Eine Physiotherapiepraxis zu verkleinern beginnt mit zwei Fragen: Welche Behandlungen, Tage und Räume sollen bleiben, und welche Voraussetzungen gelten für dieses Angebot? Legen Sie zuerst eine konkrete Zielwoche fest. Prüfen Sie danach die Auswirkungen auf GKV-Zulassung, laufende Kosten und bereits vereinbarte Termine.
Wenn Sie gesetzlich Versicherte behandeln, gehört die Raumplanung zur Zulassung: Die Anlage 5 zum Physiotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands nennt Mindestflächen und weitere Anforderungen an Behandlungsbereiche. Eine kleinere Fläche ist deshalb nicht nur eine Mietentscheidung. easymed unterstützt anschließend die neue Organisation mit gemeinsamem Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Abrechnung: Das Team führt Informationen am Termin und Patientenbezug weiter.
Das kleinere Praxisziel als konkrete Woche festlegen
Im Beispiel arbeitet eine Inhaberin bisher an vier Tagen und nutzt drei Behandlungsbereiche. Künftig plant sie drei Behandlungstage und möchte einen Bereich abgeben. Die angebotenen Leistungen sollen zunächst bestehen bleiben; verändert werden Wochenumfang und Raumbelegung.
Notieren Sie für die Zielwoche die tatsächlich nötigen Angaben: Behandlungstage, Arbeitszeiten der einzelnen Behandler, angebotene Leistungen, benötigte Räume und die Zahl der Personen, die gleichzeitig behandeln. Nehmen Sie auch Vor- und Nachbereitung, Dokumentation und kurze Verwaltungsaufgaben in den Plan auf. So vergleichen Sie zwei arbeitsfähige Wochen statt bloß die Zahl der Öffnungstage oder Zimmer.
Die Räume und Arbeitszeiten lassen sich im Teamkalender von easymed gemeinsam planen. Sie sehen dort, welcher Behandler und welcher Raum zu einem Termin gehören. Die Terminansicht macht den Entwurf greifbar, bevor Sie neue Buchungszeiten freigeben oder den bisherigen Wochenplan aufgeben.
GKV-Raumvoraussetzungen vor der Flächenreduktion prüfen
Für die Behandlung gesetzlich Versicherter ist eine Zulassung erforderlich. Nach § 124 SGB V muss der Leistungserbringer unter anderem über eine Praxisausstattung verfügen, die eine zweckmäßige und wirtschaftliche Versorgung ermöglicht, und die geltenden Verträge anerkennen. Die Anlage 5 des Physiotherapievertrags verlangt insgesamt mindestens 23 m² Therapiefläche: einen Behandlungsbereich mit mindestens 15 m² und einen mit mindestens 8 m². Für jeden weiteren gleichzeitig in der Praxis tätigen Leistungserbringer ist ein zusätzlicher Behandlungsbereich von mindestens 8 m² vorgesehen.
Auch die Nutzung des verbleibenden Raums zählt. Behandlungsbereiche dürfen grundsätzlich keine Durchgangsräume sein. Für gerätegestützte Krankengymnastik nennt Anlage 5 außerdem einen zusätzlichen Behandlungsbereich von mindestens 30 m². Wenn Sie solche Leistungen behalten, muss dieser Platz in der Planung auftauchen.
Klären Sie den konkreten Umbau, eine Flächenänderung oder einen Umzug vorab mit der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Heilmittelzulassung. § 124 weist ihr die Entscheidungen zur Zulassung zu und erlaubt die Prüfung der vereinbarten räumlichen, sachlichen und personellen Voraussetzungen. Die ARGEn der Heilmittelzulassung nennen Anlaufstellen nach Bundesland und bieten Informationen zu Datenänderungen. So können Sie die gewünschte Veränderung mit den für Ihre Praxis gespeicherten Zulassungsangaben abgleichen, bevor Sie Flächen verbindlich abgeben.
Den verbleibenden Praxisraum praktisch planen
Ein Raumplan sollte zu den Behandlungen passen, die Sie wirklich weiter anbieten. Stellen Sie Liege, benötigte Geräte, Ablage und häufig genutzte Materialien so auf, dass Behandlung und kurze Wechsel im Tagesablauf Platz haben. Ein maßstäblicher Grundriss hilft, Laufwege und freie Flächen vor einer Umgestaltung zu prüfen.
KI Generiert
Das Beispielbild zeigt einen kompakten Behandlungsraum mit Liege, Hocker, Regal und einem kleinen Arbeitsplatz. Ordnen Sie den Raum nach den noch benötigten Behandlungen und Arbeitswegen; die Vertragsmaße aus Anlage 5 geben bei GKV-Leistungen den Rahmen für die verbleibenden Flächen vor.
Laufende Kosten und Behandlungskapazität als Beispielrechnung vergleichen
Vergleichen Sie die bestehende Woche mit der geplanten anhand von drei Gruppen: Kosten, die tatsächlich wegfallen; Kosten, die weiterlaufen; und Behandlungen, die sich in die verbleibende Kapazität verschieben oder nicht mehr anbieten lassen. Zu den möglichen Kosten gehören Miete und Nebenkosten, Personalstunden, Ausstattung, Versicherungen und Software. Manche Positionen sinken erst nach einem vereinbarten Zeitpunkt oder bleiben trotz kleinerer Fläche bestehen.
Für einen ersten Vergleich können Sie rechnen: monatliche Einsparungen durch wegfallende Kosten minus laufende Mehrkosten und den Deckungsbeitrag der Behandlungen, die sich nicht in die neue Woche verlegen lassen. Einmalige Umbau-, Umzugs- oder Anpassungskosten führen Sie separat auf. Das ist eine Beispielrechnung zur Entscheidungsfindung.
