Wenn Sie Ihre Therapiepraxis ohne Nachfolger schließen, hilft ein überschaubarer Ablauf: laufende Behandlungen abschließen, Patienten informieren, offene Rechnungen bearbeiten und die Unterlagen erreichbar halten. In easymed liegen Termine, Patientenakte, Praxis-Postfach und Rechnungsstatus bereits zusammen. Sie können die verbleibenden Aufgaben aus der gewohnten Praxisverwaltung heraus erledigen, ohne für den Abschluss alles neu zusammenzutragen.
Die Praxisschließung hat mehrere Endpunkte. Der letzte Behandlungstag, die Rückgabe der Räume und die weitere Aufbewahrung von Patientenakten müssen nicht zusammenfallen. Dieser Ratgeber verbindet diese Zeitpunkte mit den konkreten Entscheidungen zu Patienten, Team, Verträgen und Inventar. So wissen alle Beteiligten, was bis wann noch gebraucht wird und an wen sie sich anschließend wenden können.
Die Endpunkte der Praxisschließung übersichtlich festlegen
Legen Sie fest, ab wann Sie keine neuen Patienten mehr aufnehmen, wann die letzten Behandlungen stattfinden und wann die Räume übergeben werden. Ergänzen Sie den Zeitraum für verbleibende Verwaltungsaufgaben. Für das Archiv bleibt ein eigener Kontakt bestehen, auch wenn der Standort schon geschlossen ist.
Diese Aufteilung macht die Planung einfacher. Bis zur letzten Behandlung werden Räume und Ausstattung weiter benötigt. Anschließend können noch Rechnungen, Rückfragen und Unterlagenanfragen anstehen. Ein Telefonanschluss oder Postfach, über das diese Anliegen eingehen, hat deshalb einen anderen Zweck als ein Liefervertrag für den laufenden Praxisbetrieb.
Im gemeinsamen easymed-Kalender sieht das Team die noch vereinbarten Termine und die Behandler. Die Patientenakte stellt die dazugehörigen Verläufe und Dokumente bereit. Anstehende Gespräche und nächste Schritte können Sie damit aus dem tatsächlichen Praxisstand heraus vorbereiten. Sie müssen den Abschluss nicht zusätzlich aus Papierkalendern und mehreren separaten Patientenlisten rekonstruieren.
Patienten die weitere Versorgung und den Kontakt erklären
Informieren Sie Patienten rechtzeitig über den letzten Behandlungstag und den künftigen Kontakt für Rückfragen. Für laufende Serien besprechen Sie individuell, welche Behandlungen noch stattfinden und wie eine mögliche Fortsetzung an anderer Stelle organisiert wird. Ein kurzer verständlicher Hinweis schafft Orientierung für den nächsten Schritt.
Die Mitteilung sollte den Unterschied zwischen Behandlung und Verwaltung erklären. Beispielsweise: „Unsere letzten Behandlungen finden bis zum angekündigten Termin statt. Für Rechnungsfragen und Anforderungen Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns anschließend unter dem genannten Kontakt.“ Passen Sie die Aussage an Ihren tatsächlich vorgesehenen Ablauf an. Patienten können so auch nach der Schließung gezielt nachfragen.
In easymed finden Sie die bisherigen Termine, den Verlauf und zugeordnete Dokumente gemeinsam in der Patientenakte. Das Praxis-Postfach ordnet E-Mails dem Patienten zu. Eine Rückfrage bleibt damit im Zusammenhang mit der betreffenden Person. Bei einer vereinbarten Weiterbehandlung stellen Sie die dafür vorgesehenen Unterlagen über den passenden geschützten Weg bereit.
Patientenakten mit Zeitraum und Erreichbarkeit aufbewahren
Für Patientenakten gilt nach § 630f Absatz 3 BGB grundsätzlich eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, soweit andere Vorschriften keine anderen Fristen vorsehen. Die Praxisschließung beendet diese Aufgabe nicht. Zum Archiv gehören deshalb sowohl die Unterlagen als auch eine verantwortliche und erreichbare Stelle.
Halten Sie fest, wo Papierakten und digitale Dokumente aufbewahrt werden und wie berechtigte Aktenanfragen bearbeitet werden. Die Angaben sollten auch dann nutzbar sein, wenn das Team nicht mehr täglich am alten Standort arbeitet. Für digitale Unterlagen vereinbaren Sie den benötigten Zugang und die Lesbarkeit für den verbleibenden Aufbewahrungszeitraum.
KI Generiert
Ein Archivkontakt führt eine Anfrage in wenigen Schritten zum Ziel: Anliegen aufnehmen, Berechtigung und Umfang klären, die betreffende Akte finden und die benötigten Dokumente bereitstellen. Die Kontaktangabe gehört in Ihre Patienteninformation. Damit ist die Erreichbarkeit nach der Schließung Teil des geplanten Abschlusses und muss nicht bei jeder Nachfrage neu organisiert werden.
