Praxisfinanzen organisieren heißt, vier Dinge auseinanderzuhalten: gestellte Patientenrechnungen, tatsächlich eingegangene Zahlungen, Ausgabenbelege und die in den nächsten Wochen fälligen Beträge. Eine Rechnung zeigt den abgerechneten Betrag; für die Liquidität zählt, wann das Geld auf dem Konto verfügbar ist.
Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung von easymed gehen abgeschlossene Patientenrechnungen als Belege in die Buchhaltung. Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie für die Patientenrechnung. Ein täglicher Abgleich meldet vollständig bezahlte Rechnungen zurück. So muss das Team denselben Patientenbeleg nicht noch einmal erfassen und kann die Monatsroutine auf Ausgabenunterlagen, Zahlungstermine und konkrete Rückfragen richten.
Einen Monatsstand aus vier getrennten Fragen aufbauen
Vier kurze Fragen machen Ihre Monatsübersicht verständlich: Welche Patientenrechnungen wurden gestellt? Welche Zahlungen sind eingegangen? Welche Ausgabenbelege liegen vor? Welche Beträge werden im nächsten Planungsabschnitt gebraucht?
Halten Sie die Antworten getrennt: Die Rechnungssumme zeigt den abgerechneten Umfang, der Zahlungseingang den tatsächlich verfügbaren Betrag, der Ausgabenbeleg die zugehörige Unterlage und die Vorschau die erwarteten Bewegungen. Damit sehen Sie, welche Information noch fehlt und welche Zahlung im nächsten Abschnitt voraussichtlich ansteht.
Reservieren Sie dafür einen wiederkehrenden Termin und legen Sie fest, wer den Monatsstand pflegt und wer bei Abwesenheit anschließt. Vergleichen Sie den abgeschlossenen Monat mit dem Plan, korrigieren Sie Annahmen und ergänzen Sie am Ende einen weiteren Monat. Die Vorschau bleibt dadurch fortlaufend aktuell, ohne dass Sie für jeden Monat eine neue Übersicht beginnen.
Zahlungseingänge den richtigen Vorgängen zuordnen
Bei aktivierter Anbindung vergibt Lexware Office die Rechnungsnummer, und easymed übernimmt sie. Der Beleg und die Patientenrechnung verwenden dadurch dieselbe Nummer. Anschließend stehen PDF, Druck und Versand mit dem passenden Rechnungsbezug bereit.
Lexware Office gleicht Zahlungen mit den dort verfügbaren Kontoinformationen ab. Ein täglicher Lauf übernimmt vollständig ausgeglichene Rechnungen als bezahlt nach easymed. Eine Rechnung mit offenem Rest bleibt davon unterscheidbar; bereits in easymed bezahlte Bar- oder Kartenrechnungen bleiben bezahlt.
Für eine einzelne Rückfrage verwenden Sie den Rechnungsbezug und klären Sie den konkreten Stand: Ist ein Betrag noch offen, oder ist die Zahlung bereits eingegangen, aber noch nicht zugeordnet? Für die Liquiditätsvorschau zählt danach der erwartete Zeitpunkt des Eingangs, nicht nur die Rechnungsstellung. Die IHK Schleswig-Holstein grenzt einen Liquiditätsplan ausdrücklich von einer Umsatzprognose ab: Er bildet erwartete Ein- und Auszahlungen im jeweiligen Monat ab.
Ausgabenbelege vollständig zusammenführen
Ausgabenunterlagen kommen per E-Mail, Papierpost oder Lieferantenportal. Im Beispiel ist die Abbuchung für einen Geräteservice schon sichtbar, die Rechnung liegt noch im Lieferantenportal. Legen Sie für solche Eingänge einen gemeinsamen Ablageort fest; das Schaubild zeigt den Weg von der Portalrechnung zum bereitgestellten Beleg.
Die Aufgabe lässt sich konkret notieren: „Rechnung zum Geräteservice aus dem Portal abrufen und bereitstellen.“ Vereinbaren Sie, wer den Portalzugang nutzt und die Rechnung ablegt. Eine Liste wiederkehrender Lieferanten hilft, bekannte Eingänge von einzelnen fehlenden Unterlagen zu unterscheiden.
Zugangsdaten gehören in die dafür vorgesehene sichere Verwaltung, nicht in eine allgemeine Aufgabenbeschreibung. So enthält die Übergabe nur, was für den nächsten Schritt nötig ist: Lieferant, fehlender Beleg, Ablageort und zuständige Person. Die Lexware-Übergabe der Patientenrechnungen ersetzt nicht das Abrufen von Lieferantenbelegen; diese kommen über den vereinbarten Ablageweg in den Monatsstand.
Die Liquidität mit einem rollierenden Plan überblicken
Eine Liquiditätsvorschau beginnt mit dem verfügbaren Kassen- und Kontostand. Addieren Sie erwartete Zahlungseingänge und ziehen Sie die Auszahlungen ab, die im jeweiligen Zeitraum fällig werden. Die IHK Region Stuttgart nennt dafür unter anderem Personal, Gebäude, Versicherungen und Geräte als mögliche Ausgabengruppen. Für eine Therapiepraxis können Sie diese Gruppen etwa mit Raumkosten, Löhnen, Versicherungen, Verbrauchsmaterial und geplanten Anschaffungen füllen.
