Eine Proformarechnung kann die Preisgrundlage für ein geplantes Praxisgerät liefern. Für Ihre Kreditanfrage bestimmt die Bank, ob sie genau dieses Dokument, ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder ein eigenes Formular braucht. Klären Sie das Format, bevor Sie den Lieferanten um eine aktuelle Preisaufstellung bitten.
Gerätepreis, Ausstattung, Lieferung und Einweisung machen den benötigten Betrag nachvollziehbar. Die einzelnen Positionen helfen Ihnen, das Gerät in den gesamten Investitionsplan Ihrer Praxis einzuordnen und Veränderungen verständlich zu begründen.
Welche Unterlage passt zur Kreditanfrage?
In der konkreten Kreditanfrage bestimmt die Bank, ob sie eine Proformarechnung, ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder ein eigenes Formular benötigt. Fragen Sie nach dem gewünschten Format und danach, welche Angaben der Lieferant ergänzen soll.
Bitten Sie den Lieferanten um eine aktuelle Aufstellung für genau die Ausführung, die Sie anschaffen möchten. Gerät, ausgewähltes Zubehör, Lieferung und Einweisung sollten als einzelne Positionen oder klar benannte Bestandteile des Gesamtpreises erkennbar sein. Datum, Lieferantenbezug und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer des Preisstands helfen, die Unterlage später wiederzufinden. Nennen Sie auch, ob die Beträge brutto oder netto angegeben sind.
Die Preisaufstellung ist ein Posten im größeren Investitionsplan. Die KfW führt Geräte und Betriebs- und Geschäftsausstattung als Investitionen auf; auf ihrer StartGeld-Seite zeigt sie auch ein Beispiel für eine Physiotherapiepraxis mit Ausgaben für Räume und Geräte. Wenn Sie den ERP-Gründerkredit StartGeld prüfen, beantragen Sie ihn vor Vorhabensbeginn über Ihren Finanzierungspartner. Fragen Sie deshalb vor einer Bestellung, welcher Schritt bei Ihrer Finanzierung als Vorhabensbeginn zählt. KfW: ERP-Gründerkredit StartGeld
Gerät, Lieferung und Einweisung zusammenrechnen
Das Beispielgerät kostet 5.600 Euro brutto. Hinzu kommen 240 Euro für die Lieferung und 160 Euro für die Einweisung. Die drei Positionen ergeben zusammen 6.000 Euro brutto. Dieser Gesamtpreis umfasst damit mehr als den reinen Gerätepreis: Er bildet den vorgesehenen Weg bis zur Lieferung und der vereinbarten Einweisung ab.
Für Ihre Preisgrundlage bleiben Einzelbeträge und Gesamtbetrag nebeneinander sichtbar. So erkennen Sie, ob die Einweisung bereits enthalten ist oder ob noch eine Leistung hinzukommt. Wenn ein Lieferant stattdessen einen Paketpreis nennt, bitten Sie um eine kurze Aufstellung der enthaltenen Leistungen, damit Sie dieselbe Ausführung mit der Bank besprechen können.
Übernehmen Sie die Preisbasis der Lieferantenunterlage konsistent. Wenn sie Bruttopreise nennt, summieren Sie die Bruttopositionen; bei Nettopreisen sollte die Umsatzsteuer gesondert erkennbar sein. Die Bank kann den Finanzierungsbedarf so der konkret geplanten Ausstattung zuordnen.
Eine Ergänzung im Gesamtpreis sichtbar machen
Später wählen Sie im Beispiel noch Zubehör für 500 Euro brutto aus. Damit steigt der vorgesehene Gesamtbetrag von 6.000 auf 6.500 Euro brutto. Bitten Sie den Lieferanten um den aktualisierten Preisstand, der dieses Zubehör enthält. Im Bankgespräch können Sie die Veränderung mit einem Satz erklären: „Zum bisherigen Umfang kommt das ausgewählte Zubehör für 500 Euro hinzu.“
Die neue Aufstellung sollte Gerät, Lieferung, Einweisung und Zubehör zusammenführen. Datum und Preisstand machen erkennbar, welche Fassung Sie verwenden. Wenn die Bank bereits die frühere Summe geprüft hat, geben Sie die Änderung mit dem aktualisierten Gesamtbetrag weiter.
Legen Sie beide Preisstände beim selben Kaufvorgang ab. So sehen Sie auf einen Blick, was sich verändert hat und welche Fassung Sie für die Kreditanfrage eingereicht haben. Das Beispiel zeigt eine Preisänderung, keine zweite Gerätebestellung.
Angebot, Bestellung und Proformarechnung unterscheiden
Im Beispiel dient die Proformarechnung als Preisgrundlage für die Kreditanfrage. Ob die Unterlage zugleich ein verbindliches Vertragsangebot enthält, hängt vom konkreten Wortlaut ab. Nach § 145 BGB ist ein Antrag auf einen Vertrag grundsätzlich bindend, wenn der Antragende die Bindung nicht ausgeschlossen hat. Fragen Sie den Lieferanten, ob er einen verbindlichen Preis mit Bedingungen anbietet oder eine Preisübersicht zur Orientierung erstellt.
Die Bestellung hält den beauftragten Umfang fest. Stimmen Sie die Geräteausführung, das Zubehör, Lieferung und Einweisung mit der Preisgrundlage ab, bevor Sie bestellen. Wenn Ihre Finanzierung von einer vorherigen Zusage abhängt, klären Sie die Reihenfolge mit dem Finanzierungspartner; bei Förderdarlehen können dafür eigene Vorgaben gelten.
Zahlungsbedingungen und Lieferung verständlich vereinbaren
Wenn eine Zahlung vor der Lieferung vorgesehen ist, vereinbaren Sie mit dem Lieferanten den Betrag, die Fälligkeit und den Bezug zur Bestellung. Eine Anzahlung sollte sich eindeutig auf den vereinbarten Kaufumfang beziehen. § 14 Absatz 5 UStG sieht vor, dass bereits vereinnahmte Teilentgelte, über die Rechnungen ausgestellt wurden, in der Endrechnung abgesetzt werden. Gesetzestext zu § 14 UStG
Auch der Begriff „Rechnung“ hängt vom Inhalt ab: § 14 Absatz 1 UStG versteht darunter jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie es heißt. Ordnen Sie die Proformarechnung deshalb nach ihrer Funktion ein: Preisgrundlage für die Kreditanfrage oder Abrechnung einer Leistung.
Im Beispiel dient die Proformarechnung als Preisgrundlage für die Kreditanfrage. Die Bestellung hält den beauftragten Umfang fest, die Lieferung zeigt den tatsächlichen Stand und die Rechnung rechnet die vereinbarte Leistung ab.
Für das Bankgespräch sind damit drei Angaben schnell greifbar: die aktuelle Ausführung, der vollständig nachvollziehbare Gesamtpreis und die Unterlage, die das Institut dafür angefordert hat. Ändert sich Gerät oder Zubehör, holen Sie einen neuen Preisstand ein und stimmen ihn mit der Bank ab, bevor Sie die Bestellung abschließen.
