Nach einer längeren Unterbrechung in der Podologie zählt der letzte Behandlungstag: Laut aktuellem Podologie-Rahmenvertrag verliert die Kassenverordnung bei einer Unterbrechung von zwölf Kalenderwochen ihre Gültigkeit. Bei einer Nagelspangenbehandlung zählt auch der Kontrolltermin. Davon zu unterscheiden ist der Verordnungsfall in der Heilmittel-Richtlinie: Nach sechs Monaten ohne weitere Verordnung kann für dieselbe Diagnose und Diagnosegruppe ein neuer Verordnungsfall beginnen.
Für die Arbeitsorganisation nach dem Rahmenvertrag braucht das Team den passenden Patienten, die aktuelle Verordnung und das Datum der letzten Behandlung. Die Patientenakte und der Teamkalender von easymed bündeln Stammdaten, Versicherungsangaben, Verlauf, Dokumente und Hinweise sowie vereinbarte Zeiten. So findet die Vertretung den dokumentierten Stand und kann an der offenen organisatorischen Aufgabe anknüpfen. Die Frist selbst prüft das Team anhand der Verordnung und des Behandlungstags.
Den bisherigen Vorgang richtig zuordnen
Eine bekannte Person kann mit einem neuen Anliegen wiederkommen. Öffnen Sie deshalb nicht nur den Patientennamen, sondern ordnen Sie die Anfrage dem passenden Behandlungszusammenhang zu. Suchen Sie die aktuell relevante Kassenverordnung und lesen Sie den letzten Behandlungstag ab. Bei einer Nagelspangenbehandlung berücksichtigen Sie auch den dokumentierten Kontrolltermin.
Halten Sie anschließend drei Dinge zusammen: die Verordnung, das Datum der letzten Behandlung beziehungsweise Kontrolle und die Frage, die noch geklärt werden muss. Ist eine andere Diagnose oder ein neuer Anlass im Spiel, vermerken Sie diesen Zusammenhang beim Patienten gesondert. So wird aus „war schon einmal da“ keine Annahme darüber, ob die frühere Verordnung noch gilt.
In easymed kann das Team neue Kontaktangaben oder eingegangene Unterlagen beim Patienten ergänzen. Verlauf und Hinweise helfen dabei, den aktuellen Stand für den nächsten Kontakt sichtbar zu halten. Vorhandene Angaben müssen nicht für eine weitere persönliche Ablage abgeschrieben werden.
Unterbrechungsfrist und Verordnungsfall auseinanderhalten
Für die einzelne podologische Kassenverordnung gilt eine besondere Unterbrechungsfrist. Nach § 7 Absatz 7 des aktuellen Podologie-Vertrags des GKV-Spitzenverbands verliert sie bei einer Unterbrechung von zwölf Kalenderwochen ab dem letzten Behandlungstag ihre Gültigkeit. Bei Nagelspangenbehandlungen zählt auch der Kontrolltermin als letzter Termin. Deshalb ist für den Wiedereinstieg das Datum auf der konkreten Verordnung wichtiger als die Erinnerung, wann die Person zuletzt in der Praxis war.
Die allgemeine 14-Tage-Regel für unbegründete Unterbrechungen gilt nicht für podologische Therapie: § 16 Absatz 4 der Heilmittel-Richtlinie des G-BA nimmt Podologie ausdrücklich aus; den Zeitraum für die Unterbrechung regelt der Vertrag nach § 125 SGB V. Im Podologie-Vertrag steht dafür die Frist von zwölf Kalenderwochen. Wenn dieser Zeitraum überschritten ist, halten Sie als nächsten Schritt fest, dass die Verordnungsgrundlage für eine weitere Behandlung geklärt werden muss.