Tragen Sie die Beträge in den Zeitraum ein, in dem sie voraussichtlich wirklich fließen. Raumkosten oder Gehälter haben meist bekannte Termine; ein Gerätekauf wird nach seinem erwarteten Zahlungstermin berücksichtigt. Am Periodenende übernehmen Sie den verbleibenden Bestand als Anfangsbestand des nächsten Abschnitts. Die IHK Schleswig-Holstein beschreibt diesen Übergang vom Monatsend- zum Monatsanfangsbestand. Aktualisieren Sie die Vorschau im nächsten Monatslauf anhand des tatsächlichen Stands und der inzwischen bekannten Termine.
Ein einfaches Raster genügt: Anfangsbestand, erwartete Eingänge, bekannte Ausgänge und voraussichtlicher Endbestand. Für eine frühe Sicht auf mögliche Engpässe empfiehlt die IHK Darmstadt eine Dreimonatsvorschau mit monatlicher Aktualisierung. Wenn ein geplanter Eingang später kommt, verschieben Sie ihn in den Zeitraum, in dem Sie mit dem Geldeingang rechnen. So erhöht er nicht schon im falschen Monat die verfügbaren Mittel.
Ein Rechenbeispiel zur Liquiditätsübersicht
Im Beispiel wurden im betrachteten Monat Patientenrechnungen über 12.000 Euro gestellt; 9.000 Euro davon sind bereits eingegangen. Für den nächsten Planungsabschnitt stehen auf dem betrachteten Geschäftskonto zunächst 6.000 Euro bereit. Weitere Eingänge von 2.000 Euro werden erwartet, bekannte Ausgänge von 7.000 Euro sind vorgesehen.
| Frage | Beispielwert | Verwendung |
|---|---|---|
| Rechnungen im betrachteten Monat | 12.000 Euro | Umfang der Patientenabrechnung |
| Bereits eingegangene Zahlungen | 9.000 Euro | Zahlungsstand dieser Rechnungen |
| Anfangsbestand der Vorschau | 6.000 Euro | Zunächst verfügbare Mittel |
| Erwartete weitere Eingänge | 2.000 Euro | Planung für denselben Abschnitt |
| Bekannte Ausgänge | 7.000 Euro | Verpflichtungen im Abschnitt |
Mit dem erwarteten Eingang ergibt sich: 6.000 Euro plus 2.000 Euro minus 7.000 Euro gleich 1.000 Euro Rest. Kommt dieser Eingang erst später, lautet die Vorschau zunächst 6.000 Euro minus 7.000 Euro gleich minus 1.000 Euro. Der Zeitpunkt des Eingangs gehört deshalb zur Planung.
Die 3.000 Euro Differenz zwischen Rechnungssumme und bisherigen Zahlungen ist ein noch ausstehender Rechnungsbetrag. Für die Vorschau berücksichtigen Sie davon nur den Teil, dessen Eingang Sie im betrachteten Zeitraum erwarten. Die 2.000 Euro werden nicht ein zweites Mal angesetzt, wenn sie bereits in den erwarteten Eingängen stehen.
Die Übergabe an die Buchhaltung abschließen
Bei der angebundenen Patientenrechnung beginnt die Übergabe bereits mit dem Abschluss in easymed. Lexware Office erhält Rechnungsdatum, Betrag, Name und Anschrift sowie eine Sammelposition. Diagnosen, einzelne Leistungsziffern und die Behandlungsdokumentation bleiben in der Praxis.
KI Generiert
Ergänzen Sie die bereitgestellten Patientenbelege um die vorgesehenen Ausgabenunterlagen und die noch offenen konkreten Fragen. Eine kurze Notiz kann Zeitraum, Ablageort und fehlende Unterlage nennen. Die nächste Person arbeitet dadurch am vorhandenen Bestand weiter, statt einen zweiten Patientenrechnungsbestand anzulegen.
Wenn eine Frage zur steuerlichen Einordnung offen ist, benennen Sie den konkreten Vorgang, seinen Zweck und die dazugehörige Unterlage. Eine präzise Rückfrage lässt sich leichter dem richtigen Beleg zuordnen als eine allgemeine Nachricht. Für die Übergabe an eine Steuerkanzlei bietet easymed außerdem einen DATEV-Export der Rechnungen als Paket. Wählen Sie den Weg, der in Ihrer Praxis mit der Buchhaltung vereinbart ist.
Am Monatsende stehen damit vier getrennte Antworten in einem nachvollziehbaren Stand: Was wurde abgerechnet, was ist eingegangen, welche Lieferantenunterlagen liegen vor und wann werden weitere Beträge gebraucht? Die verbundene Patientenabrechnung bildet einen Teil davon; die Vorschau ergänzt die verfügbaren Mittel und die Zahlungstermine Ihrer Praxis.
