GKV, private Behandlung und gesetzliche Unfallversicherung haben unterschiedliche Verordnungen, Fristen und Rechnungsgrundlagen. Für Physiotherapiepraxen ist deshalb entscheidend, zu jedem Behandlungsvorgang den richtigen Weg zu erkennen und die Termine danach zu planen.
easymed für Physiotherapiepraxen verbindet Patientenakte, Terminserien und die Physiotherapie-Abrechnung. Der HMV-Katalog unterstützt die Arbeit mit GKV-Verordnungen; das GKV-Zusatzmodul verwaltet Verordnung, Zuzahlung, Kassenrechnung und die Abrechnungsdatei für ein Rechenzentrum. Private Leistungen rechnen Sie mit den eigenen hinterlegten Leistungen und Preisen ab. Bei einem Arbeitsunfall bleibt die Patientenakte als gemeinsamer Kontaktpunkt nützlich, während die Verordnung und Vergütung der Unfallversicherung ihrem eigenen DGUV-Weg folgen.
Die Grundlage bestimmt den Rechnungsweg
Bei einer GKV-Behandlung gehören Muster 13, Heilmittelkatalog und die GKV-Vertragsregeln zusammen. Die gesetzliche Unfallversicherung arbeitet mit dem DGUV-Verfahren und einer eigenen Physiotherapieverordnung. Bei privaten Behandlungen sind die vereinbarten Leistungen und Preise die Grundlage. Ein Eintrag „Physiotherapie“ allein reicht daher nicht: Der jeweilige Vorgang muss erkennen lassen, welche Unterlage, welche Leistungen und welcher Rechnungsweg dazu gehören.
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Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht die Vereinbarungen für Physiotherapie; die DGUV stellt ihre Verträge und Gebührenverzeichnisse für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten bereit. Für private Angebote legen Sie die abgesprochenen Leistungen und Preise nachvollziehbar in der Patientenakte ab. So sieht das Team beim nächsten Schritt, ob es eine GKV-Verordnung, einen UV-Vorgang oder eine private Vereinbarung weiterführt.
GKV-Verordnung und erster Termin gemeinsam planen
Bei einer normalen GKV-Verordnung muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach dem Ausstellungsdatum beginnen. Ist ein dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt, gilt eine Frist von 14 Kalendertagen. Der Gemeinsame Bundesausschuss erläutert diese Startfristen und die Heilmittel-Richtlinie. Die Frist gehört deshalb bereits in die Terminplanung: Halten Sie Ausstellungsdatum und Dringlichkeitsvermerk fest und planen Sie den ersten Termin innerhalb des passenden Zeitraums.
Der Heilmittelkatalog kann mehrere Heilmittel in einer Verordnung verbinden; auch die Frequenz kann als Spanne angegeben sein. Für das Team zählen daher die verordneten Positionen, die Menge und die Frequenz. Vereinbaren Sie die Termine danach und dokumentieren Sie anschließend die tatsächlich erbrachten Leistungen. Ein Beispiel: Bei einer Verordnung mit einer Frequenzspanne lässt sich die Serie innerhalb dieser Spanne planen; die gewählte Terminfolge bleibt an der Verordnung orientiert.
Die GKV-Vertragsunterlagen trennen Leistungsbeschreibung, Vergütung und Vorgaben für Verordnung und Abrechnung. Auf der Physiotherapie-Seite des GKV-Spitzenverbands ist die Vergütungsvereinbarung zum 1. Januar 2026 aufgeführt; die Anlage mit Angaben auf Muster 13 und Abrechnungsregeln gilt in der dort verlinkten Lesefassung ab 1. Dezember 2024. Verknüpfen Sie diese Quellen in Ihrer internen Ablaufübersicht, statt Preis- oder Korrekturregeln aus älteren Listen abzuschreiben.
In easymed stehen der Physiotherapie-HMV-Katalog und die Muster-13-Verwaltung mit Positionen, Menge und Frequenz zur Verfügung. Die Übersicht enthält Ablaufwarnungen; das GKV-Zusatzmodul unterstützt Zuzahlung, Kassenrechnung und Abrechnungsdatei. Das Team ordnet die Verordnung zu, plant die Serie und hält die erbrachten Leistungen fest. Damit bleibt die Abrechnung an den dokumentierten Vorgang angebunden.
Nach Arbeitsunfall den UV-Fall mit Form F 2400 starten
Wenn eine Anfrage auf einen Arbeits- oder Wegeunfall verweist, fragen Sie nach der vorgesehenen UV-Verordnung. Für Krankengymnastik und physikalische Therapie ist der DGUV-Formtext F 2400 vorgesehen. Er führt unter anderem Unfallversicherungsträger, Unfalltag und gegebenenfalls das Aktenzeichen auf; außerdem enthält er Angaben zu Leistungen, Behandlungsmenge, Behandlungstagen pro Woche und zum Physiotherapiebeginn. Die DGUV-Formtextdatenbank führt F 2400 in der Fassung 03/26.
