Beim Wechsel des Praxiskalenders zählt, ob die täglichen Abläufe für Empfang und Behandelnde zusammenpassen. In easymed gehören gemeinsamer Kalender, Online-Terminbuchung und Patientenakte zu einem System. Das Team plant nach Tag, Woche oder Monat und kann Behandler sowie Räume einbeziehen. Patienten können angebotene Termine online buchen, verschieben oder absagen; eine digitale Anamnese lässt sich vor dem Ersttermin mit der Akte verbinden. Die Funktionsübersicht von easymed beschreibt diese Wege im Detail.
Prüfen Sie einen Praxiskalender anhand typischer Aufgaben statt anhand einer langen Funktionsliste. So sehen Sie, ob eine Buchung am richtigen Ort landet, wie eine Verschiebung weitergeführt wird und ob das Team den nächsten Schritt findet.
Aufgaben aus dem echten Praxistag auswählen
Notieren Sie zunächst die häufigsten Vorgänge Ihrer Praxis: zum Beispiel einen Ersttermin, einen Folgetermin, eine kurzfristige Verschiebung und die Planung mehrerer Behandelnder oder Räume. Wählen Sie wenige Aufgaben, die Empfang und Behandelnde tatsächlich erledigen. Für die Übung in einer Vorführung verwenden Sie Beispieldaten und keine echten Patientenangaben.
Die GOV.UK-Leitlinie zur moderierten Gebrauchstauglichkeitsprüfung empfiehlt klare, glaubwürdige Aufgaben mit einem konkreten Ziel. Lassen Sie deshalb eine Kollegin oder einen Kollegen den Ablauf selbst ausführen, statt die gewünschte Klickfolge vorzugeben. Beobachten Sie, ob die Person die Aufgabe abschließt, wo sie sucht und welche Rückfragen entstehen. Das macht eine Vorführung für Ihr Team aussagekräftiger als ein reiner Überblick über Menüs.
Fünf Abläufe für den Praxiskalender-Test
1. Ersttermin online buchen. Wählen Sie eine angebotene Terminart, einen passenden Behandler und eine freie Zeit. Prüfen Sie anschließend, ob die Buchung im gemeinsamen Kalender erscheint und die Vorbereitung am selben Patientenkontext anschließt. Wenn Ihre Praxis vorab eine digitale Anamnese nutzt, sehen Sie nach, wie die Antworten bei der Akte ankommen. In easymed können Patienten Termine im Buchungsportal auswählen; der Fragebogen kann bereits vor dem Ersttermin ausgefüllt werden.
2. Behandler und Raum gemeinsam planen. Nehmen Sie einen typischen Praxistag mit parallelen Terminen. Finden Empfang und Behandelnde auf Anhieb, wer wann eingeplant ist? Ist klar, welcher Raum verwendet wird? easymed bietet eine Kalenderansicht nach Behandlern und auf Wunsch nach Räumen. Wenn Ihre Praxis Pufferzeiten oder Serientermine einsetzt, prüfen Sie genau einen solchen Fall und schauen Sie, ob die Darstellung den Tagesablauf verständlich macht.
3. Einen Folgetermin verlegen. Lassen Sie den Empfang einen vereinbarten Termin auf eine andere Zeit legen. Prüfen Sie, ob die neue Vereinbarung der richtigen Person zugeordnet ist und die bisherige Patientenakte erreichbar bleibt. Wiederholen Sie den Schritt, falls Patienten ihre Termine selbst über den Bestätigungslink ändern können. So erkennen Sie, welche Änderung das Team übernimmt und was Patienten im Self-Service erledigen.
4. Eine Absage und die frei werdende Zeit verfolgen. Stornieren Sie einen Termin im vereinbarten Ablauf. Wird der frei gewordene Zeitraum sichtbar und können Wartende berücksichtigt werden? easymed kann einen freien Termin automatisch passenden Personen auf der Warteliste anbieten. Prüfen Sie in der Vorführung, wie Ihr Team den neuen Stand erkennt und wie eine Zusage zurück in die Planung gelangt.
