Eine Praxissoftware einführen gelingt übersichtlich, wenn Sie zuerst einen vollständigen Arbeitsweg statt aller Menüs testen. Wählen Sie einen Praxisfall, der am Empfang beginnt und bis zur Dokumentation und Rechnung reicht. So sieht Ihr Team, welche Arbeitsschritte zusammengehören und welche Einstellungen für den Start wirklich gebraucht werden.
In easymed gehören Patientenakte, gemeinsamer Kalender, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung zusammen. Die eigene Praxisinstanz läuft im Browser auf PC, Mac oder Tablet; eine Installation auf jedem Arbeitsplatz entfällt. Für die Einrichtung können Sie einen gemeinsamen Termin mit dem easymed-Team wählen oder mit dem Handbuch selbst starten.
Praxissoftware mit einem vollständigen Praxisfall einführen
Nutzen Sie für den ersten Durchlauf eine Demoinstanz mit Beispieldaten. In der easymed-Demo stehen Beispielpatienten, Termine und Rezepte bereit. So kann das Team eine Aufgabe ausprobieren, ohne Übungsdaten in einer echten Patientenakte anzulegen. Wählen Sie einen Fall, der Ihrer täglichen Arbeit möglichst nahekommt.
Im Beispielsfall übernimmt der Empfang die Patientenaufnahme und trägt einen Termin im Kalender ein. Die behandelnde Person öffnet denselben Termin, ergänzt die Behandlungsdokumentation und hält die erbrachte Leistung fest. Anschließend erstellt die Abrechnung aus der erfassten Leistung eine Privatrechnung. Patientenaufnahme, Termin im Kalender, Behandlungsdokumentation und Privatrechnung gehören damit zu einem nachvollziehbaren Praxisweg.
Achten Sie beim Testen auf den Übergang: Findet die nächste Person die Information dort, wo sie weiterarbeitet? Ist eine Terminart so angelegt, wie Patienten sie buchen sollen? Welche Einstellungen zu Arbeitszeit, Leistung oder Zugriffsrecht fehlen noch? Notieren Sie nur die Punkte, die in diesem Fall tatsächlich auftauchen. So entsteht eine kurze, praxisnahe Liste für die Einrichtung statt einer langen Wunschliste aus möglichen Funktionen.
Einrichtung und Schulung an den Teamaufgaben ausrichten
Beim gemeinsamen Einrichtungsweg gehen Sie mit dem easymed-Team Praxisdaten, Behandler, Leistungen und Kalender durch. Wenn Sie selbst einrichten möchten, erhalten Sie die Instanz mit Handbuch und können Fragen später klären. Der gemeinsame Termin eignet sich, wenn Sie Einstellungen gleich an Ihrer Praxis besprechen möchten; beim Selbststart bestimmen Sie Tempo und Reihenfolge selbst.
Teilen Sie den Beispielsfall nach den Aufgaben im Team auf: Der Empfang übernimmt Aufnahme und Termin, die Behandlung die Dokumentation und die Abrechnung prüft die Leistung und erstellt die Rechnung. Die zuständige Person richtet dazu Leistungen, Rechte und Rechnungsablauf ein. In easymed lässt sich je Mitarbeiter festlegen, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind. Klären Sie deshalb beim Start, welche Aufgaben eine Person regelmäßig übernimmt und welche Bereiche sie dafür tatsächlich braucht.