Der in der DGUV-Handlungsanleitung zu Heilmitteln abgebildete F-2400-Ablauf sieht den Behandlungsbeginn grundsätzlich innerhalb von 14 Tagen nach dem im Formular eingetragenen Startdatum vor, bei dringendem Bedarf innerhalb von sieben Tagen. Bei einer Langzeitverordnung ist vor dem Beginn außerdem die erforderliche Kostenzusage einzuholen. Das sind andere Bezugspunkte als bei der GKV: Für die GKV zählt das Ausstellungsdatum der Verordnung, für den UV-Fall das Feld „Physiotherapiebeginn am“.
Auch die Vergütung folgt eigenen Unterlagen. Die DGUV listet ein Physiotherapie-Gebührenverzeichnis mit Gültigkeit ab 1. Januar 2026, getrennt von der GKV-Vergütungsvereinbarung. Legen Sie deshalb für UV-Vorgänge den passenden Verordnungstyp und die dazugehörige Preisgrundlage zugrunde. Wenn F 2400, Unfalltag, Versicherungsträger oder Startdatum fehlen, fragen Sie gezielt nach der konkreten Angabe oder dem vorgesehenen nächsten Schritt. Eine Berufsgenossenschaft als Stichwort ersetzt diese Zuordnung nicht.
Einen neuen Privatvorgang derselben Person getrennt halten
Eine Person kann nach einer abgeschlossenen GKV-Serie für eine private Behandlung zurückkommen. Die vorhandenen Kontaktdaten bleiben in der Patientenakte; die neue Behandlung erhält ihre eigene Absprache, ihre Leistungen und ihren Rechnungsbezug. Die frühere GKV-Verordnung und die bereits dokumentierten Termine bleiben beim abgeschlossenen Vorgang.
Ein Beispiel: Eine Patientin beendet ihre verordnete Krankengymnastik und fragt später einen privaten Termin an. Das Team übernimmt die Kontaktdaten aus der vorhandenen Akte, hält aber die vereinbarte private Leistung und den Preis bei der neuen Serie fest. Dadurch ist an jedem Termin erkennbar, welche Behandlung vorbereitet und nach welchem Weg sie abgerechnet wird.
In easymed liegen Patientendaten, Kalender und private Leistungen mit den hinterlegten Preisen im selben System. Eine Terminverschiebung kann im gemeinsamen Kalender aktualisiert werden; ältere Dokumente und Kontaktdaten müssen nicht nochmals angelegt werden. Für die private Rechnung wählen Sie die vereinbarte Leistung und dokumentieren, was tatsächlich erbracht wurde.
Einen geänderten Rechnungsweg nach Zeitraum einordnen
Eine neue Mitteilung während einer laufenden Serie kann nur die kommenden Termine oder auch bereits dokumentierte Leistungen betreffen. Halten Sie fest, wann die Information eingegangen ist und auf welchen Behandlungszeitraum sie sich bezieht. So bleibt sichtbar, welche Unterlage und Absprache für die bisherigen Termine galt und ab wann eine andere Grundlage verwendet werden soll.
Ein Beispiel: Während einer Serie kommt eine geänderte Kostenträgerinformation. Die Praxis ordnet zunächst den betroffenen Abschnitt zu und klärt die konkrete neue Grundlage mit der zuständigen Stelle, bevor sie weitere Termine darunter führt. Bereits dokumentierte Leistungen behalten ihren jeweiligen Zeitpunkt. Die Person erhält eine klare Auskunft dazu, welche Kosteninformation und welcher Rechnungsweg für die nächsten Termine gelten.
Termine zeigen die Planung; die Leistungserfassung hält fest, was tatsächlich stattgefunden hat. In easymed bleiben Terminserie, Verordnung und erfasste Leistungen bei der betreffenden Person verfügbar. Das Team kann einen vorbereiteten Vorgang weiterbearbeiten und eine einzelne offene Frage beim passenden Fall klären, statt alle Termine oder Rechnungen des Tages anzuhalten.
Die Kostenträger-Ablaufübersicht aktuell halten
Eine knappe interne Übersicht braucht pro Weg nur die aktuelle Grundlage, den nötigen Startschritt, den Terminbezug und den Rechnungsweg. Ergänzen Sie bei externen Verträgen den Stand oder das Gültigkeitsdatum der Quelle. Wenn sich eine Verordnung, Zuständigkeit oder Gebührenliste ändert, passen Sie genau den betroffenen Eintrag an und geben Sie dem Team die konkrete Folge weiter.
Neue Mitarbeitende können den Ablauf an drei Beispielen lernen: einer regulären GKV-Verordnung, einer Anfrage mit DGUV-Form F 2400 und einer privaten Preisabsprache. So wird sichtbar, welche Frist jeweils zählt, welche Unterlage gebraucht wird und wie die erbrachte Leistung dem passenden Rechnungsweg zugeordnet wird. In einer persönlichen easymed-Vorführung sehen Sie GKV-Verordnung, Terminserie und private Rechnung im Zusammenhang und können prüfen, wie Ihr Team diese Vorgänge im gemeinsamen Praxisalltag organisiert.
