Praxiswachstum in einer Therapiepraxis heißt, Behandlerzeiten, Räume, Empfang und Dokumentation gemeinsam zu planen. easymed führt Teamkalender, Online-Buchung, digitale Aufnahme und Patientenakte im selben Praxisablauf. Im Team-Tarif können mehrere Behandler mit eigenen Arbeitszeiten und Leistungen im selben System arbeiten. Das Team legt fest, welche Zeiten und Angebote online buchbar sind; Termin und Behandlungsverlauf bleiben im Praxiszusammenhang verbunden.
Beginnen Sie mit einem konkreten Wochenplan: Wann arbeitet die neue Person, welche Leistungen übernimmt sie und welcher Raum ist gleichzeitig verfügbar? Planen Sie dazu Empfangszeiten und die Arbeit rund um die Behandlung ein. So erkennen Sie, welche Ressource den Startumfang begrenzt und wann neue Termine geöffnet werden können.
Beschreiben Sie die geplante Veränderung
Eine zusätzliche behandelnde Person bringt nutzbare Kapazität, wenn Arbeitszeiten, passende Räume und Terminabläufe zusammenpassen. Ein neues Angebot benötigt außerdem eine passende Terminart und eine verständliche Beschreibung. Weitere Öffnungstage verändern die verfügbaren Zeiten. Benennen Sie die Erweiterung konkret, damit Ihr Team weiß, welcher Arbeitsumfang neu hinzukommt.
In easymed hat jeder Behandler eigene Arbeitszeiten, Leistungen und eine Kalenderfarbe. Im gemeinsamen Kalender sehen Sie Termine nach Behandlern und bei Bedarf nach Räumen. Der Empfang kann passende freie Zeiten anbieten; das Buchungsportal zeigt die von Ihrer Praxis freigegebenen Angebote.
Halten Sie für den Einstieg drei Punkte fest: Wer koordiniert Termine, welche Leistungen übernimmt die neue Person und wo führt sie Befund und Verlauf fort? Erläutern Sie die Abfolge anhand eines Beispieltermins. Termin und Patientenakte bilden in easymed den digitalen Zusammenhang; Zuständigkeiten und fachliche Entscheidungen legt Ihr Team fest.
Betrachten Sie Kapazität über die Behandlung hinaus
Bei GKV-verordneter Physiotherapie bezieht sich die Regelbehandlungszeit auf die Behandlung am Patienten. Die erforderliche Vor- und Nachbereitung gehört ebenfalls zur Leistung; die Verlaufsdokumentation erfolgt je Behandlungseinheit. Berücksichtigen Sie diese Arbeit rund um den Termin, wenn Sie Behandlerzeiten, Räume und verfügbare Slots planen (Leistungsbeschreibung des GKV-Spitzenverbands).
Online-Buchung und digitale Anamnese unterstützen wiederkehrende Aufgaben: Patienten buchen, verschieben oder sagen Termine im Portal ab; Fragebögen können sie bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Die Angaben stehen für die Vorbereitung bereit. Persönliche Fragen bleiben bei der zuständigen Person.
Der easymed-Kalender zeigt Tages-, Wochen- und Monatsansicht, eine Spalte je Behandler sowie auf Wunsch die Raumbelegung. Arbeitszeiten, angebotene Leistungen, Serientermine und Pufferzeiten helfen beim konkreten Wochenplan. Öffnen Sie für die Online-Buchung Zeitfenster, in denen Behandler und Raum tatsächlich zusammenpassen.
Gestalten Sie einen gemeinsamen Kalenderstand
Der Teamkalender stellt Termine, Behandler und Räume zusammen dar. Tragen Sie für die zusätzliche Person Arbeitszeiten und angebotene Leistungen ein und prüfen Sie, wann die passende Kombination buchbar ist. Die zuständigen Mitarbeitenden sehen den gemeinsamen Plan.
Patienten können Termine im easymed-Buchungsportal buchen, verschieben oder absagen. Der Empfang arbeitet anschließend mit dem aktuellen Kalenderstand weiter. Eine frei gewordene Zeit kann die Smart-Warteliste passenden Wartenden automatisch anbieten. So führt die digitale Terminänderung direkt in die weitere Planung.
