Wenn Sie zwischen Praxis, Hausbesuchen und weiteren Arbeitsorten wechseln, sollten Terminstand und benötigte Unterlagen am passenden Ort auffindbar sein. In einer Praxis verbindet easymed den Teamkalender mit der Patientenakte: Empfang und Behandlung nutzen dieselbe Planung, und fachliche Einträge bleiben beim jeweiligen Patienten. Die Software läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet; individuelle Mitarbeiterrechte steuern, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf.
Arbeiten Sie an eigenständigen Praxisstandorten, gilt ein anderer Ablauf als bei wechselnden Räumen oder Hausbesuchen. Das easymed-Zusatzmodul Praxisverbund kann die Standortkalender verbinden. Jede Praxis behält dabei ihre eigene Instanz und Patientenakte; eine Patientenübernahme erfolgt erst nach dokumentierter Einwilligung. Klären Sie zuerst, zu welcher dieser Situationen Ihr Team gehört. Dann lässt sich die Informationsübergabe einfach und passend organisieren.
Den Weg einer Information nachvollziehen
Eine Patientin verschiebt ihren Termin, während die behandelnde Person unterwegs ist. Im easymed-Buchungsportal kann sie den Termin ändern; easymed bestätigt die Änderung, und das Team arbeitet mit dem aktualisierten Kalenderstand weiter. Empfang und Behandlung müssen die Vereinbarung nicht in getrennten Kalendern nachtragen. Eine besondere Rückfrage bleibt eine Aufgabe für das Team, während der bestätigte Termin am gemeinsamen Plan steht.
Ein zusätzlich geführter Papierplan kann nach einer Änderung einen früheren Stand zeigen. Wenn Sie für eine Tour einen Ausdruck brauchen, behandeln Sie ihn als Momentaufnahme und prüfen Änderungen vor der nächsten Abstimmung im Kalender. So ist klar, welcher Eintrag für die weitere Terminplanung gilt. Ein kurzer Hinweis kann einen besonderen Wunsch ergänzen; die vollständige Vereinbarung wird nicht doppelt in mehreren Plänen gepflegt.
Kalender, Akte und Arbeitsort passend zuordnen
Der Kalender beantwortet organisatorische Fragen: wann ein Termin stattfindet, wer ihn übernimmt und welcher Arbeitsort für die Planung wichtig ist. Befunde, Gesprächsinhalte und weitere fachliche Dokumentation gehören in die Patientenakte. Diese Trennung macht es leichter, eine Terminfrage zu klären, ohne dafür den Behandlungsverlauf durchsuchen zu müssen.
Halten Sie die organisatorischen Angaben im Kalender auf das für die Terminplanung Nötige beschränkt. Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, personenbezogene Daten auf das für ihren Zweck notwendige Maß zu begrenzen. Für die Patientenakte beschreibt § 630f BGB, dass die Behandlung zeitnah zu dokumentieren ist und die fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse enthalten soll. Praktisch heißt das: einen Termin mit den nötigen Organisationsangaben planen und Behandlungsschritte in der Akte nachvollziehbar festhalten.
In easymed können Sie den Termin und die zugehörige Akte aus derselben Praxissoftware aufrufen. Rechte je Mitarbeiter helfen, die sichtbaren und bearbeitbaren Bereiche an die jeweilige Aufgabe anzupassen. Die Datenschutz-Grundverordnung nennt für die Sicherheit der Verarbeitung außerdem angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten. Legen Sie deshalb im Team fest, wer Terminänderungen einträgt und wer fachliche Einträge ergänzt.
Übergaben mit einer konkreten nächsten Handlung versehen
„Bitte wegen Termin zurückrufen“ lässt offen, was bereits geklärt ist und wer als Nächstes handelt. Eine brauchbare Übergabe nennt das Anliegen, die schon erfolgte Rücksprache, den nächsten Schritt und die zuständige Person. Ergänzen Sie einen Zeitpunkt, bis zu dem eine Rückmeldung gebraucht wird. Dann kann eine Vertretung erkennen, ob sie selbst antworten kann oder eine Entscheidung aus der Behandlung benötigt.
Ein Beispiel: Eine Patientin wünscht bei einem Hausbesuch einen späteren Termin. Der Empfang hält die gewünschte Änderung fest und klärt mit der behandelnden Person, ob sie in die geplante Tour passt. Danach trägt die zuständige Person die bestätigte Zeit in den gemeinsamen Kalender ein. Im von der Praxis festgelegten Arbeitsweg bleibt erkennbar, was offen ist und wann die Rückmeldung erfolgt. Klinisch relevante Informationen gehören weiterhin in die Patientenakte.
Ortswechsel realistisch in die Tagesplanung aufnehmen
Fahrt, Raumvorbereitung und das Bereitlegen notwendiger Unterlagen brauchen Zeit zwischen den Terminen. Planen Sie Übergänge sichtbar ein, damit eine freie Kalenderlücke nicht automatisch als verfügbare Behandlungszeit gilt. Der easymed-Teamkalender unterstützt Pufferzeiten; die Praxis legt fest, wie viel Spielraum die jeweiligen Wege benötigen.
Vereinbaren Sie außerdem, welche Terminänderungen der Empfang selbst anbieten kann und wann die behandelnde Person zuerst die Tour prüfen muss. Ein zusätzlicher Termin im selben Gebäude lässt sich anders einordnen als eine Fahrt zu einem weiter entfernten Hausbesuch. Wenn Patienten online buchen oder verschieben, bestimmen die von der Praxis freigegebenen Zeitfenster den organisatorischen Rahmen. Ausnahmen klärt das Team gezielt, statt jede gewöhnliche Änderung erneut persönlich abzustimmen.
Mobile Geräte in den Ablauf einbeziehen
Bei Hausbesuchen ist oft ein Tablet unterwegs. Das BSI nennt einen Gerätesperrcode und Speicher-Verschlüsselung als Schutzmaßnahmen für mobile Geräte. Sein IT-Grundschutz für Smartphones und Tablets ergänzt eine automatische Bildschirmsperre, das Ausblenden vertraulicher Inhalte auf dem Sperrbildschirm und klare Regeln für Verlustmeldungen. Halten Sie im Team fest, wer ein verlorenes Gerät meldet und wer Zugänge sperrt. So passt der mobile Zugriff nachvollziehbar in den Hausbesuchsablauf.
Den Ablauf mit einem Beispiel testen
Gehen Sie im Team einen Terminwechsel zwischen zwei Arbeitsorten durch: Die Patientin ändert ihren Termin, der Empfang sieht die Bestätigung, die behandelnde Person prüft die Tour und alle öffnen anschließend den aktuellen Kalenderstand. Kontrollieren Sie außerdem, wo die fachliche Dokumentation liegt und welche Bereiche für die beteiligten Rollen freigegeben sind. Die easymed-Demo arbeitet mit Beispieldaten und eignet sich, um diesen Weg gemeinsam anzusehen.
Mit einem gemeinsamen Kalender für die Terminplanung, einer Patientenakte für die fachlichen Inhalte und klaren Zuständigkeiten bleibt die Übergabe auch beim nächsten Ortswechsel nachvollziehbar. Für Teams mit eigenständigen Standorten beschreibt die Praxisverbund-Lösung, wie Kalender verbunden werden und Patientenakten dennoch je Praxis geführt bleiben.