Zählen Sie nicht jede entfallende Kalenderstunde als verlorenen Umsatz. Prüfen Sie zuerst, welche bestätigten oder regelmäßig nachgefragten Behandlungen auf die verbleibenden Tage passen. Vergleichen Sie anschließend einen gut ausgelasteten und einen durchschnittlichen Monat. So erkennen Sie, ob sich die Kostenersparnis auch dann trägt, wenn einzelne freie Zeiten anders belegt werden als erwartet.
Der KfW-Fragenkatalog für ein Geschäftskonzept fragt unter anderem nach finanziellen Verpflichtungen, benötigten Mitarbeitenden, Standortbedingungen und erforderlicher Fläche. Diese Punkte können Sie für den Vergleich Ihrer bisherigen und geplanten Praxiswoche übernehmen: Welche Bindungen bleiben, welche Arbeitsstunden passen zum Ziel, und welche Fläche braucht das tatsächliche Angebot?
Laufende Termine in den neuen Wochenplan übertragen
Beginnen Sie mit den bereits bestätigten Behandlungen. Termine, die in die neue Woche passen, bleiben bestehen. Für Termine außerhalb des künftigen Rahmens schlagen Sie der betroffenen Person eine konkrete Alternative vor und führen den bestätigten Zeitpunkt anschließend im gemeinsamen Kalender weiter.
Prüfen Sie zuerst die Tage und Räume, die sich tatsächlich verändern. Notieren Sie offene Rückmeldungen mit dem bisherigen Termin und der angebotenen Alternative, damit Sie nachfassen können, wenn eine Entscheidung noch aussteht. Auf diese Weise bearbeiten Sie die betroffenen Zusagen gezielt und behalten gleichzeitig den neuen Standardplan im Blick.
easymed verbindet Behandler, Räume und Termine im Teamkalender. Nach der Abstimmung steht die neue Zeit dort als gemeinsamer Planungsstand; Sie müssen dieselbe Änderung nicht zusätzlich in einer getrennten Terminliste nachführen. Eine klare Übersicht über den Übergang hilft dem Team, die künftige Woche und einzelne verbleibende Ausnahmen auseinanderzuhalten.
Angebote, Buchungszeiten und Praxisabläufe aufeinander abstimmen
Legen Sie fest, welche Terminarten und Leistungen weiter angeboten werden. Passen Sie danach die buchbaren Zeiten an die Zielwoche an. Im Portal von easymed können Patientinnen und Patienten die freigegebenen Termine selbst buchen, verschieben oder absagen; automatische Bestätigungen und Erinnerungen unterstützen diesen Buchungsweg. Wird ein Termin frei, kann die Smart-Warteliste passende Wartende automatisch darauf hinweisen.
Die Online-Angebote sollten die tatsächliche Praxiswoche abbilden. Schreiben Sie auf Ihrer Website, welche Behandlungen und Zeiten aktuell verfügbar sind und wie Interessierte Ihre Praxis bei einer Rückfrage erreichen. So finden neue Anfragen von Anfang an den Rahmen, in dem Sie weiterarbeiten möchten.
In easymed führen Kalender, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Rechnungswege die im Praxisalltag benötigten Angaben zusammen. Für Physiotherapiepraxen steht auch die GKV-Abrechnung über ein Zusatzmodul bereit. Welche Angebote aktiv sind und welcher Abrechnungsweg gilt, bestimmen Sie anhand Ihrer verbleibenden Leistungen; die Software hält den zugehörigen Termin- und Patientenbezug bereit.
Ein passendes Verwaltungsfenster in die Woche einplanen
Fassen Sie die Aufgaben zusammen, die in der kleineren Praxiswoche weiter anfallen: Rechnungsvorbereitung, Zahlungsfragen, Rückrufe und die Zuordnung eingehender Unterlagen. In easymed verwenden Sie dafür den bestehenden Patienten-, Termin- oder Rechnungsbezug, um direkt am Vorgang weiterzuarbeiten.
Reservieren Sie für diese Aufgaben einen Abschnitt, der zu Ihrem Behandlungsrhythmus passt. Eine kurze Routine an zwei festen Tagen kann sinnvoller sein als viele kleine Unterbrechungen zwischen Terminen; entscheidend ist, dass offene Vorgänge einen erkennbaren Platz bekommen. Prüfen Sie nach den ersten Wochen, ob Zeitfenster und Aufgabenmenge zur tatsächlichen Praxiswoche passen.
Die verbundene Dokumentation erleichtert wiederkehrende Eingaben: Vorlagen und eigene Textvorschläge unterstützen ähnliche Arbeitsschritte, während Sie den Inhalt der aktuellen Behandlung ergänzen. Für eine Rechnung greifen Sie auf die erfasste Leistung im bestehenden Patientenbezug zurück. So kann das Team die verbliebenen Verwaltungsaufgaben am laufenden Vorgang erledigen.
Eine kleinere Praxiswoche mit easymed vorbereiten
Nehmen Sie für die Planung eine typische Woche mit einer Terminänderung, einer Behandlung und einer kurzen Abrechnungsaufgabe. So sehen Sie, wie die reduzierte Raum- und Zeitplanung, der Buchungsweg und die weitere Dokumentation zusammenpassen. easymed verbindet diese Arbeitsschritte im gemeinsamen Praxisstand und unterstützt Sie dabei, doppelte Übertragungen zu vermeiden.
Lernen Sie easymed in einer persönlichen Vorführung mit Ihrer geplanten Praxiswoche kennen. Wir zeigen Ihnen, wie Behandler, Räume und Termine im Kalender zusammenfinden und wie Patientenakte, Dokumentation und Abrechnung an den vorhandenen Praxisbezug anschließen.
