotherapievertrag, Abschnitt 5 o)
Keine Unterschrift im Voraus und keine Sammelunterschrift für mehrere Termine.
Wird eine Behandlung beendet, bevor die verordnete Menge erreicht ist, sind auf der Verordnung das Abbruchdatum und der Grund einzutragen. Diese Angaben halten fest, was mit genau diesem Auftrag geschehen ist. Für die Übergabe an eine Vertretung reichen daher drei klare Informationen: welche Verordnung gemeint ist, welche Behandlungseinheiten bereits dokumentiert sind und was als Nächstes ansteht. GKV-Spitzenverband, Anlage 3a, Abschnitt 5 q)
Im Team den nächsten Schritt gemeinsam übergeben
Wird ein Termin verschoben, gehört die Änderung zum betroffenen Kalendereintrag. Eine offene Frage zu einer anderen Verordnung bleibt bei diesem eigenen Vorgang. Die Person, die den Anruf annimmt, kann so Terminänderung und Rückfrage getrennt weitergeben; die zuständige Fachperson ergänzt die passende Antwort beim richtigen Fallbezug.
KI Generiert
In easymed führt die Verordnungsübersicht Muster 13 mit Heilmittelpositionen, Menge und Frequenz sowie Ablaufwarnungen. Der Teamkalender ordnet Termine den Behandelnden zu; die Patientenakte stellt Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise bereit. So sieht die nächste berechtigte Person, welche Verordnung, welcher Termin und welcher dokumentierte Schritt für die konkrete Aufgabe relevant sind. easymed-Funktionen für Physiotherapie
Beispiel: zwei Verordnungen derselben Person
Eine Patientin bringt zwei Muster-13-Verordnungen in die Praxis. Beide weisen dieselben ersten drei ICD-10-GM-Stellen und dieselbe Diagnosegruppe aus; außerdem stammen sie von derselben verordnenden Person. Auf der zweiten Verordnung ist ein anderes Heilmittel aufgeführt. Nach § 7 der Heilmittel-Richtlinie kann das weiterhin derselbe Verordnungsfall sein. Die Praxis hält die zwei Formulare und ihre jeweiligen Behandlungseinheiten dennoch getrennt fest.
Wird bei einem späteren Anruf der Termin zur ersten Verordnung verschoben, ändert das Team diesen Kalendereintrag. Eine noch offene Unterlagenfrage zur zweiten Verordnung bleibt an deren Vorgang. Bei einer unabhängigen Diagnose kann ein zusätzlicher Verordnungsfall entstehen; dann sind separate Verordnungen erforderlich. Der sichtbare Bezug zu Diagnosegruppe, verordnender Person und jeweiligem Formular hilft, den nächsten Schritt eindeutig weiterzugeben.
Verordnungen im Praxisalltag übersichtlich organisieren
Der Physiotherapie-Rahmenvertrag, die Heilmittel-Richtlinie und die Angaben auf jeder einzelnen Verordnung beantworten unterschiedliche Fragen. Für den Praxisablauf zählen eine passende Zuordnung zum Verordnungsfall, die Beachtung der Start- und Unterbrechungsfristen sowie eine nachvollziehbare Dokumentation jeder Behandlung.
Mit easymed für Physiotherapiepraxen können Sie Muster-13-Verordnungen, Termine und Patienteninformationen im Team organisieren. Lernen Sie in einer persönlichen Vorführung kennen, wie die Verordnungsübersicht, der Kalender und die Patientenakte Ihre gemeinsame Arbeit unterstützen.