Die Zehnjahresfrist aus § 630f Absatz 3 BGB knüpft an den Abschluss der jeweiligen Behandlung an, nicht an die Übergabe der Praxisräume. Ein Archivregister kann deshalb je Behandlungsfall das Behandlungsende, einen nächsten Prüftermin, den Aufbewahrungsort und die verantwortliche Kontaktperson festhalten. Andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben zu berücksichtigen. Für digitale Unterlagen planen Sie, wer auf sie zugreifen darf und wie die Ablage vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt bleibt; Art. 5 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verlangt dafür geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Auch nach dem Standortende können Patienten Einsicht in ihre vollständige, sie betreffende Behandlungsakte und Abschriften einschließlich elektronischer Abschriften verlangen. Nach § 630g BGB ist Einsicht unverzüglich zu gewähren; die erste Abschrift ist unentgeltlich. Das Gesetz nennt Ausnahmen bei erheblichen therapeutischen Gründen oder entgegenstehenden erheblichen Rechten Dritter. Nennen Sie daher in der Patienteninformation eine Kontaktadresse und legen Sie intern fest, wer die Akte abrufen und die Anfrage beantworten kann.
Offene Rechnungen aus der gewohnten Verwaltung abschließen
In easymed sehen Sie die offenen Rechnungen und können eine Zahlungserinnerung per Klick versenden. Die Rechnung bleibt zusammen mit dem bisherigen Vorgang auffindbar. Bei einer Nachfrage zu Betrag oder Zahlungseingang haben Sie damit die passende Grundlage direkt in der Praxisverwaltung.
Mit dem Zusatzmodul Lexware-Office-Anbindung gehen neu abgeschlossene Rechnungen automatisch als Beleg an Lexware Office. Lexware vergibt die gemeinsame Rechnungsnummer; anschließend entstehen PDF, Druck und Versand mit dieser Nummer. Vollständig ausgeglichene Belege werden täglich abgefragt und in easymed als bezahlt übernommen. Das erspart die doppelte Belegerfassung und das regelmäßige Nachtragen dieser Zahlungseingänge.
Bereits vorhandene Rechnungen behalten ihren bisherigen Weg. Für den Abschluss bearbeiten Sie konkret die noch offenen Vorgänge: etwa eine Rechnung, eine Zahlungserinnerung oder eine vereinbarte Korrektur. Verbleibende Miet-, Archiv- und Verwaltungskosten behalten Sie ebenso im Blick. Der letzte Behandlungstag ist dabei ein guter Orientierungspunkt, aber nicht automatisch das Ende aller Einnahmen und Ausgaben.
Team und Verträge nach ihrer Aufgabe begleiten
Das Team braucht früh eine klare Information über den vorgesehenen Schließungsablauf und die eigenen Aufgaben bis zum Ende. Arbeitsverhältnisse, Urlaub, Entgelt und die benötigten Unterlagen werden anhand der jeweiligen Vereinbarungen geordnet bearbeitet. Eine benannte Ansprechperson erleichtert den Übergang für die Mitarbeitenden.
Bei den betrieblichen Verträgen halten Sie Zweck und Endpunkt zusammen fest. Miet- und Lieferverträge, Telefon, Softwarezugänge und Archivleistungen werden entsprechend ihrer weiteren Nutzung beendet oder fortgeführt. Kündigungs- und Rückgabetermine ergeben sich aus den vorhandenen Vertragsunterlagen. So bleibt verfügbar, was für die verbleibenden Aufgaben tatsächlich benötigt wird.
Eine kleine Übersicht genügt: Vertrag oder Gegenstand, zuständige Person und vorgesehener Termin. Werden die Behandlungsräume zuerst zurückgegeben, bleiben benötigte Unterlagen und Verwaltungsmittel am vereinbarten Ort erreichbar. Das Team kann die Übergabe vorbereiten, ohne sämtliche Verträge vorsorglich am selben Tag zu beenden.
Inventar nach Eigentum und vorgesehenem Weg abschließen
Bei Behandlungsliegen, Geräten und Büroausstattung unterscheiden Sie eigenes, geleastes und gemeinsam genutztes Inventar. Eigene Gegenstände können verkauft, weiterverwendet oder anderweitig abgegeben werden. Für geleaste Geräte gilt der vereinbarte Rückgabeweg; gemeinsam genutzte Ausstattung wird mit den anderen Beteiligten zugeordnet.
Notieren Sie den vorgesehenen Weg und wann der Gegenstand nicht mehr gebraucht wird. Eine Liege bleibt beispielsweise bis zur letzten Behandlung vor Ort, während ein selten genutzter eigener Schrank schon vorher abgegeben werden kann. Auch Schlüssel, Zubehör und vorhandene Unterlagen gehören zur jeweiligen Übergabe. Das macht den Abschluss für beide Seiten verständlich.
Beispiel: Die Räume enden früher als die Archivaufgabe
Eine Praxis behandelt ihre vereinbarten Patienten bis zum letzten Behandlungstag und gibt danach die Räume zurück. Die verbleibenden Rechnungsfragen werden über den angekündigten Kontakt bearbeitet. Patientenakten liegen am vorgesehenen Aufbewahrungsort; berechtigte Anfragen erreichen weiterhin die zuständige Person.
Die Behandlerin nutzt bis zum Abschluss die vorhandenen Akten und Rechnungen in easymed. Das Team sieht die noch vereinbarten Termine im gemeinsamen Kalender und kann Patienten über den bekannten Kommunikationsweg informieren. Für die Zeit danach sind Archivkontakt und benötigter Datenzugang separat geregelt.
So wird die Praxis ohne Nachfolger geordnet geschlossen: ein klarer letzter Behandlungstag, verständliche Patienteninformation, bearbeitete offene Vorgänge und ein erreichbares Archiv. Die vorhandene easymed-Verwaltung nimmt Ihnen während dieses Übergangs die Suche nach Terminen, Dokumenten und Rechnungsständen ab.
