Bei der Podologie-Erstaufnahme klären Sie zuerst, welcher Rechnungsweg zur vereinbarten Behandlung gehört: eine GKV-Heilmittelverordnung, eine private Leistung oder Selbstzahlung. Für eine GKV-Verordnung zählen die Angaben auf dem aktuellen Muster 13, nicht allein die Versichertenkarte. Bei einer privaten Leistung vereinbaren Sie vorab Umfang und Preis.
easymed unterstützt den organisatorischen Teil: Patienten können Selbstauskunft und Gesundheitsfragen digital beantworten; Stammdaten, Versicherung, Dokumente und Verlauf liegen gemeinsam in der Patientenakte und sind mit dem Kalender verbunden. Das Team ordnet die konkrete Verordnung ein und hält die vereinbarte Leistung fest. Für private Leistungen legen Sie Ihre eigenen Leistungen und Preise an und erstellen Rechnungen aus den erfassten Leistungen.
Die Aufnahme auf wenige Kernfragen konzentrieren
Beginnen Sie mit drei Fragen: Wer kommt zur Behandlung? Welche podologische Leistung ist vereinbart? Welcher Rechnungsweg gehört dazu? Damit wissen Patient und Empfang, welche Unterlage für diesen Termin gebraucht wird. Für die Kontaktaufnahme genügt zunächst der passende erreichbare Kontakt. Fragen Sie nicht vorsorglich eine allgemeine Versicherungsgeschichte ab, wenn sie für den besprochenen Vorgang keine Rolle spielt.
Bei einer gesetzlichen Behandlung lassen Sie sich die aktuelle Heilmittelverordnung zeigen. Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) beschreibt podologische Therapie als verordnungsfähig beim diabetischen Fußsyndrom sowie bei vergleichbaren Schädigungen infolge einer Neuropathie oder eines Querschnittsyndroms. Gewöhnliche Fußpflege wird daher nicht allein dadurch zur GKV-Leistung, dass jemand gesetzlich versichert ist. Die medizinische Grundlage steht auf der ärztlichen Verordnung; die Aufnahme ordnet diese Unterlage dem passenden Termin zu. Der G-BA erläutert die Voraussetzungen für Podologie.
Ein Beispiel: Jemand ruft wegen einer Nagelbearbeitung an und nennt Diabetes. Fragen Sie, ob eine aktuelle ärztliche Verordnung für podologische Therapie vorliegt. So wird der Behandlungsweg anhand der tatsächlichen Unterlage geklärt, statt ihn aus einer Diagnose oder dem Namen der Krankenkasse abzuleiten.
Digitale Selbstauskunft und Anamnese in easymed können die Stammdaten und Gesundheitsfragen bereits vor dem Besuch erfassen. Die Angaben stehen anschließend in der Patientenakte bereit. Ihr Team kann offene Punkte direkt zuordnen, den Termin im gemeinsamen Kalender planen und muss Angaben aus dem Fragebogen nicht noch einmal aus einem Papierformular übertragen.
Den tatsächlichen Rechnungsweg ermitteln
Für gesetzliche Heilmittel beschreibt der GKV-Spitzenverband die geltenden Podologie-Vereinbarungen nach § 125 SGB V. Die aktuelle Vertragsübersicht des GKV-Spitzenverbands führt den Vertrag und seine Anlagen, darunter die notwendigen Angaben auf der Heilmittelverordnung. So können Sie die eingegangene Verordnung anhand der für Podologie geltenden Vorgaben einordnen.
Die Anlage 3 zum Podologievertrag nennt im Personalienfeld unter anderem Name, Geburtsdatum und Versichertennummer sowie Krankenkasse und Kostenträgerkennung. Stimmen Sie die Daten mit der Person und der vorliegenden Verordnung ab. Prüfen Sie außerdem, ob die für die Behandlung erforderlichen Angaben auf dem Formular eingetragen sind. Die Anlage hält fest, dass bei fehlenden Kernangaben im Personalienfeld die Behandlung nicht begonnen werden kann.
Fehlt zum Beispiel die Kostenträgerkennung oder ist die Krankenkasse falsch eingetragen, ändern Sie diese Angabe nicht selbst handschriftlich. Laut Anlage 3 müssen Ergänzungen zu solchen Personalien- und Kostenträgerdaten ärztlich bestätigt werden; bei fehlenden oder falschen Angaben auf dem Blankoformular Muster 13E ist eine neue Verordnung auszustellen. Für den Empfang heißt das: die konkrete fehlende Angabe benennen und die verordnende Praxis um die passende Korrektur bitten. Die Unterlage bleibt so dem richtigen GKV-Vorgang zugeordnet.
Unterlagen in der Patientenakte griffbereit halten
Legen Sie eingegangene Dokumente bei der Person mit einem verständlichen Namen ab, zum Beispiel „Verordnung Podologie“ oder „Preisvereinbarung Privatleistung“. In easymed bleiben Versicherung, Dokumente, Hinweise und Verlauf in derselben Patientenakte; der Empfang sieht den nächsten Termin im Kalender.