Die Sechsmonatsfrist beantwortet eine andere Frage. Laut § 7 Absatz 1 der Heilmittel-Richtlinie umfasst ein Verordnungsfall Behandlungen aufgrund derselben Diagnose und derselben Diagnosegruppe; bei der Diagnose sind die ersten drei Stellen des ICD-10-GM-Codes maßgeblich. Ein neuer Verordnungsfall tritt ein, wenn seit der letzten Verordnung sechs Monate vergangen sind, ohne dass für diesen Verordnungsfall eine weitere Verordnung ausgestellt wurde. Diese Zuordnung ersetzt nicht die Prüfung, ob die einzelne Verordnung nach einer Unterbrechung noch gültig ist.
Für die Praxis lässt sich das einfach festhalten: Die Zwölfwochenfrist beginnt beim letzten Behandlungstag; die Sechsmonatsfrist bezieht sich auf das Datum der letzten Verordnung. Bei einer Nagelspangenbehandlung ist zusätzlich der letzte Kontrolltermin wichtig. Führen Sie diese Daten getrennt auf, damit eine Vertretung die richtige Frage an der richtigen Unterlage prüft.
Ergänzende Unterlagen eindeutig zuordnen
Eine später eingegangene Information wird dem passenden Patienten und Anlass zugeordnet. Bezieht sie sich auf das frühere Anliegen, ergänzt sie dessen vorhandenen Stand. Betrifft sie einen neuen Anlass, wird dieser Zusammenhang beim Patienten erkennbar festgehalten.
Angenommen, nach einer erneuten Anfrage trifft eine zusätzliche Unterlage ein. Das Team legt sie in der Patientenakte ab und gibt die konkrete Frage an die zuständige Person weiter. Die Antwort wird dort ebenfalls festgehalten; die nächste Kollegin kann den Vorgang auf dieser Grundlage fortsetzen.
Wird die Antwort für einen bestimmten Termin benötigt, nennen Sie diesen Zeitpunkt in der offenen Notiz. Liegt die Rückmeldung vor, halten Sie das geklärte Ergebnis in der Patientenakte fest. Bei einer fehlenden Rückmeldung knüpft die zuständige Person direkt an die betreffende Frage an.
Kalenderänderung und fachliche Frage trennen
Eine Terminänderung und die Gültigkeit einer Verordnung sind zwei verschiedene Punkte. Bestätigte Zeiten stehen im Teamkalender von easymed. Wird ein Termin verschoben, sieht das Team die neue Vereinbarung dort; die Patienteninformationen bleiben in der Akte. Ein neuer Kalendereintrag ändert jedoch nicht die Frist der Verordnung.
Der Empfang organisiert den Termin. Die behandelnde Person klärt die konkrete Frage zur Verordnung anhand der Unterlage und des letzten Behandlungstags. Halten Sie fest, welche Rückmeldung noch fehlt und wer sie einholt. Sobald das Ergebnis vorliegt, kann das Team die Planung aus demselben Aktenstand fortsetzen.
Den Wiedereinstieg mit einer Vertretung vorbereiten
Für eine Vertretung ist der Vorgang dann gut nachvollziehbar, wenn Patientenbezug, Verordnung, letzter Behandlungstag beziehungsweise Kontrolltermin und offene Frage zusammen auffindbar sind. Die Patientenakte von easymed enthält Verlauf, Dokumente und Hinweise; der Teamkalender zeigt vereinbarte Zeiten. So kann eine Kollegin an den dokumentierten Stand anknüpfen, statt frühere Gespräche und separate Notizen neu zusammensuchen zu müssen.
Schreiben Sie die nächste Aufgabe knapp und konkret auf, zum Beispiel: „Datum der letzten Behandlung auf der Verordnung abgleichen; Rückmeldung zur weiteren Verordnungsgrundlage einholen.“ Ist die Frage beantwortet, halten Sie das Ergebnis beim Patienten fest und ergänzen Sie den vereinbarten Termin. Das Team sieht anschließend, was bereits geklärt ist und woran die nächste Person weiterarbeitet.
Mit den Funktionen von easymed verbinden Sie Patientenakte, Dokumentation und Kalender für den Praxisalltag. Lernen Sie kennen, wie Empfang, Behandlungsteam und Vertretung denselben Patientenstand für die nächste organisatorische Aufgabe nutzen.