5. Eine Vertretung einarbeiten. Bitten Sie eine Person, die den Kalender nicht täglich bedient, einen bestehenden Kontakt zu finden und die zugehörige Akte aufzurufen. Lassen sich Terminart, Zeit, Behandler und Raum schnell erfassen? Fragen Sie auch, wie das System geplante, abgesagte und durchgeführte Termine unterscheidet und wo die tatsächlich erbrachte Leistung dokumentiert wird. Kalender und Behandlungsdokumentation haben verschiedene Aufgaben; die Rechnung sollte an die erfasste Leistung anschließen.
Termine verschieben und den Zusammenhang erhalten
Beim Verschieben ändert sich die Terminzeit. Prüfen Sie die bisherige Uhrzeit und die neue Uhrzeit sowie die richtige Person und die zugehörige Patientenakte. Für die Vorbereitung bleibt der bisherige Kontakt der Bezug.
Ein Beispiel: Ein Folgetermin wechselt vom Vormittag auf den Nachmittag. Der Empfang vereinbart die neue Zeit und führt den vorhandenen Termin weiter. Die behandelnde Person soll danach denselben Kontakt in der Planung wiederfinden und an der passenden Akte weiterarbeiten können. Eine Vorführung kann zeigen, welche Schritte das Team selbst erledigt und was der Kalender automatisch übernimmt.
Bei easymed können Patienten Termine über einen Bestätigungslink verschieben oder absagen. Wird ein Termin frei, kann die integrierte Warteliste passende Wartende automatisch benachrichtigen. Das verbindet die Terminänderung mit der nächsten Gelegenheit zur Belegung, ohne dass der Empfang Buchungen aus einem zweiten Kalender übertragen muss.
Ansichten, Status und Zugriffsrechte mitprüfen
Ein Kalender kann je nach Aufgabe anders gelesen werden. Der Empfang braucht den Überblick über den heutigen Tag und kurzfristige Änderungen; Behandelnde achten stärker auf die eigenen Termine und die passende Akte. Prüfen Sie Tages-, Wochen- und Monatsansicht am Gerät, das Ihr Team tatsächlich nutzt. easymed läuft im Browser auch auf PC, Mac und Tablet; wenn einzelne Mitarbeitende mobil planen, testen Sie diesen Arbeitsweg ebenfalls.
Terminarten sollten für Patienten verständlich und für das Team eindeutig zuzuordnen sein. Klären Sie, welche Behandler welche Leistungen anbieten, welche Zeiten online sichtbar sind und wie Räume eingeplant werden. Diese Regeln richten Sie passend zum Praxisalltag ein. Die Software kann die Verfügbarkeiten und Zuordnungen danach im Kalender und bei der Online-Buchung zusammenführen.
Klären Sie außerdem, welche Rolle welche Angaben sehen und bearbeiten darf. Eine Vertretung braucht den Zugriff, der für ihre Aufgabe vorgesehen ist; die gemeinsame Planung ersetzt nicht die individuellen Zugriffsrechte. So prüfen Sie zugleich, ob der Kalender in den üblichen Abläufen übersichtlich bleibt und die Patientenakte nur im passenden Arbeitskontext geöffnet wird.
Die Vorführung mit dem Team auswerten
Halten Sie pro Aufgabe drei Punkte fest: Wurde sie abgeschlossen? Musste jemand nach dem nächsten Schritt fragen? Entstand eine Nebenliste oder ein zusätzlicher Übertragungsweg? Diese knappen Beobachtungen helfen beim Vergleich und zeigen, welche Einstellungen vor dem Wechsel geklärt werden müssen. Fragen Sie Empfang und Behandelnde getrennt nach ihrer wichtigsten Tagesaufgabe, damit keine Perspektive im gemeinsamen Termin untergeht.
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Auswahl an Terminarten, Behandlern und Räumen. Sobald diese Zuordnungen stehen, lässt sich der Kalender anhand derselben wiederkehrenden Fälle prüfen. Für den Wechsel ist entscheidend, ob Ihr Team den Ablauf von der Buchung über die Änderung bis zur passenden Akte nachvollziehen kann.