Kommt die Verordnung nach der telefonischen Terminvereinbarung, ordnet das Team sie der Person zu und prüft die nötigen Angaben. Muss etwas nachgereicht werden, bleibt die konkrete Rückfrage beim Vorgang sichtbar.
Unlesbare Unterlagen bei der Podologie-Aufnahme gezielt nachfordern
Ist auf einer ergänzenden Unterlage ein benötigter Abschnitt abgeschnitten oder unlesbar, fordern Sie genau diesen Abschnitt nach. Wenn etwa Name und oberer Teil lesbar sind, aber der untere Abschnitt fehlt, nennen Sie die Stelle und den vorgesehenen Übermittlungsweg. Die vorhandene Datei bleibt bei der Person abgelegt.
Eine klare Nachricht lautet: „Bitte senden Sie den unteren Abschnitt der Unterlage noch mit.“ Nennen Sie das Dokument und den vereinbarten Übermittlungsweg. So kann die Person gezielt antworten, ohne alles erneut zusammenzustellen.
Bei einer ärztlichen Verordnung ist eine fehlende vorgeschriebene Angabe davon zu unterscheiden: Die Praxis ändert die Kostenträgerangabe nicht eigenständig, sondern bittet die verordnende Stelle um die erforderliche Korrektur. Für andere ergänzende Dokumente kann die betroffene Person den fehlenden Ausschnitt direkt nachreichen. Sobald die Ergänzung vorliegt, wird sie zum richtigen Vorgang genommen und für die Terminvorbereitung verwendet.
Den Rechnungsweg bei wiederkehrenden Podologie-Terminen erneut einordnen
Bei einer bekannten Person nutzen Sie die Patientenakte weiter und fragen nur nach Änderungen für den neuen Termin: Liegt eine neue Verordnung vor? Wird eine andere Leistung vereinbart? Hat sich der private Rechnungsweg geändert?
Nach einer abgeschlossenen GKV-Verordnung fragt die Person zum Beispiel nach einer privaten Terminfolge. Die frühere Verordnung bleibt beim damaligen Vorgang; für die private Folge klären Sie Leistung, Preis und Rechnungsempfänger neu.
Wenn sich nur eine Kontaktinformation ändert, aktualisieren Sie sie gezielt. Eine begleitende Person erhält den vereinbarten organisatorischen Bezug. Rechnungsanschrift und Rechnungsempfänger folgen der Vereinbarung zur Leistung, nicht automatisch der Begleitung.
Fehlende Kostenträgerangaben in der Podologie verständlich klären
Eine gezielte Rückfrage nennt die Unterlage und die fehlende Angabe. Fehlt bei Muster 13 eine Kostenträgerkennung, bitten Sie die verordnende Praxis um Korrektur. Ist bei einer privaten Leistung noch der Preis offen, klären Sie ihn mit der Person vor der Terminvereinbarung.
Halten Sie Stand und nächsten Schritt zusammen fest, etwa: „Muster 13 liegt vor; die Krankenkassenangabe wird von der verordnenden Praxis ergänzt.“ So sieht auch eine Vertretung, worauf noch gewartet wird.
Woran erkennen Sie einen erledigten Aufnahmeauftrag?
Der Aufnahmeauftrag ist für den nächsten Schritt bereit, wenn die benötigte Ergänzung vorliegt und der Rechnungsweg dem Termin zugeordnet ist. Ist noch etwas offen, steht dabei, welche Information erwartet wird und wer sie nachreicht.
Ist eine Unterlage noch unterwegs, vereinbaren Sie den nächsten Kontakt. Nach ihrem Eingang nehmen Sie die Ergänzung zur Akte und verwenden sie für die Terminvorbereitung.
Podologie-Privatabrechnung aus den erfassten Leistungen erstellen
Für private oder selbst zu zahlende Leistungen vereinbaren Sie vor der Behandlung, was angeboten wird, zu welchem Preis und wer die Rechnung erhält. Ein fehlendes Dokument bei einer GKV-Anfrage macht daraus nicht automatisch einen Privatfall: Klären Sie, ob eine Verordnung ergänzt wird oder eine eigenständige private Leistung gewünscht ist.
In easymed hinterlegen Sie Ihre privaten Leistungen und Preise. Die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen; vorhandene Angaben zur Person werden weiterverwendet. Offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen bleiben in derselben Verwaltung erreichbar. Mit dem optionalen Empfangs-Tablet können Patienten ihre Angaben und Gesundheitsfragen prüfen; ein SumUp-Kartenleser ermöglicht die Kartenzahlung einer privaten Rechnung am Empfang.
Lernen Sie den Ablauf für Ihre Podologiepraxis mit easymed kennen: digitale Aufnahme, gemeinsame Patientenakte und Kalender sowie die Rechnung aus einer erfassten privaten Leistung. So sehen Sie, welche Angaben Ihr Team einmal aufnimmt und bei welchem Schritt es den jeweiligen Rechnungsweg festhält.