Für eine Vertretung wählen Sie eine fachlich passende Person und eine verfügbare Zeit. Termin und Patientenakte führen zur Behandlung weiter. Die Mitarbeiterrechte bestimmen, welche Bereiche eine Kollegin sehen und bearbeiten darf.
Bereiten Sie Übergaben und Einarbeitung vor
Eine kurze Einführung beginnt bei den täglichen Aufgaben: Termin öffnen, die richtige Patientenakte finden und den Verlauf ergänzen. Empfang und Behandlung sehen dabei jeweils die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. easymed hält Stammdaten, Dokumente und Hinweise bei der jeweiligen Person zusammen.
Erklären Sie neuen Mitarbeitenden den vorgesehenen Weg anhand eines passenden Beispieltermins. Zeigen Sie einmal die Verbindung zwischen Buchung, vorhandenen Aufnahmeangaben und Dokumentation. Ein solches Beispiel macht den gemeinsamen Ablauf anschaulich; danach können die Beteiligten bei ihren Aufgaben daran anknüpfen.
Für die Behandlungsdokumentation bietet easymed Textvorschläge aus bisherigen Formulierungen. Wiederkehrende Beschreibungen lassen sich damit leichter fortführen. Die behandelnde Person dokumentiert den tatsächlichen Befund und Verlauf beim Termin.
Bei mehreren Standorten Zuständigkeiten verbinden
Die Funktionsübersicht zeigt die Arbeitsbereiche für Termine, Patienten und Zusammenarbeit. Wächst Ihre Praxis an einem weiteren Standort, verbindet der optionale Praxisverbund nach Absprache die Kalenderansichten und Patientensuche. Mitarbeitende wechseln zwischen den Praxisinstanzen ohne erneute Anmeldung.
Jeder Standort behält seine eigene Instanz und Patientenakte. Für Mitarbeitende gelten die Rechte, die in der jeweiligen Praxis eingerichtet sind. Klären Sie im Team, welche Aufgaben standortweit koordiniert werden und welche Entscheidungen beim einzelnen Standort bleiben.
Wählen Sie einen passenden Startumfang
Beginnen Sie mit den vereinbarten Arbeitszeiten, einem passenden Raum und den Leistungen, die die neue Person tatsächlich übernimmt. Tragen Sie diese Zeiten in den Teamkalender ein und geben Sie im Buchungsportal nur die passenden Angebote frei. Legen Sie zugleich fest, wer neue Rückfragen zum Angebot beantwortet.
Prüfen Sie nach dem Start, ob Behandler und Räume zu den gebuchten Zeiten zusammenpassen und wann der Empfang persönlich gebraucht wird. An einem wiederkehrenden Engpass lässt sich die nächste Anpassung konkret festmachen: eine andere Raumbelegung, ein zusätzliches Zeitfenster oder eine klarere Beschreibung des Angebots.
Mehr Termine bei unverändertem Empfang organisieren
Die Beispielpraxis plant eine weitere behandelnde Person an zwei Tagen. Im Wochenmodell kommen zwölf zusätzliche Termine hinzu. Der Empfang bleibt zunächst mit denselben Arbeitszeiten besetzt. Online-Buchung, digitale Anamnese und selbst verwaltete Terminänderungen übernehmen dabei wiederkehrende Schritte.
Beispiel: Zwei zusätzliche Tage, zwölf Termine und digital unterstützte Empfangsaufgaben.
Bei einer neuen Person führt der digitale Aufnahmebogen die benötigten Angaben in die Akte. Ein unveränderter Folgetermin kann als Serie geplant werden. Wenn Patienten Termine verschieben oder absagen, erledigen sie das im Buchungsportal; der gemeinsame Kalender zeigt den aktuellen Stand. Die zwölf Termine haben unterschiedliche organisatorische Anlässe; der verbundene Ablauf unterstützt den jeweiligen Schritt.