Die KBV empfiehlt Arzt- und Psychotherapiepraxen bei einem PVS-Wechsel, das Praxisteam in die Auswahl einzubeziehen, Produktpräsentationen zu nutzen und Datenübernahme früh mit einem Testlauf zu prüfen. Ihre Hinweise richten sich an diese Berufsgruppen; für Therapiepraxen ist die praktische Frage dieselbe: Lassen Sie alle betroffenen Rollen ihren Arbeitsschritt ausprobieren und halten Sie fest, welche Unterstützung nach dem Start erreichbar sein soll. Die KBV rät außerdem, Preise, Datenübernahme und Supportzeiten in Angeboten klar auszuweisen. KBV: Praxissoftware wechseln – was Praxen beachten sollten
Bei einem Softwarewechsel Datenübernahme und Altakten klären
Wenn Sie aus einem anderen Programm wechseln, klären Sie vorab mit dem bisherigen und dem neuen Anbieter, welche Daten das vorhandene Exportformat enthält. Die KBV empfiehlt für Arzt- und Psychotherapiepraxen, Schnittstellen und Testlauf früh zu prüfen und zu entscheiden, ob ältere Daten übertragen werden oder der Zugriff auf das alte System ausreicht. Das ist auch für Therapiepraxen ein hilfreicher Planungsansatz: Legen Sie fest, welche Akten, Termine und Dokumente im neuen Programm gebraucht werden und wie Sie ältere Einträge wiederfinden. KBV-Empfehlungen zum PVS-Wechsel
Für Behandelnde sieht § 630f BGB eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch vor; sie ist grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Frist gilt. Planen Sie daher beim Umstieg, wie ältere Behandlungsunterlagen samt zugehörigen Dokumenten aufrufbar bleiben. Die Frage lautet nicht nur, was in den neuen Datenbestand kommt, sondern auch, wie die Praxis aufbewahrungspflichtige Altakten weiterhin findet. § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung
Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es in easymed eigene Migrationsassistenten; andere Quellen lassen sich je nach Export über CSV oder API übernehmen. Beim Import ordnen Sie unter anderem Behandler und Leistungen zu und können eine Vorschau prüfen, bevor der vollständige Lauf startet. Testen Sie an einem Beispieldatensatz, ob Patient, Termin, zuständige Person und zugehöriges Dokument an der erwarteten Stelle ankommen. Welche Daten übernommen werden können, richtet sich nach dem bisherigen Programm und dessen Export. Ablauf der Datenübernahme mit easymed
Die Buchhaltung im Startablauf mitdenken
Falls Ihre Praxis Rechnungen an Lexware Office übergibt, nehmen Sie eine typische Privatrechnung in den Testlauf auf. Mit dem optionalen Lexware-Office-Modul wird eine neue Rechnung beim Abschließen als Beleg übergeben; die in Lexware vergebene Rechnungsnummer kommt nach easymed zurück. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich abgeglichen. Für die Steuerkanzlei stehen außerdem ein DATEV-Paket und als Zusatz die Belegübergabe an DATEV Unternehmen online bereit. Vereinbaren Sie mit Ihrer Kanzlei, welcher Weg für Ihre Praxis passt, und testen Sie genau diesen Ablauf. Lexware-Office-Anbindung in easymed
Gemeinsame Teamzeit als Beispiel rechnen
Als Musterrechnung: Zwei gemeinsame Termine von jeweils 45 Minuten ergeben 90 Minuten Kalenderzeit. Nehmen drei Personen an beiden Terminen teil, rechnen Sie 3 × 90 Minuten = 270 Personenminuten beziehungsweise 4,5 Personenstunden. Dieses Beispiel hilft, Kalenderzeit und gebundene Teamzeit auseinanderzuhalten.
Nutzen Sie einen Termin für Einrichtung und Rollen, den nächsten für den vollständigen Praxisfall. Fragen aus den ersten Arbeitstagen können Sie danach gezielt sammeln und mit dem vereinbarten Kontakt besprechen. Die KBV empfiehlt Arzt- und Psychotherapiepraxen für die ersten Wochen eine enge Begleitung durch den Software-Support; als Planungsfrage lohnt es sich auch in einer Therapiepraxis, Erreichbarkeit und Zuständigkeit vor dem Start festzuhalten. KBV: Praxissoftware wechseln
Ein guter Startumfang ergibt sich aus den Aufgaben, die Ihr Team tatsächlich erledigt. Wenn Patientenaufnahme, Termin, Dokumentation und Rechnung an einem Beispielsfall zusammenpassen, sehen Sie früh, welche Einstellungen nötig sind und wie die nächste Person weiterarbeitet. Weitere Funktionen können Sie anschließend passend zum Praxisalltag ergänzen.