KI Generiert
Am Empfang trifft eine neue Person ein, während Rückrufe anstehen. Vorhandene Aufnahmeangaben und der gemeinsame Kalender erleichtern die direkte Bearbeitung. Eine dringende persönliche Frage erhält Aufmerksamkeit; eine selbst erledigte Online-Verschiebung braucht keine zusätzliche telefonische Terminabstimmung.
Die Beispielrechnung setzt zunächst dieselben Empfangszeiten voraus. Prüfen Sie nach dem Start, wann Rückrufe, persönliche Fragen und neue Aufnahmevorgänge tatsächlich anfallen. Die BGW empfiehlt, Arbeitszeitpläne mit den Mitarbeitenden abzustimmen und in Physiotherapiepraxen morgens sowie spät nachmittags genügend Personal einzuplanen (BGW-Hinweise zur Arbeitszeit in therapeutischen Praxen).
Für Hausbesuche und Gruppentherapien empfiehlt die BGW Puffer bei der Terminvergabe; nach intensiven Therapien gehören kurze Erholungspausen in die Planung. Stimmen Sie Empfangs- und Behandlerzeiten auf diese realen Abläufe ab. So lässt sich die Annahme unveränderter Empfangszeiten an den tatsächlichen Aufgaben prüfen.
Eine neue Rolle mit den vorhandenen Ressourcen verbinden
Die zusätzliche behandelnde Person hat freie Zeit, während der vorgesehene Raum zunächst anderweitig genutzt wird. Die Raumansicht im easymed-Kalender zeigt die Belegung des Raums. Prüfen Sie, wann Person und Raum gemeinsam verfügbar sind. Sie wählen eine passende spätere Zeit oder einen anderen geeigneten Raum für das Angebot.
Bei Abwesenheiten suchen Sie eine Vertretung, die die jeweilige Leistung übernehmen kann. Kalender und Mitarbeiterrechte ordnen den Arbeitsschritt zur zuständigen Person. Die Patientenakte hält den bisherigen Verlauf für die Fortführung bereit.
Nach dem Termin ergänzt die behandelnde Person Befund und Verlauf in easymed. Die Dokumentation gehört zum selben Arbeitsweg wie der Kalendertermin. Für die neue Rolle sind damit Termin, Patient und anschließende Notiz verbunden.
Einen Lernfall für die Einarbeitung verständlich zeigen
Ein Beispieltermin reicht als Lernfall für die Mitarbeitenden-Einarbeitung: Anfrage, bestätigter Termin und passende Notiz bilden einen zusammenhängenden Vorgang. Zeigen Sie daran, wie der Kalender zur Patientenakte führt und wo die neue Person ihren Teil ergänzt.
Eine spätere Terminänderung ist im gemeinsamen Kalender sichtbar. Eine berechtigte Vertretung findet beim Termin die Akte mit dem bisherigen Verlauf. Die Grafik zeigt diese normale Fortführung; sie hilft beim Verständnis der Verbindung zwischen den Rollen.
Nach dem Start die passenden Aufgaben weiterführen
Nach dem Start vergleichen Sie den Wochenplan mit dem tatsächlichen Ablauf: Welche Zeitfenster werden gebucht, wo überschneiden sich Behandler- und Raumverfügbarkeit, und welche Fragen erreichen den Empfang? easymed hält Online-Buchung, Kalender und Patientenakte im selben Praxiszusammenhang bereit. Das Team kann so die passende Angebotszeit, Raumbelegung oder Zuständigkeit gezielt anpassen.
Im Beispiel fragen Patienten nach dem neuen Schwerpunkt, während Termine verschoben werden. Die Online-Terminänderung führt in den aktuellen Kalender; eine ergänzte Angebotsbeschreibung erklärt das neue Angebot. Persönliche fachliche Fragen beantwortet die dafür benannte behandelnde Person.
Wann kann der Startumfang erweitert werden?
Eine Erweiterung folgt den verfügbaren Behandlerzeiten, Räumen und der Nachfrage nach Ihrem Angebot. Die eingerichteten Terminarten, die digitale Aufnahme und die Patientenakte wachsen im bekannten Ablauf mit. In einer persönlichen Vorführung lernen Sie kennen, wie easymed diese Aufgaben für Ihr Team verbindet.
